Rahat Uyumak için Bayi Sözleşmelerinin Püf Noktaları

Hukuki bir metin oldukları için bayi sözleşmelerinin üstünde aksiyon odaklı satış ekipleri pek durmazlar. Onların görevi şirket avukatlarının kendilerine gönderdikleri sözleşmeyi imzalatmaktır. Bir daha dönüp bakmazlar bile. Bu nedenle sözleşmeleri okuyan hatta okuyabilen satışçı ve satış yöneticisi sayısı da çok azdır. Bayi sözleşmesi genellikle avukatların ilgi alanı içinde kalırlar. Fiili satış ve ticari ilişki sürecinde de sözleşmeye pek başvurulmaz. Sözleşmelerin kaderi bayi dosyalarında unutulmaktır. Ta ki bayi ile bir ihtilaf çıkıncaya kadar bu böyledir.

Genelde ekonomik kriz dönemleri veya rekabetin yoğunlaştığı şartlarda şirketler ile bayileri arasında ihtilaflar çıkar. İşlerin yolunda olduğu dönemde tarafların ticari ilişkiye zarar vermeleri beklenemez. Ancak işler bozulduğunda ve taraflar kendi ticaretlerini iyileştirmek için alternatifler aradıklarında ilişkinin bozulması kaçınılmazdır. Bu şartlarda mağdur olan tarafın ihtilafı mahkemeye taşıması kaçınılmazdır. Taraflardan birinin diğerinin aleyhine olacak şekilde ve karşılıklı mutabakat sağlamadan girişeceği bir edimin mutlaka hukuki bir süreci olacaktır. İşte bayi sözleşmeleri bu hukuki süreç başladığında ana gündem maddesi haline gelir.

Hukuki süreç başladığında ise tarafların iddia ve karşı iddiaları öncelikle sözleşme ve varsa ek protokoller çerçevesinde değerlendirilir. Sözleşmenin genel çerçevesine veya herhangi bir maddesine uygun olmayan iddiaların bir hükmü yoktur. Bu nedenle ticari ilişkinin her adımı sözleşme maddelerine uygun şekilde yürütülmesi ve aksi durumların kayıt altına alınması çok önemlidir.

Yazılı hale getirilmemiş söz ve taahhütlerin hukuki bir anlamı yoktur. Bu nedenle ticari ilişkinin çerçevesini belirleyen her konu sözleşme öncesi veya sonrası tutanak veya ek protokollerle yazılı hale getirilmelidir.

Bir ihtilaf halinde hukuki süreçte şirketinizin haklarını koruyacak bir sözleşme nasıl olmalıdır? Nelere dikkat edilmeli veya nasıl bir içerikte olmalıdır? Para ve itibar kurtaran tavsiyelerimizi bu yazımızda paylaşacağız.

Bu tavsiyeler hem bayi hem de distribütörlük sözleşmeleri için geçerlidir. Kısaca bayi sözleşmesi olarak tanımlanacaktır.

• Sözleşmenin başlığına bayi ve distribütörlük sözleşmesi olduğu yazılmalıdır. Maalesef başlıkta bayi/distribütörlük sözleşmesi yazmayan sözleşmeler vardır. Bir ticari sözleşme veya alım satım sözleşmesi gibi düzenlenen bu tür sözleşmeler bayilik faaliyetini kapsamamaktadır. Ve yetersiz kalmaktadır.
• Sözleşmelerde tarafların resmi bilgilerine yer verilir. Ancak günümüzde e-postaların da belirtilmesinde fayda vardır. E-postalar üzerinden yapılan yazışmalar delil niteliğinde olacaktır.
• Bayiliğin hangi bölge için olduğu mutlaka belirtilmelidir. “Marmara Bölgesi” demek yeterli değildir. Marmara Bölgesindeki hangi illerin olduğu netleştirilmelidir.
• Sözleşme süresi mutlaka belirtilmelidir. Yasalarımızda bu süre maksimum 5(beş) yıldır. Süre beş yılın üzerine çıkamaz. Bu yasaya rağmen -süre 5 yıl olacaksa dahi- sözleşme süresi başlangıç ve bitiş tarihleri ile birlikte belirtilmelidir.
• Bayiliğin hangi ürün ve hizmetler için geçerli olduğu belirtilmelidir. Özellikle birden fazla kategori ve ürün üreten firmalar buna dikkat etmelidirler. Her durumda bayiliği yapılacak ürünler sözleşmede sıralanmalıdır.
• Sözleşmede bir tanımlar bölümü olmalıdır. Sözleşme de bahsi geçen her şeyin tanımı bu bölümde yer almalıdır.
• Sözleşme konusu belirtilmelidir. “X şirketinin, aa,bb,cc,ürünleri için Marmara Bölge bayiliği/distribütörlüğü” gibi bir madde olmalıdır.
• Bayiliğin münhasır (tek satıcı) olup olmadığı mutlaka belirtilmelidir. Münhasır bayilik ise hangi şartlarda münhasırlığın son bulacağına yer verilmelidir.
• Bayilik münhasır olarak verilmemişse bu konuda bayi ile mutabık kalınmalı ve bu konu bir madde ile düzenlenmelidir.
• Sözleşmenin hangi durumlarda fesih edileceği detaylı şekilde tanımlanmalıdır. Fesih söz konusu olduğunda bu şartlara uygun olarak yapılmalıdır.
• Fesih hakkı sadece şirkete değil bayiye tanınmalıdır. Şirketin hangi yükümlülüklerini yerine getirmediğinde bayinin fesih hakkına sahip olacağı belirtilmelidir.
• Sözleşme süresi sonunda bitecektir. Bu takdirde sözleşmenin yenilemesinin nasıl ve ne zaman olacağı açıklanmalıdır.
• Sözleşmenin süresinden önce fesih edilmesi ihtimal dahilinde olduğu için ne zaman ve nasıl fesih edileceği açıklanmalıdır.
• Tarafların hak ve sorumlulukları ve karşılıklı görevleri detaylı bir şekilde tanımlanmalıdır.
• Bayinin satış hedefleri sözleşmede veya ayrıca düzenlenecek bir protokolde belirlenmelidir. Satış hedeflerinin gerçekleşmemesinin bir fesih nedeni olacağına yer verilmelidir.
• Sözleşmede şirketin satışı halinde bayinin “yeni şirketin” bayisi olarak devam edeceği mutlaka belirtilmelidir.
• Sözleşmede kullanılan dilin sade, basit ve herkesin okuyabileceği şekilde olmasında dikkat edilmelidir.
• Cezai şart ve tazminat doğuracak şartlar mutlaka belirtilmelidir. Bu madde sadece şirket açısından değil bayi açısından da düşünülerek hazırlanmalıdır.
• Sözleşmede bir madde ile “sözleşmenin aynı zamanda TTK’nın 87. Maddesi hükmü anlamında cari hesap sözleşmesi niteliğinde olduğunu ve TTK’nın cari hesaba ilişkin hükümlerine tabi olduğu” belirtilmelidir. Bu şekilde ayrıca bir cari hesap sözleşmesi yapmaya gerek kalmayacaktır.
• Bir ihtilaf halinde bayinin portföy tazminatı talep edebileceği ihtimal dahilinde tutulmalı ve portföy tazminatına karşı tedbirler sözleşmede alınmalıdır. Bir defalık satılan ürünlerde portföy tazminatı oluşmaz ancak sürekli satılan ürünlerde oluşur. Bu tür ürünleri satan firmaların portföy tazminatı talebi ile karşılaşmaları kaçınılmazdır.
• Sözleşmelerin bayi veya bir hukuk vekili tarafından okunması sağlanmalıdır. Sözleşmenin bayi tarafından okunduğuna dair kanıtların oluşturulmasına önem verilmelidir. İmzalanmış bir sözleşme için “okunmadan imzalandığı” veya “imzalatıldığı” iddiasının hukuki olarak bir geçerliliği yoksa da bu kanıtlar ilerde işi kolaylaştıracaktır.
• Sözleşmeler mutlaka iki nüsha olarak düzenlenmeli ve ikisi de ıslak imzalı olarak taraflar arasında paylaşılmalıdır.
• Yirmi yıl önce özellikle çok güçlü firmalar sözleşme kopyalarını bayilerine vermezlerdi. Rakiplerin sözleşme detaylarını görmesi istenmezdi. Ancak günümüzde bu türden kaygıların bir geçerliliği yoktur. Bayilik sözleşmesi hukuki bir metindir ve gizlisi saklısı olamaz. Ayrıca günümüzde bu türden bilgilerin gizli kalması da mümkün değildir. Bu nedenle gönül rahatlığı ile paylaşılacak sözleşmeler hazırlanmalıdır.
• Bayinin feshi söz konusu olduğunda fesih süreci, sözleşmeye uygun olarak ve belgelendirerek ve zaman kısıtlarına uygun olarak yürütülmelidir.

Basit görünen ancak bir ihtilaf durumunda hayati olan bu tavsiyeler şirketinizin para ve itibar kaybının önüne geçebilir. Bayi Sözleşmelerini hukukçularınızın alanında çıkararak satış ekibinizin de alanı haline getirmelisiniz. “Bayi sözleşmesi” ve bu sözleşmeye uygun satış faaliyeti satış yönetiminin kritik bir unsurudur. Satış ekibinin bayi sözleşmesi konusunda farkındalık kazandırılmasına özen gösterilmelidir.

Son olarak bayi sözleşmesi hazırlarken avukatlar ve satış yönetimi birlikte çalışmalıdır. Satışa dönük olası tüm riskler ve olasılıklar hakkında avukatlar bilgilendirilmelidir. Sözleşmenin son haline birlikte yapılacak müzakereler sonucunda karar verilmelidir.

Not: Bayi sözleşmesinin içeriği ve kapsamı hakkında “Güçlü Bayiler İnşa Etmek” isimli kitabıma başvurabilirsiniz.