Toplantılar ne kadar gerekli?

Son zamanlarda danışmanlık yaptığım bazı şirketlerde yapılan toplantıların zaman zaman gereksiz, çoğu zaman da çok uzun sürdüğünü gözlemliyorum.

Temelde bazı toplantılara karşı olmamama karşılık iş yaşamında gördüğüm, toplantılardan çoğunun gereksiz ve çok uzun olduğunu düşünüyorum.

Öncelikle, bir çok toplantının kararı geciktirdiği düşüncesindeyim. Bir çok yöneti, zamanında 5 dakika fazla harcamak yerine bir toplantı yapmayı tercih etmektedir ki, bu da kararların ertelenmesi için bir araç haline dönüşmesine neden olur.

Toplantıların bir çoğunda gözlediğim konulardan biri de o toplantıya katılan kişilerin bazılarının orada olmasına gerek olmadığı, ama toplantıyı gerçekleştiren kişi genellikle ya ayıp olacağını düşündüğünden, yahut da konuyu derinlemesine düşünmediğinden gereksiz bazı kişileri de toplantıya davet eder.

Bazı yöneticiler ise karar verip sorumluluk almaktan korktukları için üst ve altlarının katılımı ile ortak karar vererek sorumluluğu dağıtmaya veya uzaklaştırmaya çalışıyorlar.
Bazı durumlarda ise, ki bu çok oluyor, toplantıya davet yapan kişinin açık ve net bir gündemi olmadığını görüyoruz.

Çoğu zaman iki kişinin ayaküstü bir araya gelerek karar verebileceği durumlarda bile çok kişinin katılımı ile uzun süren toplantılar düzenleniyor.

Aslında yapılan toplantıların şirkete olan maliyetine bile bakmıyoruz. Bu maliyetleri hesaplayıp yıl içerisinde ulaştığı rakamları görürsek çok şaşıracağımıza eminim.

Şöyle bir hesaplama yapabilirsiniz :
Şirketinizde yapılan toplantılara katılan kişilerin ortalama yıllık gelirini saat olarak çıkartın ve bu rakamı şirketinizde yapılan toplantıların ortalama süre ve katılımcı sayısı ile çarpın. Sonrada genel olarak haftada kaç toplantı yapıldığını düşünerek bu sayı ile çarpın ve sonucu 52 ile çarparak yıllık toplantı maliyetini görebilirsiniz.

Peki hem şirketin parasını hem de yöneticilerin zamanını çalan bu toplantıları azaltıp, sürelerini de kısaltma olanağımız var mı ?

Tabi var.

Öncelikle yapmamız gereken bir toplantı yapma ihtiyacı hissettiğimizde gerçekten sorunu toplantı yaparak mı, tek başımıza çözüp çözmeyeceğimizi bir kez daha düşünmekte yarar var. Eğer toplantı dışında başka seçenek olmadığına inanıyorsak o zaman da toplantıya katılması gerekenlerin kimler olduğunu tam olarak tespit ederek başka çalışanların vaktini ziyan etmemeyi prensip edinmeliyiz.
Yapılması gereken toplantının amacını ve varmak istediğimiz hedefleri net bir şekilde belirleyerek toplantıya çağırdığımız kişilere toplantı gündemini vaktinde göndererek toplantıya hazırlanmalarını sağlamalıyız.

Toplantı katılımcılarına gönderdiğimiz gündem, hem onların hazırlanmasına ve toplantının hazırlıklı başlanmasına olanak vereceği için hem de toplantı başında uzun bir girişe gerek bırakmayacağından toplantı süresi uzamayacaktır.

Toplantıda yapılan en önemli hatalardan biri de toplantı sonunda alınan kararlar veya konuşulan konularla ilgili bir not dağıtılmadığından, konuşulanların çok çabuk unutulmasıdır. Bunu önlemek için toplantı notlarının kısa ve özlü bir şekilde tutulması ve toplantıdan sonra en kısa sürede katılımcılara dağıtılmasıdır.

Her toplantıda değişik konulara girmeye ve/veya konuları uzatmaya eğilimli kişiler vardır nedense. Bunların önünü nazik ve kibar bir şekilde kesmek toplantı verimliliğini artıracaktır.

Toplantının odaklandığı gündemden çıkmasına olanak vermeden ve katılımcılara hazırlıklı gelmelerini sağlamadan, sonuca hızla ulaşan kısa süreli ve verimli bir toplantı yapmak nerede ise olanaksızdır.
Tüm bunları gözününe alarak yapacağınız gerekli toplantılar hem verimli olacak hem de uzun süreler alarak vakit kaybı yaratmayacaktır.