İnsan Kaynakları Problemlerinde Bordrolama Çözümleri

İnsan kaynakları yönetimini bir problem olarak görüp görmediğinizi pek bilemiyorum ama... 2000'li yıllardan bu yana iş dünyamızda büyük ölçüde matematiksel değerlerle yönetilmeye başlanan insan kaynakları konusunda; matematik ve "İnsan Faktörü" söz konusu olduğundan “problemler” bu işin “olmazsa - olmazı” gibi bir anlam ifade ediyor... diye düşünüyorum.

Bu problemlerin en güçlü noktası da, tamamen teknik ve çok ciddi bir konu olan Bordrolama!

"Neden?" Derseniz! Ülkemizin 100. Yıl ekonomik hedeflerine göre şekillenen iş dünyamızda, sık sık torba yasalarla değişkenlik gösterebilen; SGK, mevzuat ve yatırım teşvik uygulamalarından dolayı yeni kararnamelere göre, sıfır hata payı ile sorumluluğu paylaşmak için, diyebilirim.

İnsan kaynakları yönetimi konusu, son dönemlerde özellikle sürekli eğitim merkezleri (SEM) vasıtasıyla sertifika programları düzenleyen üniversitelerimiz tarafından da, özellikle ön plana çıkarılmakta. Peki, niçin? Hayatın en önemli olan faktörü için! Yani “İnsan Faktörü” için!..

Değişen yönetim teknikleri ve üretim süreçleri ile hızla yoğunlaşan rekabet, hemen hemen tüm işletmelerde yönetim anlayışını farklılaştırmakta ve de insan kaynağı yönetimini, işletme yönetiminin stratejik unsuru haline getirmekte!

Bilgiyi üretebilen ve kullanabilen, dolayısıyla da katma değeri’nin sonsuzluğuna vurgu yapılan “İnsan Faktörü”, İK yönetiminin stratejik kariyer planlama yönünü de ortaya koymakta!

Kısaca; bireysel ve kurumsal öğrenme sürecini - sürdürülebilir ve kalıcı rekabet avantajına dönüştürmek, insan kaynakları yönetimlerinin vazgeçilmez önceliği olmaya devam etmekte!

Bu anlayışla yapılmakta olan İnsan Kaynakları Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programları; eski personel yönetimi ile yeni insan kaynakları yönetimi arasındaki farklılıkları ön plana çıkararak, işletmelerde insan kaynakları yönetimi fonksiyonlarının interaktif rolünü ortaya çıkarmakta!

İnsan kaynakları, artık bu yeni stratejik fonksiyonlarıyla; İK departmanlarının işletme içindeki yerini, insan gücü planlamasını, iş modelleri-ürün ve hizmet analizlerini, seçme ve yerleştirme süreçlerini, yetkinliklere dayalı mülakat yapılanmasını, performans yönetimini, iş değerlemesi ve ücret yönetimini ve de çalışma hukuku konularını da, uygulama boyutlarıyla ele almakta!

İnsan Kaynakları Yönetimi Uzmanlığı Sertifika Programına katılanlar, bu eğitimler sonrasında özellikle insan kaynakları yönetimi biriminin kurulmasında veya yeniden yapılandırılmasında yer alarak, İnsan Kaynakları Yönetimi birimlerinde donanımlı olarak kariyer yapabilmekte!..

Üniversitelerimizin Sürekli Eğitim Merkezlerindeki bu İK Eğitim içeriğindeki bazı ana başlıklar;

4857 sayılı İş Kanunu + İK Analitiği + Stratejik İK Yönetimi + Özgeçmiş ve CV Teknikleri + Özlük İşleri + Yetkinlik Bazlı Mülakat + Seçme ve Yerleştirme + Yetenek ve Kariyer Yönetimi + Sistem Performans Değerlendirme + Ücret ve Prim Sistemleri + Bordrolama ve Bordrolamanın İnsan Kaynaklarındaki önemi ve de gerekirse dış hizmet alımı - Outsource... şeklinde!..

Bu yazı ile değinmek istediğim ana konu; aynen yazının başlığında da belirttiğim gibi, eğitim içeriklerinin son bölümünde yer alan Bordrolama problemlerinin dış hizmet alımı ile çözümü!

Diğer içeriklerin de çok önemli olduğunun bilinciyle... Neden Bordrolama? Diyecek olursanız?

Özellikle üretime veya hizmete yönelik KOBİ kapsamındaki, yani; 25’e yakın veya daha fazla sayıda mavi ve beyaz yaka elemana sahip şirketlerin ya da kurumların, ana faaliyet konuları dışında kalan ve de zaman kaybı ile maliyet artışlarına neden olan konuları, dış kaynaklardan sağlanması gerektiğini düşündüğümden ve bunların başında da bordrolamanın gelmesinden!

Günümüzde en küçüğünden en büyüklerine kadar (Bankalar da dâhil) bu outsource hizmetin tercih nedenlerine bakarsak, konu çok daha net bir şekilde bizlere yansımakta!..

Bu tercih nedenleri arasında;

• SGK + KOSGEB + AR-GE + İŞKUR gibi prim ve destek indirimlerinden yararlanılması…
• SGK - İş kanunu ve sık sık değişkenlik gösteren mevzuat risklerinin ortadan kalkması…
• Yoğun eleman sirkülasyonundan kaynaklanan sorunların ve sıkıntıların yaşanmaması…
• Proje bazlı çalışmalarınızda - Personel sayınızın ve iş yükünüzün artmaması…
• Mevcut bordrolama departmanında çalışan personel maliyetinin azalması…

yer almakta!

Bildiğiniz üzere, bordro hesaplama detaylarının temelini; 4857 sayılı İş Kanunu + Sosyal Güvenlik Kurumu Mevzuatı + Vergi Kanunları + Borçlar Kanunu gibi kapsamı oldukça büyük ve detaylı olan, ayrıca bazı durumlarda değişkenlik de gösterebilen kanunlar oluşturuyor.

Bordrolama uzmanları, yaptıkları işlemlerin sonucu olarak; işverene, çalışanlara ve devlete karşı oldukça ciddi sorumluluklar taşıyor. Bu sorumluluğun bilincinde, kanunlara hâkim, doğru yorumlama yetisine sahip bordro uygulamacılarını bulmak ve bünyelerinde sürekli istihdam etmek, işverenler ve yöneticiler açısından her zaman pek mümkün olamıyor.

Mevzuatın karmaşıklığının getirdiği uygulama zorlukları karşısında BT yazılımlarının yetersiz kalması ya da istemeden de olsa rakamların yanlış hesaplanması söz konusu olabiliyor.

Bordro uygulamalarının mevzuata uygun olarak şekillendirilmesinde; çalışan + işyeri + işin niteliği + statüsü + vs. gibi, birçok ölçüt bazında yapılması gereken farklı işlemlerin yarattığı zorluklar ve riskler mevcut.

Ayrıca, bu programların şirketlerin veya kurumların ihtiyaç duyduğu tüm raporlamaları sağlama zorlukları, muhasebe ve insan kaynakları sistemleri ile entegre çalışmamalarından kaynaklanan, zaman kayıpları da söz konusu.

Bordrolama hizmetlerinin dışarıdan sağlanması ile şirketinizin veya kurumunuzun “İnsan Kaynakları Departmanları” asıl görevleri olan; vizyonunuz ile ilgili organizasyon süreçlerine + 360” performans değerlendirme ve kariyer planlama faaliyetlerine odaklanabilmekte. Diğer yandan; bordro donanımı ve sistem oluşturma maliyetleri ortadan kalkmakta veya minimum seviyelere inmekte. Ve de mesai + ücret hesaplama işlemlerinin yapılması sırasında ortaya çıkabilecek riskler de ortadan kalkmakta!

Bordrolama çözümlerinde, bu hizmeti sunan Bordrolama veya Bordro Danışmanlık Şirketleri; hizmet talep eden müşterilerinin karşılarına, genellikle şu 2 alternatifle çıkmakta..

Bu alternatiflerden birincisinde; elemanlar sizin firmanız bünyesinde bordrolu gözükmekte. Tüm resmi işlemleri sizin muhasebe programınız üzerinden sağlanmakta. Böylece, mevzuat değişikliği riskleri azalmakta ve “ücretler” gibi çok hassas bir konunun - gizlilik çerçevesinde yürütülmesine yardımcı olunmakta!

İkinci alternatifte ise; personelinizin tamamı veya bir bölümünün bordrolaması, Bordrolama Şirketi üzerinden olmakta. Bu yöntem, genellikle; şirket marka değerini arttırmak isteyen ve personel sirkülasyonu yoğun olan veya proje bazlı - mavi yaka eleman çalıştıran işletmeler tarafından tercih edilmekte! Bu alternatif, bazı dönemlerde norm kadrolarınıza ilave olarak ihtiyaç duyduğunuz outsource personeli, belirli veya belirsiz bir süre için Bordrolama Şirketi bordrosu üzerinden kiralamaktır. Bu durumda Bordrolama Şirketi bordrosunda, şirketiniz ve kurumunuz için görev yapacak çalışanların, her türlü özlük işlemlerinin eksiksiz ve zamanında yerine getirilmesinin sorumluluğu da, yasal işveren sıfatıyla Bordrolama Şirketine ait olmakta.

Hangi alternatifi seçeceğiniz ise, tamamen size kalmış!.. ;-)

Neticede, bordrolama hizmetlerinin dışarıdan sağlanmasıyla; yıllık izin, prim, fazla mesai gibi modüllerde sisteme dâhil edilebilmekte ve yüksek teknoloji gerektiren altyapılar için herhangi bir yatırıma gerek duyulmamakta. Böylece, bordrolama hizmetini “outsource” olarak alan şirketler; özel raporlama şeklindeki ara yüzler sayesinde, gelecek dönemlere ilişkin personel bütçelemelerini de, çok daha sağlıklı yapabilmekte!

Tüm çalışanlarınızla birlikte, hedeflerinize ulaşmanız dileğiyle... Daha mutlu bir gelecek için sevgiyle kalın!..