Ev Ofis - Evden Çalışmak İle İlgili Sık Sorulan Sorular

Ekonomik kriz ile birlikte işlerini kaybettikten sonra, “home-office” – yani ev- ofis çalışanların sayısında ciddi bir artış gözlemleniyor. Pek çok kişi uzmanı oldukları konuya ilişkin başta internet tabanlı olmak üzere, danışmanlık, dönemsel projeler ve benzeri iş imkanlarına yönelmeyi tercih ediyor. Bu noktada da en ekonomik çözüm olan evden çalışmayı tercih ediyorlar. Bir önceki makalemden sonra (Ev Ofis Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları) birçok soru ile karşılaştım. Ev-ofis çalışma ile ilgili sık sorulan soruları ve yanıtlarını bu makalemde aktarmaya çalışacağım.

S1: “Ev-Ofis” çalışmaya başlamak maliyetli midir? Evden çalışmaya karar verdim, bunun için ne kadar bütçe ayırmalıyım?

“Ev-Ofis” çalışmanın maliyeti sizin iş alanınıza ve ne tür bir iş yapacağınıza bağlı olarak değişir. İlk önce uzmanlık alanınız ve buna bağlı sağlamayı planladığınız hizmetin ana şemasını oluşturmalısınız. Standart donanımlara ek olarak farklı ihtiyaçlarınız olacak mı? Örneğin bir faks makinesi her sektör için de elzem bir gereç değilken sözleşme yoğunluğu yaşanacak bir alanda gerekliliği tartışılmazdır. Standart bir ofiste bulunması gerekli her donanım da sizin için ihtiyaç olmayabilir. Bu yüzden ihtiyaçlarınızı belirleyen bir liste yapmalısınız. Ev-ofis çalışmak bedelsiz bir çalışma biçimi değildir. Gün boyu işlerinizi yönetmek için bugüne değin çalışmakta olduğunuz iş yerinin ofisini kullandınız ve eviniz genellikle o saatlerde boştu. Şimdi elektrik, ısınma, telefon gibi giderlerinizde artış olacağını bilmeniz gerekir. Evden çalışmak demek dışarıda geçirdiğiniz zaman dilimlerindeki harcamalarınızı evden gerçekleştireceğiniz anlamına gelir. Öğlen yemekleri, gün boyu içilen kahve-çay, hatta zaman zaman eğer müşterilerinizi evden ağırlamak, çözüm ortaklarınızla toplantı yapmak gibi ihtiyaçlarınız olacak ise bunu da gider kalemine eklemelisiniz.

S2: Ev-Ofis çalışmaya başladığımda nasıl bir donanıma ihtiyaç duyacağım?

Yukarıda kısaca bahsettiğim üzere ev-ofis çalışma hayatında ihtiyacınız olan donanım sizin çalışma hayatınıza bağlıdır. Yine de daha genel bir bakışla hangi malzemelere ihtiyaç duyabileceğinizi isimlendirmeye çalışayım: Bir bilgisayar, telefon, iyi bir internet bağlantısı, printer, scanner, fotokopi ve fax makinesi. Ben kendi adıma laptop ile çalışmayı tercih etsem de ekstra bir monitör bağlantısına ihtiyaç duyduğumu zaman içinde fark ettim. Böylece laptop’ımı desktop olarak da kullanabiliyorum ve çift monitör kullanarak ihtiyaçlarını karşılayabiliyorum. Bilgisayarınızın donanımı da bu noktada önemli… Daha çok kullanmak durumunda olduğunuz programların bilgisayarınıza yüklenmesi önemlidir.

S3: Ev Ofis çalışırken daha kurumsal, ciddi görünmek için ne yapmalıyım?

Sizi kurumsallıktan uzak gösterecek olan ofisinizi eve taşımanız değil, ev ofis çalışma disiplinini kurgulayamamanız olur. Ev-ofis çalışmanın da kendi içinde dinamikleri vardır. Öncelikle bunları yerine getirdiğinizden emin olun. Peki, nedir bu dinamikler?

Öncelikle ana sorunuzun yanıtını vermeye çalışayım ardından da size home-ofis çalışmanın dinamiklerini aktarayım. Ev-ofis çalışma hayatında daha kurumsal bir imaj çizmek için öncelikle çalışma ortamınız hakkında müşteri, çözüm ortakları ve diğer işinizle ilintili kişileri bilgilendirin. Kendinizi ve ortamınızı olduğundan farklı tanımlamaya çalışmak güven kaybına neden olur. Sizinle çalışmayı tercih eden kişiler için önemli olan sizin uzmanlığınız ve güvenilirliğinizdir. Diğer detaylar sonradan gelir. Ev-ofis çalışıyorsunuz diye iş kaybetmezsiniz ama ev ofis çalıştığınızı gizlediğiniz için kaybedebilirsiniz. Ev ve ofis telefonunuzu birbirinden ayırın. Kimse “efendim” diye açılan ve ardından seslenilerek telefona davet edilen bir telefonu ciddiye almaz. Ofisiniz için tanımladığınız telefon sizin kontrolünüzde olmalı, gereksiz meşgul ya da gereksiz yanıtsız bırakılmamalıdır.

Günümüzde dışarıdan ofis hizmeti veren plaza katları, kiralık ofisler söz konusu. Burada sistem sanki siz o ofisteymişsiniz gibi işliyor. Sizin verdiğiniz numarayı arayan müşterileriniz burada profesyonel bir sekreter tarafından karşılanıyor. Sizin ofis dışında olduğunuz söylenerek gerekli notlar alınıyor ya da sizin ev telefonunuza doğrudan yönlendirme ile arayan kişi ile sizin görüşmeniz sağlanıyor. Hazırladığınız kartvizitte bu mekanın adres ve telefonlarını veriyor, bu mekanın toplantı odalarında toplantınızı yapabiliyorsunuz. Elbette bu hizmetin bir maliyeti var. Eğer iş alanınız fazlası ile görüşme içeriyor ise bu yöntemi araştırmanızı tavsiye ederim.

Ev-ofis çalışmanın bazı dinamikleri olduğunu söylemiştim. Bu dinamikler kendi öz disiplininizi kurmaktan geçiyor. Nasıl mı?

• Ev ofis çalışmak sizi trafik gibi bir yükten arındıracağı bir gerçek... Ancak, trafiği hayatınızdan çıkarmanız uykuyu hayatınıza sokacağınız anlamını taşımamalıdır. Düzenli çalışma saatleri disiplinini edinmeye özen göstermelisiniz.
• 24 saat aynı ortamı solumak bir yerden sonra yaratıcılığı öldürür. Bu nedenle tavsiyem sabah tıpkı eskiden çalıştığınız iş yerinize gitmek için kalktığınız saatte kalkmaya devam etmeniz ve trafikte harcadığınız saatleri spor yapmaya ayırmanız. Bu disipline önceden sahip değilseniz önce yürüyüş ile başlamalı hatta maddi durumunuz el veriyorsa (unutmayın artık kendi işinizin patronusunuz ve gelir elde edene kadar giderleri dengelemeniz lazım) bir spor salonuna yazılarak hem sosyal çevreden kopmamış olur hem de sağlıklı bir program elde edersiniz.
• Home-ofis çalışmak eskisinden olduğundan daha durağan bir beden temposuna sahip olacağınız anlamına gelir. Ev ortamı sizi ister istemez rahatlatacak bir ortamdır. Bu nedenle yeme alışkanlıklarınız ve yemek düzeniniz de önemlidir. Kuru ve katı gıdalara oranla sebze ağırlıklı beslenmek, sıvı tüketimine dikkat etmek ve mümkün ise aynı saat dilimlerinde yemek yemek önemlidir. Bu noktada evinize yakın ev yemekleri yapan bir firma ile anlaşabilir, yemek programınızı çeşitlendirebilirsiniz.
• Ev ofis çalışırken de tıpkı ofise gidiyormuş gibi giyinmek, kişisel bakımlarınızı gerçekleştirmek önemlidir. Bu hem sizi psikolojik hem de fizyolojik olarak güne hazırlayacak etkenlerdendir.
• Tatil sizin de hakkınız. Ev ofis çalışma ortamı bir şirket çatısı altında çalışmaktan çok daha zorlayıcıdır. Konsantre olduğunuz işi bırakmak, ara vermek hele ki bu kendi işiniz ise neredeyse imkansız denilecek kadar zordur. Ama gün sonunda ya da hafta sonlarında durmaksızın çalışmaya devam etmek, gece-gündüz kavramı olmaksızın iş odaklı yaşamak bir yerden sonra sizi kendinizden beklediğiniz randımanı alamayacak duruma getirir. Bu nedenle günlük programlar uygulamaya haftada en az bir gün kendinize izin vermeye ve yılda en az 15 gün tatil yapmaya özen göstermelisiniz.

Kaynak : makalemarketi.com