Fuardaki başarınızı nasıl artırabilirsiniz?

Fuardan nasıl verim alırız?

Bir başka deyişle fuardan nasıl verim alırız? Fuar için harcadığımız toplam bütçenin karşılığında yüzümüzü güldürecek ciroları nasıl elde edebiliriz? Bunun için fuardan önce, fuar günlerinde ve fuar sonrası neler yapmamız gerekir?

Fuara Katılmanın 7 Aşaması

Öncelikle fuar hazırlığının 7 aşamalı bir süreç olduğunu bilmek gerek. Bu aşamalardan ilgileneceğimiz konuları özetle ele alalım.

Değerlendirme Aşaması

Fuara katılmayı şirket içinde konuşmaya başladığımız dönemde belli başlı tespitler yapıp kendimize belli başlı somut hedefler koymamız gerekir.

Şirket olarak nasıl bir yapımız var, müşterilerimiz kim, ürünlerimiz nelerdir, sorunlarımız nelerdir diye somut tespitlerde bulunmalıyız. Hangi müşteri grubuna hangi ürün gruplarımızı tanıtmak, için fuara katıldığımızı tespit etmemiz gerekir. Hedefimizdeki müşteri gruplarının özellikle gittiği fuarları seçmemiz gerekmektedir. Fuara neden katıldığımızı da somut olarak belirlememizde fayda var. Farklı pazarlardan müşteri bulmak mı? İlk satışları yapmak mı? Bayi bulmak mı? Yeni Müşteriler elde etmek mi? Kaybettiğimiz müşterileri kazanmak mı? Gözden geçirmekte fayda var.

Fuara katılma niyetimizi tespit ettikten sonra somut hedefler koymamız gerekir. En fazla kaç kişi ile görüşebiliriz? Bu kadar müşteri adayı ile görüşebilmek için kaç kişilik bir ekiple fuara gitmek gerekir? Bu görüşmelerden 6 ay sonra fuardan ne kadar bir ciro elde etmek istiyoruz?

Fuar katılımı şirketimizin stratejik, ihracat, büyüme, pazarlama planlarımızın bir parçası olmalı. Fuar katılımı için de muhakkak ayrı, ayrıntılı bir plan yapmalıyız!

Sözleşme Aşaması

Katılacağımız fuarın sözleşmesi için fuar organizatörü ile görüşme aşamasında fuar hakkında detaylı bilgi almamız gerekir. Bir önceki yılını fuar sonuç raporunu muhakkak istemeliyiz.

Sonuç raporundan, önceki yıl fuara katılan şirketleri, toplam net satılan fuar alanını, yerleşim planını, katılan şirketlerin profili, sergilenen ürün profilini gözden geçirmek önemlidir. Daha da önemlisi gelen ziyaretçi rakamlarına ve profiline bakmaktır. Kaç tekil ziyaretçi geldi? Nerden geldi? Kimler geldi? Gelenlerin meslekleri, geldikleri şehirler? Daha da önemlisi bizim aradığımız müşteri profiline uygun mu?

Fuar sonuç raporunda katılımcıların ve ziyaretçilerin memnuniyetine dair istatistikler ve referanslar varsa değerlendirmemizde kullanmak yerinde olur.

İlgilendiğimiz fuar doğruysa, bütçeyi ele almamız gerekir. Katılmayı düşündüğümüz büyüklüğü ve karşımıza çıkan katılım bedelini nedir? Stand bedeli? Ürün gönderme geri getirme bedeli? Personel bedeli? Pazarlama giderleri? Fuar Operasyon giderleri ? Fuar sonrası giderler? Tüm olası giderleri bütçemize katmamız gerekir.

Fuar katılım sözleşmemizi imzalamadan önce de harcayacağımız bütçe karşılığında sözel amaçlarımızı ve rakamsal hedeflerimizi net bir şekilde belirlememiz gerekmektedir.

Hazırlık aşamasında

Sözleşmeden sonra aklımıza gelen ilk şey ofisimizden daha havalı bir fuar standı olmasın lütfen!

Öncelikle şirketimizin içinden bir fuar hazırlık ekibi ve yöneticisini belirlemeliyiz. Belirlediğimiz fuara hazırlık yöneticisi ile patronlar, genel müdür ve bölüm müdürlerinin fikir birliğinde olması, aynı vizyona ve hedefe birlikte bakmalarını sağlamalıyız.

Hedef müşterilerimizi gözden geçirmeliyiz. Standımızda görmek istediğimiz müşteri adaylarının neden bize gelmeleri gerektiğini düşünmeliyiz. Müşteri adaylarınıza sunabileceğiniz faydaları somutlaştırmalıyız. Müşterimizin gözünden bakarak, bunu nasıl kendisine nasıl anlatacağınızı netleştirmeliyiz.

Fuarda sergilemek istediğiniz ürünlerimizi, prototiplerimizi belirlemeliyiz. Hazırlıklarını son dakikaya bırakmadan, zamanında başlamalıyız.

Hedefteki müşteri profiline sunmayı planladığımız ürünü kim anlatırsa, kim takdim ederse siparişe dönebilir sorusuna somut cevaplar aramalıyız. İşimizle, ürünümüzle, müşterimizle ilişkisi olmayan aile ve akrabalarımızı fuara götürmemeliyiz. Fuar bir tatil fırsatı değildir. Tam aksine, normalden çok daha yoğun bir çalışma ortamıdır. Fuar vesilesi ile bize eşlik etmek isteyen gönüllülere bunu kibarca anlatı nasıl bir somut faydaları olacağını sormak bu tür talepleri azaltacaktır.

Ürünlerimizi sergileyebileceğimiz, müşterilerimizi ağırlayabileceğimiz, güzel ve bize özel işlevsel bir standı hayal edip, tarifini yazmalıyız. Yazdığımızı stand tanımını, stand şirketleriyle paylaşıp talep toplamalıyız. Hoşumuza giden tasarımlar arasında bizinle en iyi iletişimi kuran stand şirketi ile devam etmeliyiz. Çalışmayacağımız şirketlere defalarca revizyonlar yaptırmamalıyız.

İşimiz icabı kesinlikle gerekmedikçe baskılı broşür, katalog, çanta, defter gibi harcamalardan kaçınmakta fayda var. Çok güzel tasarımlar çıksa da uluslararası müşteriler, kağıt ağırlığına uçakta para verrerek taşımak istememektedir. Baskılarımız muhtemelen havalimanından hatta fuar alanında çöpe gidecektir. Onun yerine bize en uygun dijital çözümlere başvurmamız daha mantıklı olur. Hatta dijital kataloglarımızın QR kodlarını fuar kartvizitimize basmayı bile değerlendirmeliyiz.

Herkesten daha fazla dikkat çekmek amacıyla konumuz dışı, şirin, anlamsız gösterilerden ziyade, fuar organizatörünün sunduğu sponsorluk ihtimallerini değerlendirmek daha mantıklı ve şık olur. Müşterilerimize fuarda toplu anlatım veya gövde gösterisi yapmak amacıyla fuarda ticari sunum veya standınızda kokteyl gibi bir etkinlik düzenlemeyi düşünebiliriz.

Fuarda görev alacak ekibimizi mutlaka eğitmeliyiz. Fuardan müşteri bulma eğitimleri iyi bir başlangıç olabilir. Şirketteki dil bilen genç personelimizin şirketimizi temsil edebilecek kabiliyette şirket ve ürün bilgisine sahip olduğundan emin olmalıyız. Eski personelimizin iletişim kabiliyetlerini arttırmak için iletişim yeteneklerini geliştirici eğitimleri düşünebiliriz. Ofiste bol bol fuar provaları yapmak iyi bir hazırlanma metodu olabilir!

Gelen ziyaretçilerin kaydının nasıl tutacağımızı planlamalıyız. Nasıl gideceğimizi, nerede kalacağımızı, standımızda nasıl çalışacağımızı, yemek molalarımızı, geliş ve dönüş saatlerimizi, akşam yemeklerimizi ve katılacağımız diğer etkinliklerimizi önceden planlamalıyız.

Ürünlerimizi fuara taşımak için mutlaka bir fuar lojistik şirketini seçmeliyiz. Ucuza gönderme çabalarımız ürünlerimizin gümrükte takılması ile sonuçlanabilir. Geçici ihracat ve ithalat süreçlerinde gümrükçümüz ve fuar lojistik şirketi ile koordinasyon içinde olmalıyız.

En önemlisi de standımızda görmek istediğimiz müşterilerimizi bizim davet etmemiz gerekir. Ziyaretçi gelmesini ve müşteri bulmayı, kesinlikle fuar organizatöründen beklememeliyiz. Fuar organizatörünün görevi koridorlara ziyaretçi davet etmektir. Bizim standımıza gelecek müşteriyi ancak biz standımıza davet edebiliriz. Bu sebeple var olan müşterimizi, kaybettiğimiz eski müşterilerimizi ve de kazanmak istediğimiz müşteri adaylarımızı standımızda toplantıya, görüşmeye, tanışmaya, ilişki tazelemeye davet etmeliyiz.

Fuara davetinizi yaparken hangi kanalların daha etkili olacağını düşünmeliyiz. Telefon, e-mail sosyal medya gibi kanalların yanı sıra müşterimizle iletişim kurduğumuz tüm kanalları nasıl daha etkili kullanabileceğimizi gözden geçirmeliyiz.

Kurulum Aşaması

Standımızın kurulumu için anlaştığımız stand yapım şirketi, fuar lojistik şirketi, hosteslik ajansı, fuar organizatörünün iş sağlığı ve güvenliği, fuar organizatörünün teknik ofisi gibi farklı paydaşlarla önden detaylı bir planlama yapmalıyız. Fuar kurulumu çok dar zamanda hızlı hareket ettirmeyi gerektirir. “Bir tık büyütmenin” normalden 10 kat daha maliyetli olacağını unutmamalıyız! Dolayısı ile hazırlık döneminde tüm detayları düşünüp, planlayıp kurulum aşamasında sadece icra etmeli ve denetlemeliyiz.

Fuar Günleri

Fuar günlerinin 4 günlük bir gösteri zamanı olduğunu unutmamalıyız. Fuar standımızın bir sahneye benzediğini aklımızdan çıkarmamalıyız. 4 gün boyunca günde 8 saatlik bir gösteride başrolde olduğumuzu düşünmeliyiz. Samimi, içten, güler yüzle, yüksek motivasyonla müşterilerinizi ağırlamalıyız. Pozitif enerjimizi çekim noktası olarak kullanmalıyız.

Toplantılarımızı 10 ile 20 dakika arasında tutmaya gayret etmeliyiz. Bol bol sormalı, bol bol dinlemeli, bol bol not almalıyız. Gerektiği kadar konuşmalıyız. Her fuar toplantısının bir ticari başlangıç olduğunu unutmamalıyız. Güler yüzle misafirlerimizi uğurlarken bir sonraki görüşmemizi planlamalıyız!

Standımızı asla bomboş bırakmamalıyız! Standımızda müşteri olmasa bile, stand içinde ekibin enerjisi sürekli pozitif ve yüksek olmalı. Davetkar olmalıyız!

Fuarda problem görmemeliyiz. Görüyorsak hemen çözüm üretmeliyiz. Çözemediğimiz problemlerle boğulmamalıyız. Zamanımızı küsmek, kızmak, hesap sormak, intikam almak için harcamamalıyız. Standımız boş kaldıysa çıkıp fuarı gezmeli, rakipleri gözlemlemeli, standımıza dışardan bakmalıyız.

Söküm Aşaması

Söküm aşamasında, ürünlerimizin doğru paketlenmesine ve geri gönderim hazırlığına dikkat etmeliyiz. Fuar Lojistik Şirketi ve stand yapım şirket ile çıkışımızı iyi planlamalıyız. Kritik ürünlerimiz fuar sandıklarına konup, lojistik şirketi tarafından alınmadıkça bir personelimiz alanı terk etmemeli.

Fuar Sonrası

Fuar sonrası imkânımız varsa fuarda görev alan şirket çalışanlarımızı en az 1 gün dinlendirmekte fayda var.

Fuar sonrası kimsenin bizi aramasını beklememeliyiz! Fuarda tanıştığımız kişileri beklemeden hemen aramamız gerekir! Asistanımıza, sekreterimize, diğer ekip arkadaşlarımıza aratmamalıyız. Sakın ha! Müşteri adayı fuarda bizi tanıdı. Onları tanımadı.

Ofise döndüğümüzde 2.500 adet e-mail, 30 adet evrak bizi bekliyor olabilir. 1 hafta daha beklesin lütfen. Ama fuarda yeni tanıdığınız bir müşteri adayı beklemeyebilir. Bizim standımızda müşterinin gördüğü ürününün muadilini, benzer bir fiyatla, fuardaki diğer 10 rakibimizin standında da görmüş olabilir. Erken arayan, erken iletişim kuran, doğru iletişim kuran öne geçecektir.

Fuar dönüşü, bedenimiz ofiste olsa da aklımız ve ruhumuz hala fuarda kalmalı. Fuardan döner dönmek hemen yaptığımız ilk iletişim kurma turunu bitirdikten sonra fuar sonuç raporumuzu hazırlamalıyız.

Sonrasında 3.500 e-mail ve diğer rutin işlerinize dönebiliriz.

Fuarda Başarımızı Artırmak İçin Doğru Hazırlanmalıyız

Sadece önden bir yer, iddialı stand, lezzetli ikramlar, fuar tatiline çıkmış ekip ve güzel prestijli kataloglarla hazırlandığımız fuarın bir fayda getirmediğini, ağır bir masraf yükü getirdiğini unutmamalıyız. Fuardan bol bol müşteri adayı ile tanışmak, var olanlarla ilişkileri derinleştirmek, sipariş almak, satış ihracat gerçekleştirebilmek için fuar hazırlıklarına tüm aşamalarında dikkat etmeliyiz.