Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Ofis içi iş akışının en önemli unsurlarından biri, yaratılan ya da elde edilen belge ve dokümanlardır. Bir bakıma faaliyetlerinizin somut göstergesi, iş akışı hacminizin, hızının ve çeşitliliğinin birer delilidir bunlar.

İş yaşamı ve kapsamı genişledikçe, belge ve dokümanların elde edilmesi, saklanması, istendiğinde aranıp bulunması ya da ilgili yerlere iletilmesi ciddi bir mesai yaratmaya, hatta zaman ve emek açısından verimlilik kaybına yolaçmaya başlamıştır. Öyle ki bu durum, çalışanların zamanlarını asıl mesailerine yoğunlaştırmasını engelleyip, büyük oranda belge tasnifi ya da aramasına yönlendirmeleri sonucunu doğurmaktadır.

Bilgisayar ve Internet teknolojilerinin ofislere girmesiyle de belge ve doküman hacminde büyük bir artış yaşanmıştır. Bunun yanında bilgisayar teknolojisi çözümü de beraberinde getirmiş, basılı belge dönüşümünü sağlayarak, "kağıtsız ofis" ortamı oluşturma yolunda da önemli bir adım attırmıştır.

Doküman yönetimi, özellikle de elektronik doküman yönetimi kavramı bu gelişme sonucu önem kazanmaktadır. İş akışlarının bilgisayar teknolojilerinin de devreye girmesiyle belli bir otomasyona geçmesi sayesinde, doküman yönetimi uygulamak bir zorunluluk haline gelmeye başlamıştır. Öyle ya, ofis içi otomasyonun neferleri olan bilgisayarlar, bağlı çevre birimleri faks, yazıcı vs. gibi belge üretici ve iletici modüller, Internet ve yerel ağların da olanaklarıyla bilgi ve belge kusan makinelere dönmektedir. Bu bilgi bombardımanının iyi yönetilmediği durumda iş akışında yaratacağı verimsizlik ve karmaşa ortadadır.

Elektronik doküman yönetimi için çok sayıda tanım bulabilirsiniz. Genel olarak söylenen teknik tanım şudur: "İş akışının yarattığı bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerin değerlendirilmesi, kullanılması, iletilmesi, istendiği zaman kolayca aranıp bulunması ve saklanması gibi işlevleri yönlendiren elektronik kontrol ve yönetim faaliyetleri bütününe elektronik doküman yönetimi denir."

Aslında teknik tanımları bir yana bırakıp şunu söyleyebiliriz: Doküman yönetimi, ofis ya da firma hafızasını düzenleyen bir sistemdir. Bu konuda oluşacak bir problem, firma açısından "hafıza kaybından" farksızdır. Firma içi tüm belge ve bilgiler o firmanın hafızasıdır çünkü. Tıpkı insan beyni gibi yaşadığımız anıları bir düzene koyup, gerektiğinde onu hatırımıza getiren bir sistemdir. İnsan beyni en gelişmiş elektronik işlemci, insan hafızası da en gelişmiş elektronik veritabanı olduğuna göre, ofis içi doküman yönetiminde verimlilik sağlamanın yolu, insan beyninden örnek alarak bunu elektronik ortama taşıyabilmekten geçiyor.

Dokümanların ayrımını yaptığımızda da insan beyninin bazı işlevlerini görebiliriz. Örneğin yakın zaman için yaşadığımız önemsiz ve rutin olaylar kısa süreli hafızamızda kalır, sonra silinir. Buna rağmen uzak geçmişte yaşadığımız kimi önemli anılarda hafızamızdaki canlılığını korur. Dokümanlar da iş akışımız içinde benzer bir ayrıma sahiptir. Elektronik doküman yönetiminde bu ayrım "yapılandırılmış ve yapılandırılmamış"veriler olarak tanımlanır.

Yapılandırılmış veriler, kurumsal stratejileri, planları, bilançoları, finansal belgeleri, pazarlama, müşteri ilişkileri, tedarik yönetimleri gibi işlevlerin plan ve raporları vs. kapsayan, kurumsal faaliyetlerin can damarını oluşturan dokümanlardır. Bunlar elektronik veritabanında saklanır, kontrol edilir, iletilir, kullanılır ya da güncellenir. Kurumsal hafızanın derin kısmını bu dokümanlar içerir.

Yapılandırılmamış veriler ise, e-mail mesajları, faks çıktıları, yazılı notlar, çalışma notları, postalar, faturalar, ofis içi belgeler vs gibi daha önemsiz, rutin, devamlılığı olan, buna karşın zaman kaybetmeden değerlendirilmesi gerekebilecek dokümanlardır. İnsan hafızası örneğini verirken, günlük yaşanan rutin olayların kısa sürede hafızada kalıp sonra silindiğinden bahsetmiştik. Bu tür belgeler de rutin çalışmalar içinde, iş akışının devamlılığını sağlayan, rutin ve sürekliliği olan, kısa sürede silinen ya da atılan bilgilerdir.

İşte doküman yönetiminin de amacı, firmanın hafızasını oluşturan bu verileri, sağlıklı şekilde ayrımını yapmak ve gerekli olanları elektronik veritabanına, doküman yönetimi yazılımları aracılığıyla aktarımını yapmaktır. Bu şekilde bilgi ve veri birikimi önlenmiş olur, belge ve bilgiye boğulmuş bir ofis ortamından, kağıtsız ve verimli çalışan bir ofis ortamına geçiş sağlanır.

Ofis içi çalışmaların önemli bir bölümünün, yapılandırılmamış verileri düzene sokmak, bu veriler içinde gerekli olanı aramakla, iletmekle (Araştırmalar, firma içindeki dokümanın %75´ini bu tür yapılandırılmamış belgelerin oluşturduğunu gösteriyor) yani belgeleri yönetmeye çalışmakla geçtiğini gözönüne alırsak, doküman yönetiminin önemi daha bir belirgin ortaya çıkıyor.

Elektronik doküman yönetiminin amaçlarını başlıklarla şöyle özetleyebiliriz,

  • Gerekli bilginin defalarca kullanımını sağlarken, gereksiz bilginin birikmesine fırsat vermeden elenmesini sağlayan bir otomasyon kurmak. İnsan beyninin işlevini bu şekilde ofis ortamına aktarıp, sağlıklı bir firma hafızası yaratmak.
  • Bilgi ya da verilerin, elektronik ortamda ofis içi herhangi bir noktadan kolayca erişilebilir, kaydedilebilir, denetlenebilir ve güncellenebilir olmasını sağlamak.
  • Dışsal etkilere (Yangın, deprem, sel, terör vs.) karşı korumasız olan basılı belge ve dokümanların arşivlenmesi, yedeklenmesi ve tehlike anında kolayca başka bilgisayarlara aktarımını yapabilmesi konusunda merkezi bir elektronik altyapı olanağına kavuşmak.
  • İş akışını engellemeyen, bizzat akışa katkıda bulunan bir belge giriş-çıkışı sistemi yaratmak.
  • Müşteriler, firma dışı kurumlar vs. ile ilişkilerde hız kazanmak, zamanında yanıt verebilmek.
  • Firma çalışanlarının huzurlu, verimli ve ortaklaşa çalışmalarının zeminini hazırlamak, çalışanların kendilerini asıl mesailerine odaklanmalarına yardımcı olmak.
  • Zaman, emek ve maliyet kaybını en aza indirmek.


Peki etkin doküman yönetimi uygulamanın kısa vadede getirileri nelerdir dersek şunları gösterebiliriz,

  • Firmanın kurumsal içeriğinin kalitesinin artması
  • Basılı dokümana oranla, elektronik belge ve dokümanları hazırlama maliyetlerinin düşük olması.
  • Belge erişimi ve kontrolünün kolaylaşması
  • Belge birikimini önleyip, belge ve dokümanları kolay şekilde yönetilir hale gelmesi, tekrar tekrar kullanımı olan belgelerle, tek kullanımlı belgelerin kolaylıkla ayrıştırılması.

Ofis içi iş akışı gün geçtikçe teknolojiyle bütünleşmekte. Bu bütünleşme yeni yönetim anlayışları, yeni ihtiyaçlar, yeni kurumsal çözümler üretiyor. Teknolojik olanakları doğru kullanabilme yolunda istekli ve kararlı firmalar da bu sayede daha verimli ve işlevli ofis çalışma koşullarının oluşmasını sağlıyor.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
41569 kere okundu

Etiketler: ofis belge doküman yönetimi

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Hedef Belirleme ve Hedeflerinizi Hayata Geçirmenin 8 Adımı
İş yerinde Mutlu Olmanın Yolları
Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi
Ofis aydınlatması nasıl olmalıdır?
Etkili Dinleme Teknikleri
Yeni Nesil Ofisler
Beden Dilinin Etkin Kullanımı
Ofiste Ergonomi
Dijital baskı kalıcı olacak
Çalışanlarda Performans Düşüklüğü
Ergonomi nedir?
Hayal Kurmanın Önemi, Hayal Etmenin Gücü ve Motivasyonu
Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?
Monitör ve masa yerleşimi
Kendini Tanımak ve Kendini Geliştirmenin Önemi

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

İthalatta Gözetim Uygulanmasına İlişkin Tebliğ (No: 2012/1) yayınlandı.

İthalatta Gözetim Uygulanmasına İlişkin Tebliğ (No: 2012/1) yayınlandı.

10 Ocak 2012 tarihli ve 28169 sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Tebliğ ile ;

OFİS VE İNSAN

Çalışma Hayatında Gelecek Dijital İK ile İnşa Edilecek

Çalışma Hayatında Gelecek Dijital İK ile İnşa Edilecek

Bir önceki makalemi okuyan sevgili dostlarımın hatırlayacağı üzere, konu; iş dünyamızdaki kuşak çatışmaları ve bunun insan kaynaklarına yansıması ve de kuşaklararası hoşgörü/anlayışın, kariyer planlamasındaki önemiyle ilgili bir takım görüşlere yer vererek, kurumsallaşma ya da kurumsallaşamama üzerine, ilginç değerlendirmeler şeklindeydi.

Ofis Aydınlatması

Ofis Aydınlatması

Ofis aydınlatması ya da işyeri ışıklandırma düzeni, hem sağlık hem de çalışma verimliği açılarından üzerinde durulması gereken konular. İşyerinin her şeyden önce personelin huzurlu çalışmasına olanak verecek bir atmosfere sahip olması hepimizin kabul ettiği bir gerçektir.

İŞ DÜNYASI

Deloitte “Kamu Sektöründe Finansal Otorite Olmak” raporu

Deloitte “Kamu Sektöründe Finansal Otorite Olmak” raporu

Deloitte kamu yönetiminde finans fonksiyonunu tüm boyutlarıyla inceleyen kapsamlı bir rapor yayınladı.

HUKUK / MUHASEBE

Şirketlerin Verdiği Eğitim Bursları Gider Yazılır mı?

Şirketlerin Verdiği Eğitim Bursları Gider Yazılır mı?

Gelir Vergisi Kanunumuzda bu konuda yer alan düzenlemelere göre, verilen bursların gider olarak değerlendirilmesi için öncelikle bursun işle ilgili olması yani burs alan öğrencinin bursun bitiminde ilgili işletmede görev alması gerektiği yönündedir.