Raporsuz Kuruluşlar

Rapor Nedir?

Efendim? “Bu soru da sorulur mu?” dediğinizi duyar gibiyim… Eminim herkes rapor nedir nasıl yazılır çok iyi biliyor, peryodik olarak yapıyor, değil mi? Hayır. Cuma günleri ayaküstü geçiştirilen, bol laf salatalı, dertlerinizi problemlerinizi ortaya döktüğünüz toplantıyı rapor yerine koyma adetimiz var. Tebrik ederim, üst yönetim artık olan bitenden haberdar ! Ya da herkes böyle düşünüyor.

Öncelikle belirteyim. Raporlama alışkanlığımız fazla yok. Ya angarya olarak görüyoruz, ya da üşeniyoruz. Her şey sözel ve ivedi. Kimsenin ayıracak 5 dakikası yok. Raporu inceleyen, okuyan kısmı için de geçerli. Okumaktan sıkılıyor. Bir kuruluşta çalışırken” Bizi uğraştırma evrakla” diyeni duydum.

Bugüne kadar istensin istenmesin peryodik raporlarımı hep sundum, özel ve araştırma raporlarımı da sundum (fuar, ziyaret, proje kapanış vb) Hem yönettiğim kadrolardan istedim hem de gönderdiğim raporların üstümce okunup aksiyon alınmasını istedim. Doğrusu da budur zaten.

Raporlar belli bir çalışmaya özgü olacağı gibi, günlük, haftalık, aylık, üçer aylık, altı aylık veya yıllık olabilir. Her kuruluşta olması gereken peryodik raporlar haftalıktır, çünkü yıllık iş planları hafta bazında ilerler.

Raporlar Ne Sağlar?

Raporlar kaba tabirle nereden geldik nereye gidiyoruz’u gösterir. Bir ölçümü, farkı ortaya koyar. Zaman aralığındaki yapılanları resmi şekilde beyan eder, bunu yaparken kanıtları ortaya koyar, atıfta bulunur kaynak gösterir. Öznel ve duygusal değildir. Sonunda gerekiyor ise dilek ve temenni eklenir ki bunda bile öngörü ve dayanaklı bir zemin vardır.

Hedefe yakınlığı gösterir. Müdahale edilmesi gereken noktaları gösterir. Daha ne kadar yol kaldığını gösterir. Bundan sonra nasıl bir edimde bulunulması gerektiğini ortaya koyar. Raporsuz bir kuruluş olsa olsa kör dövüşü yapar. Rastgele hareket eder, duygusal davranır, belki de sonu hüsran olur. Sona giderken acı çeker, çalışanları yıpranır, karar vericiyi de tüketir.

Üşengeçliğin Alışkanlığı

“Bir şey istenmiyorsa verme” sizi ibra etmez (borç veya yükümlülüğünüzü silmez) siz siz olun raporunuzu verin, üzerinizden yükü atın. Kimsenin sizden hesap sormasına fırsat vermeyin.

Tabi şu da var, artık ERP yazılım sistemleri kullanan kuruluşlar zaten anlık veriye ulaşabiliyor. Evet, ancak veri gerçek zamanlı ve titiz şekilde sisteme işleniyor ise geçerli. Yönetici raporları modülünü / sekmesini kullanmak isteyene orada duruyor. Değerlendirip kuruma yön vermek, kullanılıp kullanılmamasına bağlı. Aşağıdan gelen raporları inceleyip, sistem verileri ile mukayase etmek sanırım daha doğru bir yaklaşım. Hem birimlerin işi ne kadar ciddiye aldığı ölçülür hem de crosscheck (sağlama yaparak) veri-bilgi doğruluğu teyitlenir.

Modern dünyada rapor vermeyen de istemeyen de amatördür!