Doküman Yönetim Sistemi

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Doküman Yönetim Sistemi

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir.

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir. Günümüz teknoloji çağında çok yoğun bir bilgi akışı gerçekleştiği için bu evrakların sanal ortamda saklanmasını zorunlu hale getirmiş ve Doküman Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

İngilizcesi Electronic Document Management System/ Software olan bu sistem, kağıda aktarılmaya uygun olan bilgilerin elektronik ortamda tutulup yönetilmesine imkan sağlar. Sistemin esas amacı, dokümanlar üzerinde bulunan bilgilere gerek duyulduğu zaman, bu bilgiye en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlamaktır.

Sistemde dokümana ait önemli bilgiler veri tabanı aracılığı ile ilişkilendirilerek kodlama yapılır. Kurumlar veya şirketler gerek duyduğunda ayırt edici özellikleri sorgulayarak ihtiyaç duyduğu dokümana hızlı bir şekilde ulaşır.

Doküman Yönetim Sistemi Kimler İçin Gerekli?

  • Günümüz koşullarında özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Günde binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bu kurumlarda zaman zaman kayıplar, gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olabilmektedir.
  • Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işler ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, ilgili birçok bilgiye ayrıntılı bir şekilde ulaşmanızı sağlar. Elektronik doküman sistemleri ise bunlara ek olarak metinleri indeksler ve aradığınız metni anında bulmanıza imkan verir.
  • Doküman yönetim sistemleri, üniversiteler, hastaneler, teknik servisler, orta ve büyük ölçekteki işletmeler ve sigorta firmalarında yoğunlukla kullanılmaktadır.

Niçin Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyız?

Kurumlar ve işletmeler için işleri verimli kılmanın temelinde sahip olunan bilgiyi doğru ve zamanında kullanma yatar. Herhangi bir kurumun gerçekleştirdiği her işlem arşivine kaydedilir. Analiz gerektirmeyen bir arşivde kağıt belgeler ve diğer dokümanlar iyi bir şekilde organize edilmiş ise, onlara ulaşmada herhangi bir sorun yaşanmaz. Ancak aynı işlem elektronik doküman yönetim sistemiyle gerçekleştirilirse tüm bu dokümanları üretme, saklama ve bulma işlemlerini yüzlerce kat daha hızlı gerçekleştirebilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemleri Neler Yapar?

İyi hazırlanmış bir doküman yönetim sistemi;

  • Katalog ve Saklama
  • Yerel ve geniş alan desteği
  • Hızlı ve tam metin arama
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği
  • Arşiv
  • Farklı formatta belge görüntüleyebilme
  • Kullanım hakkı kontrolü
  • Versiyon kontrolü
  • Belge akışı ve ilişkilendirme

gibi işlevleri size sunar.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Avantajları

  • Doküman kalitesinde artış sağlar ve maliyeti düşürür.
  • Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına imkan sağlayan iş akışı yöntemini uygular.
  • Mevcut dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlar.
  • Önemli iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurumun hizmet kalitesini artırır.
  • İşleri aksatmadan ve kesintiye uğratmadan çok hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi kurumlara değer katar ve kurumun saygınlığını artırır.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Dezavantajları

  • Mevcut koşulların yeni sisteme adapte edilmesi bazen gerçekleşmeyebilir.
  • Sadece Word ve Excel gibi belli yazılımlarla kullanılıyor olması bir eksi sayılabilir.
  • Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından kullanılması oldukça güçtür.
ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
5988 kere okundu

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

E-Posta Mesajları Nasıl Olmalı?
İşletim Sistemleri - Windows
İşletim Sistemleri - Linux
İş yaşamında E-posta ile iletişimde dikkat edilmesi gerekenler
Etkin ekip çalışmasına “çevik” çözüm
Artık IMAP E-posta Sunucusu Kullanmalısınız
Elektronik ticaret nedir?
Çalışanların ihlal etmeyi sevdiği 7 güvenlik kuralı!
Özel Sanal Ağ, VPN
Teknoloji Geliştirme Merkezleri (TEKMER´LER)
3 Boyutlu Yazıcıların yaratacağı sınırsız dünya
Doküman Yönetim Sistemi
Bulut Depolama Alanları büyük bir fırsat
Pardus İşletim Sistemi
CD Üretimi

DIŞ TİCARET

Kobiler İçin Yurtdışı Pazar Araştırması Kapsam ve Başvuru Prosedürleri

Kobiler İçin Yurtdışı Pazar Araştırması Kapsam ve Başvuru Prosedürleri

Pazar araştırma Teşviğinde, Pazar araştırmasının hangi şartları sağlaması gerektiği, kapsamı ve başvuru prosedürlerinin neler olduğu yazımızın konusudur.

OFİS VE İNSAN

Ofis aydınlatması nasıl olmalıdır?

Ofis aydınlatması nasıl olmalıdır?

Ofislerde, aydınlatma ihtiyacı, mekanda yapılan işin gerekliliğine göre farklılık gösterir. İhtiyacımız olan aydınlatma, iki yol ile sağlanır: doğal ışık ve yapay ışık. Yeşil binaların arttığı ve enerji tasarrufunun çok önemli olduğu günümüzde doğal aydınlatmanın önemi büyüktür.

Ofis Aydınlatması

Ofis Aydınlatması

Ofis aydınlatması ya da işyeri ışıklandırma düzeni, hem sağlık hem de çalışma verimliği açılarından üzerinde durulması gereken konular. İşyerinin her şeyden önce personelin huzurlu çalışmasına olanak verecek bir atmosfere sahip olması hepimizin kabul ettiği bir gerçektir.

İŞ DÜNYASI

Günümüz İşçi Sınıfı, Bağlılık ve Yönetim

Günümüz İşçi Sınıfı, Bağlılık ve Yönetim

Geleneksel işçi sınıfı, kariyerlerinden kendilerinin mesul olmadıklarını ve daima istihdam edildikleri organizasyonların kurallarına itaat etmek anlamındaki sadakatlerini, uzun süreli aynı işyerinde çalışma pratikleriyle ilişkilendirmekteydiler.

HUKUK / MUHASEBE

İş Kanununa Göre İş Sağlığı ve Güvenliği

İş Kanununa Göre İş Sağlığı ve Güvenliği

İşçileri iş kazaları ve meslek hastalıklarından korumaya yönelik önlemleri almak ve onları bu konuda bilgilendirmek, İş Sağlığı ve Güvenliğinin temelini oluşturmaktadır.

KOBİMOBİL

Krizde Satış Geliştirme

Faruk Şener ile Ekonomik Kriz Yönetimi

Tufan KARACA ile YÖNETİM VİZYONU

Tufan Karaca

ARKAM YOK MARKAM VAR

  • Marka Bilinirliği Neden Önemlidir?

    Pazarlamanın en yaygın kullanılan kavramlarından biridir marka bilinirliği. Özellikle satış ekipleri ve bayiler satış hedeflerini neden tutturamadıklarını sayarken önde gelen bir maddedir. “Markamızı kimse bilmiyor o yüzden……..”. Ya da “ah marka bilinirliğimiz olsaydı bak nasıl olurdu satışlar”. Ancak marka bilinirliği de diğer marka kavramları gibi ülkemizde tam anlaşılamamıştır. Konuyu iki bölümde alacağız. Önce önemi sonra nasıl sağlanacağı.