Toplantı Teknikleri

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Toplantı Teknikleri

İş hayatında, düşüncelerin en az yanlış anlama ile karşı tarafa aktarılması ve hayata geçirilmesinde, gerçekleştirilen toplantıların rolü büyüktür.

Verimli toplantılarla, planlanan işler kısa sürede ve sistemli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Yapılan toplantılardan verim alabilmek için bilinmesi ve uygulanması gereken birtakım teknikler vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

Hazırlık

Toplantı gerçekleşmeden önce etkili bir gündem hazırlanmalıdır. Gündem, toplantıda görüşülecek
konuların bütünü demektir. Bir konu ya da bir problem üzerine oluşturulur. Toplantıda görüşülecek konuların sırasını ve toplantı süresini kapsar. Gündem, toplantıya katılan kişilere rehber olur.

Toplantı hazırlıklarından birisi de yer ayarlamaktır. Toplantı yeri katılımcıların kendilerini rahat hissetmeleri açısından önemlidir. Toplantı yapılacak mekan çok genişse katılımcıların konsantre olmaları güçleşebilir.

Yine, toplantı yapılacak mekanda dikkat dağıtacak nesneler (çok renkli tablolar, ilginç şekilli duvar kağıtları gibi) varsa toplantıya yoğunlaşmak vakit alabilir. Toplantı yeri bazen işletmelerde bulunan ve toplantı için kullanılan toplantı salonları olurken, bazen de yöneticilerin odaları olabilmektedir. Bazı işletmeler ise toplantılar için açık alanları tercih etmektedirler.

Toplantı yeri seçildikten sonra, toplantıda kullanılacak araç ve gereçler hazır hale getirilmelidir. Bunlar, toplantının içeriğine göre beyaz tahta, tahta kalemi, barkovizyon (video dahil, bilgisayardan aldığı tüm sinyalleri perdeye yansıtabilen bir projeksiyon sistemi) ya da katılımcılara dağıtılacak kağıt ve kalem olabilir.

Toplantı için gereken hazırlıklar tamamlandıktan sonra ise sırada toplantı yeri ve tarihini katılımcılara bildirmek vardır. Planlanan toplantı tarihini katılımcılara önceden bildirmek, oluşabilecek eksik katılımcı sayısını en aza indirger.

Amaçlar

Toplantılarda belirlenen amaçlar, işletmenin gerçekleştirdiği işlere aykırı olmamalıdır. Bu amaçlar sadece işletmenin geleceğini ve faaliyetlerini gözeterek belirlenmelidir. Kişisel amaç ve hırslardan uzak olmalıdır.

Zaman Yönetimi

Toplantıda dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri zaman yönetimidir. Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerinin belli olmasına ve süre aşımı olmamasına özen gösterilmelidir. Gündemde yer alan konulardan hangisine ne kadar zaman ayrılacağı önceden belirlenmeli ve plana mümkün olduğunca sadık kalınmalıdır. Uzun sürecek toplantılarda katılımcıların dikkatlerini toplamaları için kısa süreli molalar verilmelidir.

Çatışma Yönetimi

Toplantıdaki katılımcılar bazen ortak amaçlar için hareket ederler. Ancak durum her zaman böyle değildir. Bazı toplantılarda karşıt fikirlerin yüz yüze gelmesinden kaynaklanan çatışmalar (iki veya daha fazla kişi ya da grup arasındaki çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlık) doğabilir. Bu gibi durumlarda toplantıyı yöneten kişi etkin bir çatışma yönetimi uygulamalıdır. Her iki tarafın da karşı tarafa saldırmadan fikrini beyan etmesini sağlamalı ve tarafların birbirini dinlediğinden emin olmalıdır. Her iki tarafı da tatmin edecek çözüm üretme amacı güdülmelidir.

Değerlendirme

Toplantıda, işletmenin şimdiye kadar yürüttüğü faaliyetler değerlendirilmelidir. Toplantı bitiminde ise, yapılan toplantının verimliliği üzerine bir değerlendirme çalışması yapılmalıdır. Toplantıda alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilmeli, varsa eksikler giderilmelidir.

Yukarıdaki maddeler dışında, etkin ve verimli bir toplantı ortamı elde etmek ve sonrasında yapılan toplantıdan en yüksek faydayı almak için her katılımcının toplantı sırasında fikir beyan etmesi önemlidir. Toplantı dayanışma ve işbirliği içerisinde yapılmalıdır ve her toplantı sonrasında geri bildirim alınmalıdır.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
18244 kere okundu

Etiketler: toplantı fikir

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Paylaşımlı Ofis Nedir, Ne Yarar Sağlar?
Önyargı Nedir? Önyargılı Olmanın Zararları Nelerdir?
Ofis Aydınlatması
Yeni Nesil Ofisler
Vakit Nakit midir? Vaktin Önemi Nedir?
Dijital baskı kalıcı olacak
Hedef Belirleme ve Hedeflerinizi Hayata Geçirmenin 8 Adımı
Ofis çalışma verimliliğini etkileyen faktörler
Çalışanlarda Performans Düşüklüğü
Ofisiniz için bilgisayar sistemlerinin seçimi
İnsan Değiştikçe Gelişmeli, Geliştikçe Değişmeli
Kendini Tanımak ve Kendini Geliştirmenin Önemi
Zor İnsanlarla Nasıl Başa Çıkılır?
İşkolik Olmak, İşkolizm ve İşkolizmden Kurtulmanın Yolları
Teknolojik değişim ve yeni ofis düzeni

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

Dahilde işleme izin belgesi nasıl ve nereden temin edilir?

Dahilde işleme izin belgesi nasıl ve nereden temin edilir?

Dahilde işleme rejimi konusu konusunda burada daha önce bilgiler sunmuştuk. Bu yazıda da, dahilde işleme izin belgesi nasıl ve nereden alınır, nasıl kapatılır gibi sorulanı cevaplarını bulacaksınız.

OFİS VE İNSAN

Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi

Ofis içi iş akışının en önemli unsurlarından biri, yaratılan ya da elde edilen belge ve dokümanlardır. Bir bakıma faaliyetlerinizin somut göstergesi, iş akışı hacminizin, hızının ve çeşitliliğinin birer delilidir bunlar.

Ofis Aydınlatması

Ofis Aydınlatması

Ofis aydınlatması ya da işyeri ışıklandırma düzeni, hem sağlık hem de çalışma verimliği açılarından üzerinde durulması gereken konular. İşyerinin her şeyden önce personelin huzurlu çalışmasına olanak verecek bir atmosfere sahip olması hepimizin kabul ettiği bir gerçektir.

İŞ DÜNYASI

Taktik, Strateji ve Karar Almada Kurmay Kadronun Yetiştirilmesi

Taktik, Strateji ve Karar Almada Kurmay Kadronun Yetiştirilmesi

Otto von Bismark özellikle 1862'deki "Kan ve Demir" başlıklı söylevi ve modern "refah devleti” kavramının ilk uygulamalarını ortaya koymasıyla anılır.

HUKUK / MUHASEBE

Yeni Borçlar Kanunundaki bazı değişiklikler

Yeni Borçlar Kanunundaki bazı değişiklikler

Yeni Türk Ticaret Kanununun getirdiği değişikliklere hızlı bakış

KOBİMOBİL