Satışçılar için Satınalmanın şifreleri 2

Satınalmacılara göre her satınalma aynı satınalma değildir. Satınalmanın türü satınalma davranışını ve yöntemini etkiler. Satışçıların bu satınalma türlerini bilmesinde ve kendi ürünlerinin hangi gruba girdiğini tespit etmelerinde büyük fayda vardır.

Satınalma faaliyeti sorun çözme ve ihtiyaç karşılama ile proses açısından iki ana gruba ayrılır.

İhtiyaç karşılama ve sorun çözme açısından satınalma türleri

• Rutin/Sıradan Satınalma: Alımı sıradanlaşan sıradan ürünler için yapılır. İşletmenin ürün kalitesi ve prosesi üzerinde etkisi hiç yoktur. Şirkete alınan akaryakıt, kırtasiye vb. ürünler bu gruptadır. Süreç çok kısadır.
• Sınırlı Sorun Çözücü Satınalma: İşletme açısından dolaylı olarak katkıda bulunan ve önem derecesi düşük satınalmalardır. Rutin satınalmaya göre bilgi toplama ve analiz yapma ihtiyacı daha yüksektir.
• Yoğun Sorun Çözücü Satınalma: Ürün ilk defa alınıyorsa, firma için çok önemli bir ürün ise veya çok pahalı bir ürün ise yoğun sorun çözücü satınalma vardır. Satınalmacı ve şirket açısından satınalma sonucu için risk algısı yüksektir. Genellikle sermaye malları için geçerlidir.

Proses açısından satınalma türleri

• Yeni/İlk Satınalma: Bir ürünün işletmeye ilk defa satınalmasıdır. Deneyim sahibi olunmadığı için satınalmacı açısında risk algısı yüksektir ve yoğun sorun çözme vardır. Yeni makine ve sistem alımları bu gruptadır. Satınalmacının tecribe ve bilgisi olmadığı için bilgi ihtiyacı yüksektir. Fiyatı yüksek ürünlerdir. Satınalma süreci uzun sürebilir.
• Doğrudan Yeniden Satınalma: İşletme için hammadde, aksesuar, yarımamul niteliği taşıyan ürünler için yapılan rutin ve otomatik satınalmadır. Daha önce kalınmış ve memnun kalınmış ürünler bu kategoridedir. Satınalmanın çoğunluğu bu kategori dahilinde yapılır.
• Değiştirilmiş Yeniden Satınalma: Bazı ürünlerde yaşanan problemler sonrası satınalma alternatif terdarikçi arayışına girdiği durumlarda gerçekleşir. Ürünün kalitesi, performansı, fiyatı, teslimatı vb. konularda bir tatminsizlik olduğunda değişiklik arzu edilebilir.

Satışçılar sattıkları ürünün hangi gruba girdiğini bilerek müşterinin karşısına çıkması önemlidir. Satılan ürün müşteri firma için rutin satınalma kategorisinde ise satışçının işi gerçekten zordur. Mevcut ürünlere göre ciddi bir fark veya fiyat sunmalıdır. Ürün işletme açısından yoğun bir sorunun çözümünü içeriyorsa satınalmanın satış sürecine ilgisi yüksek olacaktır. Doğrudan yeniden satınalma grubuna dahil bir ürün satılıyorsa alıcıyı ikna etmek için ciddi çabalar gösterilmesi gerekecektir vb.

Dolayısı ile satınalmacılar satışçılara karşı gösterecekleri ilgi ve talep bu gruplandırmaya bağlı olarak şekillenecektir. Satışçı daha ilk temas anından itibaren satınalma tarafından bu çerçevede değerlendirilir. Ve bu değerlendirme satış ve satınalmanın devam ettiği her aşamada devam eder.

Her satınalmacı satışçının sunduğu ürün kadar firmasınıda değerlendirir. Çok iyi bir ürüne ve fiyata sahip iken satış yapılamıyorsa bunun cevabı firmada aranabilir. Satınalmacı firma çalışma tarzı ve kültürü ile uygun tedarikçilerle ve uzun yıllar sürecek bir ilişki kurma isteği taşırlar. Geçen yazımda belirttiğimiz gibi satınalmacılar ürün kalitesi kadar tedarikçilerinde çalışanların becerileri, tavırları, oluşturulan ilişkiler, finansal durumu, sektörel itibarı vb. değerlendirirler.

Satınalmacılar satışçıların tekliflerini değerlendirirken bazı yöntemler kullanırlar. Temel performans göstergeleri üzerinden her bir tedarikçiyi değerlendirirler. Örnek bir tablo aşağıdadır.

En yüksek puanı alan firma ile sözleşme yapılır. İyi bir satışçı bu kriterleri öğrenmeye veya tahmin etmeye çalışmalıdır.

Satınalmacıların değerlendirmesi süreklidir. Sözleşmeden sonra satınalma belli bir süre çalıştığı tedarikçiler için bir performans değerlendirmesi yapar. Bu değerlendirme hem ürün hemde tedarikçi boyutunda yapılır. Bazen tedarikçinin performası ürünün performansında daha önemli olabilir.

Satışçı başarılı bir satış yaptıktan sonra satınalmacının satış sonrası beklentileri karşısında da takipçi olmalıdır. Bu beklentiler

• Terminlere uyulması
• Teslimatın eksiksiz ve hasarsız yapılması
• İlk aylar öncelikli olmak üzere teknik desteğin yakından verilmesi
• İhtiyaç duyulduğunda problemlere hızla müdahale edilmesi
• Terminde gecikme halinde önceden bilgi verilmesi
• Fiyat değişikliklerinin önceden haber verilmesi
• Acil siparişlerde yardımcı olunması

şeklinde sıralanabilir. Satışçılar müşterilerinin bu yöndeki beklentilerini anlamalı ve rakiplerinin performansını takip edebilmelidir. Satış sonrası süreçlerde performanslı bir firmanın satışçıları bunu kullanabilmelidirler.

Bazı firmalar tedarikçileri için oldukça teknik değerlendirmeler yaparlar. Firmalar önce kendileri için önemli kriterleri ve sonra bu kriterlerin önem derecesini belirler. Bu önem düzeyine göre bir ağırlıklandırma yapılarak tedarikçi puanlanır.

Bu değerlendirmede dikkate alınan kriterlerden bazıları;

• Kalite
  • Hatalı ürün oranı
  • Kalite sorunlarını çözme becerisi
• Teslimat
  • Geç teslimat miktarı
  • Üretimi arttırma kabiliyeti
• Fiyat
  • Rekabetçi fiyat
  • Fiyat artışlarını yansıtmama becerisi
• Teknoloji
  • Üstün parça teknolojisi
  • Mühendislik problemlerine çözüm üretme
• Esneklik
  • Dalgalı talebe cevap verebilme
  • Termin değişikliklerine uyum becerisi

Her bir ana kriter ve alt kriterler eşit puanda veya ağırlıkta değildir. Bu ağırlıklandırma firmalar arasında farklılaşabilir. Tedarikçi adayı bir firmanın satışçısı bu kriterler içinde güçlü olduğu yanları tespit ederek satışa başlaması ona bazı avantajlar kazandırabilir. Mevcut müşterileri içinde bu değerlendirmeyi kendisi yaptırırsa fiili performansını ölçme ve firmasının güçlü ve zayıf yanlarını tespit etme şansı doğar.