Artık IMAP E-posta Sunucusu Kullanmalısınız

Gmail, Yahoo, Hotmail gibi web tabanlı e-posta servisleri hemen herkes tarafından kullanılıyor. Ancak bireysel kullanımda en etkili yöntemin bu ücretsiz e-posta servisleri olmasına rağmen, hatta bu firmaların kurumsal servislerinin de olmasına rağmen, iş hayatında firma alan adına bağlı e-posta adresleri yaygın olarak kullanılmaya devam ediliyor.

Web Tabanlı E-posta

Gmail, Yahoo, Hotmail gibi e-posta servislerinden gelen alışkanlıkla kurumsal e-posta hesaplarının da web tabanlı olarak kullanılmasını tercih edenler az değil. Yani http://alanadi.com/webmail vb. bir adresten tarayıcı ile kurumsal e-posta adresini kullanmak ve bilgisayara e-postaları kaydetmemekten bahsediyoruz.

Bu bir avantaj gibi gözükse de, kullanım kolaylığı açısından Outlook ya da Thunderbird gibi bir e-posta istemci (client) yazılımı kullanmaya devam edenler daha çok. Kaldı ki, bir de mobil cihazlar var. Artık e-postaların önemli bir kısmı bu tür cihazlardan açılıyor ve yanıtlanıyor.

Toparlarsak; firma alan adına bağlı e-posta hesaplarına 3 farklı şekilde ulaşılıyor;

• web üzerinden
• bilgisayarlara kurulu istemci (client) yazılımlarından
• mobil cihazlara kurulu istemci (client) yazılımlarından

Bu çok kanallı kullanım şekli önemli bir ihtiyacı doğuruyor; Senkronizasyon

E-posta Sunucu Türleri

Bir e-posta sisteminde yaygın olarak 3 farklı sunucu türünden 2'si kullanılır. Bunlar;

• SMTP Giden Posta Sunucusu, adından da anlaşıldığı üzere gönderdiğiniz e-postalar için hizmet eder
• POP3 Gelen Posta Sunucusu, geleneksel gelen e-postaları yöneten sunucu
• IMAP Gelen Posta Sunucusu, senkronizasyon imkanı sunan modern gelen e-posta sunucusu

Klasik gelen posta sunucularında (POP3, Post Office Protocol) bir cihaz herhangi bir e-postayı indirdiğinde sunucu bu mesajı siler. İsteğe göre silmemesi için ayarlanabilir, ancak bunun için kısıtlı 2 seçenek vardır;

• hiç silme
• istemciden silinene kadar silme

Bu durumda "telefonumdan e-postayı aldığımda silme, bilgisayarıma indirince sil" gibi bir ayar ile idare etmek mümkün. Ancak bir de tam senkronizasyon imkanı olan IMAP sunucu türü var.

IMAP Sunucu Nedir?

IMAP, Internet Message Access Protocol, yani Internet Mesaj Erişim Protokolüdür. POP sunuculardan farkı; sunucu ve istemci (yani e-postayı okuduğunuz cihaz) arasında çift yönlü bir iletişim protokolü olmasıdır. Bu sayede POP3 sunucularındakinden farklı olarak istemci cihazda yaptığınız işlemler sunucuya aktarılır.

Örneğin, bir e-postayı yeni bir dizin yaratıp oraya taşırsanız, bu değişiklik sunucu üzerinde de gerçekleşir ve başka bir cihazdan bağlandığınızda da aynı şekilde aktarılır. Bilgisayarınızda bir e-postayı "faturalar" diye bir dizin oluşturup oraya taşıdığınızda, telefonunuzdan baktığınızda da faturalar dizininin oluştuğunu ve o e-postanın da dizinin içinde olduğunu görürsünüz.

Ya da bir e-postayı telefonunuzdan okuduğunuzda, bilgisayarınızda da okunmuş olarak görürsünüz.
Ya da bir e-postayı bir cihazda sildiğinizde diğer tüm cihazlarınızda ve web üzerinde de silinmiş olur.
Bu sayede tam bir senkronizasyon içerisinde e-postalarınızı yönetebilirsiniz.

IMAP Kullanmanın Dezavantajları

Depolama Alanı

POP3 Sunucular, aksine ayarlanmamış ise, istemci e-postayı aldığında o e-postayı sunucudan siler. IMAP sunucular ise istemci cihazlar ile aynı şekilde e-postaları saklarlar. Bu nedenle barındırma (hosting) alanı olarak daha büyük bir mail alanı gereklidir. Başka bir ifade ile tüm mailleriniz aynı zamanda sunucudadır ve yer kaplar.

Günümüzde depolama alanlarının fiyatları çok düşük olduğu için bu dezavantaj bizce teorik bir dezavantaj olmaktan öte bir anlam ifade etmez.

Sunucu Değişikliği Sırasında İş Yükü

Eğer sunucuyu değiştirecekseniz, tüm mesajları yeni sunucuya yüklemelisiniz. Bu da çok sayıda e-postası olanlar için, geçiş sırasında Internet bağlantısını sömüren ve bir kaç gün sürebilecek bir iş yükü gerektirir. Tabi bunu yoğun e-posta kullanan kişileri baz alarak söylüyoruz. Yüzlü rakamlarda e-postası olan kişiler için konuşmaya değecek bir durum değildir.

Günümüzde bunu otomatik yapan bazı ara yazılımlar da vardır, ama kullanımı uzmanlık gerektirir.

IMAP ile Özgür E-posta

Sonuç olarak, mobilite çağında özgür şekilde e-postalarınızı farklı cihazlardan ve tam senkronizasyon ile kullanmanızı sağlayan IMAP sunucuları tercih etmeniz önemli bir verimlilik artışı sağlayacaktır. Tek yapmanız gereken e-postanızı kurarken, Gelen Posta Sunucusunun tipini POP3 yerine IMAP olarak seçmektir.