Toplam Kalite Yönetimi (TKY- TQM) ve ERP Hakkında

TQM ve ERP sistemleri arasındaki ilişki ile ilgili bu yazıyı hazırlama aşamasında öncelikle konu üzerine dünyada neler yazılıp çizilmiş araştırmak istedim. Şaşırtıcı bir şekilde bu iki kavrama ilişkin çok az şey yazıldığını gördüm. İnternet üzerinde tek olarak "Total Quality Management (TQM)" veya "Enterprise Resource Planning (ERP)" anahtar kelimeleri ile arama yaptığınızda çok sayıda ciddi kaynağa ulaşabiliyorsunuz. Fakat iki konuyu birlikte ele almış çok az sayıda içerik var. Oysaki ilk bakışta birbirinden ayrı görünen bu iki kavram günümüzde artık iç içe geçmiş durumda. Bu iki kavramın bu kadar bağımsız düşünülmesinin sebepleri ayrı bir yazı konusu olabilir. Bu yazıda asıl vurgulamak istediğim toplam kalite yönetimini (TKY - TQM) uygulayan veya hedefleyen şirketler için ERP ya da Türkçe adıyla kurumsal kaynak planlama yazılımlarının artık bir zorunluluk halini aldığıdır.

İsterseniz TQM ve ERP arasındaki ilişkiyi her iki kavramında temelinde bulunan değer ve prensipleri karşılaştırmalı inceleyerek ortaya koymaya çalışalım.
Müşteri odaklılık
Toplam kalite yönetiminin temel prensipleri arasında müşteri odaklılık en başta gelir. Müşteri odaklılık ile kastedilen ise müşteri ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak ve müşteri tatminini sürekli geliştirmeye çalışmak şeklinde özetlenebilir. ERP sistemlerinin avantajlarını incelediğimizde yine aynı olguyu en başta görürüz. Müşteriyle olan diyalogu kayıt altına almak dolayısıyla anlaşmazlıkları en aza indirmek ve müşteriyi sistemli bir şekilde dinlemek, müşteri taleplerine daha kısa sürede cevap verebilmek, müşteriye sunulan hizmetlerin kalitesinde artış başarıyla uygulanmış bir ERP sisteminin avantajları arasında yer alır.
Takım Çalışması
Yine toplam kalite yönetimi temel prensiplerine göre bir işletmede süreçlere tam katılım ve süreçler üzerinde ekip çalışması oluşturulmalıdır. Herhangi bir ERP projesinde başlangıç noktası süreçleri tanımlamak ve şirkette departmanlar üstü bir proje takımı oluşturmak olacaktır. Ekip çalışmasında ana amaç işletmenin tüm bölümler ve personel tarafından bir bütün olarak görülebilmesini, dolayısıyla birbirinden ayrık duran alt süreçlerden ziyade bütünleşik üst süreçlere odaklanılması sağlamaktır. Başarıyla hayata geçirilmiş bir ERP projesinde tüm departmanlar birbirinin ihtiyaçlarını daha iyi kavrar. Veri alışverişi merkezi bir veri tabanı üzerinde ve çoğunlukla insan eli değmeden gerçekleştiği için verinin doğruluğu ve güvenilirliği artar. Dolayısıyla ERP sayesinde şirket faaliyetlerini birbirinden bağımsız bölümler halinde değil bir ekip olarak yürütmeye zorlanacaktır.
Sürekli İyileştirme
Yine toplam kalite yönetimi temel prensipleri arasında yer alan sürekli iyileştirme ERP yazılımı uygulayan bir işletmede doğal olarak sağlanır. İyi bir ERP yazılımı seçimi yapmış bir işletme bu yazılımla birlikte aslında pek çok en iyi uygulamayı (best practice) miras alır. Ayrıca ERP yazılımının bakım ve versiyon yükseltmelerini düzenli sürdürmesi halinde yazılım, şirketin gelişimine katkısının sürekliliği sağlanır.
Tedarikçi İlişkileri
Tedarikçi bilgilerinin güncel ve sağlıklı tutulması, analizi, tedarikçi değerlendirme yine TQM uygulamalarında önemli yere sahip olup hemen hemen tüm gelişmiş ERP sistemlerinde bu konulara özelleşmiş uygulamalar mevcuttur.
Doğru güvenilir veri ve istatistiki analiz
Toplam kalite yönetimi için üretim verisi (ürün ağaçları, rotalar), kalite kontrol kriterleri ve değerleri, ürünler hakkında müşteri şikayetleri, iş emri verileri gibi Pek çok önemli bilginin sistematik bir şekilde oluşturulması, toplanması, analiz edilmesi ve değerlendirilmesi kilit öneme sahiptir. Günümüz hızlı üretim koşullarında gelişmiş bir ERP sistemi olmadan bu verilerin doğru ve güvenilir bir şekilde oluşturulması neredeyse imkansızdır.
Sonuç
Günümüzde toplam kalite yönetimini alınması zorunlu bir belgenin çok ötesinde, bir yönetim biçimi olarak algılayan ve tam anlamıyla uygulamak isteyen işletmeler için ERP yazılımı yatırımı kesinlikle bir zorunluluktur. Aksi halde kurumda toplam kalite yönetimini sağlamak çok daha maliyetli bir iş halini alacaktır. Henüz TQM ve ERP uygulaması yapmamış işletmelerin her iki projeye de aynı anda başlaması ve entegre projeler olarak görmesi en yüksek getiriyi sağlayacaktır. Bir ERP seçme aşamasında bulunan firmaların TQM prensiplerini gözeterek bu seçimi yapmalarını öneriyorum. Seçecekleri yazılımın sadece bugünkü ihtiyaçlarına cevap vermesini yeterli değildir. Sürekli iyileştirme prensibi çerçevesinde gelecek ihtiyaçlarını da karşılayacağına ikna olmaları gerekir. Ayrıca yazılımın esnek olması ve süreçlerde oluşacak revizyonlara kolaylıkla ayak uydurmasını sağlayacak altyapıya sahip olması gerekir. Yine TQM ve ERP gereklerini iyi bilen bir danışman ekiple çalışmak da işin önemli anahtar başarı faktörleri arasında yer alır