Stok Yaşlandırma Raporu Nedir? Ölü Stoklar: Şirketin Kasasındaki Gizli Nakit Yiyici

Zor zamanlardayız ve bu zamanlarda alışkanlıkların değişmesi gerekiyor. Yıkılması gereken alışkanlıklardan biri de stok yönetimidir. Gerek hammadde, malzeme, ekipman gerekse mamul stoklara ışık tutulması gereken bir dönemdeyiz. Şirketin yıllık cirosunun neredeyse %10'u oranında bir mamulün 3 yıldır stokta kaldığı şirketler gördüm. Durumu fark ettiğimde bir satış aksiyonuyla bu stoğu 3 ay içinde eritmiştik. Bugün birçok şirkette benzer senaryoların yaşandığını biliyorum. Bunu düzeltmek için ilk yapmanız gereken, stok yaşlandırma raporu hazırlamaktır.

Uzun yıllar farklı sektörlerde ve şirketlerde çalıştım. Daha sonra çok sayıda firmaya satış ve pazarlama danışmanlığı yaptım. Alacak yaşlandırma raporuyla birçok şirkette karşılaştım. Şirketler hangi müşterinin borcunun kaç gün geciktiğini, hangi faturanın vadesinin geçtiğini ve tahsilat riskinin nerede yoğunlaştığını az ya da çok takip ediyor.

Buna karşılık aynı sistematiğin stoklar için kullanıldığını çok daha az gördüm.

Şirket stok miktarını biliyor. Depoda hangi üründen kaç adet bulunduğunu görebiliyor. Toplam stok değerini de muhasebe veya ERP sistemi üzerinden çıkarabiliyor. Fakat çoğu zaman şu soruların cevapları bilinmiyor:

• Bu ürün depoya ne zaman girdi?
• Kaç gündür stokta bekliyor?
• Son olarak ne zaman satıldı?
• Mevcut satış hızıyla kaç ayda tüketilebilir?
• Stok değerinin ne kadarı hızlı, ne kadarı yavaş hareket ediyor?
• Hangi stokların satılma ihtimali giderek azalıyor?
• Hangi ürünler artık ölü stoka dönüşmüş durumda?
• Bu stoklarda ne kadar nakit bağlı?
• Bunlardan kurtulmak için kim, ne zamana kadar, ne yapacak?

İşte stok yaşlandırması bu sorulara cevap veren rapordur.

Stok yalnızca ürün değildir

Şirket yöneticileri depoya baktığında ürün görür. Finansal açıdan bakıldığında ise depodaki her ürün, nakitten stoka dönüşmüş bir varlıktır.

Şirket önce nakdini kullanır veya borçlanır. Hammadde, ticari mal ya da ürün satın alır. Ürün depoya girer. Daha sonra satılması, müşteriye teslim edilmesi ve bedelinin tahsil edilmesi beklenir.

Nakit → Stok → Satış → Alacak → Tahsilat → Yeniden nakit

Bu zincirin herhangi bir aşamasında yaşanan gecikme, nakit döngüsünü uzatır.

Ürün depoda gereğinden fazla bekliyorsa para stokta bağlı kalır. Ürün satıldıktan sonra müşteri geç ödüyorsa para bu kez alacakta bağlı kalır. Hem stok bekleme süresi hem de tahsilat süresi uzunsa şirket aynı satış hacmini sürdürebilmek için daha fazla işletme sermayesine ihtiyaç duyar.

Bu nedenle nakit döngüsü yalnızca tahsilatla yönetilemez.

Alacak yaşlandırmasını takip edip stok yaşlandırmasını takip etmeyen bir şirket, nakit döngüsünün yalnızca ikinci yarısını yönetiyor demektir.

Alacak yaşlandırması varsa stok yaşlandırması neden yok?

Alacak problemi daha görünürdür. Müşteri ödeme yapmadığında finans veya muhasebe bölümü bunu fark eder. Vadesi geçmiş tutar rapora yansır. Yönetim tahsilat için harekete geçer.

Stok problemi ise daha sessiz ilerler.

Ürün depodadır. Fiziksel olarak ortadan kaybolmamıştır. Muhasebe kayıtlarında hâlâ varlık olarak görünür. Bu nedenle şirkette doğrudan kayıp algısı oluşturmaz.

Oysa ekonomik değer ile muhasebe değeri her zaman aynı değildir.

Bir ürün kayıtlarda satın alma maliyeti üzerinden belirli bir değere sahip olabilir. Ancak:

• Müşteri talebi azalmışsa,
• Ürünün yeni modeli çıkmışsa,
• Teknolojisi eskimişse,
• Ambalajı değişmişse,
• Sezonu geçmişse,
• Rakip fiyatları düşmüşse,
• Ürünün satış kanalı kaybedilmişse,
• Kalite veya uyumluluk problemi varsa,
• Yedek parça ya da tamamlayıcı ürün desteği bitmişse,

ürünün gerçek satış değeri kayıtlı değerinin çok altına düşebilir. Buna rağmen stok bilançoda varlık olarak durmaya devam eder.

Bu durum yönetimde tehlikeli bir rahatlık yaratır: "Mal depoda, bir gün satılır."

Fakat o "bir gün" bazen hiç gelmez.

Ölü stok nedir?

Ölü stok; makul bir süre içinde satılma, kullanılma veya ekonomik değer üretme ihtimali çok azalmış stoktur.

Her uzun süre bekleyen ürün ölü stok değildir. Bazı sektörlerde ürünler doğal olarak uzun süre stokta kalabilir. Kritik yedek parçalar, sezonluk ürünler veya tedarik süresi çok uzun malzemeler buna örnektir.

Dolayısıyla ölü stok tanımı şirketin sektörüne, ürün yaşam döngüsüne, satış hızına, tedarik süresine, sezon yapısına, brüt kârına ve müşteri hizmeti hedeflerine göre yapılmalıdır.

Ancak şirket kendi eşiklerini belirlememişse hangi stokun normal, hangisinin yavaş, hangisinin hareketsiz ve hangisinin ölü olduğunu da bilemez.

...

Sonuç: Depodaki her ürün varlık değildir

Şirketlerin çoğu alacaklarının yaşını sorar:

• Bu fatura kaç gündür gecikmiş?
• Bu müşteri ne zaman ödeme yapacak?
• Bu alacak tahsil edilebilir mi?

Aynı sorular stoklar için de sorulmalıdır:

• Bu ürün kaç gündür bekliyor?
• Ne zaman satılacak?
• Gerçekten bu değerden satılabilir mi?
• Satılmazsa ne yapacağız?
• İçinde ne kadar nakit bağlı?
• Bu stoktan kim sorumlu?

Stok yaşlandırması bir depo raporu değildir. İşletme sermayesi, nakit akışı ve şirket dayanıklılığı raporudur.

Ölü stoklar sessizdir. Müşteri gibi ödeme talebine itiraz etmez, banka gibi faiz istemez, çalışan gibi sorun bildirmez. Depoda sessizce bekler.

Fakat bu sessizlik yanıltıcıdır.

Ölü stok, şirketin geçmişte kazandığı nakdi içinde tutar; yeni nakit ihtiyacı yaratır ve hareket kabiliyetini azaltır. Bu nedenle şirketlerin yalnızca ne kadar stok taşıdıklarını değil, stoklarının ne kadar süredir beklediğini de bilmeleri gerekir.

Nakit döngüsüne hâkim olmanın yolu, ürünün depoya girdiği gün ile paranın yeniden kasaya döndüğü gün arasındaki bütün süreyi yönetmekten geçer. Bu sürenin başlangıç noktası stoktur.

Şirketini ayakta tutmak isteyen yönetici, yalnızca alacaklarını değil stoklarını da yaşlandırmalıdır. Yavaş ve hareketsiz ürünleri erkenden görmeli, sorumlu ve terminli aksiyonlarla bunları bir an önce nakde çevirmelidir.

Çünkü şirketlerin ayakta kalmasını sağlayan depolarındaki ürün miktarı değil, bu ürünleri ne kadar hızlı nakde dönüştürebildikleridir.