İhracatçılar için Saha Ziyaretleri Yapmak -2

Saha Ziyaretinin Adımları

1. Hazırlık: Ziyaret öncesinde detaylı bir hazırlık yapılır. Müşteri / bayi adayı hakkında bilgi toplamak, ziyaretin amacını belirlemek ve gerekli materyalleri hazırlamak bu sürecin bir parçasıdır.

2. Ziyaretin Gerçekleştirilmesi: Belirlenen tarihte ve saatte ziyaret yapılır. Ziyaret sırasında müşteriyle / bayi adayıyla güven verici ve etkili bir iletişim kurulur, ihtiyaçları dinlenir ve ürün/hizmet tanıtımı yapılır.

3. Satış ve Müzakere: Müşterinin / bayi adayının ihtiyaçları doğrultusunda teklifler sunulur, itirazlar karşılanır ve müzakereler yapılır. Müzakerede ülkeler arası farklılıklar önceden çalışılmış olmalıdır.

4. Ziyaret Sonrası: Ziyaret sonrası müşteriyle / bayi adayıyla iletişim devam ettirilir. Teşekkür mesajı gönderilir, taahhüt edilen bilgiler ve belgeler iletilir. Ziyaretin değerlendirilmesi yapılarak gelecekteki ziyaretler için notlar alınır. Ziyaret sonrası satış aksiyonları belirlenir.

Saha ziyaretlerinde dikkat edilmesi gereken başlıca noktalar

1. Ziyaret Öncesi Hazırlık

Ülke Analizi: Ziyaret edilecek ülke hakkında önceden bilgi toplanmalıdır. İş yapma biçimleri, sosyo kültürel özellikler, demografik özellikler, rakipler, yasal mevzuatlar, lojistik, arz ve talep gibi konular detaylı analiz edilmelidir. Ticari istihbaratı kullanarak ülke ayrıntılı olarak analiz edilmiş olmalıdır. Ticaret Bakanlığı tarafından yayımlanmış sektörel ülke raporları da dikkati bir şekilde okunmalıdır.

Ürün Analizi: Ticari istihbaratla ve rakip analizi ile ürünümüzün ilgili pazara uygun olup olmadığını analiz edebiliriz. Ancak asıl analizi saha ziyaretinde sahaya indiğimizde görebiliriz. Ürünü kullananları ve satanları ziyaret ettiğimizde ürünün pazara uygunluğu konusunda daha doğru bilgilere ulaşmış oluruz.

Rekabet Analizi: Ülkedeki mevcut rekabetin analizi ve rekabet şartları analiz edilmelidir. Mevcut ve potansiyel rakipler, bunların ülkedeki güçleri ve satıcıları da incelenmelidir. Kendimizi bilip rakibi bilmezsek, yenilgimiz kaçınılmaz olacaktır.

Müşteri / Bayi Adayı Analizi: Satışın temeli burada başlar. Ziyaret edilecek mevcut ve potansiyel müşteriler / bayiler, bunların ihtiyaçları, güçleri, ziyaret sırasında sorabilecekleri sorular gibi konular hakkında ayrıntılı bir ön çalışma yapılmalıdır. Ziyaret sırasında karar vericilerle birlikte görüşmek yapmak, sonrası için bir adım daha önde ilerlemeyi sağlayacaktır.

Gerekli Materyaller: Broşürler, numuneler, kataloglar ve sözleşme formları gibi gerekli tüm materyallerin ülke tercihlerine göre personelin yanında bulunması gerekir. Bundan önceden ziyaret edilecek ülke özelliklerine göre belirlenmiş olmalıdır. Katalog ve broşür gibi materyaller ziyaret sırasında sunulursa müşterinin / bayinin ilgisi bunları incelemeye kayacağından, saha personelinin anlattıklarını dinleme performansları azalacaktır.

2. İlk İzlenim

Giyim ve Görünüş: Profesyonel ve ülkenin kültürel değerlerine dikkat edilerek giyinilmelidir. Renk tonlarına dikkat etmek, abartılı kıyafetlerden, takılardan ve parfümlerden uzak durmak gerekir. Her zaman mütevazi, sade, şık, temiz ve zarif olarak müşterinin / bayinin karşısında durulmalıdır.

Zamanlama: Randevularınıza zamanında gidilmeli, herhangi bir nedenden dolayı gecikme olacaksa ilgili kişiye ulaşılarak gecikme konusunda bilgi verilmeli ve özür dilenmelidir.

Hediye: Ülkenin kültürüne ve damak tadına özgü getirilecek hediyeler, müşteri / bayi gözünde olumlu bir izlenim ve değer oluşturacaktır. Herkes kendisine önem verildiğini ve değerli olduğunu hissetmek ister.

Görüşme Süreci: Görüşmenin başlangıcında samimi ve güven verici bir ilişki kurmak gerekir. Müşterinin / bayinin adını kullanmak ve ortak ilgi alanları bulmak faydalı olur. Müşteriyi / bayiyi etkin ve empatik dinlemek, ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak için sorular sormak görüşme sürecinin verimli geçmesini sağlayacaktır.

Ürün/Hizmet Tanıtımı: Ürün veya hizmetinizi müşterinin / bayinin ihtiyaçlarına göre tanıtmak önemlidir. Somut örnekler ve başarı hikayeleri paylaşmak, müşterinin temsil sistemine göre sunum oluşturmak konunun netleşmesini sağlayacaktır.

Çözüm Önerisi: Müşterinin / bayinin sorunlarını çözmeye yönelik somut öneriler sunmak, ürün veya hizmetinizin nasıl fayda sağlayacağını açıklamak gerekir.

3. İtirazları Karşılama

Empati: Müşterinin / bayinin endişelerini anlamak ve çözüm önerileri sunmak onunla aynı mantıkta olduğunu hissetmenizi sağlayacaktır.

Bilgi Sağlama: İtirazları doğru bilgi ve kanıtlarla karşılamak, gerekirse teknik detaylar veya referanslar sunmak önemlidir.

Alternatifler Sunma: Müşterinin / bayinin itirazlarını aşmak için alternatif çözümler önermek, her zaman önde olmayı sağlayacaktır.

4. Satış Kapatma

Geri Bildirim: Müşterinin / bayinin düşüncelerini ve geri bildirimlerini almak, firmanın gelişmesi ve problemlerin daha doğru bir şekilde çözülüp analiz edilmesinde etkili olacaktır.

Teklif: Somut ve net bir teklif sunulmalıdır. Fiyatlandırma, ödeme koşulları, teslim şekilleri, sözleşme şartları ve teslimat süresi gibi detaylı teklif sunulmalı, müşterinin / bayinin kafasında soru işaretleri bırakılmamalıdır.

Anlaşma: Müşteriyle / bayiyle anlaşma sağladığınızda, gerekli tüm evrakları eksiksiz doldurulmalı, kendisinden den aynı şekilde yapması istenmeli ve sözleşmenin son şekli müşteriyle / bayiyle paylaşılarak arşivlenmelidir.

Kısa bir not, satış kapanmaz. O an için o satış gerçekleşmiş ve bitmiştir. Aynı müşteriyle / bayiyle yine satış yapabilirsiniz. Satış kapama ana özgü bir kavramdır.

5. Ziyaret Sonrası

Takip: Görüşme sonrası müşteriye / bayiye teşekkür e-postası veya mesajı gönderilmeli, toplantı notları da iletilmelidir. İstediği birtakım bilgiler varsa bunlarda zamanında iletilmeli ve bilgi verilmelidir.

Değerlendirme: Ziyareti değerlendirip, başarıları ve eksiklikleri not alınmalı, gelecekteki ziyaretler için dersler çıkarılmalı ve aksiyon planları belirlenmelidir.

İlişki Yönetimi: Müşteriyle / bayiyle düzenli olarak iletişimde kalmak, yeni ürün ve kampanyalar hakkında bilgi vermek, onların özel günlerini hatırlamak çok önemlidir. Müşteri odaklı bir yaklaşım benimsemek ve profesyonel bir tutum sergilemek, uzun vadeli müşteri ilişkileri kurmada kritik rol oynar. Saha ziyaretleri, müşteri odaklı bir satış stratejisinin önemli bir parçasıdır ve doğru bir şekilde uygulandığında, işletmeler için büyük avantajlar sağlar.

Saha ziyareti sonrasında yapılması gereken adımlar, ziyaretin amacına ve elde edilen bulgulara bağlı olarak değişebilir, ancak genel olarak aşağıdaki adımlar izlenmelidir:

1.Değerlendirme ve Analiz: Ziyaret sırasında alınan notlar, toplanan bilgileri analiz ederek bulguları değerlendirilmelidir.

2. Rapor Hazırlama: Saha ziyareti ile ilgili ayrıntılı bir rapor hazırlanmalıdır. Rapor, gözlemleri, tespit edilen sorunları, önerileri ve alınması gereken önlemleri içermelidir. Raporun net ve anlaşılır olmasına özen gösterilmelidir.

3. Geri Bildirim: Hazırlanan raporu ilgili üst yönetime ve ilgili birimlere bilgi verilmeli, geri bildirim toplantıları düzenlenerek bulgular üzerinde tartışılmalı ve değerlendirilmelidir.

4. Eylem Planı Oluşturma: Ziyaret sırasında tespit edilen sorunları çözmek için bir eylem planı hazırlanmalıdır. İyileştirme önerilerini hayata geçirmek için gerekli adımlar, sorumlulukları belirlenmeli ve her bir adım için zaman çizelgesi oluşturulmalıdır.

5. Takip ve İzleme: Eylem planının uygulanmasını düzenli olarak takip edilmeli, ilerlemeyi izlenmeli ve gerektiğinde düzeltici önlemler alınmalıdır. Belirli aralıklarla saha ziyaretleri yaparak ya da müşteriden, bayiden geri bildirim alarak iyileştirmelerin etkisini değerlendirilmelidir.

6. Belgelendirme ve Arşivleme: Saha ziyareti ile ilgili tüm belgeleri rapor olarak hazırlanmalı ve arşivlenmelidir. Gelecekteki saha ziyaretleri ve denetimler için referans olması açısından bu belgelerin ve bilgilerin düzenli arşivlenmesi ve zaman zaman okunması gerekir.

7. İlişkileri Güçlendirme: Müşteri ve bayiyle ziyaret sonrası ilişkiler ve ziyaret sonuçları konusunda iletişim devam ettirilmelidir. Bu durumda iş birliği ve koordinasyonu artırarak ilişkilerin daha güçlenmesini sağlar.

Saha ziyaretleri pazarlama ve satışın en önemli detaylarından biridir. İhracatçılarımız bazen potansiyel müşteri ve bayi için saha ziyaretlerinden çok kısa sürede performans alabilmekte, bazen de bu süreç uzayabilmektedir. Unutmayalım ihracat; emek, sabır ve zaman işidir. İlk seferde sahadan verim alamayabiliriz. Ancak hiçbir zaman vazgeçmemek, tekrar başa dönerek eksiklikleri gözden geçirmek, yeni stratejiler geliştirmek ve müşteri ile iletişimi sürekli devam ettirmek gerekir. Başaracağına inanan kişi mutlaka başaracaktır ve başarmak için mücadeleden asla vazgeçmeyecektir. Başarının temelinde sahada gösterilen çaba ve özveride yatar. Satış “hayır”la başlar ancak “evet”le biter.