İç Denetim Rehberi

Bu yazıyı paylaş

T.C.SANAYİ VE TİCARET BAKANLIĞI

İç Denetim Birimi Başkanlığı

T.C.

SANAYİ VE TİCARET BAKANLIĞI

İÇ DENETİM REHBERİ

Mayıs 2008

GİRİŞ

Bu rehber, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 10 uncu maddesinin (1)

numaralı fıkrası uyarınca İç Denetim Koordinasyon Kurulunca yayımlanan “Kamu İç Denetim Rehberi”

esas alınmak suretiyle hazırlanmıştır. Bu rehber iki kısımdan oluşmaktadır. Birinci kısımda, iç denetimin

sürecini içeren genel çerçeve, ikinci kısımda ise, her bir iç denetim uygulamasına ilişkin ilkelerin

anlatıldığı bölümler yer almaktadır.

Bu rehberin iç denetim faaliyetlerinin planlanması, programlanması, gerçekleştirilmesi ve yönetilmesi

bakımından etkin ve yeterli olup olmadığı en az yılda bir defa gözden geçirilir ve yapılan değişiklikler

Kurula bildirilir.

İç denetim faaliyeti; uygunluk, performans, mali, bilgi teknolojileri ve sistem denetimi uygulamalarını

kapsar. Her iç denetim faaliyeti ise; planlama, denetimin yürütülmesi, raporlama ve izleme sürecinden

oluşur.

BİRİNCİ KISIM

GENEL ÇERÇEVE

İÇ DENETİM SÜRECİ

İç denetimin beklenen katma değeri sağlaması bakımından aşağıda yer verilen sürece uygun olarak

yerine getirilmesi esastır.

I. PLANLAMA

A. Denetim evreninin tanımlanması

B. Denetim alanlarının belirlenmesi

C. Risk kriterlerinin tanımlanması ve risklerin derecelendirilmesi

D. Denetim alanlarının öncelik sırasına konulması

E. Denetim kaynaklarının tahsis edilmesi

F. Planın hazırlanması ve onaylanması

G. İç denetim programının hazırlanması ve onaylanması

H. Denetçi ve denetlenecek birimlere bildirim

II. DENETİMİN YÜRÜTÜLMESİ A. Ön çalışma ve bireysel çalışma planı

1. Çalışma kağıtları ve formlar

2. Denetim amaçlarının belirlenmesi

3. Bilgi toplama/ön araştırma

4. Açılış toplantısı

5. Potansiyel sorunlu alanların belirlenmesi (risk değerlendirmesi)

6. Bireysel çalışma planının hazırlanması

B. Saha çalışması

1. Denetim testlerinin uygulanması

2. Bulguların elde edilmesi ve önerilerin geliştirilmesi

3. Bulguların denetlenen birimle paylaşılması

4. Kapanış toplantısı

III. RAPORLAMA

A. Taslak denetim raporunun hazırlanması ve gönderilmesi

B. Nihai denetim raporunun hazırlanması ve sunumu

IV. İZLEME VE DEĞERLENDİRME

A. Denetim sonuçlarının izlenmesi

B. Denetçinin değerlendirilmesi

Birinci Bölüm

PLANLAMA

İç denetimde planlama süreci; denetim evreninin tanımlanması, denetim alanlarının belirlenmesi, risk

kriterlerinin tanımlanması ve risklerin derecelendirilmesi, denetim alanlarının öncelik sırasına

konulması, denetim kaynaklarının tahsis edilmesi, planın hazırlanması ve onaylanması ile iç denetim

programının hazırlanması ve onaylanması aşamalarından oluşur. Bunlara ilişkin iş ve işlemler Kurulca

çıkarılan Kamu İç Denetim Planı ve Programı Hazırlama Rehberi ile Kamu İç Denetiminde Risk

Değerlendirme Rehberine göre yapılır. İç denetim planı ve programının hazırlanmasına ilişkin hususlara

aşağıda kısaca yer verilmiştir.

İç denetimin risk odaklı yapılması esastır. Kamu idarelerinin maruz kalabileceği risklerin sürekli

ölçülmesi ve değerlendirilmesi suretiyle yüksek risk teşkil edebilecek alanlar belirlenerek, iç denetim

planı ve programı hazırlanır. İç denetim, bu plana ve programa uygun olarak yapılır.

İç denetim planı; iç denetimin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlamak amacıyla

denetimin alanı ve konuları, ihtiyaç duyulan işgücü ve diğer kaynaklar ile eğitim faaliyetlerini içerecek

şekilde, Müsteşar ve birim yöneticileriyle görüşülerek, Kurulca hazırlanan iç denetim strateji belgesi

(planı) de dikkate alınarak hazırlanır. Üç yıllık dönemler itibariyle hazırlanan iç denetim planı, her yıl

gözden geçirilerek gerektiğinde değiştirilir.

İç denetim programı; en riskli alan ve konulara öncelik verilerek denetim maliyeti de dikkate alınmak

suretiyle, üst yönetici, yöneticiler ve gerektiğinde çalışanlarla görüşülerek iç denetim planıyla uyumlu

şekilde ve bir yıllık dönemi geçmeyecek şekilde hazırlanır. Yüksek risk içerebilecek yeni birim ve

faaliyetler, yeniden yapılandırma projeleri, organizasyon ve insan kaynaklarındaki önemli değişiklikler

gibi hususlar denetim programına öncelikle alınır. Hazırlanacak iç denetim programında; denetlenecek

alanlar ve konular ile iç denetçilerin isimleri belirtilerek zaman çizelgesine bağlanır.

A . İÇ DENETİM PLANI İç denetim planı iç denetim birimince hazırlanır ve planlama döneminden bir ay önce Müsteşara

sunulur.

Denetim planının hazırlanmasında esas alınacak temel ilkeler şunlardır:

• Planın hazırlanmasında; Kurulun yayınladığı iç denetim strateji belgesi , Müsteşar ve birim

yöneticilerinin görüşleri ve önceki denetimlerin sonuçları göz önünde bulundurulur.

• Plan gelecek üç yıllık döneme ilişkin faaliyetleri içerir.

• Planda aşağıdaki faaliyetlere göre kaynak tahsisi yapılır:

• Denetim yönetimi faaliyetleri: İç denetim planlarının ve programlarının hazırlanması, denetim

faaliyetlerinin koordinasyonu, denetim raporlarının incelenmesi, denetim izleme faaliyetleri ve bu

kapsamdaki idari işlemleri kapsar.

• Denetim faaliyetleri: Yapılan risk değerlendirmeleriyle belirlenen öncelikli alanların planlı denetimini

kapsar.

• Danışmanlık faaliyetleri: Talep edilen hizmetler kapsamında planlı danışmanlık faaliyetlerini kapsar.

• Eğitim faaliyetleri: İlgili mevzuat hükümleri göz önüne alınarak, iç denetçiler için alınacak ve iç

denetçiler tarafından verilecek eğitimleri kapsar.

• İhtiyat için ayrılan denetim kaynağı: Planlama aşamasında öngörülemeyen denetim ve danışmanlık

faaliyetlerini kapsar.

• Plan Müsteşarın onayıyla işleme konulur.

• Plan her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir, değişiklikler Müsteşar onayıyla yürürlüğe

girer.

Denetim planı, denetim faaliyetleri ve diğer faaliyetler olmak üzere iki kısımda ele alınmalıdır.

1. Denetim faaliyetlerinin planlanması

Denetim faaliyetlerine ilişkin planlama, riskli alanların tespiti ve analizi ile bu doğrultuda denetim

kaynaklarının tahsisi olmak üzere iki aşamada yapılır.

1.1 Riskli alanların tespiti ve analizi

Riskli alanların tespiti, kurumun amaç ve hedeflerinin gerçekleştirilmesini engelleyecek veya

engellemesi muhtemel durumların belirlenmesi sürecidir.

İdarelerin tüm faaliyetleri Kurulca çıkarılan risk değerlendirme rehberine uygun olarak kapsamlı bir risk

analizine tabi tutulur. Bu analiz sonuçları değerlendirilerek, kamu idarelerinin hizmetlerini

etkileyebilecek riskler önemine göre sıralanır.

Bu değerlendirme sonuçlarına göre hazırlanacak denetim planlarında; Müsteşarın riskli gördüğü ve

öncelik verilmesini istediği hususlarla birlikte, iç denetçilerin sayısı, çalışma süre ve imkanları dikkate

alınarak, en riskli alan ve konulara öncelik verilmek suretiyle azami verim hedeflenir.

Riskli alanların tespiti ve analizi sürecinde aşağıdaki çalışmalar yapılır: 1.1.1 Denetim evreninin tanımlanması

Risk değerleme sürecinde ilk adım denetim evreninin tanımlanmasıdır. Denetim evreni,

denetlenebilecek alanların tamamını ifade eder. Genel ilke, denetim evreni kapsamına idarenin tüm

faaliyetlerinin dahil edilmesidir. Ancak denetim alanının;

• Kurum amaçlarının gerçekleştirilmesine önemli derecede katkıda bulunup bulunmadığı,

• Kurum üzerinde dikkate değer etkisi olacak büyüklükte olup olmadığı,

• Denetim de dahil olmak üzere tesis edilecek kontrollerin maliyetini haklı kılacak önemde olup

olmadığı,

gibi hususlar göz önünde bulundurularak denetim evreni sınırlandırılabilir.

1.1.2 Denetim alanlarının belirlenmesi

Denetimde esnekliği sağlamak ve denetim görevini yönetilebilir bir alanla sınırlamak için denetim

evreni alanlara bölünebilir.

Denetim evreninin; birim, faaliyet, süreç, proje veya bunlardan birkaçı bir arada değerlendirilmek

suretiyle idare faaliyetlerinin denetlenebilir bölümlere ayrılmasıyla denetim alanları belirlenir.

1 . 1.3 Risk kriterlerinin tanımlanması ve risklerin derecelendirilmesi

Risk kriterlerinin tanımlanması ve risklerin derecelendirilmesi çalışmaları Kurulca çıkarılan risk

değerlendirme rehberi uyarınca yapılır.

Risk, idarelerin kuruluş amaçları ile stratejik hedeflerine ulaşmasına ve görevlerin ifasına engel

olabilecek veya beklenmeyen zararlara yol açabilecek durum ya da olaylardır.

İdareler, faaliyetlerini yürütürken bir çok risk ve belirsizlikle karşı karşıya kalabilir. İdareler, maruz

kaldıkları bu riskleri risk yönetimi kapsamında; üstlenerek, kaçınarak, transfer ederek veya kontrol

ederek yönetebilir. Risk ve belirsizliklerin olumsuz etkilerinin azaltılmasında, oluşturulacak iç kontrol

süreçleri en etkili çözümdür.

Risk esaslı denetim; idarelerin faaliyet alanlarına ilişkin risk faktörlerinin tanımlanmasını, risk

seviyelerinin ölçülmesini, bu riskler için uygulanan kontrollerin etkinlik ve yeterliliğinin

değerlendirilmesini ve yüksek risk içeren alanlara denetim önceliğinin verilmesini öngören bir denetim

yaklaşımıdır. Risk esaslı denetimde amaç; denetim kaynaklarının etkin kullanımının sağlanması ve riskli

alanlara yoğunlaşarak yönetim, kontrol ve risk yönetimi süreçlerinin etkinlik düzeylerinin arttırılmasında

yönetime yapılan katkının en üst seviyeye çıkartılmasıdır.

Risklerin tanımlanması ve kontrolü için gerekli stratejilerin geliştirilmesinden ve uygulanmasından

yönetim sorumludur.

Yönetim tarafından tanımlanan riskler çerçevesinde idarelerin tüm faaliyetleri iç denetim birimlerince

kapsamlı bir risk analizine tabi tutulur. Risklerin tanımlanması ve kontrolü için yönetimce bir risk

yönetimi sürecinin oluşturulmaması veya oluşturulan sürecin etkin olmadığının daha önceki

denetimlerde tespit edilmesi halinde risk tanımlaması çalışmaları iç denetim birimlerince yapılabilir.

Belirlenen riskler üzerinde yapılan analiz sonuçları değerlendirilerek, kamu idarelerinin hizmetlerini

etkileyebilecek riskler, risklilik oranı ve önemine göre ağırlık verilerek derecelendirilir. Bu değerlendirme

sonuçlarına göre en yüksek risk içeren alan ve konulardan başlanarak iç denetim planı ve programları

hazırlanır.

1. 1.4 Denetim alanlarının öncelik sırasına konulması Denetim alanları, risk derecelendirme çalışması sonuçlarına göre en yüksek riskli alandan başlamak

üzere sıralanır. Sayısal analizlerden çıkan sonuç mesleki tecrübeler ışığında tekrar değerlendirilir ve

gerektiğinde öncelik sıralaması, gerekçesi de belirtilerek değiştirilir. Bu hususta Müsteşarın görüşü de

dikkate alınır.

1.2. Denetim kaynaklarının tahsis edilmesi

Denetimde, kaynakların en etkili şekilde kullanılması esastır. Bunun için ölçü, denetlenecek alanların

risklilik düzeyleridir. Bu kapsamda, denetim kaynakları öncelikle ve büyük ölçüde yüksek risk içeren

alanlardan başlanarak tahsis edilir. Örneğin, düşük riskli bir alanda %10 örnekleme yeterli

olabilecekken, çok yüksek riskli bir alanda örnekleme yerine tarama yapmak gerekli olabilir. Bunun için

de daha fazla personel tahsisi ve zaman gerekecektir.

Diğer taraftan, denetim sıklığının belirlenmesinde de denetim kaynaklarının yeterliliği ve denetim

alanlarının risk düzeyleri dikkate alınır. Örneğin, çok yüksek riskli alanlar her yıl, orta derecede riskli

alanlar iki yılda bir, düşük riskli alanlar ise üç yılda bir denetlenmek üzere planlama yapılabilir.

Sonradan ortaya çıkabilecek olağanüstü görevler için denetim kaynağının bir kısmının ihtiyat olarak

bırakılması faydalı olabilir.

2. Diğer faaliyetlerin planlanması

Diğer faaliyetler; denetim yönetimi faaliyetleri, danışmanlık faaliyetleri, program dışı denetim ve

danışmanlık faaliyetleri, eğitim faaliyetlerini kapsar.

Diğer faaliyetlere ilişkin planlama; çalışmaların maliyeti de dikkate alınmak suretiyle, Müsteşarın da

görüşü alınarak iç denetim tecrübesi ışığında yapılır.

3. Planın onaylanması

İç denetim birimince hazırlanan denetim planı, planlama dönemi başlamadan önce Müsteşar tarafından

onaylanarak işleme konulur. Plan her yıl gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir, değişiklikler

Müsteşar onayıyla yürürlüğe girer.

B. İÇ DENETİM PROGRAMI

1.İç Denetim Programımın Hazırlanması ve Onaylanması

İç denetim programı, iç denetim birimince hazırlanır ve program döneminden bir ay önce Müsteşara

sunulur.

Denetim programının hazırlanmasında esas alınacak temel ilkeler şunlardır:

Programın hazırlanmasında; hazırlanan üç yıllık iç denetim planı, Müsteşarın görüşleri ve önceki

denetimlerin sonuçları göz önünde bulundurulur.

Program en fazla bir yıllık döneme ilişkin faaliyetleri içerir ve programda kaynak tahsisi yapılırken

planlama bölümünde belirtilen faaliyet ve esaslar dikkate alınır.

Program Müsteşarın onayıyla işleme konulur.

Denetim programı, denetim faaliyetleri ve diğer faaliyetler olmak üzere iki kısımda ele alınmalıdır. Bu

faaliyetlere ilişkin programlama çalışmalarında planlama bölümünde yer alan ilkeler gözetilir.

2.İç Denetçi ve Denetlenecek Birimlere Bildirim İç denetim programı hazırlanıp onaylandıktan sonra her iç denetçiye, iç denetim birimince görevi

yazıyla (Ek:1) bildirilir.

İç denetçi görevlendirmesi yapıldıktan sonra iç denetim birimince, denetim yapılacak birime bildirim

yazısı (Ek:2) gönderilir.

İkinci Bölüm

DENETİMİN YÜRÜTÜLMESİ

A. Ön Çalışma ve Bireysel Çalışma Planı

Denetim faaliyeti ön çalışmayla başlar. Bu çalışmanın amacı, iç denetçinin yapacağı bireysel denetim

faaliyeti için gerekli bilgiyi elde etmesine yardımcı olmaktır. Ön çalışma; denetim amaçlarının

belirlenmesi, bilgi toplama/ön araştırma ve açılış toplantısı safhalarından oluşur. Elde edilen bilgiler

ışığında denetim amaçları kesinleştirilir, potansiyel sorunlu alanlar ile denetim kapsamı belirlenerek

bireysel çalışma planı hazırlanır.

Ön çalışma aşamasında ayrıca denetim kontrol listesi oluşturulur. Denetim kontrol listesi (Ek:3), hem

denetçiye denetim sırasında izlemesi gereken yolu, hem de denetçinin çalışmalarını izlemekle görevli

denetçiye, denetimin hangi aşamada olduğunu göstermek bakımından kolaylık sağlar. Liste, denetime

ilişkin her bir adımın tamamlanmasını müteakip doldurulur ve ilgili çalışma kağıtlarıyla birlikte

dosyalanır.

1. Çalışma Kağıtları ve Formlar

Denetimin hazırlık aşamasında, öncelikle, kullanılacak çalışma kağıdı ve formların şekil ve içeriği

belirlenir.

Denetim süresince gerçekleştirilen tüm çalışmalar; denetime hazırlık, risk ve kontrol değerlendirmeleri,

yapılan testler, bunların sonucunda elde edilen bilgi, kanıt ve sonuçlar ile raporlama ve izleme

faaliyetleri çalışma kağıtlarıyla belgelendirilmelidir.

Çalışma kağıtları, denetimin yürütülmesinde denetçiye yardımcı olmaya ve denetçinin ulaştığı bulguları

desteklemeye hizmet eder.

Risk kontrol matrisi gibi şekil ve içeriği özel olarak belirlenenler dışında, denetimde kullanılacak

standart bir çalışma kağıdı örneği ekte yer almaktadır (Ek:4).

Çalışma kağıtları, denetimin sonuçlandırılmasını müteakip saklanması ve gerekli hallerde başkalarının

kullanımına açılması için iç denetim birimine bir yazı ekinde devredilir.

2. Denetim Amaçlarının Belirlenmesi

İç denetçi ön çalışma kapsamında öncelikle, denetim programında öngörülen hedefler doğrultusunda

gerçekleştireceği denetim faaliyeti sonucunda ulaşmak istediği amaçları net olarak ortaya koyar ve

bunları çalışma kağıdıyla kayıt altına alır.

3. Bilgi Toplama/Ön Araştırma

Denetim faaliyetinin amacını belirleyen iç denetçi gerçekleştireceği denetim öncesinde ihtiyaç

duyabileceği bilgileri toplayarak bir ön araştırma yapar. Bu safhada gerek görülmesi halinde

denetlenecek birim yöneticileri veya ilgililerle görüşülebilir. Bu aşama, aşağıdaki hususlarda önemli

bilgilerin ve uygulamaya yönelik tecrübelerin elde edilmesinden oluşur;

• Denetlenecek alanın büyüklüğü, kapsamı, amaç ve hedefleri,

• Denetlenecek birime ilişkin mevzuat, politika ve prosedürler, • Mevcut kontroller,

• İş akış süreçleri,

• Organizasyon ve yönetim yapısı.

Söz konusu bilgilere ulaşabilmek için kullanılabilecek bazı kaynaklar şunlardır;

• Önceki denetimlere ilişkin rapor ve çalışma kağıtları,

• Dış denetim ve diğer denetim birimlerince yazılmış raporlar,

• İş/süreç akış şemaları,

• Organizasyon şemaları,

• Fonksiyon ve iş/görev tanımları,

• Faaliyet raporları.

4. Açılış Toplantısı

İç denetçi, denetimin başlangıcında denetlenecek birim yöneticileri ve ihtiyaç duyulan personelin

iştirakiyle bir toplantı yapar. Bu toplantıda; denetimin amaçları, hedefleri, kapsamı ve tahmini süresi,

denetime yardımcı olacak personel, denetim sırasında çalışanlardan beklentiler, idarenin denetimden

beklentileri, denetim bulgularının değerlendirilmesi, denetim sonuçlarının raporlanması, denetçi ve

birim arasındaki iletişimin nasıl gerçekleştirileceği vb hususlar görüşülür ve toplantı sonrasında bir

tutanak düzenlenir (Ek:5).

5. Potansiyel Sorunlu Alanların Belirlenmesi (Risk Değerlendirmesi)

İç denetçi bilgi toplama ve ön araştırma aşamasını tamamladıktan sonra elde ettiği veriler yardımıyla

yapacağı risk değerlendirmesi sonucunda, denetlenecek birim ve süreçlere ilişkin potansiyel sorunlu

alanları belirler.

Bu alanların belirlenmesinde ilk adım, denetlenecek birimin temel süreçlerinin ortaya konulmasıdır. Bu

amaçla, birimin iş süreçlerinin, süreçler arasındaki ilişkilerin, süreçteki görevliler ve rolleri ile uygulanan

kontrollerin tespiti gerekir.

Bu aşamada, iş süreçlerini görsel hale getirmeyi sağlayacak iş akış şemaları kullanılabilir. İş akış

şemalarında açıklık ve sadelik çok önemlidir. Aşırı detay önemli hususların gözden kaçmasına neden

olabilir. Şemaların oluşturulmasında standart sembollerin kullanılmasına dikkat edilmelidir.

Daha sonra, belirlenen bu temel süreçlerdeki risklerin varlığı araştırılır. Risklerin varlığına ilişkin bazı

göstergeler şunlardır;

• Plansızlık ya da planlamadaki yetersizlikler,

• Konu, kişi ve birimler itibariyle uygun görev dağılımı yapmayan ve görevler ayrılığı ilkesini ihlal

eden organizasyon yapısı,

• Varlıklar, yükümlülükler, alacaklar, ödemeler ve harcamalar üzerinde etkili bir kontrol

oluşturulmasında yetersiz kalan yetki dağılımı,

• Resmi olarak uygulanması öngörülen ancak etkisiz veya maliyeti sağlayacağı faydadan yüksek

olan ya da açık olmayan ve anlaşılması güç yazılı prosedürler,

• Denetlenen alanın veya birimin iş/görev sahasının diğer birim, bölüm ya da kuruluşlarla ilişkili

olması durumunda koordinasyon eksikliği,

• Büyük tutarlı harcama, tahsilat veya alacaklar,

• Daha önce hiç denetlenmemiş fonksiyon, süreç, proje, program ve faaliyetlerin bulunması,

• Politika ve faaliyetleri etkileyecek konumda bulunan personelin kendi aralarındaki veya

bunlarla idare arasındaki çıkar çatışması,

• Kontrol ve yetkilendirme limitlerinin yakınında yoğun işlemler bulunması,

• Karmaşık süreç, program ve faaliyetler,

• Yöneticileri, birim faaliyetlerinden haberdar edecek geri bildirim mekanizmalarının yokluğu

veya yetersizliği,

• Olağandışı faaliyet ve işlemler, • Yeni birim ve faaliyetler ile yeniden yapılandırma projeleri,

• Organizasyon ve insan kaynaklarındaki önemli değişiklikler.

Bu noktada idarenin içinde bulunduğu durumun doğru anlaşılabilmesi ve denetimin kapsamı

belirlenirken ihtiyaç duyulacak bilgiye ulaşılması için denetçiler, denetlenen birim çalışanlarıyla

görüşmeler yapabilir. Bu tür görüşmeler olası sorunlar, hassas konular ve denetimde ihtiyaç duyulacak

diğer alanlarda önemli bir bilgi kaynağı oluşturur. Bu görüş alışverişleri bilgi toplama ve ön araştırma

aşamasında, açılış toplantısında ya da saha çalışması sırasında da gerçekleştirilebilir.

Son olarak, tespit edilen potansiyel riskli alanlara ilişkin mevcut kontrollerin değerlendirilmesi gerekir.

Ancak, kontrollerin tümünün gözden geçirilmesine gerek yoktur. Çoğu zaman denetim kaynaklarının

kısıtlılığı nedeniyle buna imkan da bulunmamaktadır. Bu nedenle denetçiler, bu aşamada denetim

görevi açısından çok önemli ve kritik kontrolleri belirlemeli ve bunlar üzerinde yoğunlaşmalıdır.

Potansiyel sorunlu alanların belirlenmesinden sonra, bunların risk düzeylerine göre derecelendirilmesi

amacıyla; potansiyel sorunlu alanlar (birim veya süreç), bu alanlara ilişkin yapısal (doğal) riskler, bu

risklere karşı mevcut kontroller, bu kontroller sonrası bakiye riskler ve bu çerçevede her bir riske ilişkin

nihai değerlendirmelerin yapıldığı açıklamalar bölümlerini içeren “Risk Kontrol Matrisi” hazırlanmalıdır

(Ek:6/A Ek:6/B).

Bu matrisin her bir bölümünün oluşturulmasında aşağıdaki hususlara uyulur:

• Potansiyel sorunlu alan bölümüne, denetlenebilir (ana veya alt) birim veya süreç isimleri

kaydedilir.

• Yapısal riskler bölümüne, her bir alt birim veya sürece ilişkin doğal riskler yazılır.

• Kontrol önlemleri bölümüne, her bir yapısal riske ilişkin idarece uygulandığı belirtilen kontroller

girilir. Ancak bu noktada uygulandığı beyan edilen kontrollerin fiilen var olup olmadığı denetçi

tarafından sınırlı sayıda testlerle teyit edilir ve buna göre kontrol önlemleri bölümü revize edilir.

• Bakiye riskler bölümüne, yapısal riskleri ortadan kaldırmak veya azaltmak amacıyla idarece

uygulanan kontroller sonrasında kalan riskler kaydedilir.

• Açıklamalar bölümüne, her bir bakiye riske ilişkin denetçinin nihai değerlendirmesi ve buna

bağlı olarak ilgili alanın denetim kapsamına alınıp alınmayacağına yönelik denetçi kararı girilir.

Yapısal riskleri ortadan kaldırmak veya azaltmak amacıyla idarece uygulanan kontrollerin yeterliliği ve

etkinliği değerlendirilerek, birim veya sürecin güçlü yönlerine de raporda yer verilir.

Bu matrise ayrıca, bireysel çalışma planının hazırlanması aşamasında, denetim kapsamına alınan birim

veya süreçlere ilişkin uygulanacak denetim testleri ilave edilir. Matrise beklenen kontroller de

eklenebilir.

6. Bireysel Çalışma Planının Hazırlanması

İç denetçi, denetim faaliyetinden beklenen amaçları gerçekleştirebilmek için; oluşturduğu risk kontrol

matrisinin açıklamalar bölümünde denetim kapsamına alınması kararlaştırılan yüksek riskli alanlar ve

bu alanlara ilişkin denetlenecek dönemleri içerecek şekilde yürüteceği denetim görevinin kapsamını

belirler. Daha sonra, denetim kapsamına alınan birim veya süreçlerdeki risklere ilişkin olarak uygulanan

kontrollerin “yeterlilik ve etkinliğini” ölçmeye ve değerlendirmeye yönelik denetim testleri Risk Kontrol

Matrisinin “uygulanacak testler” bölümüne girilir.

İç denetçi, denetim çalışmasını planlarken, denetim görevlendirme yazısında kendisine bildirilen

denetim süresine uygun olmak koşulu ile denetimin ana aşamalarına göre süre planlamasını gösteren

bir süre planı formu doldurur (Ek:7).

Denetimin planlanması veya saha çalışması sırasında, çeşitli nedenlerle başlangıçta belirlenen denetim

kaynağı veya sürelerini revize etme ihtiyacı doğduğunda, denetçi revizyonun nedenlerini de açıklayan

bir form düzenler ve iç denetim birim yönetimine sunar (Ek:8). İç denetçi; denetimin amaç ve hedefleri, denetimin kapsamı, bilgilerin elde edilmesi, analizi ve

değerlendirilmesine ilişkin yöntemler, denetim kapsamına alınan birim veya süreçlere ilişkin

uygulanacak denetim testleri ile tahmini denetim süresini gösteren bir bireysel çalışma planı oluşturur

ve denetim gözetim sorumluluğu kapsamında iç denetim birim yönetiminin uygun görüşüne sunar

(Ek:9/A Ek:9/B) İç Denetim Birim Başkanı, söz konusu planın, özellikle risk kontrol matrisi ve

denetim testleri kısmının, denetim amaçlarına ulaşılması açısından yeterliliğini değerlendirerek gerekli

hallerde düzeltme veya ilave testler isteyebilir.

B. Denetimlerin Gerçekleştirilmesi (Saha Çalışması)

Saha çalışması; denetim testlerinin uygulanması, bulguların oluşturulması ve önerilerin geliştirilmesi,

bulguların denetlenen birimle paylaşılması ve kapanış toplantısının yapılması aşamalarından oluşur.

1.Denetim Testlerinin Uygulanması

Bu aşamada, bireysel çalışma planında belirtilen testler gerçekleştirilir. Denetim testi, denetim

kapsamına alınmasına karar verilen hususlarla ilgili olarak idarece var olduğu belirtilen kontrollerin

gerektiği gibi çalışıp çalışmadığının süreçler, kayıtlar ve belgeler üzerinden incelenmesidir.

Bu çalışmalar yazılı hale getirilmeli, gözlem ve araştırmalarla desteklenmelidir. Mali ya da istatistiksel

veri ve raporların güvenilirliği, doğruluğu ya da yararlılığını etkileyebilen elektronik veri işleme

yöntemlerinin kullanımı da değerlendirmenin bir parçası olmalıdır. Bu test, araştırma ve gözlemler ile

elde edilen bulgular çalışma kağıtlarına geçirilir.

Denetim testlerinin uygulanmasında kullanılabilecek bazı araştırma tekniklerine aşağıda yer verilmiştir.

Yeniden hesaplama/uygulama: Bir hesaplama veya işlemi tekrar yaparak aynı sonuca ulaşılıp

ulaşılmadığının test edilmesidir. Bu test iç denetçiye denetlenen birim çalışanları tarafından

gerçekleştirilen işlemlere ne kadar güvenilebileceği hakkında fikir verir.

Gözlem: Denetlenen birimde işlemlerin veya faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğinin bizzat iç denetçi

tarafından izlenerek bilgi edinilmesidir. Denetlenen birim tarafından gerçekleştirilen stok sayımının

gözlenmesi buna örnek olarak verilebilir.

Doğrulama: Denetçinin bir kaynaktan temin ettiği bilgilerin doğruluğunu, aynı veya daha fazla

güvenilirlik derecesine sahip bir başka bilgi kaynağından temin edeceği bilgilerle teyit etmesidir.

Görüşme: Denetlenen birimde işlemlerin veya faaliyetlerin nasıl gerçekleştirildiğinin bizzat iç denetçi

tarafından ilgili görevlilerle yüz yüze görüşülerek bilgi edinilmesidir. Bu yöntem, denetçi için denetlenen

birimde karşılaşılan sorunlar veya önemli risklerle ilgili en kısa bilgi edinme yoludur. Ancak bu yöntemle

yalnızca bir kaynaktan temin edilen bilgilerin diğer kaynaklardan doğrulanması gerekir.

Yayımlanmış rapor veya çalışmaların değerlendirilmesi: Denetlenen birim/süreç üzerinde etkili olmuş

çalışma ve raporların gözden geçirilmesidir.

Sunulan hizmetlerden bir vatandaş olarak yararlanma: Kamu idaresince sunulan hizmetin ilan edilen

kaliteyi/standartları sağlayıp sağlamadığının, söz konusu hizmetten bir vatandaş olarak yararlanarak

değerlendirilmesidir.

Anket: Herhangi bir konuyla ilgili durum ve tutumu belirlemek için düzenlenmiş ayrıntılı ve kapsamlı

soru dizisidir. İyi düzenlenmiş bir anket (hizmet değerlendirme anketi/ memnuniyet anketi/

özdeğerlendirme anketi) sürecin veya sunulan hizmetin etkinliği ve başarısı gibi konular hakkında

yararlı bilgiler sağlar.

Analitik inceleme: Verilerin kendi içindeki ve aralarındaki rasyonel ilişkilere dayanarak

değerlendirilmesini ifade eder. Analitik inceleme, ilgili veriler arasındaki tutarsızlık veya tahmin edilen tutarların önemli ölçüde sapması gibi verilerdeki tanımlanmış dalgalanmaların ve ilişkilerin

araştırılmasını da kapsar. Özellikle denetimin bir bütün olarak gözden geçirilmesi ve risk

değerlendirmesi aşamasında, denetlenen birimin faaliyet koşullarını ve çevresiyle olan ilişkilerini

kavramak amacıyla denetçi tarafından analitik inceleme teknikleri uygulanır.

Denetçi, çalışmanın niteliğine en uygun yöntemi seçmeli, ancak yöntem seçiminde katlanılacak

maliyetleri de göz önünde bulundurmalıdır. Denetçi, yeni ve daha etkili teknikleri bulmak ve kullanmak

için çaba göstermelidir.

1.1 Örnekleme

Örnekleme çalışması; denetlenecek tüm iş ve işlemleri ifade eden ana kütle (popülasyon) hakkında bir

sonuca varmak veya bir sonuca varılmasına yardımcı olmak amacıyla seçilen unsurların belirli özellikleri

hakkında denetim bulguları ve delillerini denetçinin değerlendirebilmesi için, denetim prosedürlerinin o

ana kütlenin %100'ünden daha az bir kısmına uygulanması olarak tanımlanır.

Saha çalışmasında bilgi ve belgelerin tümünü incelemek uygulamada çoğu zaman mümkün veya etkin

olmadığından, ayrıca örnekleme yöntemiyle güvenilir sonuçlara ulaşılabileceğinden, denetçi denetim

görüşünü oluştururken örnekleme yönteminden yararlanabilir.

Örneklemede istatistiksel olduğu kadar istatistiksel olmayan yöntemler de kullanılabilir. Ancak,

istatistiksel olmayan yöntemler kullanıldığında alınan örneğin ana kütleyi temsil etmemesi muhtemel

olduğundan bu çalışmanın sonuçlarının ana kütleye mal edilmemesi gerekir.

Örneklemin Tasarlanması:

Bir denetim örnekleminin büyüklüğü ve yapısını tasarlarken, denetçi, somut denetim hedeflerini, ana

kütlenin niteliğini, örnekleme ve seçim yöntemlerini dikkate almalıdır.

Örneklem birimi: Örneklem biriminin belirlenmesi, saha çalışmasında yapılacak denetim testlerinin

amacına bağlı olacaktır. Bu çerçevede örneklem birimi, her bir test konusunun niceliksel ve niteliksel

unsurlarından oluşur.

Ana kütle: Denetçinin denetlenen alanın tamamı hakkında bir sonuca ulaşmak için örnek seçmek

istediği veri seti anlamına gelir. Bu nedenle, örnekleme yapılacak olan ana kütlenin uygun olması ve

denetim hedefi için tam ve eksiksiz olduğunun doğrulanması gerekir.

Katmanlama: Her örneklem birimi sadece tek bir katmana girecek şekilde bir ana kütlenin açıkça

tanımlanmış benzer özellik ve niteliklere sahip alt kütlelere bölünmesi işlemidir.

Örneklem büyüklüğü: Denetçinin ana kütle hakkında bir sonuca ulaşmak için kullanacağı ana kütle

parçasını ifade eder. Örneklem büyüklüğünü tespit ederken, denetçi, örnekleme riskini, kabul

edilebilecek hata miktarını ve beklenen hataların kapsamını dikkate almalıdır.

Örnekleme riski: Denetçinin vardığı sonucun, ilgili ana kütlenin tümü aynı denetim prosedürüne tâbi

tutulsaydı, ulaşılacak olan sonuçtan farklı olabileceği ihtimalinden kaynaklanır. İki tip örnekleme riski

vardır:

• Yanlış kabul riski: Örneklemenin ana kütleyi yeterli düzeyde temsil etmemesi nedeniyle, ana kütle

düzeyinde hatalı olan bir durumun yanlış veya eksik örneklem seçimi nedeniyle hatasız kabul edilmesi

riskidir.

• Yanlış red riski: Yanlış kabul riskinin tam tersi olup, örneklemenin ana kütleyi yeterli düzeyde temsil

etmemesi nedeniyle, popülasyon düzeyinde hatasız olan bir durumun yanlış veya eksik örneklem

seçimi nedeniyle hatalı kabul edilmesi riskidir. Kabul edilebilir hata: İhmal edildiğinde dahi denetim sonuçlarını etkilemeyecek azami hata düzeyidir.

Denetçi, denetim konusunun idare açısından önemi, denetim kaynağı ve maliyeti ile denetim süresini

dikkate almak suretiyle bireysel tecrübesine dayanarak bu hata düzeyini belirler.

Beklenen hata: Daha önceki denetimlerde tespit edilen hata seviyeleri, kurumun prosedürlerinde

yapılan değişiklikler, iç kontrol değerlendirmesinin sonuçları ve analitik inceleme prosedürlerinin

sonuçları dikkate alınarak denetçi tarafından tespit edilen ve ana kütlede olması muhtemel hatadır. Bu

hatanın kabul edilebilir hata düzeyinden yüksek olmasının beklendiği durumlarda denetçi daha büyük

bir örneklem seçer. Aksi durumlarda ise, daha küçük örneklem grupları kullanılabilir.

Örneklem Yönteminin Seçilmesi:

Yaygın olarak kullanılan iki kategoride toplam dört örnekleme yöntemi vardır:

İstatistiksel Örnekleme Yöntemleri:

• Rasgele örnekleme: Ana kütledeki örneklem birimlerinin bütün kombinasyonlarının seçilme

şanslarının eşit olmasını sağlayan örnekleme yöntemidir.

• Sistematik örnekleme: Örneklem birimlerinin, seçmeler arasında belirli sabit bir aralık

bırakılarak ve ilk aralığın bir rasgele başlangıç noktasından başlatılarak seçildiği örnekleme

yöntemidir.

İstatistiksel Olmayan Örnekleme Yöntemleri:

• Gelişigüzel örnekleme: Denetçinin örneklemi yapısal bir teknik kullanmadan, fakat ön yargı

veya kestirimlerden kaçınarak seçtiği örnekleme yöntemidir. Bununla birlikte, ana kütle

hakkında bir sonuca varmak için, gelişigüzel örneklemeyle seçilmiş bir örneklemin analiz

sonuçlarına tam güvenmemek gerekir.

• Yargısal örnekleme: Denetçinin örneklem üzerinde belirli bir yanlılık (örneğin, belirli bir değerin

üzerindeki bütün örneklem birimleri, bütün eksi değerli olanlar, bütün yeni kullanıcılar vb.)

uyguladığı örnekleme yöntemidir. Ancak bir yargısal örneklemin, istatistiksel temellere

dayanmaması ve sonuçların örneklemin ana kütleyi temsil edici nitelikte olmaması ihtimali

nedeniyle, ana kütlenin tamamına teşmil edilmemesi gerektiği not edilmelidir.

Denetçinin örneklem birimlerini, test edilen özellikler açısından, ana kütleyi temsil edici nitelikte

seçmesi beklenir. Bunun için, ana kütledeki bütün örneklem birimlerinin eşit veya bilinen bir seçilme

şansı bulunmalıdır.

Örneklemede Dokümantasyon:

Çalışma kağıtları, örnekleme hedefini ve kullanılan örnekleme sürecini açıkça tanımlayan yeterli

ayrıntılar içermelidir. Çalışma kağıtları, ana kütlenin kaynağını, kullanılan örnekleme yöntemini,

örnekleme parametrelerini, seçilen birimleri, yapılan denetim testlerinin ayrıntılarını ve ulaşılan

sonuçları da göstermelidir.

Örneklem Sonuçlarının Değerlendirilmesi:

Her örneklem birimine, belirlenen denetim hedefi için uygun olan denetim prosedürlerini uyguladıktan

sonra, denetçi, tespit edilen olası hataların gerçekten hata olup olmadığını incelemeli ve belirlemelidir.

Denetçi hatanın mahiyeti, sebebi ve denetimin diğer aşamaları üzerindeki olası etkileri gibi niteliksel

yönlerini de değerlendirmelidir.

Denetçi, örneklem sonuçlarını ana kütleye uygulamak için, örneklemi seçmekte kullandığı yönteme

uygun ve uyumlu bir tahmin yöntemi kullanmalıdır.

Denetçi, ana kütledeki hataların kabul edilebilir hata düzeyini aşıp aşmadığını, denetim hedefine uygun

diğer denetim prosedürlerinin sonuçlarını da dikkate alarak belirlemeli ve değerlendirmelidir. Tahmini

ana kütle hatası kabul edilebilir hata düzeyini aşmışsa denetçi, bu alanı denetim kapsamına almalı, hatanın düzeyiyle paralel olarak bu alana kaynak ayırmalı ve denetim prosedürünü genişletmeyi

düşünmelidir.

2. Bulguların Oluşturulması ve Önerilerin Geliştirilmesi

İç denetçi denetim testlerinin uygulanması sonucunda elde ettiği bulguları yeterli kanıtla destekler ve

bu bulguları değerlendirerek kamu idaresine katma değer sağlayacak öneriler geliştirir.

Denetçi, denetim sırasında tespit ettiği hususları önem derecesine göre sınıflandırarak bulgu formuna

işler. Bulgu formunda; tespit, neden, riskler ve etkileri, kriterler ile öneriler alanları yer almalıdır

(Ek:10).

Bulgu formunun:

• Tespit bölümü, “yanlış veya sapma nedir” sorusunu yanıtlar.

• Neden bölümü, yanlış veya sapmanın sebebini ortaya koyar.

• Riskler ve etkileri bölümü, yanlış veya sapma sonucunda idarenin karşı karşıya olduğu riskleri

ve bu risklerin etkilerini gösterir.

• Kriterler bölümü, ilgili mevzuat, standart ve iyi uygulamalar çerçevesinde olması gerekeni

açıklar.

• Öneriler bölümü, olması gereken duruma ulaşma yolunu tarif eder.

Denetçi, denetim sonucunda ortaya koyduğu bulgu ve görüşlerini kanıtlara dayandırmalıdır. Denetim

kanıtı, denetim bulgularını desteklemek veya ispat etmek üzere toplanan ve kullanılan bilgilerdir.

Denetçinin, denetim amacına ulaşabilmesi açısından topladığı kanıtları uygunluk, güvenilirlik ve

yeterlilik olmak üzere üç açıdan değerlendirmesi gerekmektedir.

Denetim kanıtının uygunluğu, kanıtlarla denetim amaçları ve kriterleri arasında net ve mantıki bir

bağlantı bulunmasını gerektirmektedir. Bu, aynı zamanda kanıtların kalitesiyle ilgili bir husustur.

Denetim kanıtlarının güvenilirliğinin anlaşılabilmesi için kaynağı (kurum içi, kurum dışı gibi), doğası

(yazılı, sözlü, görsel ya da elektronik gibi) ve gerçekliği (asıl olma, imza, mühür gibi) açılarından

değerlendirilmesi gerekmektedir.

Denetim kanıtlarının güvenirliği açısından genel olarak aşağıdaki ilkeler kabul edilmektedir:

• Yazılı veya belgeye dayalı kanıtlar, sözlü kanıtlara göre daha güvenilirdir.

• Bağımsız kaynaklardan elde edilen kanıtlar, dahili kaynaklardan elde edilenlere nazaran daha

güvenilirdir.

• Denetçinin kendisinin elde ettiği kanıtlar, denetlenen birimin sunduklarından daha güvenilirdir.

• Asıl belgeler, fotokopilerinden daha güvenilirdir.

Denetim kanıtları, denetim amaç ve kapsamına ilişkin tüm önemli soruların cevaplanmasını sağlıyorsa

denetim kanıtının yeterliliğinden bahsedilebilir. Bu kanıtlara ilişkin testlerin başka bir denetçi tarafından

da yapılması halinde de aynı sonuçlara ulaşılması halinde denetim kanıtlarının objektif ve yeterli olduğu

kabul edilir.

Denetim kanıtının, denetim konusunun önemlilik düzeyi ve riskleri ile orantılı olması gerekir.

Denetim kanıtları türlerine göre fiziksel, sözel, belgeye dayanan ve analitik olmak üzere dört başlık

altında gruplandırılabilir:

• Fiziksel Kanıtlar: Fiziksel kanıtlar, genellikle kişilerin ve olayların gözlenmesi ya da varlıkların

incelenmesi yoluyla elde edilmektedir. Gözlemleme yöntemiyle elde edilen kanıtların örneklerle

belgelendirilmesi ya da destekleyici gözlemlemeler yapılması suretiyle güçlendirilmesi yerinde olacaktır. Destekleyici gözlemlemeler, diğer denetçiler tarafından, mümkünse kuruluşun temsilcilerinin eşliğinde

yapılması yerinde olacaktır. Buna örnek olarak fotoğraflar, haritalar, ses ve görüntü kayıtları sayılabilir.

Mevcut bir durumun gözlemlenmesi sonucunda çalışma kağıdı hazırlanmalıdır.

• Sözel Kanıtlar: Sözel kanıtlar, genellikle soruşturma, sorgulama ya da mülakat sonucunda

kurumun iç ve dış paydaşlarından elde edilen bilgilerdir. Aslında bu bilgiler ilgili paydaşın açıklamalarını

yansıtmaktadır. Denetim çalışmaları kapsamında diğer denetim teknikleri ile elde edilemeyecek önemli

ipuçları elde edilmesine ve konunun çok daha iyi anlaşılmasına imkan sağlamaktadır. Ancak sözel

kanıtların doğrudan kullanılması yerine mümkün olduğunca belgeler ile desteklenmesi yeterli miktarda

güvenilir ve uygun kanıt ile denetim amaçlarına ulaşılmasını sağlayacaktır.

Sözlü kanıtların güvenilirliği ve uygunluğu değerlendirilirken; mülakat yapılan kişinin inanılırlığı da göz

önünde bulundurularak, söz konusu kişinin görevi, bilgisi, uzmanlığı ve içtenliği göz önünde

bulundurulmalıdır.

Sözlü ifadelerin denetim sonucuna önemli bir etkisinin olacağı düşünüldüğü takdirde mutlaka bu

ifadeleri doğrulayan bir yazılı beyan tutanağı ya da ses veya görüntü kaydının alınması gerekmektedir.

• Belgeye Dayalı Kanıtlar: Belgeye dayalı kanıtlar, denetim kanıtlarının en yaygın şeklidir.

Anlaşmalar, sözleşmeler, raporlar, faturalar, tutanaklar, mektuplar gibi çok çeşitli formlarda olabilir.

Ayrıca uygun yöntem ve araçlarla bilgisayar kayıtlarından da elde edilmesi mümkündür.

Belgelere dayalı kanıtların güvenilirliği ve uygunluğu denetim amaçlarıyla bağlantılı olarak kaynağı

açısından değerlendirilmelidir. Kurum içerisinden elde edilen kanıtlarda özellikle güçlü bir iç kontrol

sisteminin varlığı söz konusu kanıtların güvenilirliğini artırmaktadır.

• Analitik Kanıtlar: Analitik kanıtlar, mali ve mali olmayan bilgiler arasındaki ilişkilerin incelenmesi ve

karşılaştırılması suretiyle elde edilen kanıtlardır. Analitik kanıtların toplanmasının arkasında “normal

şartlar altında benzer sonuçların çıkacağı” varsayımı bulunmaktadır. Bu amaçla hesaplamalar ve

karşılaştırmalar yapılır. Analitik kanıtlar çoğu kez sayısal olmakla birlikte sayısal karakterde olmadığı

durumlarda mevcuttur. Dönemler arasında oran ve eğilim analizleri yapılabileceği gibi eldeki bilgilerin

alt gruplara ayrılması şeklinde de elde edilebilir.

Bireysel çalışma planında öngörülen testlerin yapılıp yapılmadığı, bu testler sonucunda elde edilen

bulguları destekleyecek kanıtların yeterli olup olmadığı, yeterli örnekleme yapılıp yapılmadığı ve bu

doğrultuda ilave inceleme yapılmasına gerek olup olmadığı denetim gözetim sorumluluğu kapsamında

iç denetim birim yönetimi tarafından değerlendirilir ve bu husus kayıt altına alınır.

3. Bulguların Denetlenen Birim İle Paylaşılması

Bulguların oluşturulması sonrasında denetçi, denetim bulgularını kapanış toplantısında görüşülmek

üzere bir yazı ekinde denetlenen birime gönderir.

4. Kapanış Toplantısı

Denetçi ile denetlenen birim, denetim bulguları ve bunlar üzerine geliştirilen önerileri bir kapanış

toplantısında görüşür ve varılan sonuçlar bir tutanağa bağlanır (Ek 11).

Üçüncü Bölüm

RAPORLAMA

Denetim faaliyetlerine ilişkin raporlama, Kurulca çıkarılan Kamu İç Denetim Raporlama Standartlarına

göre yapılır., Taslak ve nihai denetim raporunun hazırlanması ve gönderilmesi ile Rapor çeşitleri gibi

konular bireysel denetim sürecinin bir parçası olduğundan, bu hususlara kısaca aşağıda yer verilmiştir. A. Taslak Denetim Raporunun Hazırlanması ve Gönderilmesi

Denetçi ile denetlenen birim arasında denetim bulguları üzerinde kapanış toplantısında yapılan

görüşmeler de dikkate alınarak denetçi bir taslak rapor hazırlar.

Denetçi, taslak denetim raporunu belirli bir sürede cevaplandırılmak üzere denetime tabi tutulan birim

yöneticisine bir yazı ekinde verir. Birim yöneticisi, gerektiğinde çalışanlardan ve ilgililerden görüş almak

suretiyle raporu, verilen sürede cevaplandırarak denetçiye gönderir.

Risklerin önem ve düzeyi konusunda denetçi ile birim yöneticisi arasında anlaşmazlık varsa, denetçi bu

duruma ilişkin değerlendirmesini raporuna dahil eder.

Risklerin önem ve düzeyi konusunda denetçi ile birim yöneticisi aynı görüşteyse, makul bir sürede

önlem alınması konusunda anlaşırlar ve alınacak önlemler denetlenen birimce bir eylem planına

bağlanır.

B. Nihai Denetim Raporunun Hazırlanması ve Sunumu

İç denetçi, denetlenen birimden alınan cevaplar ile bunlara ilişkin değerlendirmelerini de kapsayan

nihai raporunu, iç denetim birimi aracılığıyla üst yöneticiye sunar. İç denetim birim yöneticisi nihai

raporun ilgililere iletilmesinden sorumludur.

Raporlar üst yönetici tarafından değerlendirildikten sonra, raporda belirtilen birimlere ve strateji

geliştirme birimine gereği için gönderilir.

İç denetçi ile denetlenen birim arasında oluşacak görüş ayrılıkları üst yönetici tarafından çözülür. Üst

yönetici ile iç denetçi arasında görüş ayrılıkları olması halinde ise durum, anlaşmazlığın giderilmesine

yardımcı olmak amacıyla Kurula iletilir.

RAPOR ÇEŞİTLERİ

İç denetim faaliyetleri sonucunda ilgisine göre aşağıdaki raporlar düzenlenir:

• İç denetçiler tarafından yapılan her türlü uygunluk, performans, mali, bilgi teknolojisi ve

sistem denetimi faaliyetleri sonucunda “Denetim Raporu”.

• İç denetçiler tarafından danışmanlık faaliyetleri kapsamında yapılan inceleme ve araştırmalar

ile usulsüzlük ve yolsuzluk tespitine dair çalışmalar sonucunda “İnceleme Raporu”.

• İç Denetim Biriminin yıllık faaliyet sonuçlarını içeren “ İç Denetim Faaliyet Raporu”.

A. DENETİM RAPORU

1. Raporlama ilkeleri

Her iç denetim faaliyeti, düzenlenecek raporla kayıt altına alınır.

Raporlamada aşağıdaki ilkelere uyulur:

• Raporda denetimin amacı, kapsamı ve elde edilen sonuçlar ile denetçi kanaati belirtilmelidir.

• Rapordaki ifadeler doğru, tarafsız, açık, özlü, yapıcı ve tam olmalıdır.

• Raporda, ilgili yöneticilerin beklentileri, algılamaları ve ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

• Daha önce rapor edilmiş tespit ve tavsiyeler varsa bunlara ait bilgilere raporlarda yer

verilebilir.

• Her raporun bir özeti düzenlenmelidir.

• Rapor sunulmadan önce tamlık, doğruluk, uygunluk ve okunabilirlik açısından gözden

geçirilmelidir.

• Raporlar tespit edilen risklerin önemi ve alınacak önlemlerin ivediliği gibi konular gözetilerek

idareye değer katacak optimum bir zaman içerisinde sunulur. İşin niteliğine göre ihtiyaca hizmet edeceği düşünülen ve zamanlama gereği öncelikle bildirilmesi gereken hususların

varlığı halinde esas rapor düzenlenene kadar ara raporlar düzenlenebilir.

• Denetçi kanaatinin oluşmasına dayanak teşkil eden belgeler rapora eklenmelidir.

• Yapılan denetimler esnasında tespit edilen iyi uygulama örnekleri raporlarda ayrı bir bölümde

gösterilmelidir.

• Raporlar denetlenen birim, üst yönetim, iç denetim birimi gibi sunulacak merciler dikkate

alınarak ihtiyaca uygun sayıda düzenlenmeli ve gönderileceği yerler dağıtım listesinde

gösterilmelidir.

• Nihai raporun önemli bir hata veya eksiklik içerdiği sonradan anlaşılırsa; iç denetim birim

yöneticisi, ilgili iç denetçi tarafından yazılan düzeltilme notunu, dağıtım yapılan bütün taraflara

iletmelidir.

• Denetim raporlarında, denetimin “Kamu İç Denetim Meslekî Uygulama Standartlarına uygun

yapıldığı" belirtilmelidir. Ancak bu ibarenin kullanabilmesi için, iç denetim birim/faaliyetinin

1312 No’lu standart kapsamında kalite geliştirme programı değerlendirmesinin yapılması ve

değerlendirme sonucunda standartlara uygunluğunun teyidi gerekir. Denetim görevinin

yürütülmesi esnasında söz konusu Standartlara aykırılıkların ortaya çıkması halinde ise tam

olarak uyulmayan standartlar, aykırılık sebepleri ve aykırılığın göreve etkisi özel durum

açıklaması olarak raporda belirtilmelidir.

• Raporların düzenlenmesi, sunulması ve saklanmasında gizlilik ilkesi gözetilir.

2. Rapor yazım ilkeleri

Raporun yazılmasında aşağıdaki ilkeler gözetilir:

Doğruluk: Raporun gerçeklere dayanmasını ifade eder. Bu amaçla rapora ait bilgiler, çalışma kağıtları

ve denetim bulgularının yer aldığı denetim dosyasından elde edilir.

Tarafsızlık: Gözlem, tespit, sonuç ve önerilerin gerçeğe dayalı, çarpıtmadan uzak ve önyargısız olarak

ortaya konulmasını ifade eder.

Açıklık: Raporun yeterli bilgiyi anlaşılır şekilde ortaya koymasını ve gereksiz teknik ifadelerden

kaçınılmasını ifade eder.

Ölçülebilirlik: Yapılan testlerin, örneklemelerin ve yorumların mümkün olduğunca karşılaştırılabilir ve

rakamsal olarak ortaya konulabilir olmasını ifade eder.

Kısalık (Öz): Uzun anlatımdan ziyade konunun anlaşılabilir kısalıkta ortaya konulmasını ifade eder.

Yapıcılık: Raporda kullanılacak ifade biçimi ve yapılan vurguyla ilgili olup, kişileri ve geçmişi

eleştirmekten ziyade, sistemi değerlendiren ve iyileştirmeye yönelik ifadelerin seçilmesini kapsar.

Tamlık: Raporun ayrıca bir açıklama ya da sözlü yorum gerektirmeyecek şekilde yazılmasını ifade

eder.

Zamanlılık: Raporun idareye değer katacak optimum bir zaman içerisinde düzenlenmesi ve

sunulmasını ifade eder.

Kararlılık (Çözüm): Raporun yapılan tespitler doğrultusunda, neyin nasıl düzeltilebileceğini gösteren

önerileri içermesini ifade eder.

3. Raporun kapsam ve biçimi

Denetim raporunda asgari olarak denetimin amacı, kapsamı ve sonuçlarına yer verilir. Tavsiye edilen

rapor biçimi aşağıda yer almaktadır.

a) Rapor kapağı

Raporun birinci sayfası kapaktır . Rapor kapağında aşağıdaki hususlara yer verilir;

• İç denetim biriminin adı,

• Denetlenen birim/konu adı,

• İç denetçi ya da denetçileri ile varsa denetim gözetim sorumlusunun adları,

• Rapor numarası,

• Rapor tarihi. b) Rapor sunumu

Bir sayfayı geçmeyen rapor sunumu rapor kapağının ardında yer alır. Bu sunumda aşağıdaki

hususlara yer verilir;

• Raporun kime hitaben yazıldığı,

• Rapor tarihi,

• Denetimin türü,

• Denetimin dönemi, konusu ve kapsamı,

• Denetimin “Kamu İç Denetim Meslekî Uygulama Standartlarına uygun yapıldığı" ifadesi veya bu

Standartlara aykırılıklar söz konusu ise tam olarak uyulmayan standartlar, aykırılık sebepleri ve

aykırılığın göreve etkisinin belirtildiği özel durum açıklaması,

• Nihai raporun, taslak rapordan sonraki görüşmeler ve toplantılarda (kapanış toplansının tarihi de

verilebilir) ele alınan yorum ve cevapları da içerdiği bilgisi,

• Raporun tebliğinden itibaren süre öngörülerek izleme sürecinin başlayacağının ve bu evrede

sorumlulukların yerine getirilip getirilmediğinin izleneceğinin belirtilmesi,

• Denetim sonucunda ulaşılan; “yeterli”, “düzeltme/iyileştirme gerektiriyor” ya da “yönetimin dikkatini

gerektiriyor” gibi somut görüş ifadeleri,

• İsteğe göre denetlenen birim personeline sorumluluk anlayışları ve sağladıkları bilgiler nedeniyle

“teşekkür notu”,

• Denetime katılan her bir denetçinin adı ve imzası.

c) Dağıtım listesi

Denetlenen birimler, üst yönetici, iç denetim birim yöneticisi gibi raporla ilgili gerekli tedbirlerin

alınmasını sağlayabilecek seviyedeki kişilerin unvanları ile adreslerini içeren bilgilere yer verilen dağıtım

listesi rapor sunumunun ardında yer alır.

d) Rapor özeti

Raporun önemli bilgilerini içerecek rapor özetinde aşağıdaki hususlara yer verilir ;

• Denetimin hukuki çerçevesi, amacı, kapsamı ve yönteminin açıklandığı “Tanıtım” bölümü,

• Tespit edilen riskler, varsa risk kodu, anahtar bulgular ve risk seviyelerinden oluşan “Risk

Değerlendirmesi” bölümü,

• Denetim bulguları, öneriler, yönetimin cevabı ve eylem planından oluşan “Denetim Bulguları ve

Öneriler” bölümü,

• Denetlenen birimin cevaplarını içeren “Rapora Cevap ve Eylem Planı” bölümü,

• Bulgu ve öneriler ile rapora verilen cevap ve eylem planı kapsamında uzlaşmaya varılamayan

hususlar ve bunlara ilişkin denetçinin nihai değerlendirmelerini içeren “Uzlaşılamayan Konular” bölümü,

• Denetlenen birimle ilgili “Güçlü ve Zayıf Yönler” bölümü.

e) Rapor metni

Rapor metni asgari olarak aşağıdaki hususları içerir;

• Görevin amaç ve kapsamı ile denetlenen birim hakkındaki kısa bilgilerin açıklandığı “Tanıtım” bölümü,

• Rapora alınmasına lüzum görülen her bir bulgu için “Bulgular” bölümü altında aşağıdaki alt bölümler;

a. Önem derecesine göre sınıflandırılan bulguların ortaya konulduğu “Tespit” bölümü,

b. Bulgunun kaynağını ortaya koyan “Nedenler” bölümü,

c. Kurumun karşı karşıya olduğu riskleri ve bu risklerin etkilerini gösteren “Riskler ve Etkiler” bölümü,

d. İlgili mevzuat, standart ve iyi uygulamalar çerçevesinde olması gerekenin açıklandığı “Kriterler”

bölümü,

e. Denetim sonuçlarına ilişkin tavsiyeleri içeren “Öneriler” bölümü,

f. Denetlenen birimin verdiği cevaplar ile eylem planını içeren “Rapora Cevap ve Eylem Planı” bölümü,

g. Bulgu ve öneriler ile rapora verilen cevap ve eylem planı kapsamında uzlaşmaya varılamayan

hususlar ve bunlara ilişkin denetçinin nihai değerlendirmelerini içeren “Uzlaşılamayan Konular” bölümü,

• Varsa ek ve nihai düşüncelerin özetinden oluşan “Değerlendirme ve Sonuç” bölümü. Raporun metin kısmında ayrıca;

• Daha önce rapor edilmiş tespit ve tavsiyelere ilişkin bilgilere,

• Denetlenen faaliyetlerle ilgili iyi uygulama örneklerine,

• Önemli görülen diğer hususlara

yer verilebilir.

f) Ekler

Raporda yer verilen tespit, örnekleme ve testleri destekleyen belgelerin birer örneklerine rapor ekinde

yer verilir. Ekler numaralandırılır ve önüne bir ek listesi konulur.

4. Ara rapor

İvedi olarak işlem yapılması gereken bilgilerin iletilmesi, denetlenen faaliyetle ilgili bir değişikliğin

bildirilmesi veya görevin uzun bir süre devam etmesi halinde görevin seyri hakkında üst yönetici ile iç

denetim birim yöneticisinin bilgilendirilmesi amacıyla ara raporlar yazılabilir. Ara rapor belli bir şekil

şartına tabi değildir. Ancak ara raporların yazılması görev sonunda bir rapor yazılması ihtiyacını

ortadan kaldırmaz.

< FONT align="_target>Ek:1) bildirilir.

İç denetçi görevlendirmesi yapıldıktan sonra iç denetim birimince, denetim yapılacak birime bildirim

yazısı (Ek:2) gönderilir.

İkinci Bölüm

DENETİMİN YÜRÜTÜLMESİ

A. Ön Çalışma ve Bireysel Çalışma Planı

Denetim faaliyeti ön çalışmayla başlar. Bu çalışmanın amacı, iç denetçinin yapacağı bireysel denetim

faaliyeti için gerekli bilgiyi elde etmesine yardımcı olmaktır. Ön çalışma; denetim amaçlarının

belirlenmesi, bilgi toplama/ön araştırma ve açılış toplantısı safhalarından oluşur. Elde edilen bilgiler

ışığında denetim amaçları kesinleştirilir, potansiyel sorunlu alanlar ile denetim kapsamı belirlenerek

bireysel çalışma planı hazırlanır.

Ön çalışma aşamasında ayrıca denetim kontrol listesi oluşturulur. Denetim kontrol listesi (Ek:3), hem

denetçiye denetim sırasında izlemesi gereken yolu, hem de denetçinin çalışmalarını izlemekle görevli

denetçiye, denetimin hangi aşamada olduğunu göstermek bakımından kolaylık sağlar. Liste, denetime

ilişkin her bir adımın tamamlanmasını müteakip doldurulur ve ilgili çalışma kağıtlarıyla birlikte

dosyalanır.

1. Çalışma Kağıtları ve Formlar

Denetimin hazırlık aşamasında, öncelikle, kullanılacak çalışma kağıdı ve formların şekil ve içeriği

belirlenir.

Denetim süresince gerçekleştirilen tüm çalışmalar; denetime hazırlık, risk ve kontrol değerlendirmeleri,

yapılan testler, bunların sonucunda elde edilen bilgi, kanıt ve sonuçlar ile raporlama ve izleme

faaliyetleri çalışma kağıtlarıyla belgelendirilmelidir.

Çalışma kağıtları, denetimin yürütülmesinde denetçiye yardımcı olmaya ve denetçinin ulaştığı bulguları

desteklemeye hizmet eder.

Risk kontrol matrisi gibi şekil ve içeriği özel olarak belirlenenler dışında, denetimde kullanılacak

standart bir çalışma kağıdı örneği ekte yer almaktadır (Ek:4). Çalışma kağıtları, denetimin sonuçlandırılmasını müteakip saklanması ve gerekli hallerde başkalarının

kullanımına açılması için iç denetim birimine bir yazı ekinde devredilir.

2. Denetim Amaçlarının Belirlenmesi

İç denetçi ön çalışma kapsamında öncelikle, denetim programında öngörülen hedefler doğrultusunda

gerçekleştireceği denetim faaliyeti sonucunda ulaşmak istediği amaçları net olarak ortaya koyar ve

bunları çalışma kağıdıyla kayıt altına alır.

3. Bilgi Toplama/Ön Araştırma

Denetim faaliyetinin amacını belirleyen iç denetçi gerçekleştireceği denetim öncesinde ihtiyaç

duyabileceği bilgileri toplayarak bir ön araştırma yapar. Bu safhada gerek görülmesi halinde

denetlenecek birim yöneticileri veya ilgililerle görüşülebilir. Bu aşama, aşağıdaki hususlarda önemli

bilgilerin ve uygulamaya yönelik tecrübelerin elde edilmesinden oluşur;

• Denetlenecek alanın büyüklüğü, kapsamı, amaç ve hedefleri,

• Denetlenecek birime ilişkin mevzuat, politika ve prosedürler,

• Mevcut kontroller,

• İş akış süreçleri,

• Organizasyon ve yönetim yapısı.

Söz konusu bilgilere ulaşabilmek için kullanılabilecek bazı kaynaklar şunlardır;

• Önceki denetimlere ilişkin rapor ve çalışma kağıtları,

• Dış denetim ve diğer denetim birimlerince yazılmış raporlar,

• İş/süreç akış şemaları,

• Organizasyon şemaları,

• Fonksiyon ve iş/görev tanımları,

• Faaliyet raporları.

4. Açılış Toplantısı

İç denetçi, denetimin başlangıcında denetlenecek birim yöneticileri ve ihtiyaç duyulan personelin

iştirakiyle bir toplantı yapar. Bu toplantıda; denetimin amaçları, hedefleri, kapsamı ve tahmini süresi,

denetime yardımcı olacak personel, denetim sırasında çalışanlardan beklentiler, idarenin denetimden

beklentileri, denetim bulgularının değerlendirilmesi, denetim sonuçlarının raporlanması, denetçi ve

birim arasındaki iletişimin nasıl gerçekleştirileceği vb hususlar görüşülür ve toplantı sonrasında bir

tutanak düzenlenir (Ek:5).

5. Potansiyel Sorunlu Alanların Belirlenmesi (Risk Değerlendirmesi)

İç denetçi bilgi toplama ve ön araştırma aşamasını tamamladıktan sonra elde ettiği veriler yardımıyla

yapacağı risk değerlendirmesi sonucunda, denetlenecek birim ve süreçlere ilişkin potansiyel sorunlu

alanları belirler.

Bu alanların belirlenmesinde ilk adım, denetlenecek birimin temel süreçlerinin ortaya konulmasıdır. Bu

amaçla, birimin iş süreçlerinin, süreçler arasındaki ilişkilerin, süreçteki görevliler ve rolleri ile uygulanan

kontrollerin tespiti gerekir.

Bu aşamada, iş süreçlerini görsel hale getirmeyi sağlayacak iş akış şemaları kullanılabilir. İş akış

şemalarında açıklık ve sadelik çok önemlidir. Aşırı detay önemli hususların gözden kaçmasına neden

olabilir. Şemaların oluşturulmasında standart sembollerin kullanılmasına dikkat edilmelidir. Daha sonra, belirlenen bu temel süreçlerdeki risklerin varlığı araştırılır. Risklerin varlığına ilişkin bazı

göstergeler şunlardır;

• Plansızlık ya da planlamadaki yetersizlikler,

• Konu, kişi ve birimler itibariyle uygun görev dağılımı yapmayan ve görevler ayrılığı ilkesini ihlal eden

organizasyon yapısı,

• Varlıklar, yükümlülükler, alacaklar, ödemeler ve harcamalar üzerinde etkili bir kontrol

oluşturulmasında yetersiz kalan yetki dağılımı,

• Resmi olarak uygulanması öngörülen ancak etkisiz veya maliyeti sağlayacağı faydadan yüksek olan

ya da açık olmayan ve anlaşılması güç yazılı prosedürler,

• Denetlenen alanın veya birimin iş/görev sahasının diğer birim, bölüm ya da kuruluşlarla ilişkili olması

durumunda koordinasyon eksikliği,

• Büyük tutarlı harcama, tahsilat veya alacaklar,

• Daha önce hiç denetlenmemiş fonksiyon, süreç, proje, program ve faaliyetlerin bulunması,

• Politika ve faaliyetleri etkileyecek konumda bulunan personelin kendi aralarındaki veya bunlarla

idare arasındaki çıkar çatışması,

• Kontrol ve yetkilendirme limitlerinin yakınında yoğun işlemler bulunması,

• Karmaşık süreç, program ve faaliyetler,

• Yöneticileri, birim faaliyetlerinden haberdar edecek geri bildirim mekanizmalarının yokluğu veya

yetersizliği,

• Olağandışı faaliyet ve işlemler,

• Yeni birim ve faaliyetler ile yeniden yapılandırma projeleri,