İhracatçılar için Saha Ziyaretleri Yapmak -1

Yönetim piramidinin tabanında, şirketin piyade erleri yer alır. Bunlar her gün müşterilerle ilişki kuran ve işlemler hakkında en çok bilgi sahibi olan kişilerdir (Jan Carlzon).

Saha ziyaretleri;

• mevcut müşterilere,
• potansiyel müşterilere,
• mevcut bayilere,
• potansiyel bayilere
• bayilerin müşterilerine
• alt bayilere

yapılabilir.

İhracatçıların saha ziyaretlerinde bir taşla birkaç kuşu vurmaları gerekir. Hem rekabet analizi yapılmalı, bayimiz varsa birlikte müşteri ziyaretlerine gidilmeli, ziyaret ülkesinde bayimiz yoksa hem potansiyel müşteriler hem de bayi adayları ve rakip firmaların satıcıları da aynı ziyaret programında ziyaret edilmelidir.

Dijitalleşme ile birlikte saha ziyaretleri azalacak izlenimi oluşsa da saha ziyaretleri azalmaz, dijitalleşme sahanın yerini tutamaz. Yüz yüze iletişim, yerinde pazar araştırması ve rekabet analizi her zaman sahadan beslenecektir ve farklılığını koruyacaktır. Bu nedenle saha ziyaretleri ilk girilecek olan pazarların analizinde çok daha fazla önem arz etmektedir.

İhracatın yapısı gereği pazarlama ve satış fonksiyonları bir arada gerçekleşir. İhracat saha personeli hem masada çalışır hem sahada pazarlama yapar hem de satışı gerçekleştirir. Bu nedenle tek ayaklı dev kadro olmak zorundadır. İhracat pazarlarını ziyaret için önce masa başı araştırması ile başlanmalı, sonra sahaya inilmelidir. Müşterinin / bayinin sıralamasında önce muhatap olduğu ya da olacağı kişi vardır. Sonra ürün, sonra firma ve diğer konular gelir. Bu nedenle, saha personeli ne kadar donanımlı ve yetenekli olursa, ürüne ve konusuna ne kadar hâkim olarak kendinden emin bir duruş sergilerse sonraki aşamalar ona destek verecektir.

Belirli zaman aralıklarında müşteri / bayi ziyaretleri gerçekleştirecek olan saha personellerinin görüşmelerini bir düzen ve plan çerçevesinde yürütebilmesi önemlidir. Belirlediği hedef ülkelerde ziyaret edeceği firmalara ilişkin ziyaret planları oluşturması ve bunları düzenli ziyaretler yaparak raporlaması gerekir. Aynı zamanda pazardaki rekabetin istihbaratını da çok iyi yapabilmeli ve bu konuya da raporlarında yer vermelidir.

İhracat saha personeli firmaya ve ürüne çok iyi hâkim olmalıdır. Hem ihracat hem de ithalat tarafındaki mevzuat, lojistik, operasyona, gümrükleme konularını da önceden çalışmış ve donanımlı olarak müşteriye gitmelidir. Ülkenin ve firmanın müzakere yapısı çok iyi analiz etmiş olmalıdır. Katalog ve broşürler ziyaretten önce müşterilere / bayilere ulaştırmalı ve müşteri / bayi ziyaret edilmeden ürün hakkında ön bilgisinin olması sağlanmalıdır. Bazı ülkelerde müşteriler / bayiler ziyaret sırasında numune görmek isterlerken bazı ülkelerdeyse numune toplantı sonrası talep edilebilmektedir. Saha personelinin bu taleplere göre bir hazırlık yapması gereklidir. Sahayı ziyaretten önce ülke ve firma bazında SWOT ve PEST analizleri yapılmış olmalıdır.

İhracatta, fiyat uygunsa kalite de iyiyse alırım mantığı artık değişmeye başladı. Müşteri / bayi adayı eskisi gibi sadece kaliteye önem vermiyor. Fiyat önemli bir konu haline geldi ancak eğer aynı şartlara sahip iki rakipseniz müşteri / bayi adayı neden sizi seçsin? bu soruya cevap bulmanız gerekir. Burada müşteriye / bayiye verilecek güven, nezaketçe ve dostça tavırlar müşterinin sizi tercih etmesini sağlayacak unsurlardan bazılarıdır. Müşteri / bayi kendisiyle empati kurduğunuzu hissederse, duygusal zekanızı devreye alarak satışın kapısını aralamış ve ihtiyacı tespit etmiş olursunuz. Müşteriyi / bayiyi öncelikle tam olarak dinlemek ve sonrasında ne istediğini anlayarak görüşmeyi sürdürmek daha sağlıklı bir sonuç verecektir. İkna ve güven satışın iki temel taşıdır. İhtiyaçlarını sizin karşılayabileceğine ikna ettiğiniz ve güven verdiğiniz takdirde satış kendiliğinden gelecektir.

Saha ziyareti, mevcut veya potansiyel müşterileri, bayileri yerinde ziyaret ederek doğrudan iletişim kurduğu bir satış stratejisidir. Bu ziyaretlerin amacı, müşteri ilişkilerini geliştirmek, ihtiyaçlarını anlamak, rekabet analizi yapmak, ürün veya hizmetleri tanıtmak, yeni müşteriler ve bayiler bulmak, pazarlama ve satış yapmaktır. Saha ziyaretleri, birçok sektörde müşteri memnuniyetini artırmak ve satışları desteklemek için kritik bir rol oynar. Saha ziyaretinin önemini şu şekilde sıralayabiliriz;

1. Potansiyel müşteri / bayi adaylarını tespit etmek,
2. Mevcut müşteri / bayi ilişkilerini güçlendirmek,
3. Bayi ile müşteri ziyaretleri yapmak,
4. Bayi ile sahada stratejik pazarlama ve satış planları oluşturmak,
5. Bayi eğitimleri vermek,
6. Müşteriden / bayiden pazar hakkında geri bildirim alma,
7. İhtiyaç ve beklentileri anlamak,
8. Ürün ve hizmet tanıtımı,
9. Yeni ürünlerin lansmanı,
10. Rakiplerin ve sahanın analizi,
11. Satış arttırma,
12. Problemlerin yerinde tespit etme ve gerektiğinde problemin sahada çözümü açısından önemli etkilere sahiptir.

Saha ziyareti öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılması gerekenlerle ilgili bir yol haritası olmalıdır. Her aşama dikkatlice analiz edilmeli ve stratejik bir bakış açışıyla ele alınmalıdır.

İhracatçının müşteri ile iletişime geçerken ziyaret öncesinde izlemesi gerek adımlar

1. Planlama ve Randevu: Ziyaret tarih ve saatini belirleyip, müşteri ile önceden randevu almak önemlidir. Bu, müşterinin / bayinin müsait olup olmadığını öğrenmek ve ziyaretin müşteri için de uygun bir zamanda gerçekleşmesini sağlamak için gereklidir. Müşterinin / bayinin talebi ile başlayan ziyaret daha verimli olacaktır.

2. Ön Bilgilendirme: Müşteriye / bayiye yapılacak ziyaretin amacı, süresi ve kapsamı hakkında bilgi verilmelidir. Bu, müşterinin ziyaretin içeriği hakkında bilgi sahibi olmasını ve hazırlık yapabilmesini sağlar. Müşterinin / bayinin zamanını almamak için bu bilgiler telefonda değil yazılı olarak e-posta ile iletilmelidir.

3. İletişim Kanalı: Müşteriyle / bayiyle iletişime geçmek için en uygun iletişim kanalını (telefon, e-posta, mesaj vb.) seçmek önemlidir. Müşterinin / bayinin tercih ettiği iletişim kanalını kullanmak, iletişimin daha etkin olmasını sağlar. Ancak profesyonellik için e-posta kullanılması önemlidir.

4. Nazik ve Profesyonel Dil: İletişim sırasında kibar, saygılı ve profesyonel bir dil kullanmak önemlidir. Bu, müşteriyle / bayiyle olumlu bir ilişki kurulmasına yardımcı olur. Saha personeli hakkında, ziyaret öncesi olumlu bir izlenim oluşturur.

5. Doğrulama ve Hatırlatma: Randevu tarihine yakın bir zamanda (genellikle bir hafta öncesinde) müşteriyle / bayiyle tekrar iletişime geçerek randevuyu doğrulamak ve hatırlatma yapmak faydalıdır. Bu şekilde profesyonellik sergilenmiş olur.

6. Geri Bildirim ve Takip: Ziyaret sonrası müşteriyle / bayiyle iletişim kurarak geri bildirim almak ve varsa çözülmesi gereken konuları takip etmek, memnuniyeti arttırır. Ziyaret sonrası, ziyaret notlarını da kendisine e-posta aracılığıyla iletmek, müşterinin / bayinin de konuları takibini kolaylaştıracak, saha personelinin profesyonelliğini de destekleyecektir.

Bu adımlar, ihracat saha personelinin ziyaretlerini daha etkili ve verimli bir şekilde gerçekleştirmesine yardımcı olacaktır.