Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Ofis içi iş akışının en önemli unsurlarından biri, yaratılan ya da elde edilen belge ve dokümanlardır. Bir bakıma faaliyetlerinizin somut göstergesi, iş akışı hacminizin, hızının ve çeşitliliğinin birer delilidir bunlar.

İş yaşamı ve kapsamı genişledikçe, belge ve dokümanların elde edilmesi, saklanması, istendiğinde aranıp bulunması ya da ilgili yerlere iletilmesi ciddi bir mesai yaratmaya, hatta zaman ve emek açısından verimlilik kaybına yolaçmaya başlamıştır. Öyle ki bu durum, çalışanların zamanlarını asıl mesailerine yoğunlaştırmasını engelleyip, büyük oranda belge tasnifi ya da aramasına yönlendirmeleri sonucunu doğurmaktadır.

Bilgisayar ve Internet teknolojilerinin ofislere girmesiyle de belge ve doküman hacminde büyük bir artış yaşanmıştır. Bunun yanında bilgisayar teknolojisi çözümü de beraberinde getirmiş, basılı belge dönüşümünü sağlayarak, "kağıtsız ofis" ortamı oluşturma yolunda da önemli bir adım attırmıştır.

Doküman yönetimi, özellikle de elektronik doküman yönetimi kavramı bu gelişme sonucu önem kazanmaktadır. İş akışlarının bilgisayar teknolojilerinin de devreye girmesiyle belli bir otomasyona geçmesi sayesinde, doküman yönetimi uygulamak bir zorunluluk haline gelmeye başlamıştır. Öyle ya, ofis içi otomasyonun neferleri olan bilgisayarlar, bağlı çevre birimleri faks, yazıcı vs. gibi belge üretici ve iletici modüller, Internet ve yerel ağların da olanaklarıyla bilgi ve belge kusan makinelere dönmektedir. Bu bilgi bombardımanının iyi yönetilmediği durumda iş akışında yaratacağı verimsizlik ve karmaşa ortadadır.

Elektronik doküman yönetimi için çok sayıda tanım bulabilirsiniz. Genel olarak söylenen teknik tanım şudur: "İş akışının yarattığı bilgi, belge, doküman gibi yazılı ya da görsel öğelerin değerlendirilmesi, kullanılması, iletilmesi, istendiği zaman kolayca aranıp bulunması ve saklanması gibi işlevleri yönlendiren elektronik kontrol ve yönetim faaliyetleri bütününe elektronik doküman yönetimi denir."

Aslında teknik tanımları bir yana bırakıp şunu söyleyebiliriz: Doküman yönetimi, ofis ya da firma hafızasını düzenleyen bir sistemdir. Bu konuda oluşacak bir problem, firma açısından "hafıza kaybından" farksızdır. Firma içi tüm belge ve bilgiler o firmanın hafızasıdır çünkü. Tıpkı insan beyni gibi yaşadığımız anıları bir düzene koyup, gerektiğinde onu hatırımıza getiren bir sistemdir. İnsan beyni en gelişmiş elektronik işlemci, insan hafızası da en gelişmiş elektronik veritabanı olduğuna göre, ofis içi doküman yönetiminde verimlilik sağlamanın yolu, insan beyninden örnek alarak bunu elektronik ortama taşıyabilmekten geçiyor.

Dokümanların ayrımını yaptığımızda da insan beyninin bazı işlevlerini görebiliriz. Örneğin yakın zaman için yaşadığımız önemsiz ve rutin olaylar kısa süreli hafızamızda kalır, sonra silinir. Buna rağmen uzak geçmişte yaşadığımız kimi önemli anılarda hafızamızdaki canlılığını korur. Dokümanlar da iş akışımız içinde benzer bir ayrıma sahiptir. Elektronik doküman yönetiminde bu ayrım "yapılandırılmış ve yapılandırılmamış"veriler olarak tanımlanır.

Yapılandırılmış veriler, kurumsal stratejileri, planları, bilançoları, finansal belgeleri, pazarlama, müşteri ilişkileri, tedarik yönetimleri gibi işlevlerin plan ve raporları vs. kapsayan, kurumsal faaliyetlerin can damarını oluşturan dokümanlardır. Bunlar elektronik veritabanında saklanır, kontrol edilir, iletilir, kullanılır ya da güncellenir. Kurumsal hafızanın derin kısmını bu dokümanlar içerir.

Yapılandırılmamış veriler ise, e-mail mesajları, faks çıktıları, yazılı notlar, çalışma notları, postalar, faturalar, ofis içi belgeler vs gibi daha önemsiz, rutin, devamlılığı olan, buna karşın zaman kaybetmeden değerlendirilmesi gerekebilecek dokümanlardır. İnsan hafızası örneğini verirken, günlük yaşanan rutin olayların kısa sürede hafızada kalıp sonra silindiğinden bahsetmiştik. Bu tür belgeler de rutin çalışmalar içinde, iş akışının devamlılığını sağlayan, rutin ve sürekliliği olan, kısa sürede silinen ya da atılan bilgilerdir.

İşte doküman yönetiminin de amacı, firmanın hafızasını oluşturan bu verileri, sağlıklı şekilde ayrımını yapmak ve gerekli olanları elektronik veritabanına, doküman yönetimi yazılımları aracılığıyla aktarımını yapmaktır. Bu şekilde bilgi ve veri birikimi önlenmiş olur, belge ve bilgiye boğulmuş bir ofis ortamından, kağıtsız ve verimli çalışan bir ofis ortamına geçiş sağlanır.

Ofis içi çalışmaların önemli bir bölümünün, yapılandırılmamış verileri düzene sokmak, bu veriler içinde gerekli olanı aramakla, iletmekle (Araştırmalar, firma içindeki dokümanın %75´ini bu tür yapılandırılmamış belgelerin oluşturduğunu gösteriyor) yani belgeleri yönetmeye çalışmakla geçtiğini gözönüne alırsak, doküman yönetiminin önemi daha bir belirgin ortaya çıkıyor.

Elektronik doküman yönetiminin amaçlarını başlıklarla şöyle özetleyebiliriz,

  • Gerekli bilginin defalarca kullanımını sağlarken, gereksiz bilginin birikmesine fırsat vermeden elenmesini sağlayan bir otomasyon kurmak. İnsan beyninin işlevini bu şekilde ofis ortamına aktarıp, sağlıklı bir firma hafızası yaratmak.
  • Bilgi ya da verilerin, elektronik ortamda ofis içi herhangi bir noktadan kolayca erişilebilir, kaydedilebilir, denetlenebilir ve güncellenebilir olmasını sağlamak.
  • Dışsal etkilere (Yangın, deprem, sel, terör vs.) karşı korumasız olan basılı belge ve dokümanların arşivlenmesi, yedeklenmesi ve tehlike anında kolayca başka bilgisayarlara aktarımını yapabilmesi konusunda merkezi bir elektronik altyapı olanağına kavuşmak.
  • İş akışını engellemeyen, bizzat akışa katkıda bulunan bir belge giriş-çıkışı sistemi yaratmak.
  • Müşteriler, firma dışı kurumlar vs. ile ilişkilerde hız kazanmak, zamanında yanıt verebilmek.
  • Firma çalışanlarının huzurlu, verimli ve ortaklaşa çalışmalarının zeminini hazırlamak, çalışanların kendilerini asıl mesailerine odaklanmalarına yardımcı olmak.
  • Zaman, emek ve maliyet kaybını en aza indirmek.


Peki etkin doküman yönetimi uygulamanın kısa vadede getirileri nelerdir dersek şunları gösterebiliriz,

  • Firmanın kurumsal içeriğinin kalitesinin artması
  • Basılı dokümana oranla, elektronik belge ve dokümanları hazırlama maliyetlerinin düşük olması.
  • Belge erişimi ve kontrolünün kolaylaşması
  • Belge birikimini önleyip, belge ve dokümanları kolay şekilde yönetilir hale gelmesi, tekrar tekrar kullanımı olan belgelerle, tek kullanımlı belgelerin kolaylıkla ayrıştırılması.

Ofis içi iş akışı gün geçtikçe teknolojiyle bütünleşmekte. Bu bütünleşme yeni yönetim anlayışları, yeni ihtiyaçlar, yeni kurumsal çözümler üretiyor. Teknolojik olanakları doğru kullanabilme yolunda istekli ve kararlı firmalar da bu sayede daha verimli ve işlevli ofis çalışma koşullarının oluşmasını sağlıyor.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
42003 kere okundu

Etiketler: ofis belge doküman yönetimi

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Ergonomik Kullanım: Klavye ve Mouse
Ev Ofis Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları
Ayaküstü Sohbet Etme Sanatı
Zor İnsanlarla Nasıl Başa Çıkılır?
Etkili Dinleme Teknikleri
Dijital baskı kalıcı olacak
Ev Ofis - Evden Çalışmak İle İlgili Sık Sorulan Sorular
Başarılı Olmak, Başarmak İçin İzlenmesi Gereken 7 Adım
Teknolojik değişim ve yeni ofis düzeni
Kendini Tanımak ve Kendini Geliştirmenin Önemi
Ofis aydınlatması nasıl olmalıdır?
Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi
Monitör ve masa yerleşimi
Vakit Nakit midir? Vaktin Önemi Nedir?
Ofis ortamında bilgisayar ağı kurulumu

DIŞ TİCARET

İhracat Şekline Göre KDV İstisna ve İade Uygulamaları

İhracat Şekline Göre KDV İstisna ve İade Uygulamaları

İhracat Şekilleri, Dış Ticaret Müsteşarlığınca yayınlanmış olan İhracat Yönetmeliği ile düzenlenmiştir. Yönetmelik, 22.12.1995 tarih ve 95/7623 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan İhracat Rejimi Kararına dayanılarak hazırlanmaktadır.

OFİS VE İNSAN

Ofiste Ergonomi

Ofiste Ergonomi

Günümüzde ergonomi kavramı yapılan iş ve insanın çalışma gücünün maximum düzeyde dengelenmesi ve bir yandan çalışanın sağlığını korurken, bir yandan da verimliliğin artmasını da içermektedir.

Çalışma Hayatında Gelecek Dijital İK ile İnşa Edilecek

Çalışma Hayatında Gelecek Dijital İK ile İnşa Edilecek

Bir önceki makalemi okuyan sevgili dostlarımın hatırlayacağı üzere, konu; iş dünyamızdaki kuşak çatışmaları ve bunun insan kaynaklarına yansıması ve de kuşaklararası hoşgörü/anlayışın, kariyer planlamasındaki önemiyle ilgili bir takım görüşlere yer vererek, kurumsallaşma ya da kurumsallaşamama üzerine, ilginç değerlendirmeler şeklindeydi.

İŞ DÜNYASI

Riskler ve Fırsatların Işığında Verginin Püf Noktaları

Riskler ve Fırsatların Işığında Verginin Püf Noktaları

Deloitte, vergisel risk ve fırsatların analizinin, işletmelerin gözünden kaçan temel vergi konularını ortaya çıkartmak için büyük önem taşıdığını belirtti.

HUKUK / MUHASEBE

Şirketlerin Verdiği Eğitim Bursları Gider Yazılır mı?

Şirketlerin Verdiği Eğitim Bursları Gider Yazılır mı?

Gelir Vergisi Kanunumuzda bu konuda yer alan düzenlemelere göre, verilen bursların gider olarak değerlendirilmesi için öncelikle bursun işle ilgili olması yani burs alan öğrencinin bursun bitiminde ilgili işletmede görev alması gerektiği yönündedir.