Yeni Dünyayı Eski Yönetimle Yönetmeye Çalışıyoruz

1980’lerde yönettiğim bir kredi kartı şirketinde işlemlerin ve muhasebe kayıtlarının tamamı elle yürütülüyordu. Bugün birkaç saniyede tamamlanan işlemlerin arkasında o günlerde insan emeğine, kayıtlara, kontrollere ve kâğıda dayanan yoğun bir sistem vardı.

Sonra bilgisayar geldi.

Teknik olarak yapacağımız iş açıktı: Elle tutulan kayıtları bilgisayar ortamına taşıyacaktık. Çalışanlar açısından mesele bu kadar teknik değildi. Özellikle muhasebedekilerin kaygısı çok daha basitti:

“Bu iş bittiğinde bize ihtiyaç kalacak mı?”

Bilgisayar onlar için yalnızca yeni bir teknoloji değildi. İşlerini kaybetme ihtimaliydi.

Hiçbiri işini kaybetmedi.

Tam tersine şirket büyüdü ve bir süre sonra yeni insanlar almak zorunda kaldık.

Bugün yapay zekâ tartışmalarını izlerken o günleri hatırlıyorum. Teknoloji değişiyor. Bazı işler ortadan kalkıyor, bazıları dönüşüyor, daha önce olmayan işler ortaya çıkıyor.

Fakat bu tartışmanın yanında başka bir değişime daha az bakıyoruz:

Teknoloji değişirken yönetim de değişiyor mu?

Yıllar boyunca yeni teknolojiler aldık, yeni sistemler kurduk, yeni yönetim modelleri öğrendik. Sonra dijital dönüşüm, çevik çalışma, veri analitiği ve yapay zekâ geldi.

Araçlarımız sürekli yenilendi.

Yönetim reflekslerimiz aynı hızla yenilenmedi.

Rapor Gerçeğin Kendisi Değildir

Türkiye’nin ilk yapımarketi AS 2000’i kurduğumuz yıllar aklıma geliyor.

İlk mağazayı açmıştık. Satışlar iyi gidiyordu. Yeni bir perakende formatını hayata geçirmenin heyecanı vardı ve ilk bakışta tablo olumluydu.

Ama mağazayı dolaştıkça bazı departmanlarda başka bir şey görmeye başladım.

Stoklarda beklediğim hareket yoktu. Bazı ürünlerin miktarı değişmiyor, bazılarında stok gözle görülür biçimde artıyordu.

Sorun raporlarda aynı açıklıkta görünmüyordu.

Satışlar iyi olduğu için genel resim de iyi görünüyordu. Mağazanın içinde ise başka bir gerçek vardı.

Raporların detayını değiştirdik. Stok hareketlerini toplantıların gündemine aldık. Sorunu düzenli olarak görmeye ve konuşmaya başladıkça stok yönetimi de düzene girmeye başladı.

Yıllar sonra bu deneyimi başka türlü okuyorum.

Yönetici bazen bilgisi olmadığı için yanılır. Bazen de önündeki bilgi gerçeği eksik gösterdiği için.

Çünkü rapor gerçeğin kendisi değildir.

Organizasyonun gerçeği nasıl gördüğünün ürünüdür.

Bir sorun sahada önce bir çalışanın gözlemi olarak ortaya çıkar. Sonra yöneticisinin raporuna girer. Bir üst seviyede başlığa dönüşür. Yönetim kuruluna ulaştığında kırmızı, sarı ya da yeşil bir kutudur artık.

Renk doğru olabilir.

Ama gerçeğin tamamı değildir.

Bugün elimizde geçmişte hayal bile edemeyeceğimiz kadar çok veri var. Yapay zekâ bu veriyi saniyeler içinde analiz edebiliyor. Dashboardlar gerçek zamanlı çalışıyor.

Buna rağmen yöneticinin gerçekliği görme problemi ortadan kalkmıyor.

Mesele yalnızca ne kadar bilgiye sahip olduğumuz değil; hangi bilginin bize ulaşabildiği ve organizasyonun bize dünyayı nasıl gösterdiği.

Yönetimin en büyük bilgi riski bilgisizlik değildir; organizasyonun ürettiği gerçekliği gerçekliğin kendisi sanmaktır.

Hedefe Ulaşmak Yetmez

Dünyanın farklı ülkelerinde çok sayıda mağaza ve AVM açılışında aynı tabloyu yaşadım.

Aylar süren yoğun bir hazırlık dönemi vardır. Tarih bellidir. Açılış yaklaştıkça tempo artar. Eksikler tamamlanır, son anda ortaya çıkan sorunlara çözüm bulunur, insanlar uzun saatler çalışır.

Herkesin önünde tek bir hedef vardır:

Açılış günü.

Sonunda kapılar açılır.

Ve tam o anda tuhaf bir şey olur.

Ne kadar anlatırsanız anlatın, ekipte güçlü bir “başardık, bitti” duygusu oluşur. Bazen bu duygu üst yönetime kadar çıkar.

Oysa hiçbir şey bitmemiştir.

Asıl iş yeni başlamıştır.

Açılışa kadar organizasyonu taşıyan olağanüstü eforun, açılıştan sonra sürdürülebilir bir çalışma düzenine dönüşmesi gerekir.

Dönüşmezse insanlar tükenmeye başlar. Yönetim ekibi de dahil.

Bu yalnızca mağaza veya AVM açılışlarına özgü değil.

Şirketler hedeflere de böyle davranabiliyor.

Bir dönüşüm projesi tamamlanıyor. Yeni sistem devreye alınıyor. Fabrika açılıyor. Satış hedefi tutuluyor. Yıl sonu bütçesi yakalanıyor.

Hedefe ulaşılıyor.

Organizasyon derin bir nefes alıyor.

Oysa yönetim açısından önemli olan yalnızca hedefe ulaşmak değil, hedefe ulaştıktan sonra geriye ne kadar kapasite kaldığıdır.

Bir şirket bugün çok iyi sonuç üretmiş olabilir. Fakat o sonucu üretirken insanlarını, ilişkilerini, dikkatini ve karar verme kapasitesini tüketmişse performansının bir bölümünü gelecekten ödünç almıştır.

İnsanı tüketerek üretilen performans, performans değildir; gelecekteki performansın bugünden harcanmasıdır.

Performans yalnızca bugün ne ürettiğimiz değildir.

Yarın yeniden üretebilme kapasitemiz de performansın içindedir.

Yeni Araçlar, Eski Yönetim

Bugün bir şirkette aynı anda çok gelişmiş teknolojiler görebiliyoruz.

Gerçek zamanlı raporlama var.

Yapay zekâ var.

Veri analitiği var.

Çevik ekipler var.

Uzaktan çalışma var.

Ama aynı şirkette kararlar hâlâ birkaç kişinin önünde birikebilir.

Bilgi yukarı doğru çıkarken filtrelenebilir.

Yetki hâlâ unvana bağlı kalabilir.

Hatalar saklanabilir.

Başarı yalnızca kısa dönemli sonuçlarla ölçülebilir.

Böyle bir durumda teknoloji şirketi değiştirmiyor.

Eski yönetim alışkanlıklarını daha hızlı çalıştırıyor.

Bir yönetim aracının yeni olması, arkasındaki yönetim anlayışının da yeni olduğu anlamına gelmez.

Şirketler çalışmayan bir yönetim aracına çoğu zaman yeni bir araç ekleyerek cevap veriyor.

Rapor yetmiyorsa daha ayrıntılı rapor.

Toplantı yetmiyorsa yeni toplantı.

Kontrol yetmiyorsa yeni onay mekanizması.

Veri yetmiyorsa daha fazla veri.

Şimdi bunların üzerine yapay zekâyı da ekliyoruz.

Sorun bazen kullandığımız yönetim aracının kötü çalışması değildir. O aracın arkasındaki dünyaya hâlâ inanıyor olmamızdır.

Yönetimin İşi Değişiyor

Uzun yıllar yönetimi planlamak, organize etmek, koordine etmek, kontrol etmek ve sonuç almak üzerinden tanımladık.

Bunların hiçbiri gereksiz hale gelmedi.

Ama artık yeterli değiller.

Şirketler tamamlanmış yapılar değil.

Çalışırken değişiyorlar.

Değişirken öğreniyorlar.

Öğrenirken bazı bildiklerini terk ediyorlar.

İnsanlarla teknoloji arasındaki iş bölümü değişiyor. Bilginin dolaştığı yollar değişiyor. Kararların alınması gereken yerler değişiyor. Dün gerekli olan bir yetkinlik bugün önemini kaybederken, dün var olmayan başka bir yetkinlik şirketin geleceğini belirliyor.

Böyle bir ortamda yönetimin görevi yalnızca mevcut sistemi daha iyi işletmek olamaz.

Yönetimin giderek daha önemli bir görevi var:

Organizasyonun değişen koşullar altında düşünme, karar verme, çalışma ve gerektiğinde kendisini yeniden kurma kapasitesini korumak.

Bu yaklaşım yöneticiyi de başka bir yere taşıyor.

Daha fazla kontrol eden yöneticiye değil; organizasyonun nerede eski kabulleriyle hareket ettiğini görebilen yöneticiye ihtiyaç var.

Daha fazla rapor görmek tek başına yetmiyor.

Daha fazla teknoloji kullanmak da.

Çünkü bugün birçok şirkette sorun yeni araçların eksikliği değil.

Eski yönetim varsayımlarının yeni dünyanın içinde yaşamaya devam etmesi.