Haydi! Bütçe Zamanı

Türkiye’deki birçok işletme hala bütçe yapma kültürüne sahip değilken, başarılı ve finansal açıdan güçlü firmalar bütçeleme süreçlerini etkin bir şekilde kullanarak gelecekteki mali performanslarını güvence altına almaya çalışır. Anadolu kültüründeki "Ayağını yorganına göre uzat" deyimi, işletmeler için bütçelemenin önemini en iyi şekilde ifade eder.

Şimdi bütçe hazırlarken neler yapılır onlara bakalım!

İşletme Bütçesinin Oluşturulması

Bir işletme bütçesi oluştururken, geçmiş verilerden yola çıkılarak mevcut durum değerlendirilir ve gelecekteki hedefler belirlenir. Bu süreç birkaç aşamadan oluşur:

• Geçmiş Finansal Verilerin İncelenmesi: İşletmenin önceki mali yıllardaki performansı analiz edilir. Satış, gelir ve gider trendleri göz önünde bulundurulur.
• Geleceğe Dair Tahminlerin Yapılması: Gelecekteki pazar durumu, ekonomik göstergeler ve sektörel beklentilere dayalı tahminler geliştirilir. Bu tahminler, işletmenin üretim, satın alma ve pazarlama faaliyetlerini doğrudan etkiler.
• Departman Bazında Bütçeleme: İşletmenin her bir birimi için ayrı ayrı bütçeler hazırlanır. Böylece kaynak dağılımı daha stratejik yapılabilir.
• Bütçenin Gözden Geçirilmesi ve Revizyonlar: Hazırlanan bütçenin periyodik olarak gözden geçirilmesi ve gerektiğinde revize edilmesi, işletmenin esnek ve dinamik kalmasına yardımcı olur.

Bu aşamalar, işletmeye sadece finansal görünürlük kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda operasyonel kararların da daha bilinçli alınmasını sağlar.

Ticaret ekosisteminde farklı kulvarlarda yer alan işletmelerin bütçeleme konusundaki adımlarını anlatan şema aşağıda gösterilmiştir.

Raporlama, Analiz Etme ve Takip Etme

Bütçeleme süreci tamamlandığında, iş bununla bitmez. Hazırlanan bütçenin etkin bir şekilde yönetilmesi ve performansının sürekli olarak takip edilmesi gereklidir. Bütçeler, belirlenen hedeflerle karşılaştırılarak düzenli raporlamalar yapılmalıdır. Bu sayede sapmalar erken tespit edilip önleyici adımlar atılabilir. Ayrıca, departmanlardan gelen verilerin doğruluğu ve zamanında raporlanması, bütçe yönetiminin başarısı için kritik bir faktördür.

Bütçenin etkin bir şekilde takip edilmesi, finansal hedeflere ulaşmayı kolaylaştırır. İşletme yöneticilerinin, bütçeye sadık kalarak kaynakları etkin yönetmesi, uzun vadede işletmenin finansal başarısını güvence altına alır.

Bütçe takibine başlamadan önce faydalı sağlayacak işlemler;

Yetki Atamaları: Bütçe takibinin sorunsuz ilerlemesi için belirli kişi ya da ekiplere yetkiler atanmalıdır. Bu kişiler tüm departman yöneticilerine ve çalışanlarına bütçe çerçevesinde sorular sorabilmeli yanıtlar alabilmelidir. (Bazı işletmelerde yöneticiler yapılan harcama ile ilgili detay sorulduğunda kişiselleştirme gibi bir yanlışa düşebilmektedir. Burada etkili bir iletişim sağlanmasına önem gösterilmelidir.)

• Genellikle finans müdürü veya bütçe koordinatörü olarak atanır. Bu kişi bütçe hazırlığı, revizyonu ve takibinden sorumlu olmalıdır.
• Her departman için ayrı bütçe sorumluları atanmalı ve bu kişiler, departmanlarına özgü bütçe takibini gerçekleştirmelidir.
• Belirli zaman aralıklarında (aylık, çeyreklik vb.) bütçe performansı değerlendirilmelidir.

Takip aşamasında ise şunlara dikkat edilmelidir.

Prosedür Gerekleri: Düzeltme ve Revizyonlar: Bütçede meydana gelen sapmaların nedenleri araştırılmalı ve gerekirse bütçe revize edilmelidir. (“Ya hu yaptığın bütçeyi ne diye revize ediyorsun? “ diye soruyorsanız şunları da düşünmenizi isteyerek bu itirazınızı cevaplayabilirim. Piyasa koşulları, beklenmedik olaylar, stratejik değişiklikler, yatırım ve projeler bütçenin revize edilmesi ortamını oluşturabilir. Neticede bütçeleme tahminleme üzerine kuruludur. Ve tahminler güncellenebilir. Bu nedenle bütçe yaptıktan sonra da esnek olunabilir.)

• Tüm departmanlar ve üst yönetim, bütçe hakkında düzenli olarak bilgilendirilmelidir.
• Otomatik bütçe takip sistemleri/yazılımları kullanılarak süreç kolaylaştırılabilir ve hataların önüne geçilebilir.
• Bütçe farklarının nedenleri araştırılmalı ve bütçeleme yapılırken hangi faktörlerin etkili olduğunu ve güncel faktörlerin bütçe dışına çıkıp çıkmama noktasında gereklilikleri sorgulanmalıdır.
• Performans göstergelerini etkileyen bütçe unsurları daha sıkı takip edilerek bu alanda istikrar sağlanması için duruş sergilenmelidir.

Aşağıda örnek bir gider bütçesini ve gerçekleşmesi sonrası farklarla ilgili durumu açıklayan bir tablo bulunmaktadır.