Satış Prim Sistemi Nasıl Geliştirilir?

Dolayısı ile satış priminin sadece miktara bağlı olması eksik ve yetersiz kalacaktır. Diğer bileşenlerinde prim sistemine dahil edilmesi gerekir. Peki bunu nasıl yapacağız?

Bu yazımda 5 adımda prim sisteminin nasıl geliştirileceğini ele alacağız.

Birinci Adım: Mevcut Durum Analizi

İlk adım geçtiğimiz döneme ilişkin satış performansının ölçülmesidir. Bir önceki yıl başta olmak üzere geçtiğimiz üç yılın analiz edilmesinde fayda var. Analiz edilecek başlıklar aşağıdadır.

1. Satış Analizi

   1. Ürün bazlı Satışlar

   2. Bölge Bazlı Satışlar

   3. Satıcı Bazlı Satışlar

   4. Bayi/Müşteri Bazlı Satışlar

2. Ortalama Fiyat Analizi

   1. Şirket Bazlı

   2. Satıcı Bazlı

   3. Bölge Bazlı

   4. Bayi/Müşteri Bazlı

3. Tahsilat Analizi

   1. Şirketin Ortalama Vadesi

   2. Satıcı bazlı ortalama Vade

   3. Bölge Bazlı ortalama Vade

   4. Bayi/müşteri bazlı vade

   5. Açık Hesap Miktarı/Oranı

   6. Batık Miktarı/Oranı

   7. DBS miktarı Oranı

   8. Tahsilat Türü Analizleri

4. Penetrasyon Analizi

   1. Ürün Penetrasyonu

   2. Bayi/müşteri penetrasyonu

Satışları analiz ederken bir referans noktası almanız gerekir. Yıllar itibari ile büyüme trendi, toplam Pazar büyüklüğüne göre durumu veya bölgeler arası karşılaştırma gibi kıyaslama noktaları belirlemelisiniz. Gerçek performansı ancak böyle ölçebilirsiniz. Ürün satışlarında ürün segmentlerinden karlı olanların satış eğilimi mercek altına alınmalıdır.

Ortalama fiyatlar her şirkette anlamlı olmayabilir. Ancak farklı ürünler, fiyatlar ve kar oranları varsa mutlaka analiz edilmelidir. Çok önemli bir göstergedir.

Tahsilat kalitesinin ölçülmesi için ERP sisteminden doğru raporları alabilmelisiniz. ERP yazılımları bu kabiliyettedir. Ancak her şirket etkili bir şekilde kullanamaz. Bu konuda bir sorun varsa çözülmelidir.

Penetrasyon performansı şirketin gelecekteki satışlarını güvence altına almak için önemlidir. Yeni müşteri, bayi, satış noktası kazanımı önemlidir.

Bu analizler şirketin güçlü ve zayıf yanlarını gösterecektir. Varsa problemli alanlar netleşecektir.

İkinci Adım: KPI’ların Tanımlanması

Satış performansını ölçmek için KPI’lar mümkün olduğunca en geniş şekilde tanımlanmalıdır. Bu KPI’lardan hangilerinin satış priminde kullanılacağına ayrıca karar verilmelidir.

Örneğin müşteri ziyaret sayısı, verilen teklif adeti/miktarı, satışa dönen teklif miktarı, yapılan tahsilat miktarı gibi metrikler KPI içinde değerlendirilebilir. Ancak bunların hepsini prime dahil etmek mantıklı değildir. Mümkünde olmayacaktır. Prim sisteminde kriter sayısı gereğinden fazla olmamalıdır.

Satışın bir hacim, karlılık, tahsilat ve rekabete karşı üstünlük mücadelesi olduğu konusunda mutabık kalacağımıza inanıyorum. Dolayısı ile satış faaliyetinin 4 ana omurgası vardır;

• Satışı Arttırmak

• Karlılığı Arttırmak

• Tahsilat Kalitesini Arttırmak

• Penetrasyonu Arttırmak

Prim sistemi 4 ana omurgaya göre kurgulanmalıdır.

Üçüncü Adım: İyileştirme ve Geliştirme Alanlarının Tespiti

Bu adımda artık genelden özele yani şirketin fiili durumuna inmek gerekir. Her şirketin geliştirmesi gereken alanları, ihtiyaçları farklıdır. 4 ana omurgayı yine kullanacağız ama biraz özelleştireceğiz bu aşamada.

• Şirketin ihtiyacı hızlıca satış miktar ve ciro artışı ise ağırlığı fazla olmalıdır.

• Tahsilat problemi varsa, ödeme vadeler uzunsa, tahsilat süreleri geçse ve hatta açık hesap oranları yüksek ise bu KPI’ın önemi ve ağırlığı fazla olmalıdır.

• Veya pazarda hızlıca penetre olma ihtiyacı varsa penetrasyon KPI’ın ağırlığı daha fazla olacaktır.

Buna vurgu yapıyorum çünkü bazı şirketlerde bazı konular çok sıkıntılı oluyor. Örneğin ciddi tahsilat kalitesi sorunu var ama hala satış miktarına yüksek primler verilebiliyor. Zaten tahsilat probleminin kaynağıda bu yaklaşımdadır. Primde tahsilatın ağırlığı arttırılmazsa bu problem devam edecektir.

Bu nedenle tavsiyem geliştirilmesi ve iyileştirilmesi gereken alanların primde ağırlığının arttırılmasııdır. Bir iki yıllık sürede iyileştirme gerçekleşince ağırlıklandırma daha dengeli yapılabilir.

Dördüncü Adım: Prim Sistematiğinin Tanımlanması

Bu adımda prim sisteminin mekaniği belirlenir. Bu aşamada altı başlığın kurgulanması gerekir.

1. Ödenecek Prim miktarı : Satış ekibine ne kadar prim ödenecektir. Bazen ciro üzerinden bir oran ödenir bazen maaş üzerinden. Şirketin ve sektörün koşulları içinde değerlendirilmelidir.

2. Prim ödeme periyodu: Prim ödeme periyodu aylık, 3 aylık, 6 aylık ve 12 aylık olarak ödenebilir.

3. Prim Kriterleri: İkinci adımda belirlenen KPI’lar artık prim kriterleri olacaktır.

4. Prim Kriterlerinin Limitleri: Burada prim kriterlerinin ne kadarlık gerçekleşme oranında hakediş olacağının tanımlanması gerekir. Örneğin satışta %100 gerçekleşmede istenebilir, %90’da. Sektörün, ekonominin trendlerine göre makul bir sapma tanımlanmasında fayda var.

5. Prim Kriterlerinin Ağırlığı: Üçüncü adımda belirlediğimiz iyileştirme alanlarını burada kullanacağız. Satış miktar/ciro ağırlığı her zaman yüksek olacaktır. Ama tahsilat sorunu olan bir şirkette bu ağırlığın önemli bir kısmı tahsilat kalitesine kaydırılabilir. Bu madde çok kritik. Burada yapacağınız tanımlama ile satış ekibine neyin önemli olduğu mesajını verirsiniz.

6. Prim Alma Koşulları: Satışta iki önemli performansımız daha vardır. Açık hesap ve batık hesap. Açık hesap, yapılmış ama parası kasaya girmemiş tahsilattır. Dolayısı ile tahsil edilmemiş satıştan prim ödenmemelidir. Batık hesap yine önemlidir. Gerçi batık hesaptan tek başına satış sorumlu tutulamaz. Batan müşteri zaten finansal olarak riskli bir müşteri demektir. Ve bu müşteri satış yapılmadan önce tespit edilmesi gerekirdi. Bu tespitte finansman bölümünün de sorumluluğu vardır. Ancak ben bu koşulun eklenerek satış ekibinde bir otokontrol oluşturmayı hedefliyorum. Bu şekilde satış ekibinin riskli olduğunu bile bile satış yapmasını önlemeye çalışırız. Tabi bu iki koşulun çok dikkatli kurgulanması gerekir.

Beşinci Adım: Model Kurgusu

Prim modeli bütün çalışmaların bağlandığı yerdir. Prim modeli satış ekibinin ne yapması ve nasıl yapması durumunda ne kadarlık prim alacağını tanımlamalıdır. Dolayısı ile matematiksel bir model olacaktır. Bu model excel tablosuna aktarılmalıdır. Bu aşamada değişik formatlar geliştirilebilir. Biraz karmaşık olacaktır. Yine de mümkün olduğunca sade olması için çaba gösterilmelidir.

Prim sisteminin işlemesi ERP’den KPI raporlarının alınmasına bağlıdır. ERP veya benzer programlar yoksa prim sistemini uygulamak zor olacaktır.

Fakat prim sistemi kurgusu yapmak ve bunu sade, anlaşılır bir şekilde dokümante etmek zordur. Bazen çıkmaz yollara girilir. Bazen belirsizlik yaşanır. Sabırlı olup, matematiği ve exceli elden bırakmayarak ilerlemek gerekir. Yeterince yoğunlaşıldığında bütün sistem zihninizde berrak bir şekilde belirecektir.

Bu yazım ile birlikte aşağıdaki prim yazısını da okumanızı tavsiye ederim.