Kurumsal Gelişimde Arama Konferansları ve Stratejik Planlama Çalıştayları

Bu yazıda; genellikle orta düzey yöneticiler tarafından ısrarla istenen ve önemi vurgulanan kurumlarda, zar zor da olsa üst düzey yönetim kadroları tarafından “Arama Konferansları”nın yapılmasına karar verildiğinde izlenmesi gereken yol haritasının, ilgilerinizi çekebileceğini umuyorum!

Arama konferansları; genellikle kuruluş tarihlerinden bu yana ciddi bir zaman geçmiş ve sektörlerinde belirli bir yer edinmiş olan şirketlerin, özellikle rekabet dünyasında sıkıntılı dönemler yaşamaya başladıklarında, gündemlerine gelmekte...

Bu konuda katılacak kişi sayısı ve gerekli turizm organizasyonu detaylarını bir kenara bırakıp, direkt olarak fazla vaktinizi almadan hemen konuya girmek istiyorum.

Diyelim ki, söz konusu olan; bundan 5-10 yıl veya daha önce kurulmuş, sektöründe ön planda olan, yaklaşık 20 kişilik yönetim ve 30 kişilik üretim kadrosu bulunan, internet sitesinde de ne zaman ve ne şekilde ortaya konduğunu bilemediğimiz misyonu vizyonu değerleri ve hedefleri yer alan, bir şirket! Veya bir Devlet Kurumu! Ya da önde gelen bir Sivil Toplum Kuruluşu!..

Neticede... Şirketinizin büyüklüğüne göre, eğer varsa alt şirketlerine de uygulayabileceğiniz veya departmanlar bazında ayrı ayrı kurum içi olarak da sergilenebilecek bu çalışmada ayrıca; misyon, vizyon, değerler, amaçlar ve hedefler’in daha önceden belirlenmiş olması, değişen ve gelişen zamana yönelik, onlarında güncellenmesi gerektiğini her zaman gündeme getirebilir.

Neyse... Gerekli tüm organizasyonlar yapıldı, tüm katılımcılar konferans düzeninde salonda yerini aldı. 2 veya 3 günlük arama konferansı + stratejik planlama çalıştayları başladı. (1.Gün)

Konusunda uzman bir Eğitmen arkadaşımız tarafından “kurumlaşma, kurum kültürü, iletişim, ekip çalışmaları, yönetim stratejileri ve rekabet” hakkında katılımcılara aktarılacak, konular;

• Kurum Kültürü ve Marka Olmak
• Ortak Değerler ve Kültür Oluşturmak
• Şirket Kültürünün Önemi ve Temel Değerleri
• Kurumsallaşma
• Yöneticilik ve Liderlik
• Yönetim ile Ekip Arasındaki Uyum
• Yönetimin Temel Süreçleri
• Misyon + Vizyon + İlkeler/Değerler + Amaçlar + Hedefler
• PEST Analizi (Sektörle ilgili; Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik Beklentiler)
• SWOT Analizi (Güçlü ve Zayıf Yönlerimiz + Önümüzdeki Fırsatlar ve Olası Tehditler)
• TOWS Matrisi (Zayıf yönlerimizi iyileştirmede, tehditlere karşı fırsatlar ve güçlü yönlerimiz)
• Ulusal ve Uluslararası Pazarlar - Pazar Payları - Rakipler ve Rekabet... şeklinde yer alır!..

Kurum Kültürü; tüm paydaşlar ve çalışanlar tarafından, ortak değerler ve aidiyet duygusuyla belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için, kurumsal iletişim ahengi içinde, tüm hedef kitle ile birlikte oluşturulan, bir yol haritasıdır! Bu yol haritasının kısa adı da "Marka"dır!.. Diyerek başlayan bu bilgi aktarımları, diğer bilgilerin tekrar hatırlatmalarıyla devam eder.

Sonuçta ortaya çıkan tabloda; kurumları ve ekipleri, amaç ve hedeflerine ulaştırabilmek için, mevcut ve elde edilebilecek kaynakları, en iyi şekilde kullanabilme sanatı olan yönetim sanatı ilkeleriyle, “misyonumuzdan - vizyonumuza giden yolda, kişilerden bağımsız olarak kuralların belirlenmesi, standartların saptanması, prosedürlerin netleştirilmesi ve harekete geçilmesi” şeklindeki “Kurumlaşma/Kurumsallaşma” tanımıyla...

Bir kurumun var olma nedenini ve bunu kimler için yaptığını ortaya koyan Misyon, gelecekte ulaşmak istediği yeri anlatan Vizyon, tüm bunları gerçekleştirirken bağlı kalmaya söz verdiği İlkeler/Değerler bazında, orta ve uzun vadede gerçekleştirmek istediği Amaçları belirlemek ve de bunları daha kısa vadeli Hedefler haline getirerek, kurumun tüm kaynaklarını harekete geçirmek, şeklinde olan “Stratejik Planlama”nın ana hatlarına ait genel bilgiler, netlik kazanır.

2.Gün ise; tüm katılımcıların, toplam katılımcı sayısına göre herhangi bir kıstas söz konusu olmaksızın ve genellikle kura çekilerek belirlenen, 5 er veya 10 ar kişilik gruplara ayrılarak, “Çalıştay” masalarında yerlerini almasıyla başlar. Her masa için bir “Sözcü” belirlenir...

İlk planda; birinci gün yapılan eğitim çalışmalarının kısa kısa hatırlatmaları, kurum içi iletişim kuralları çerçevesinde sorunlara bakış açıları ve problemlere yaklaşım tarzları, ekip çalışması ve dayanışma örnekleriyle, aidiyet duygusuna ait atölye çalışmaları yer alır.

Kurumun kısa bir tarihçesinin, yani nereden - nereye geldiğinin bir kurum yetkilisi tarafından anlatılması sonrasında aktarılan bilgiler çerçevesinde, katılımcılardan, kurumun; misyonu + vizyonu + ilkeleri/değerleri + amaçları ve hedefleri doğrultusundaki görüşlerini, 3 er cümle ile önlerindeki küçük kağıtlara yazarak, masa sözcülerine iletmeleri istenir. (Toplam 30 dakika)

Masa sözcüleri; bilgisayar desteği ile tüm görüşleri, yazılı hale getirir. Daha sonra her konuda aynı içeriği ifade eden görüşler sadeleştirilerek, her konuda - her masanın net ifadeleri ortaya çıkar. Aynı sadeleştirme tüm masaların görüşleri arasında da yine bilgisayar desteği ile yapılır.

Böylece; ortaya çıkan yeni tanımlar, çalıştayın bundan sonraki çalışmalarına ışık tutar...

Sonra da; salondaki tüm katılımcıların Pest Analizi (Stratejik planlama yaparken içerisinde yer aldığımız coğrafi ve lojistik anlamda dış çevresel oluşumları incelememize yarayan, bunların bizim üzerimizdeki etkilerinin neler olduğunu ve olabileceğini görmekte kullandığımız ve de Politik - Ekonomik - Sosyal - Teknolojik anlamda, çevrelerin ne olduğunu ve nereye gitmekte olduğunu gösteren bir analizdir. Duruma göre bu çevresel konulara; hukuki gelişmeler, etik kurallar ve demografik/nüfus bilimi de dahil edilebilir...) faktörlerini dikkate alarak, Swot (!) Analizi değerlendirmelerini yapmaları, yani - kuruma ait güçlü taraflarımızı, zayıf yönlerimizi, önümüzdeki fırsatları ve karşımızdaki tehditleri, 3 er cümle ile kağıda dökmeleri istenir.

Kağıda dökülen tüm görüşler, masa sözcülerine iletildikten sonra yine bilgisayar desteği ile görüşler arasında sadeleştirmeler yapılarak, kurumun; güçlü ve zayıf yönleri ile fırsatları ve tehditleri, netlik kazanır.

Bu noktada stratejik planlama yaparken; güçlü yönlerimizi aynı noktalarda tutmaya çalışmak ve Tows Matrisi (Swot Analizinin tersi gibi düşünülerek yapılan çapraz uygulama şeklinde (!)) ile zayıf yönlerimizde iyileştirme projelerini ortaya koymak, ilk esastır. Daha sonra ise, Swot Analizi ile tespit ettiğimiz; güçlü yönlerimizi (G) önümüzde yakalayabileceğimiz fırsatlarla (F) pekiştirip, kurumumuzun dış tehditlere (T) olan hassasiyetini azaltmak ve de zayıf yönlerimizi (Z) güçlendirmek için, bu durumları kurumumuz lehine değerlendirmek gerekir. Yani...

• G / F - Stratejileri; Kurumun “Güçlü” taraflarını destekleyen “Fırsatları” belirlemek ve değerlendirmek için, geliştirilen projelerdir...
• G / T - Stratejileri; Kurumun dış “Tehditlere” karşı hassasiyetini azaltmak için, departmanların “Güçlü” yanlarının nasıl kullanılması gerektiğini ortaya koyan projelerdir...
• Z / F - Stratejileri; Kurumun “Zayıf” yönlerini kuvvetlendirmek için, “Fırsatları” kullanarak geliştirilen projelerdir...
• Z / T - Stratejileri; Kurumun “Zayıf” yönlerinin olası dış “Tehditlerden” etkilenmesini engellemek için, savunma planları hazırlamaya yarayan projelerdir...

Bu şekilde yapılması gereken işler, çalışma takvimi, proje sorumluları ve ekipleri belirlenir!..

Belirlenen takvime göre belirli periyotlarla yapılacak; projelerin uygulama kontrolleri ve performans ölçümleme çalışmaları, arama konferanslarının diğer aşamalarını oluşturur.

Bu aşamalar için, çalışma sonrasında veya daha sonra; çalışan memnuniyeti, işveren markası, Aidiyet/MutluMarka anketleri ile çalışan performans değerlendirme anketleri de yapılabilir...

Ayrıca, çalışanlarında katkı ve katılımda bulunduğu sosyal sorumluluk projelerinin yanında, kurumsal sosyal sorumluluk adına, eğer daha önce imzalanmamışsa, sürdürülebilirlik ilkeleri açısından “Birleşmiş Milletler - Küresel İlkeler Sözleşmesi”nin; üst düzey yönetim tarafından imzalanması ve her yıl düzenli olarak raporlanması, itibar yönetimi yönünden kurumunuza uluslararası bir güzellik katacaktır.

Sonuçta; zayıf ve güçlü yönlerimiz ile ilgili yapılması gereken hamleleri ve projeleri ortaya koymak, proje sorumlularını ve işleri yapacak ekipleri tespit etmek, projelerin takvimlerini belirlemek, gerekli maddi ve manevi kaynakları sağlamak, motivasyonu yüksekte tutmak, mobbing’e geçit vermemek, çalışanlara değer vermek, kurumlaşma’nın temel ilkeleridir!..