Kurum İçi İletişim ve Motivasyon Çalıştayları

Normal sosyal yaşantımız bir yana, artık günümüzde şirketler ve kişiler arasında organize olan iş dünyamız için, içinde bulundukları sektörde hedeflerini gerçekleştirmek adına kurumsallaşma ve kurumsal iletişimin öneminden bahsetmeye de, gerek yok zaten!

Bu yazımızda; çalışma hayatımız boyunca her an - her zaman karşımıza çıkan, kurumsal ve kişisel - marka veya markalarımızı dış dünyaya açan “Kurumsal İletişim” kavramının ilk alt açılımları olan, “Kurum İçi İletişim” ve “Kurum Dışı İletişim” faaliyetlerinden “Kurum İçi İletişim”i, “Kurumsal Motivasyon” ile birlikte ele alacağız. “Kurum Dışı İletişim” (Kurumsal Kimlik / Müşteriler - Paydaşlar / Halkla İlişkiler / Tedarik Zinciri / Reklam - Tanıtım / Sosyal Medya / Kurum Kültürü / Markalaşma / Vs.) ise, izninizle başka bir yazımızın konusu olacak.

Kurumsallaşma yolunda stratejik planlamanın içinde yer alan... Organizasyon Şeması - Görev Tanımları - Değerler - İlkeler - Amaçlar - Hedefler - Misyon ve Vizyon çalışmalarından önce,
şirketlerin başarısında çok önemli bir yeri olan kurum içi iletişimdeki, ortak birkaç nokta şu şekilde sıralanabilir. Yani... Tüm çalışanlara değer vermek ve onların yönetime katkılarını sağlayarak motive etmek... Ortak problemleri ve geleceği öngörerek, bunlara yönelik ihtiyacı karşılayacak çözümler üretmek... Özellikle çalışanların yaratıcı düşüncelerini destekleyerek, yeterli olmak için değil, sektörde olabileceklerin en iyisi olmak için çaba harcamak gibi!..

Konuya profesyonel bir bakış açısı ile yaklaşırsak, kurum içi iletişim ile çalışanlar ve yönetim kadroları, ortak akılla - ortak kararlar alarak, şirketlerinin ana hedefleri doğrultusunda işbirliği yapmak zorundadırlar.

Kurum içi iletişim; içinde tüm yönetsel faaliyetlerin yer aldığı, ana ve kılcal damarlar sistemi olarak kabul edilebilir. Yani; kurum içi iletişim, şirketlerimizin sinir sistemi gibidir!..

Günümüz “İnsan Kaynakları Departmanları” için aidiyet duygusunun kazanılmasında, çok önemli bir yeri olan “Kurum İçi İletişim”in işlevlerinden birisi de; çalışanların, duygu ve düşüncelerini açıkça ifade etmelerine izin vermektir. Çalışma standartları çerçevesindeki bu duygu ve düşünceler, genel ve özel olabileceği gibi, işyeriyle ilgili ya da ilgisiz de olabilir.

Bu paragraftaki sözlerimle; bazı iş yerlerinde zaman zaman yeşerebilen, ucu açık ve sonu belli olmayan duygusal ilişkileri kastetmediğimi, hemen anladınız değil mi? :-)

Çalışanların, işyeri içinde bulundukları ruhsal durumlar; kişisel davranışları kadar, diğer çalışanları, olayları algılamalarını ve değerlendirmelerini de etkiler. Ruh halinin ve duyguların iletilmesi, ekip üyelerinin birbirlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olur. İnsanlar birbirlerini anlayabildikleri takdirde, birlikte daha iyi bir performans gösterir ve hedeflerine ulaşabilirler.

Şimdi iş yerinizi bir saat gibi (Tabii elektronik veya dijital olmayan duvar saati gibi) düşünün. Saatinizin doğru çalışması, içindeki çarkların doğru yönde dönmesi ile mümkündür. Ekibiniz veya şirketiniz içinde çalışanların her birini, bu saatin çarklarından biri gibi düşündüğünüzde, çarklardan birinin veya bir kaçının, yavaşlaması veya durması, bu saati nasıl etkiler? ... :-)

İşte, kurum içi iletişimin ve motivasyonun önemi budur!.. Saatinizin bulunduğu duvarı terk etmemesi (Yani, sektörden çıkmamak.) veya devamlı servis çağırmamanız için -ki, gerekirse destek almak normaldir- çarkların her zaman doğru yönde ve doğru şekilde çalışması gerekir.

Sizlerinde çok iyi bildiği gibi iş dünyamızda motivasyon; yaptığımız işten heyecan duymaktır. Genellikle, aynı düzeyde ve rutin olarak yapılan işler, zaman zaman motivasyon kaybına yol açabilir. Böyle bir noktada hepimizce gayet iyi bilinen; ödül, prim, teşekkür, takdir, pay/hisse kazanımı gibi motivasyon yöntemleri dışında, iş tanımlarında yapılacak artı veya eksi yönde bazı küçük değişiklikler ile olasılıklar dahilindeki kariyer destekleri veya ekip değişiklikleri, yeni heyecanlara yol açabilir.

Kişisel motivasyonla birlikte kurumsal motivasyonun, başarılı bir şekilde uygulanmaya çalışılan kurum içi iletişim çalışmalarıyla paralel gittiği gerçeğinden hareketle; kaliteye odaklanılan bir hizmet veya üretim sürecinde, kurum içi iletişim çalışmalarında yaşanan aksamalar nedeniyle, departman çalışanları arasında veya departmanlar arası kopukluklar yaşanabilir. Özellikle departmanlar arası kopukluklar, kurumun işleyişini ve gelişimini olumsuz yönde etkileyecektir. Bu gibi durumlarda şirketler, çalışanlarını doğru bir iletişim döngüsü içinde kazanmaya çalışmalı ve motivasyonu artırmaya yönelik kuruma özel bir çalışma modeli ile performans yönetimi oluşturmalıdır.

Özellikle... Bilgi paylaşımını gerçekleştiremeyen, aynı dili konuşamayan, kendi içinde anlaşamayan, aralarında duvarlar ve engeller bulunan çalışma ortamlarında, dinamik adımlar atılamaz. Doğru yönlendirmeler yapabilme, hızlı karar verebilme, ani etki/tepki gösterebilme, aynı reaksiyonları kurum olarak da öne çıkarabilmek... gibi özellikler, kurum içi iletişimin iyi olmadığı her türlü iş yerinde, sıkıntı yaratmakta ve iş akışını sekteye uğratmaktadır.

Kurum içi iletişim çalıştaylarında ön plana çıkarılması gereken konulara gelince, bunlar;

a) Kurumdaki, olumlu veya olumsuz tüm gelişmelerden çalışanları haberdar etmek...
b) Yönetimler ve çalışanlar arasında karşılıklı güven ortamı oluşturmak...
c) Kurum içinde yukarıdan aşağıya, aşağıdan yukarıya, yatay ve dikey iletişimi sağlamak...
ç) Kurumun başarısıyla, çalışanların beklentilerini bütünleştirmek...
d) Çalışanları, kurumun bir parçası durumuna getirmek...
e) Çalışanların, bilgi ve becerilerini geliştirmeleri açısından eğitilmelerine destek vermek...
f) İyi bir çalışma durumunda, çalışanların övülmesine ve takdir edilmesine özen göstermek...
g) Tüm çalışanların kuruma katkılarını en üst düzeye çıkartmak ve iş güvencesi sağlamak...
h) Kurum içinde yaratıcılığı da ödüllendiren bir performans sistemi oluşturmak...
ı) Kurum içinde düzenli iletişim ve motivasyon toplantıları yapmak...
i) Çalışanların aileleri ile birlikte, kurum içi aile bütünleşmesini sağlamak...
j) Katılımcılığı, üretkenliği ve motivasyonu arttırmak... Şeklinde sıralanabilir.

Ancak bazı kurumda bu iletişim yöntemlerinin, genellikle yönetimin görüş ve hedeflerinin tek yönlü olarak aktarılması amacıyla, yapıldığını görmekteyiz. Başka bir deyişle çalışanlarımızın motivasyonunda kurum içi iletişimin önemi; yukarıdan aşağıya yani yönetimden çalışana bilgi akışının yanında, aşağıdan yukarıya yani çalışandan yönetime bilgi akışında yatmaktadır.

Şimdi isterseniz bu bilgiler ışığında, sizce uygun olan bir zaman diliminde yarım günlük veya tam günlük, tüm çalışanlarınız veya bölüm bölüm bir “Kurum İçi İletişim ve Motivasyon” çalıştayı düzenleyerek, şirketinize veya kurumunuza ayna tutabilirsiniz. Aynen kurum kültürü ve stratejik planlama toplantılarında yaptığımız... Swot Analizleri gibi!

Bunun için, apoletlerin ve statülerin kapının dışında bırakıldığı bir toplantı ortamı yeterli!..

Katılanlara dağıtacağınız ve ilk 15 veya 30 dakikalık süre içinde yanıtlamaları isteyeceğiniz sorular, şirketinize ve katılanlara ait özel konularla birlikte, aşağıdaki konuları da içerebilir...

1) Genel olarak, şirkette görülen eksiklikler ve aksaklıklar + varsa mobbing problemi. (?)
2) Kişisel ve departman olarak, bu eksikliklerin giderilmesi için neler yapılmalı - İş Planı. (?)
3) Bu yapılması gerekenler için nelere ihtiyaç var. (?) Ar-Ge ve İnovasyon Toplantıları. (?)
4) Çalışanların, hem kişisel - hem de departman olarak, yöneticilerden beklentileri. (?)
5) Yöneticilerin, hem kişisel - hem de departman olarak, çalışanlardan beklentileri. (?)

Daha sonra 1. konu için, katılanlardan 15 dakikalık süre içinde sorunları yazmaları istenir.

Tüm katılımcılar görüşlerini madde madde yazmaları akabinde, listelerde müşterek olarak belirtilen ortak sorunlar sadeleştirilip önem sırasına göre 1.2.3. grup diye sıralandıktan sonra...

Diğer sorulara da aynı şekilde devam edilir. Sonuçta şirketimizin kurumsal ve varsa kişisel problemleri net bir şekilde belirlenir ve de çözüm önerileri tartışılarak iş planı yapılır. Sonrada belirlenecek takvime göre, gerekli sorumlular ve sorumluluklar saptanarak, harekete geçilir.

Böylece; belirlenen zaman dilimlerine göre yapılacak düzenli toplantılarla, gelişmeler takip edilerek, şirketimizin amaç ve hedeflerine... daha sağlam adımlarla ilerlemesi sağlanmış olur.

Neticede; şirketlerimizin veya kurumlarımızın geleceği bizlere bağlı olduğuna göre, yapılacak tüm “İnsan Kaynakları”na özgü bu tür çalışmalarda, “İnsan” faktörünün önemini hiçbir zaman göz ardı etmememiz gerekiyor.

Daha mutlu bir gelecek için... Sevgiyle kalın!..