İhracatçılar için Saha Ziyaretleri Yapmak -3

Bayi ile birlikte pazarda büyümek, marka olmak ve rekabet edilebilirliği arttırmak için pazarlama ve satış şartlarının yıllık olarak birlikte analiz edilmesi, ülkenin durumuna göre bunlara bayi ile birlikte karar verilmesi gerekir. Bayilerden düzenli olarak pazar hakkında geri bildirim alınması ve yıllık düzenli ziyaretlerin yapılması hem sahanın takip edilebilirliğini arttıracak önemli ölçüde arttıracak hem de ilişkileri güçlendirecektir.

İhracatçılar bayi saha ziyaretlerini bayiyi ziyaret ederek, bayi ile birlikte bayinin müşterisini ziyaret ederek ya da bayi ile birlikte fuara katılarak gerçekleştirebilirler.

Bayi saha ziyaretleri;

1. İlişkileri güçlendirmek,
2. Geri bildirim almak,
3. Performans değerlendirmesi,
4. Eğitim ve destek konuları,
5. Pazar ve rekabet bilgisi toplama,
6. Sorunları tespit etme ve çözme,
7. Sadakati arttırma,
8. Yeni fırsatlar keşfetme gibi konular açısından ihracatçılara faydalar sağlayacaktır.

İhracatçılarımızın saha ziyaretlerinde bayileri ile birlikte atacağı adımlar, kuracağı sağlam iş birlikleri ve güçlü iletişim bağları hedeflere hep birlikte ulaşmada en büyük güçleri olacaktır. Hep birlikte daha iyiye ulaşmak için çaba sarf edilmesi hedefe ulaşma yolunca başarıyı arttıracaktır.

Yurtiçi pazarda bayiyi yönetmek ve takip etmek daha kolaydır. İhracatta saha ülkenin dışındadır ve bayinin kontrolü yurtiçi pazarlar gibi sürekli değil, belirli periyotlarda yapılabilmektedir. Bu nedenle bayilerle sürekli iletişim halinde olmak ve onları iyi yönetmek gerekir. Bayi yönetimi, bir şirketin bayileriyle olan ilişkilerini düzenlemek ve optimize etmek için çok önemli bir konudur. Bayiyi iyi yönetmek, işletmenin başarısı ve sürdürülebilir büyümesi açısından kritik öneme sahiptir. Bayi yönetimi neden önemlidir?

1. Gelir artışı,
2. Müşteri memnuniyet,
3. Marka gücü,
4. Operasyonel verimlilik,
5. Pazar payı ve analizi,
6. İş birliği ve motivasyon,
7. Sorunların hızlı çözümü,
8. Bilgi Akışı ve geri bildirim,
9. Rekabet analizi konuları açısından önem arz etmektedir.

Bayi ziyaretlerinde sorgulanması gereken konular aşağıdaki gibi sıralanabilir. Bu konular, bayinin genel durumu ve performansı hakkında detaylı bilgi edinmeyi sağlayarak, performansın ve iş birliğinin geliştirilmesine katkıda bulunur. Bu konular;

1.Satış Performansı: Mevcut satış rakamları nasıl? Geçmiş dönemlerle kıyaslandığında satışlarda artış veya azalma var mı?

Ticari istihbaratla ürünümüzün GTİP kodundan yola çıkarak bayimizin bulunduğu ülkedeki satış rakamları hakkında yaklaşık bir tahmine ulaşabiliriz. Bu rakamları bayimizin satış rakamları ile karşılaştırarak, pazardaki payımız hakkında az çok bilgi edinmiş oluruz. Bu rapor ve bayinin satış rakamlarını içeren rapor bayiye sunulmalı ve performansı konusunda kendisinden de geri bildirim alınmalıdır. Performans yetersizse nasıl arttırabileceği konusunda birlikte birtakım kararlar alınmalıdır.

2. Stok Durumu: Hangi ürünlerin stokları azalmış durumda? Hangi ürünler fazla stokta bekliyor?

Bayinin stoklarının sorgulanması yapılmalı, biten stokları için stok desteği sağlanmalıdır. Stok bayinin satış günü için en önemli konudur. Stoklu çalışan bayiler müşterilere her zaman kısa sürede hizmet sunacak ve aranan firma olacaklardır. Stokta uzun süredir bekleyen malzemeler varsa bunlarında stok kalma nedenleri ve stokların nasıl eritilebileceği konusu bayi ile birlikte analiz edilmelidir.

3. Ürün Bilgisi ve Geri Bildirim: Ürünler hakkında bayi ve müşterilerden gelen geri bildirimler neler? Yeni ürünler hakkında bilgi sahibi olunmuş mu ve bunlar hakkında görüşler neler?

Ürünlerin kalitesi, performansı vb. konularda müşterilerden gelen geri bildirimler bayilerden sorgulanmalıdır. Eleştiriler varsa bunlar dikkate alınmalı ve çözüm yolları geliştirilmelidir. Bayiler yeni ürünleri biliyor mu? yeterince anlamış ve bunları müşterilere anlaşmış mı? ziyaret sırasında bunun da kontrolü yapılmalıdır.

4. Pazarlama ve Tanıtım: Mevcut pazarlama materyalleri (broşürler, numuneler vb.) yeterli mi? Yeni kampanya veya promosyonlar hakkında bilgi verilmiş mi?

Bayinin müşteri ziyaretlerinde kullandığı broşürler ve numuneler konusunda destek verilmeli, bunların pazara göre yeterlilikleri ve sayıları belirli periyotlar kontrol edilmelidir. Yeni kampanya ve promosyonlardan bayiler düzenli olarak bilgilendirilmelidir.

5. Rekabet Analizi: Rakip ürünlerin durumu ve fiyatlandırması hakkında bilgi var mı? Rakiplerin yeni stratejileri veya ürünleri hakkında ne tür bilgiler var?

Bayilerden rakiplerin satıcıları ve kendi müşterileri hakkında geri bildirimler alınmalıdır. Rakip fiyatlar ve kendi fiyatlarımız analiz edilmeli, müşterinin fiyatlarımıza yaklaşımı da bayiden sorgulanmalıdır. Biz de olmayan rakiplerde olan ürünlerin ya da rakiplerde olmayıp bizde olan ürünlerin pazardaki performansı birlikte analiz edilmeli, gerekiyorsa bayiden satış taahhüdü alınarak yeni ürün geliştirmeye gidilmelidir.

6. Eğitim ve Destek: Bayi çalışanlarının ürünler ve satış teknikleri konusundaki eğitim durumu nasıl? Bayinin teknik destek ve müşteri hizmetleri ihtiyacı var mı?

Bayi personeli ürün hakkında firma personeli kadar yeterli bilgiye sahip olmalıdır. Müşteriye ürünü tanıtan, teknik hizmet veren ve satışı gerçekleştiren her personel donanımlı ve müşteri odaklı olmalıdır. Bu personellerin de bayi ziyaretleri sırasında performansları kontrol edilmeli, eksik gördüğümüz ya da kendilerinin geri bildirim vermesiyle eksik gördükleri noktalar varsa bunlar eğitimlerle birlikte desteklenmelidir. Bayi pazardaki marka yüzümüzdür. Bu nedenle pazarda müşterilerle kurdukları ilişkilerde bizi temsil etmektedirler. Bayilerin teknik desteğe ihtiyacı olduğu zaman birlikte müşteri ziyareti yapmak, mevcut ve yeni ürünler hakkında bilgi vermek bizim görevimizdir. Bayi ürünü ne kadar iyi bilirse pazarlama ve satışı o kadar güçlü yapacaktır.

7. Lojistik ve Teslimat: Siparişlerin zamanında teslimat durumu nasıl? Lojistikle ilgili herhangi bir sorun var mı?

Siparişler bayilere zamanında teslim edilmeli, üretimsel, tedarik ve lojistik kaynaklı gecikmeler olacaksa bunlardan haberdar edilmeli ve müşterilerini bilgilendirmeleri sağlanmalıdır. Ayrıca bayilerin lojistik konusunda problemleri varsa, farklı lojistik firmaları ile görüşmeleri konusunda destek sağlanmalıdır.

İhracat pazarlarında zamanında teslimat ve lojistik çok önemli konulardır. Bu konularda bayilere destek olunması satışlara önemli ölçüde etki edecektir.

8. Müşteri Memnuniyeti: Müşterilerden gelen şikayetler ve öneriler neler? Müşteri memnuniyeti için yapılan çalışmalar yeterli mi?

Bayiler bizim sahadaki temsilcilerimizdir. Müşterilerle olan ilişkileri, müşteri problemlerine yaklaşımları önemlidir. Müşteri memnuniyeti konusunda onlardan belirli periyotlarda geri bildirimler alınmalı ve bunlar değerlendirilmelidir. Bu şekilde olursa hem bayinin sorunları çözmesi ve müşteri ilişkilerini geliştirmesi kolaylaşır hem de pazardaki imajımızı biz kontrol etmiş ve güçlendirmiş oluruz.

9. Finansal Durum: Bayinin ödeme durumu ve mali yapısı nasıl? Borç ve alacak durumları neler? Vade talep ediyorlar mı?

Ödeme yapısı bayinin gücünü de gösterir. Bayiden gelecek olan ödemelerin düzenli bir akışta olması gerekir. Peşin çalışıyorsak sevkiyat öncesi, vadeli çalışıyorsak belirtilen vadede ödemesini gönderme disiplini bayide oluşturulmalıdır. Ödemelerde zorlanıyorsa bunların nedenleri sorulmalı ve destek olunmalıdır. Ekstra vade isteyen bayilerle satış hacimleri tekrar konuşulmalıdır. Piyasadan alamadığı tahsilatlar ve bunların bayiye dönüş performansı da takip edilmelidir.

10. İlişki Yönetimi: Bayi ile mevcut ilişki durumu nasıl? Bayi ile iş birliğini artırmak için ne tür adımlar atılabilir?

Bayilerimiz bizim müşterilerimiz değil, iş ortaklarımızdır. Markamızı temsil eden sahadaki destekçilerimizdir. Onlarla ilişkilerimiz güçlü olmalı ve her zaman iş birliği içinde hareket etmeliyiz. Onlarla ne kadar iş birliği içinde olursak ve onları ne kadar çok desteklersek markamız ve satışlarımız da o derece güçlü olacaktır. Hedefe ulaşmak için gerekli olan adımlar birlikte belirlenmeli ve yol haritası oluşturulmalıdır. Tabii ki bu desteğin tek yönlü olmamalı, bayinin de üzerinde düşen görevleri titizlikle yerine getirmesi gerekir.

Bayi ziyaretleri, bir şirketin başarısı ve sürdürülebilirliği açısından büyük önem taşır. Bayilerimiz aynı zamanda marka elçilerimizdir. Onların pazarda güçlü olması markamızı ve firmamızı da güçlendirecektir. Bayi ziyaretlerinin düzenli ve planlı bir şekilde gerçekleştirilmesi, şirketin genel başarısı üzerinde olumlu bir etki oluşturacaktır. Bu ziyaretlerin etkinliğini artırmak için, ziyaret öncesi iyi bir hazırlık yapılması ve ziyaret sonrasında alınan geri bildirimlerin değerlendirilmesi ve bunların bayi ile de paylaşılması çok önemli ve değerlidir.