Toplantı Ustası Olun: Yapılacaklar ve Yapılmayacaklar

Toplantılara katıldığınızda ilk izlenim, hem yerel hem de uluslararası iş ilişkilerinizin seyrini belirler. Bu süreç, yalnızca ilk tokalaşmadan ibaret değildir. Oturma düzeninden, konuşma şekline ve beden diline kadar birçok faktör, karşınızdaki kişilerle olan etkileşimlerinizi etkiler.

bu yazıyı video olarak da izleyebilirsiniz

İşte bir toplantıya katıldığınızda, adım adım yapmanız ve yapmamanız gereken somut öneriler.

1. Toplantıya Giriş: Selamlaşma ve Tokalaşma Kuralları

Toplantıya ilk girdiğinizde, ilk izlenimi oluşturan en kritik an tokalaşma ve selamlaşmadır. Kaç kişi olursa olsun herkese tek tek selam vermek gerekip gerekmediği ve tokalaşma sırası önem taşır.

• Yapılacaklar: Gülümseyin, göz teması kurun ve el sıkışmada ellerinizin gücünü dengeleyin. En kıdemli kişiyle başlayın ve sırayla ilerleyin. Türkiye’de, özellikle kıdemli kişilerle önce tokalaşmak önemlidir. Muhafazakar bir yerde iseniz ve eğer bir erkek olarak bir kadın ile tokalaşacaksanız, karşı tarafın elini uzatmasını bekleyin. Avrupa’da ise kadın-erkek fark etmeksizin tokalaşma yaygındır ve en kıdemli kişiden başlamak evrensel bir kuraldır.
• Yapılmayacaklar: Çok sert veya çok zayıf el sıkışmaktan kaçının. Tokalaşma sırasında karşınızdakinin elini uzun süre tutmak, rahatsızlık verebilir.

2. İlk Giren Sizseniz: Oturma Düzeni Nasıl Olmalı?

Bir toplantıya ilk giren kişiyseniz, oturacağınız yeri doğru seçmek oldukça önemlidir. Oturma düzeni, hiyerarşi ve toplantının doğasıyla uyumlu olmalıdır.

• Yapılacaklar: En kıdemli kişinin oturacağı yeri tahmin edin ve ona en yakın bir yere oturun. Genellikle kapıya en uzak ve masanın başında yer alan koltuk, lider ya da yönetici kişiye bırakılmalıdır.
• Yapılmayacaklar: Direkt lider koltuğuna oturmak, toplantıyı sizin yönettiğiniz izlenimi yaratabilir. En köşeye oturmak ise, toplantıya yeterince dahil olmadığınız anlamına gelebilir.

3. "Ne İçersiniz?" Sorusuna Nasıl Cevap Verilmeli?

Toplantı sırasında sunulan ikramlar, küçük bir detay gibi görünebilir ama iş kültüründe önemli bir yere sahiptir.

• Yapılacaklar: Su, çay veya kahve gibi basit ve hızlı tüketilebilecek bir içecek isteyin. Kibarca ikramı kabul etmek, olumlu bir izlenim bırakır.
• Yapılmayacaklar: Çok karmaşık bir içecek seçmek ya da ikramı tamamen reddetmek, soğuk ve uzak bir izlenim yaratabilir.

4. Söze Nasıl Başlanmalı?

Toplantının başında yapacağınız kısa bir giriş, toplantının atmosferini belirler.

• Yapılacaklar: Kısa bir selamlaşma ve kendinizi tanıtma ile başlayın. Toplantının ana konusuna geçmeden önce olumlu bir giriş yapmak, katılımcıların dikkatini çekmeye yardımcı olur.
• Yapılmayacaklar: Direkt iş konusuna girmek soğuk bir ortam yaratabilir. Ayrıca, gereksiz yere sohbeti uzatmak da odak kaybına neden olur.

5. Toplantıya Eli Boş Girmek Doğru mu?

Toplantıya çanta veya evrak dosyasıyla gitmek, profesyonel görünümünüzü etkiler.

• Yapılacaklar: Küçük bir evrak dosyası ya da not defteri taşımak hazırlıklı olduğunuzu gösterir. Kalem ve kağıt bulundurmak, not almak için idealdir.
• Yapılmayacaklar: Eli boş gitmek, toplantıya hazırlıksız olduğunuz izlenimi yaratabilir. Akıllı telefon ile not almak ise genellikle resmî olmayan toplantılarda tercih edilir, resmî ortamlarda kağıt-kalem daha uygun olur.

6. Hoşunuza Gitmeyen Bir İfade ya da Tutumla Karşılaştığınızda Nasıl Davranmalı?

Toplantı sırasında hoşunuza gitmeyen bir ifade veya davranışla karşılaşabilirsiniz. Bu durumda sakin kalmak en önemli adımdır.

• Yapılacaklar: Soğukkanlı bir şekilde, rahatsız olduğunuz noktayı kibarca ifade edin. Nazik sorular sorarak, karşınızdakinin ne demek istediğini daha net anlamaya çalışın.
• Yapılmayacaklar: Ani tepki göstermek veya konuyu gereksiz yere büyütmek, olumsuz bir izlenim yaratabilir.

7. Uzun Bir Toplantıda Ara Verilirse Nasıl Davranmalı?

Uzun süren toplantılarda ara verildiğinde, bu süreyi değerlendirmek önemlidir.

• Yapılacaklar: Diğer katılımcılarla hafif sohbetler yaparak ilişkilerinizi geliştirebilirsiniz. Profesyonel sınırlar içinde, iş dışı konular hakkında kısa konuşmalar yapmak sosyal bağlantı kurmanıza yardımcı olabilir.
• Yapılmayacaklar: Toplantının resmi konularını aşırı kişisel sohbetlere çekmekten veya dedikodudan kaçının.

8. Karşı Taraf Sizi Bekletirse Nasıl Davranmalı?

Toplantı öncesinde veya sırasında bekletilmek profesyonel bir durumdur ve bu süreçte sakin ve anlayışlı olmalısınız.

• Yapılacaklar: Bekletildiğiniz sürede sabırlı olun ve hazırlıklarınıza devam edin. Karşı taraf geldiğinde, olumsuz bir tavır sergilemeden toplantıya geçiş yapın.
• Yapılmayacaklar: Sabırsızlanmak, şikayet etmek veya ofis içinde dolaşarak dikkat çekmek, profesyonel olmayan bir izlenim yaratır.

9. Geç Kalırsanız Nasıl Davranmalı?

Toplantıya geç kalmak istenmeyen bir durum olsa da, bu durumda nasıl davranacağınız büyük önem taşır.

• Yapılacaklar: Kısa ve samimi bir özür dileyerek, dikkat dağıtmadan yerine oturun. Geç kalmanızın nedenini kısa bir açıklamayla dile getirebilirsiniz.
• Yapılmayacaklar: Aşırı detaylı açıklamalar yapmak veya özür dilememek, dikkatsiz veya saygısız görünmenize neden olabilir.

10. Toplantı Sırasında Dışarıdan Gelen Kişilere Nasıl Davranmalı?

Toplantıya sonradan katılan biri veya sekreter, çaycı gibi kişiler odaya girebilir.

• Yapılacaklar: Nazik bir şekilde selamlayın veya teşekkür edin. Eğer ekibinizden bir kişi katılıyorsa, onu tanıtarak sürece dahil edin.
• Yapılmayacaklar: Gelen kişiyi tamamen yok saymak veya rahatsızlık verici tavır takınmak, saygısız bir izlenim yaratır.

11. Karşı Taraf Bir Çağrıyı Karşılarsa Nasıl Davranmalı?

Toplantı sırasında karşı taraf telefon görüşmesi yaparsa veya odadan çıkarsa, nasıl tepki vereceğiniz önemlidir.

• Yapılacaklar: Sabırla bekleyin, kısa süreliğine dışarı çıkarlarsa, toplantıyı hafif tempoda sürdürün. Döndüklerinde kısa bir özet geçmek uygun olacaktır.
• Yapılmayacaklar: Karşı tarafın yokluğunda önemli kararlar almaktan veya kritik konuları konuşmaktan kaçının.

12. Toplantı Sırasında Yeterince Hazır Olmadığınızı Fark Ederseniz Nasıl Davranmalı?

Her zaman tam anlamıyla hazırlıklı olmak idealdir. Ancak bazen eksik bilgilerle karşılaşabilirsiniz.

• Yapılacaklar: Açık ve dürüst bir şekilde, daha fazla bilgi edinmeniz gerektiğini söyleyebilirsiniz. Araştırıp daha sonra döneceğinizi belirtmek, güvenilirlik sağlar.
• Yapılmayacaklar: Durumu gizlemeye çalışmak ya da yanlış bilgi vermek, uzun vadede itibarınıza zarar verebilir.

13. Nasıl Oturulmalı? (Beden Dili ve Eller)

Toplantı sırasında oturuş şekliniz ve beden diliniz, verdiğiniz izlenimi doğrudan etkiler.

• Yapılacaklar: Dik oturun, rahat ve dengeli bir duruş sergileyin. Ellerinizi masanın üzerinde tutarak dinlediğinizi ve toplantıya katıldığınızı gösterin.
• Yapılmayacaklar: Aşırı rahat bir şekilde sandalyeye yaslanmak, ilgisiz bir izlenim yaratabilir. Ayrıca elleri sürekli hareket ettirmek dikkat dağıtıcı olabilir.

14. Kendi Ekibinizden Biri Yanlış veya Eksik Bir Şey Söylerse Nasıl Davranmalı?

Toplantı sırasında ekibinizden biri hata yaparsa durumu yönetmek büyük önem taşır.

• Yapılacaklar: Ekibinizi kamu önünde küçük düşürmeden nazikçe düzeltin. "Bu konuyu şöyle de ele alabiliriz" gibi bir cümleyle durumu toparlayabilirsiniz.
• Yapılmayacaklar: Ekibinizi açıkça eleştirmek, hem onların motivasyonunu düşürür hem de dışarıdan olumsuz bir izlenim yaratır.

15. Ortam Umduğunuz Gibi Değilse Nasıl Davranmalı?

Ziyaret ettiğiniz firma küçük olabilir veya organize olmamış bir izlenim bırakabilir. Bu tür durumlar karşısında profesyonel duruşu korumak önemlidir.

• Yapılacaklar: Ortamın özelliklerinden bağımsız olarak saygılı ve profesyonel kalın. Toplantının içeriğine odaklanın ve şirketin sunduğu imkanlar veya düzenleme ile ilgili eleştirilerden kaçının. Esnek ve anlayışlı bir tutum sergileyin, bu size güçlü bir pozitif izlenim kazandırır.
• Yapılmayacaklar: Ortamı küçümsemek, ya da hayal kırıklığınızı dile getirmek gibi davranışlardan kaçının. Bu tür durumlar, karşınızdaki şirketin motivasyonunu kırabilir ve gelecekteki iş fırsatlarını tehlikeye atabilir.

16. Yanlış Bir Toplantıda Olduğunuzu Fark Ettiğinizde Nasıl Davranmalı?

Bazen toplantının ortasında, çalışmak istediğiniz firmanın beklentilerinizle örtüşmediğini veya ürün/hizmetinizin onlara uygun olmadığını fark edebilirsiniz.

• Yapılacaklar: Profesyonelliğinizi koruyarak toplantıyı tamamlayın. Karşı tarafın ihtiyaçlarını dikkatlice dinleyin ve iş birliğinizin sınırlı olabileceğini nazik bir dille belirtin. Gerekirse alternatif çözümler sunmayı teklif edin.
• Yapılmayacaklar: Anında geri çekilmek veya karşı tarafı umutsuz bir durumda bırakmak, iş dünyasında negatif bir izlenim yaratabilir. Sabırlı davranarak, gelecekte iş birliği olasılıklarını tamamen kapatmamak en doğrusudur.

Sonuç

Toplantılarda başarılı bir izlenim bırakmak, yalnızca ilk dakikalarda değil, her anında dikkat gerektiren bir süreçtir.

Doğru selamlaşma, tokalaşma ve oturma düzeniyle başlayıp, toplantı süresince olası tüm durumları profesyonelce yönetmek, iş hayatında etkileyici ve güvenilir bir profil oluşturmanıza yardımcı olur.

İlk izleniminizi her adımda güçlendirmek için bu reçeteye uygun davranın.