Toplantı Teknikleri

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Toplantı Teknikleri

İş hayatında, düşüncelerin en az yanlış anlama ile karşı tarafa aktarılması ve hayata geçirilmesinde, gerçekleştirilen toplantıların rolü büyüktür.

Verimli toplantılarla, planlanan işler kısa sürede ve sistemli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Yapılan toplantılardan verim alabilmek için bilinmesi ve uygulanması gereken birtakım teknikler vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

Hazırlık

Toplantı gerçekleşmeden önce etkili bir gündem hazırlanmalıdır. Gündem, toplantıda görüşülecek
konuların bütünü demektir. Bir konu ya da bir problem üzerine oluşturulur. Toplantıda görüşülecek konuların sırasını ve toplantı süresini kapsar. Gündem, toplantıya katılan kişilere rehber olur.

Toplantı hazırlıklarından birisi de yer ayarlamaktır. Toplantı yeri katılımcıların kendilerini rahat hissetmeleri açısından önemlidir. Toplantı yapılacak mekan çok genişse katılımcıların konsantre olmaları güçleşebilir.

Yine, toplantı yapılacak mekanda dikkat dağıtacak nesneler (çok renkli tablolar, ilginç şekilli duvar kağıtları gibi) varsa toplantıya yoğunlaşmak vakit alabilir. Toplantı yeri bazen işletmelerde bulunan ve toplantı için kullanılan toplantı salonları olurken, bazen de yöneticilerin odaları olabilmektedir. Bazı işletmeler ise toplantılar için açık alanları tercih etmektedirler.

Toplantı yeri seçildikten sonra, toplantıda kullanılacak araç ve gereçler hazır hale getirilmelidir. Bunlar, toplantının içeriğine göre beyaz tahta, tahta kalemi, barkovizyon (video dahil, bilgisayardan aldığı tüm sinyalleri perdeye yansıtabilen bir projeksiyon sistemi) ya da katılımcılara dağıtılacak kağıt ve kalem olabilir.

Toplantı için gereken hazırlıklar tamamlandıktan sonra ise sırada toplantı yeri ve tarihini katılımcılara bildirmek vardır. Planlanan toplantı tarihini katılımcılara önceden bildirmek, oluşabilecek eksik katılımcı sayısını en aza indirger.

Amaçlar

Toplantılarda belirlenen amaçlar, işletmenin gerçekleştirdiği işlere aykırı olmamalıdır. Bu amaçlar sadece işletmenin geleceğini ve faaliyetlerini gözeterek belirlenmelidir. Kişisel amaç ve hırslardan uzak olmalıdır.

Zaman Yönetimi

Toplantıda dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri zaman yönetimidir. Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerinin belli olmasına ve süre aşımı olmamasına özen gösterilmelidir. Gündemde yer alan konulardan hangisine ne kadar zaman ayrılacağı önceden belirlenmeli ve plana mümkün olduğunca sadık kalınmalıdır. Uzun sürecek toplantılarda katılımcıların dikkatlerini toplamaları için kısa süreli molalar verilmelidir.

Çatışma Yönetimi

Toplantıdaki katılımcılar bazen ortak amaçlar için hareket ederler. Ancak durum her zaman böyle değildir. Bazı toplantılarda karşıt fikirlerin yüz yüze gelmesinden kaynaklanan çatışmalar (iki veya daha fazla kişi ya da grup arasındaki çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlık) doğabilir. Bu gibi durumlarda toplantıyı yöneten kişi etkin bir çatışma yönetimi uygulamalıdır. Her iki tarafın da karşı tarafa saldırmadan fikrini beyan etmesini sağlamalı ve tarafların birbirini dinlediğinden emin olmalıdır. Her iki tarafı da tatmin edecek çözüm üretme amacı güdülmelidir.

Değerlendirme

Toplantıda, işletmenin şimdiye kadar yürüttüğü faaliyetler değerlendirilmelidir. Toplantı bitiminde ise, yapılan toplantının verimliliği üzerine bir değerlendirme çalışması yapılmalıdır. Toplantıda alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilmeli, varsa eksikler giderilmelidir.

Yukarıdaki maddeler dışında, etkin ve verimli bir toplantı ortamı elde etmek ve sonrasında yapılan toplantıdan en yüksek faydayı almak için her katılımcının toplantı sırasında fikir beyan etmesi önemlidir. Toplantı dayanışma ve işbirliği içerisinde yapılmalıdır ve her toplantı sonrasında geri bildirim alınmalıdır.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
31492 kere okundu

Etiketler: toplantı fikir

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Hayatı Ertelemeden Yaşamak, Zamanın Öneminin Farkına Varmak
Yeni Nesil Ofisler
Dijital baskı kalıcı olacak
Önyargı Nedir? Önyargılı Olmanın Zararları Nelerdir?
Ofiste Ergonomi
Ofis çalışma verimliliğini etkileyen faktörler
Ergonomik Kullanım: Klavye ve Mouse
Toplantı Teknikleri
Ofis Aydınlatması
Başarılı Olmak, Başarmak İçin İzlenmesi Gereken 7 Adım
Ev Ofis - Evden Çalışmak İle İlgili Sık Sorulan Sorular
Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?
Vakit Nakit midir? Vaktin Önemi Nedir?
Çalışanlarda Performans Düşüklüğü
Monitör ve masa yerleşimi

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

İthalatta Gözetim Uygulanmasına İlişkin Tebliğ (No: 2012/1) yayınlandı.

İthalatta Gözetim Uygulanmasına İlişkin Tebliğ (No: 2012/1) yayınlandı.

10 Ocak 2012 tarihli ve 28169 sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Tebliğ ile ;

OFİS VE İNSAN

Çalışanlarda Performans Düşüklüğü

Çalışanlarda Performans Düşüklüğü

İş hayatında her çalışanın başarı derecesi aynı değildir. Kimisi yapması gereken işi tam zamanında ve eksiksiz tamamlarken kimisi gereken özeni göstermeyebilir.

Hayatı Ertelemeden Yaşamak, Zamanın Öneminin Farkına Varmak

Hayatı Ertelemeden Yaşamak, Zamanın Öneminin Farkına Varmak

Toplum olarak işlerimizi en son ana bırakmaya yatkınız. Ya Hayat? Onu yaşamayı niye son ana bırakıyoruz. Gülmeyi bile öteleyen ve taksitlendiren bir hayat yaşıyoruz. Her sabah 24 saati peşin alıyoruz ama taksit taksit gülüyor ve mutluluğu da aylarca erteliyoruz.

İŞ DÜNYASI

KOBI'ler için 10 Adımda Güvenli Seyir

KOBI'ler için 10 Adımda Güvenli Seyir

Sürdürülebilirlik günümüzün en önemli kavramlarından biri. Sürdürülebilir bir iş için Belma Bulut'tan 10 adet "Bunu Yapın" önerisi.

HUKUK / MUHASEBE

Aile Anayasası ile Hem Şirketinizi Hem Ailenizi Koruyun

Aile Anayasası ile Hem Şirketinizi Hem Ailenizi Koruyun

Aile Anayasası sözünü hiç duymadı iseniz bunun eşler arasındaki mal paylaşımını belirleyen kurallar bütünü olduğunu düşünüyor olabilirsiniz, ancak yanılıyorsunuz.