Şirket içi İletişim Bariyerleri Nasıl Aşılır?

Şirketlerde departman çalışanları ve yöneticileri çoğunlukla takım çalışmasını “kendi departmanlarının iç uyumu ve işbirliği” olarak algılarlar. Bunun sonucunda şirket genelinde bir pürüz veya beklenmedik problem yaşandığında, departmanları bir “aklanma” kaygısı basar… “Aman bizden olmasın da, biz işimizi yapalım başkaları düşünsün” denir. Departman içinde yaşananlar da başka çalışanlar tarafından duyulmasın diye itina gösterilir. Atalarımız hani demiş ya “Kol kırılır, yen içinde kalır” diye.

Egolar Çatışıyor

Çok gözlemlediğim olguların başında geliyor. Ego çatışması… Şirkette her departman değerlidir, her çalışan kendi uzmanlık alanında şirketi bir adım öne taşımayı bunun yanında takdir edilmeyi ve mükafatlandırılmayı bekler.

Bir noktada şayet kimin kimden daha değerli, daha faydalı olduğuna dair adı konmamış ama rekabete dayalı bir çekişme var ise iletişimsizlik de maalesef başlar. “Ben ona gidip bilgi vermem” veya “Neyi konuşacağız, arasın sorsun söyleyelim/verelim” bunları çok sık duyuyorsanız işlerin ters gitme olasılığı yüksektir.

Büyük egolar biraz da üst yönetimin suçudur. Birilerini veya bazı departmanları başkalarının yanında gereğinden fazla övmek, önem yüklemek, önde tutmak, o kişi ve departmanların yanlış düşünce ve davranışlara yönelmesine sebep olabilmektedir.

Pürüzler büyüyüp işler sarpa sardığında herkes eteklerindekini dökmeye başlar. “Hiç sormadın ki” Hiç söylemedin ki”… Bunlar size de tanıdık geliyor mu?

Bildirmek, Karşı Tarafın Doğru Anladığı Anlamına Gelmiyor

Bazen de, gerekli bilgilendirme ve iletişimde şu karşımıza çıkıyor: “Biz söyledik” “Ben anlattım izah ettim” “Bildirdik”….

Çocukarın bir oyunu vardır hani adı kulaktan kulağa. Birisi bir tamlama veya cümle söyler, çocuklar sıra ile bir sonraki çocuğun kulağına hızlıca fısıldar. Sıranın sonundaki çocuk yüksek sesle cümle veya tamlamayı çocuklara söylediğinde orijinal cümle veya tamlamadan alakasız bir şeye dönüştüğü gözlemlenir. Özetle, siz ne bildirdiniz, karşı taraf nasıl anladı önemlidir.

Şirketlerde Snob Kültürü

İletişime açıklık başka bir faktördür. İnsanların birbirlerini dinlemeye açık olmaları gerekiyor. Elemanın uzmana, uzmanın şefe, şefin müdüre, müdürün genel müdüre açık, iletişime açık olması gerekiyor. İçe dönük yaklaşım ile her bireyin hücresel boyutta işini yapıyor olması şirketlerde iletişimsizliği büyütür.

Daha Rahat ve Etkili Bir İç İletişimi Nasıl Kurabiliriz?

Egoları küçültün. Şirkette herkes ve her departman değerlidir. Birileri ile konuştunuz diye ne siz küçülürsünüz, ne de karşı taraf büyür.

Günümüz koşullarında neyin telefonda, neyin yüz yüze ve neyin yazılı olarak iletilmesi gerektiği aslında ortadadır.

Şirketlerde departman müdürleri toplantı haricinde birbirlerini daha sık ziyaret etmeli, belki bir çay, kahve eşliğinde bir araya gelmelidir. Bu kesinlikle zaman veya mesai kaybı değildir. Bir çok öngörülemez olayın önlemini almayı sağlayabilir.

Öte yandan,sipariş, toplantı, termin, fiyat, veri vb gibi şeyler kesinlikle yazılı iletilmelidir. Bazı önemli konular ayaküstü konuşulabilir ve sonuca bağlanabilir, ancak muhakkak ertesinde, mail ortamında ilgli kişiler de karbon kopya konarak yazıya dökülmelidir.

Günümüz iletişim metotlarında grup veya ikili whatsapp, telegram vb mesajları da resmi kabul edilmekte ve tarafları bağlayıcı nitelik taşımaktadır.

İletilen bilginin karşı tarafça nasıl anlaşıldığı ve yorumlandığı da teyit edilmelidir. Önemli bir e-mailden sonra muhatap paydaşı telefonla arayarak veya konuşarak doğru anlaşılıp anlaşılmadığını öğrenmek belki sadece birkaç dakikanızı alacak, ama belki de çok büyük hataların yapılmasını önleyecektir.