Doküman Yönetim Sistemi

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir. Günümüz teknoloji çağında çok yoğun bir bilgi akışı gerçekleştiği için bu evrakların sanal ortamda saklanmasını zorunlu hale getirmiş ve Doküman Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

İngilizcesi Electronic Document Management System/ Software olan bu sistem, kağıda aktarılmaya uygun olan bilgilerin elektronik ortamda tutulup yönetilmesine imkan sağlar. Sistemin esas amacı, dokümanlar üzerinde bulunan bilgilere gerek duyulduğu zaman, bu bilgiye en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlamaktır.

Sistemde dokümana ait önemli bilgiler veri tabanı aracılığı ile ilişkilendirilerek kodlama yapılır. Kurumlar veya şirketler gerek duyduğunda ayırt edici özellikleri sorgulayarak ihtiyaç duyduğu dokümana hızlı bir şekilde ulaşır.

Doküman Yönetim Sistemi Kimler İçin Gerekli?

• Günümüz koşullarında özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Günde binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bu kurumlarda zaman zaman kayıplar, gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olabilmektedir.
• Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işler ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, ilgili birçok bilgiye ayrıntılı bir şekilde ulaşmanızı sağlar. Elektronik doküman sistemleri ise bunlara ek olarak metinleri indeksler ve aradığınız metni anında bulmanıza imkan verir.
• Doküman yönetim sistemleri, üniversiteler, hastaneler, teknik servisler, orta ve büyük ölçekteki işletmeler ve sigorta firmalarında yoğunlukla kullanılmaktadır.

Niçin Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyız?

Kurumlar ve işletmeler için işleri verimli kılmanın temelinde sahip olunan bilgiyi doğru ve zamanında kullanma yatar. Herhangi bir kurumun gerçekleştirdiği her işlem arşivine kaydedilir. Analiz gerektirmeyen bir arşivde kağıt belgeler ve diğer dokümanlar iyi bir şekilde organize edilmiş ise, onlara ulaşmada herhangi bir sorun yaşanmaz. Ancak aynı işlem elektronik doküman yönetim sistemiyle gerçekleştirilirse tüm bu dokümanları üretme, saklama ve bulma işlemlerini yüzlerce kat daha hızlı gerçekleştirebilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemleri Neler Yapar?

İyi hazırlanmış bir doküman yönetim sistemi;

• Katalog ve Saklama
• Yerel ve geniş alan desteği
• Hızlı ve tam metin arama
• Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği
• Arşiv
• Farklı formatta belge görüntüleyebilme
• Kullanım hakkı kontrolü
• Versiyon kontrolü
• Belge akışı ve ilişkilendirme

gibi işlevleri size sunar.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Avantajları

• Doküman kalitesinde artış sağlar ve maliyeti düşürür.
• Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına imkan sağlayan iş akışı yöntemini uygular.
• Mevcut dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlar.
• Önemli iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurumun hizmet kalitesini artırır.
• İşleri aksatmadan ve kesintiye uğratmadan çok hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi kurumlara değer katar ve kurumun saygınlığını artırır.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Dezavantajları

• Mevcut koşulların yeni sisteme adapte edilmesi bazen gerçekleşmeyebilir.
• Sadece Word ve Excel gibi belli yazılımlarla kullanılıyor olması bir eksi sayılabilir.
• Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından kullanılması oldukça güçtür.