Doküman Yönetim Sistemi

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Doküman Yönetim Sistemi

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir.

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir. Günümüz teknoloji çağında çok yoğun bir bilgi akışı gerçekleştiği için bu evrakların sanal ortamda saklanmasını zorunlu hale getirmiş ve Doküman Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

İngilizcesi Electronic Document Management System/ Software olan bu sistem, kağıda aktarılmaya uygun olan bilgilerin elektronik ortamda tutulup yönetilmesine imkan sağlar. Sistemin esas amacı, dokümanlar üzerinde bulunan bilgilere gerek duyulduğu zaman, bu bilgiye en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlamaktır.

Sistemde dokümana ait önemli bilgiler veri tabanı aracılığı ile ilişkilendirilerek kodlama yapılır. Kurumlar veya şirketler gerek duyduğunda ayırt edici özellikleri sorgulayarak ihtiyaç duyduğu dokümana hızlı bir şekilde ulaşır.

Doküman Yönetim Sistemi Kimler İçin Gerekli?

  • Günümüz koşullarında özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Günde binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bu kurumlarda zaman zaman kayıplar, gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olabilmektedir.
  • Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işler ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, ilgili birçok bilgiye ayrıntılı bir şekilde ulaşmanızı sağlar. Elektronik doküman sistemleri ise bunlara ek olarak metinleri indeksler ve aradığınız metni anında bulmanıza imkan verir.
  • Doküman yönetim sistemleri, üniversiteler, hastaneler, teknik servisler, orta ve büyük ölçekteki işletmeler ve sigorta firmalarında yoğunlukla kullanılmaktadır.

Niçin Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyız?

Kurumlar ve işletmeler için işleri verimli kılmanın temelinde sahip olunan bilgiyi doğru ve zamanında kullanma yatar. Herhangi bir kurumun gerçekleştirdiği her işlem arşivine kaydedilir. Analiz gerektirmeyen bir arşivde kağıt belgeler ve diğer dokümanlar iyi bir şekilde organize edilmiş ise, onlara ulaşmada herhangi bir sorun yaşanmaz. Ancak aynı işlem elektronik doküman yönetim sistemiyle gerçekleştirilirse tüm bu dokümanları üretme, saklama ve bulma işlemlerini yüzlerce kat daha hızlı gerçekleştirebilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemleri Neler Yapar?

İyi hazırlanmış bir doküman yönetim sistemi;

  • Katalog ve Saklama
  • Yerel ve geniş alan desteği
  • Hızlı ve tam metin arama
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği
  • Arşiv
  • Farklı formatta belge görüntüleyebilme
  • Kullanım hakkı kontrolü
  • Versiyon kontrolü
  • Belge akışı ve ilişkilendirme

gibi işlevleri size sunar.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Avantajları

  • Doküman kalitesinde artış sağlar ve maliyeti düşürür.
  • Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına imkan sağlayan iş akışı yöntemini uygular.
  • Mevcut dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlar.
  • Önemli iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurumun hizmet kalitesini artırır.
  • İşleri aksatmadan ve kesintiye uğratmadan çok hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi kurumlara değer katar ve kurumun saygınlığını artırır.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Dezavantajları

  • Mevcut koşulların yeni sisteme adapte edilmesi bazen gerçekleşmeyebilir.
  • Sadece Word ve Excel gibi belli yazılımlarla kullanılıyor olması bir eksi sayılabilir.
  • Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından kullanılması oldukça güçtür.
ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
8727 kere okundu

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

E-İMZA: E-Devlet uygulamalarını kullanmanı en güvenli, en kolay yolu
Veritabanları
E-Ticaret, E-Ticaret Siteleri ve E-Ticaret Sistemi
KOBİ´ lere e-ticaretin getireceği avantajlar
E-Fatura Nedir?
CRM Nedir?
Bilgisayar ve teknolojiyle büyümek
İşinize Ait Websitenizi Test Etmenin 8 Yolu
İnternetten Para Kazanmak Ne Kadar Zaman Alır?
E-ticaret, Veriler ve Müşteri Odaklı Pazarlama
E-ticarette Müşteri Hizmetleri
B2C nedir ?
Facebook'ta Kurumsal Sayfa Açmak
Bedava İçerik Tarih mi Oluyor? -2-
ERP Sürecinde %100 Başarı

DIŞ TİCARET

İhracat, Firmalar için Önemli ve Stratejik Bir Karardır

İhracat, Firmalar için Önemli ve Stratejik Bir Karardır

2016 yılı Ocak ayı itibarı ile Türkiye’de yaklaşık 63 bin firma ihracat yapmaktadır. İhracat yapmak, bir ülkenin ve firmalarının büyümesi ve rekabet gücünü artırması bakımından önemlidir.

OFİS VE İNSAN

Zor İnsanlarla Nasıl Başa Çıkılır?

Zor İnsanlarla Nasıl Başa Çıkılır?

İnsan sosyal bir varlıktır. Toplumdaki varlığını sürdürebilmek için de kullandığı en etkili kanal "iletişim"dir.

Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?

Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?

Sanal ofis hizmetinden faydalanmak için her gün gidip çalışabileceğiniz bir mekânı gerekli kılan işinizin olmaması gerekmektedir.

İŞ DÜNYASI

Melek Yatırımcı Kimdir? O Gerçekten bir Melek mi?

Melek Yatırımcı Kimdir? O Gerçekten bir Melek mi?

Melek yatırımcı, özgün bir iş fikri olan fakat bunu uygulamaya koyabilecek ekonomik güce sahip olmayanlara, henüz başlangıç veya kurulum aşamalarında iken destek sağlayan yatırımcılara denir.

HUKUK / MUHASEBE

İş Kanununa Göre İş Sağlığı ve Güvenliği

İş Kanununa Göre İş Sağlığı ve Güvenliği

İşçileri iş kazaları ve meslek hastalıklarından korumaya yönelik önlemleri almak ve onları bu konuda bilgilendirmek, İş Sağlığı ve Güvenliğinin temelini oluşturmaktadır.