Verimli Çalışma Nedir? Nasıl Verimli Çalışılır?

Bu yazıda yapay zeka desteği kullanılmamıştır.

Zaman, geri alınamayan, satın alınamayan bir kavramdır. Birim zamanda yaptıklarımız ise ne kadar verimli çalıştığımızın ölçüsüdür. Harcadığımız enerji de ikinci ölçüttür. Peki ne kadar verimli çalışıyoruz? İster beyaz yaka, ister mavi yaka, ister gri yaka olalım, verimimizi nasıl artırabiliriz?

Bir örnek vererek başlayalım: Almanya'da bir iş kolunda Alman firması yıllık 30 milyon Avro ciroyu 28 kişi ile yaparken, Türkiye'deki firma hemen hemen aynı ekipmana sahip olup aynı ürünleri üretmesine rağmen yaklaşık 30 milyon Avro ciroyu 85 kişi ile yapabilmektedir. Mühendislik aynıdır, çalışan profili ise deneyim süresi açısından benzerdir. Burada farkı yaratan çalışma disiplini ve verimdir.

Verimli çalışma ile ilgili mavi, beyaz ve gri yakalılar için farklı kriterler olduğundan bunlara ayrı ayrı değineceğiz. Yetişkin bir insanın tek göreve azami dikkat ve odaklanma süresi 45-90 dakika olarak ölçülmüştür. Bunu ben söylemiyorum; bilimsel kaynaklardan elde edilen sonuç budur.

İngilizcede "Work smart, not hard" diye bir tabir vardır. "Akıllıca çalışın, çok çalışmayın." der. Aslına bakarsanız akıllıca çalışmak zaten işin angaryasını azaltmayı, mümkün olan en az enerjiyi harcamayı ve zamanı verimli kullanmayı öngörür. Şimdi çalışan grupları için nasıl verimli çalışılır ona bakalım.

Beyaz yaka ofis çalışanları için en önemli unsur zamanın iyi kullanılmasıdır. Bir kişi, birim zamanda ne kadar çok işi düzenli şekilde ve en az enerji ile tamamlıyorsa o kadar verimlidir. Zaman yönetimi eğitimlerinde bazı teknikleri vererek konuyu somutlaştırıyorum. Burada da değinelim. Önce zamanımız nasıl çalınıyor ona bakalım.

Ofis Çalışanları (Beyaz Yakalılar)

Başlıca Zaman ve Enerji Düşmanları

• Önemsiz ziyaretçiler
• Amaçsız ve sonuçsuz toplantılar (5N 1K: Ne, Neden, Nasıl, Nerede, Ne zaman ve Kim sorularını cevaplamayan toplantılar)
• Kötü iletişim
• Astların işi yapacak bilgi ve beceri eksikliği
• Astlara sorumluluk vermekten kaçınmak
• Düzensiz çalışmak
• Dezenformasyon ya da teyitsiz bilgi kullanımı
• Disiplinsizlik
• İyi dinleyici olmamak

Bunları hayatımızdan ne kadar çıkarır veya kontrol altına alırsak zamanı ve enerjimizi o kadar iyi kullanırız. Benim önerdiğim ve kullandığım başlıca zaman yönetimi teknikleri şunlardır:

1. Pomodoro Tekniği

25 dakika çalışıp 5 dakika mola vermeyi esas alır. Çıkış noktası, domates şeklindeki zamanlayıcıyı kullanan İtalyan Francesco Cirillo'dur. 25 dakikalık tam konsantrasyon ve 5 dakikalık kısa molalardan oluşur. Döngü şeklinde uygulanabilir. Bu amaçla geliştirilmiş uygulamalar da bulunmaktadır.

2. Eisenhower Matrisi

"Önemli olan nadiren acildir, acil olan nadiren önemlidir." ABD Başkanı Eisenhower'ın kullandığı bu yöntem işleri dört gruba ayırmayı önerir.

• Acil ve önemli (hemen yap)
• Acil ama önemli değil (delege edilebilir)
• Acil değil ama önemli (zaman planla)
• Acil değil ve önemli değil (daha sonra yap)

3. 168 Saat Metodu

Bir haftanın toplam 168 saatini planlamaya dayanır. Saatlik, günlük ve haftalık program hazırlanır. Akıllı telefon, tablet, bilgisayar takvimleri ve hatırlatıcılar kullanılabilir. Klasik yöntemleri tercih edenler için ajandalar da oldukça uygundur.

4. Kanban Matrisi

Japon üretim sistemindeki görselleştirme ve takip tekniğidir.

• Pano oluşturun ve 3 veya 5 bölüme ayırın (Hazırlık, Yapılacak, Yapılıyor, Yapıldı, Eksik gibi).
• İşleri görselleştirin.
• Devam eden işlere sınırlama getirin.
• Akışı yönetin.
• Geri bildirim döngüsü oluşturun.

Zaman ve Enerjiyi Verimli Kullanmak İçin Araçlar

• Telefon, Google Takvim, Outlook Takvim, hatırlatıcılar ve yazılımlar
• Ajanda, defter, çizelge, takvim ve not defteri
• Yetki devri
• Stresi azaltan müzik, koku ve uygun çalışma ortamı
• "Hayır" diyebilmek
• Molalara uymak
• Geri bildirim almak
• GANTT Chart kullanmak
• Yapay zekâ araçlarından yararlanmak
• İş yüküne uygun norm kadro ile çalışmak

Mavi ve Gri Yakalılar İçin Verimli Çalışma

• Mola sistemine uymak
• Titreşim ve gürültü önleyici ekipman kullanmak
• Ortam sıcaklığı ve nemini uygun seviyede tutmak
• İş süreçlerini makine ve hatlara uygun şekilde planlamak
• Gerçekçi zaman etüdü yapmak ve norm kadroyu doğru belirlemek

Gri yakalı çalışanlar için ise beyaz ve mavi yakalıların tekniklerinin birleşiminden oluşan hibrit bir uygulama geçerlidir. Çünkü hem saha hem de ofis görevleri birlikte yürütülmektedir.

İster beyaz yaka ister mavi yaka olsun, gözlemlediğim en büyük verim düşürücülerden biri "rework", yani yapılan işin yanlış veya eksik yapılması nedeniyle yeniden yapılmasıdır.

Ülkemizde oldukça yaygın olan bu durum işletmeleri ciddi şekilde olumsuz etkileyebilir. Bunun önüne ciddiyet, iyi planlanmış süreçler, kontrol ve onay mekanizmaları ile yerinde kalite (Jidoka) anlayışı sayesinde geçmek mümkündür.