Doküman Yönetim Sistemi

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Doküman Yönetim Sistemi

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir.

Bir kurum için en önemli şeylerden bir tanesi de arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların ihtiyaç olduğunda tekrar kullanılması için saklanması gerekmektedir. Günümüz teknoloji çağında çok yoğun bir bilgi akışı gerçekleştiği için bu evrakların sanal ortamda saklanmasını zorunlu hale getirmiş ve Doküman Yönetim Sistemleri ortaya çıkmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

İngilizcesi Electronic Document Management System/ Software olan bu sistem, kağıda aktarılmaya uygun olan bilgilerin elektronik ortamda tutulup yönetilmesine imkan sağlar. Sistemin esas amacı, dokümanlar üzerinde bulunan bilgilere gerek duyulduğu zaman, bu bilgiye en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlamaktır.

Sistemde dokümana ait önemli bilgiler veri tabanı aracılığı ile ilişkilendirilerek kodlama yapılır. Kurumlar veya şirketler gerek duyduğunda ayırt edici özellikleri sorgulayarak ihtiyaç duyduğu dokümana hızlı bir şekilde ulaşır.

Doküman Yönetim Sistemi Kimler İçin Gerekli?

  • Günümüz koşullarında özellikle kurumsal firmalar ve kamu kuruluşlarında doküman yönetim sistemi vazgeçilmez bir gerekliliktir. Günde binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bu kurumlarda zaman zaman kayıplar, gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları büyük maliyetlere neden olabilmektedir.
  • Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işler ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, ilgili birçok bilgiye ayrıntılı bir şekilde ulaşmanızı sağlar. Elektronik doküman sistemleri ise bunlara ek olarak metinleri indeksler ve aradığınız metni anında bulmanıza imkan verir.
  • Doküman yönetim sistemleri, üniversiteler, hastaneler, teknik servisler, orta ve büyük ölçekteki işletmeler ve sigorta firmalarında yoğunlukla kullanılmaktadır.

Niçin Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalıyız?

Kurumlar ve işletmeler için işleri verimli kılmanın temelinde sahip olunan bilgiyi doğru ve zamanında kullanma yatar. Herhangi bir kurumun gerçekleştirdiği her işlem arşivine kaydedilir. Analiz gerektirmeyen bir arşivde kağıt belgeler ve diğer dokümanlar iyi bir şekilde organize edilmiş ise, onlara ulaşmada herhangi bir sorun yaşanmaz. Ancak aynı işlem elektronik doküman yönetim sistemiyle gerçekleştirilirse tüm bu dokümanları üretme, saklama ve bulma işlemlerini yüzlerce kat daha hızlı gerçekleştirebilirsiniz.

Doküman Yönetim Sistemleri Neler Yapar?

İyi hazırlanmış bir doküman yönetim sistemi;

  • Katalog ve Saklama
  • Yerel ve geniş alan desteği
  • Hızlı ve tam metin arama
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği
  • Arşiv
  • Farklı formatta belge görüntüleyebilme
  • Kullanım hakkı kontrolü
  • Versiyon kontrolü
  • Belge akışı ve ilişkilendirme

gibi işlevleri size sunar.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Avantajları

  • Doküman kalitesinde artış sağlar ve maliyeti düşürür.
  • Kurum içi işlemlerin tüm aşamalarında, bilgi akışına imkan sağlayan iş akışı yöntemini uygular.
  • Mevcut dokümanların zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaşımını sağlar.
  • Önemli iş uygulamalarında daha güçlü ve verimli takım çalışması oluşturarak kurumun hizmet kalitesini artırır.
  • İşleri aksatmadan ve kesintiye uğratmadan çok hızlı bir şekilde gerçekleştirmesi kurumlara değer katar ve kurumun saygınlığını artırır.

Doküman Yönetim Sistemlerinin Dezavantajları

  • Mevcut koşulların yeni sisteme adapte edilmesi bazen gerçekleşmeyebilir.
  • Sadece Word ve Excel gibi belli yazılımlarla kullanılıyor olması bir eksi sayılabilir.
  • Sistemi bilmeyen kullanıcılar tarafından kullanılması oldukça güçtür.
ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
3327 kere okundu

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Baro üyesi avukatlara indirimli e-imza
İşletmeler için sosyal medya ipuçları ve sosyal medya yönetimi
KOBİ’lerde ERP’ye Hazırlık Süreci
Yönetim Bilgi (Bilişim) Sistemi
Kayıtlı E-Posta Adresi (KEP) Nedir?
Bedava İçerik Tarih mi Oluyor? -1-
Şirketler İçin (Kurumsal) Gmail Kullanımı
Etkin ekip çalışmasına “çevik” çözüm
Web sitesi ziyaretçi sayısı
İşletim Sistemleri - Linux
E-İMZA: E-Devlet uygulamalarını kullanmanı en güvenli, en kolay yolu
Facebook'ta Kurumsal Sayfa Açmak
Banner Reklamlar
Veritabanları
Bluetooth: Kablosuz teknolojinin mavi dişli canavarı!

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

Demir Yumruk; Çin

Demir Yumruk; Çin

1,339,724,852 insan ve insan … Bu insanlar ne yer, içer,neyi talep eder,hangi markalara hayranlar, Batı Dünyasına nasıl bakıyorlar, iş yapışları bizlere göre son derece karmaşıkken, kulaklarını arkadan tutarken, nasıl böyle dev bir demir yumruk ile ihracat şampiyonu oluyorlar.

OFİS VE İNSAN

Türkiye’nin istihdamına online alım ve başvurular yön veriyor!

Türkiye’nin istihdamına online alım ve başvurular yön veriyor!

İşverenlerin yüzde 97’si iş ve insan kaynakları sitelerinde eleman arıyor. İş arayanlar arasında İK sitelerinin tercih edilme oranı ise yüzde 83.

Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Ofis içi iş akışının en önemli unsurlarından biri, yaratılan ya da elde edilen belge ve dokümanlardır. Bir bakıma faaliyetlerinizin somut göstergesi, iş akışı hacminizin, hızının ve çeşitliliğinin birer delilidir bunlar.

İŞ DÜNYASI

Deloitte “Kamu Sektöründe Finansal Otorite Olmak” raporu

Deloitte “Kamu Sektöründe Finansal Otorite Olmak” raporu

Deloitte kamu yönetiminde finans fonksiyonunu tüm boyutlarıyla inceleyen kapsamlı bir rapor yayınladı.

HUKUK / MUHASEBE

Yeni Türk Ticaret Kanununa Genel Bakış

Yeni Türk Ticaret Kanununa Genel Bakış

1 TEMMUZ 2012 tarihi itibarı ile yürürlüğe girecek olan 1535 maddelik Türk Ticaret Kanunu (TTK) tasarısı 12 Ocak 2012 tarihli TBMM Genel Kurulunda kabul edilerek yasalaşmıtır.

KOBİMOBİL

Krizde Satış Geliştirme

Faruk Şener ile Ekonomik Kriz Yönetimi

Tufan KARACA ile YÖNETİM VİZYONU

Tufan Karaca

ARKAM YOK MARKAM VAR

  • KOBİ'ler için pazarlama gerçeği

    Kobi’lerin en önemli özelliği sanırım zayıf kaynaklarla (eksik özsermaye, teknoloji, kalifiye personel vb. ) küresel rekabetin içinde bulunmalarıdır. Fakat Kobi’lerin bu eksikliklerini abartarak morallerini bozmamaları gerektiğini düşünüyoruz.

tümü

PATRONA TAVSİYELER

Harika Şeylere Ulaşmanın 10 Kuralı

Harika Şeylere Ulaşmanın 10 Kuralı

10 adımda henüz keşfedilmemiş harika fikirleri nasıl bulacağınızı anlatmak… Ya da profesyonel hayatınızda yaşadığınız bütün sorunlarınızı çözebilmenin 10 kuralını sıralayıp dökmek… Harika olmaz mıydı?