Performans Değerlendirmeleri Gerçekten İşe Yarıyor mu, Yoksa Yılda Bir Kez Doldurulan Bir Formdan mı İbaret?

Bir yöneticinin çalışanıyla yaptığı performans görüşmesinde şöyle dediğini düşünün;

• Genel olarak performansın iyi. Biraz daha dikkatli olursan çok daha iyi olur.

Çalışan başını sallar.

• Tamam, teşekkür ederim.

Görüşme biter. Form imzalanır. Dosya kapanır. Bir yıl sonra aynı çalışan yine karşısındadır.

Yönetici yine benzer cümleleri kurar;

• Bu yıl da genel olarak iyiydin ama biraz daha inisiyatif almanı bekliyoruz.

Çalışan bu kez içinden şunu geçirir;

• Peki ama tam olarak neyi daha iyi yapmam gerekiyor?

İşte performans değerlendirme sistemlerinin en büyük problemi çoğu zaman burada başlıyor.

Şirketin bir performans sistemi vardır. Formlar hazırlanmıştır. Hedefler belirlenmiştir. Puanlamalar yapılmıştır.

Ama bütün bunların sonucunda çalışan da yönetici de ne değişmesi gerektiğini bilmiyorsa, sistem var demektir ama performans yönetimi yoktur.

Performans Değerlendirmek Başka, Performansı Yönetmek Başka

Performans değerlendirmesi çoğu şirkette yılda bir kez yapılan bir uygulama olarak görülüyor. Oysa performans yönetimi, yıl sonunda çalışana puan vermekten çok daha fazlasıdır.

Asıl amaç; çalışanın şirket hedeflerine ne kadar katkı sağladığını görmek, eksiklerini belirlemek ve bir sonraki dönemde daha iyi performans göstermesini sağlamaktır.

Yani performans değerlendirmesinin amacı geçmişi yargılamak değil, geleceği geliştirmektir. Bu nedenle iyi bir performans sistemi şu sorulara cevap vermelidir:

• Çalışandan ne bekliyoruz?
• Başarılı olduğunu nasıl anlayacağız?
• Hangi sonuçları üretmesi gerekiyor?
• Hangi yetkinlikleri geliştirmeli?
• Şirket ona bu hedeflere ulaşması için ne sağlıyor?
• Bir sonraki dönemde neyi daha iyi yapmasını bekliyoruz?

Bu soruların cevabı yoksa, yalnızca puan vermek performans yönetimi değildir.

10 Üzerinden 7 Verdik

Bir şirkette performans değerlendirme toplantısına katılan bir çalışana yöneticisi şöyle söylüyor;

• Performansını 10 üzerinden 7 olarak değerlendiriyoruz.

Çalışan soruyor;

• Peki neden 7?

Yönetici düşünüyor.

• İşte... Genel performansın iyi ama bazı konularda gelişmen gerekiyor.
• Hangileri?
• İletişim konusunda biraz daha gelişebilirsin.
• Nasıl?
• Daha proaktif olman iyi olur.

Çalışan odadan çıkıyor. Elinde bir puan var. Ama ne yapacağını bilmiyor.

İşte kötü tasarlanmış performans sistemlerinin en büyük sorunlarından biri budur. Çalışana bir sonuç verir ama yol haritası vermez.

Puan Vermek Performans Yönetmek Değildir

Performans değerlendirme sistemlerinde puanlama elbette kullanılabilir. Ancak puanın kendisi amaç değildir.

Örneğin bir çalışana “4” vermek tek başına hiçbir şey anlatmaz.

4 ne demek?

Beklentinin üzerinde mi?

Beklentiyi karşılıyor mu?

Hangi davranışları nedeniyle bu puanı aldı?

Bir sonraki seviyeye çıkması için ne yapması gerekiyor?

İyi bir sistem, puanın arkasındaki hikâyeyi anlatmalıdır. Çünkü çalışan açısından önemli olan yalnızca “Kaç aldım?” değil, “Neden bu puanı aldım ve daha iyi olmak için ne yapmalıyım?” sorusudur.

Hedef Vermek de Tek Başına Yetmez

Performans yönetiminin önemli parçalarından biri hedeflerdir.

Ancak burada da sık yapılan bir hata var. Çalışana yılın başında hedefler veriliyor. Sonra 12 ay boyunca kimse hedefleri konuşmuyor.

Yıl sonunda toplantı yapılıyor; “Bu hedef gerçekleşmedi.”

Peki neden?

Belki piyasa değişti.

Belki şirketin stratejisi değişti.

Belki çalışanın sorumlulukları değişti.

Belki hedef baştan gerçekçi değildi.

Belki de çalışanın hedefe ulaşması için gereken kaynak verilmedi.

Bu nedenle hedefler yılın başında yazılıp yıl sonunda okunacak belgeler değildir.

Hedefler yıl boyunca takip edilmelidir.

Satış Ekibinden Basit Bir Örnek

Bir satış çalışanına yıllık 20 milyon TL satış hedefi verildiğini düşünelim.

Yıl sonunda 16 milyon TL satış yapmış.

İlk bakışta performansı düşük görünüyor.

Ama biraz daha derine bakalım.

Yıl içinde;

• Ürün fiyatları değişmiş olabilir.
• Şirketin stok problemi yaşanmış olabilir.
• Bölgesindeki önemli müşterilerden biri kapanmış olabilir.
• Satış bölgesi değiştirilmiş olabilir.
• Çalışanın portföyüne yeni ve daha zor bir bölge verilmiş olabilir.

Bu durumda yalnızca “20 milyon hedef vardı, 16 milyon yaptı” demek adil bir performans değerlendirmesi olmayabilir.

Performans yönetimi rakamı görmek kadar, o rakamın neden oluştuğunu anlamayı da gerektirir.

KPI Neden Önemli?

Performans değerlendirmelerinde sık karşılaştığımız kavramlardan biri KPI – Key Performance Indicator (Anahtar Performans Göstergesi).

KPI, çalışanın veya departmanın hedeflerine ne ölçüde ulaştığını göstermek için kullanılan ölçülebilir göstergelerdir.

Örneğin satış çalışanı için;

• Satış cirosu
• Yeni müşteri sayısı
• Tahsilat oranı
• Kârlılık

ölçülebilir.

Ancak her şeyi KPI yapmak da doğru değildir.

Bir çalışanın 15 farklı hedefle yönetildiğini düşünün.

Bir süre sonra çalışan neye odaklanacağını şaşırabilir.

İyi performans sistemi çok sayıda hedef koymaz; doğru hedefleri belirler.

Her Şeyi Ölçebilir Miyiz?

Hayır. Ve aslında ölçemediğimiz bazı şeyler, performans açısından çok değerlidir.

Örneğin bir yöneticinin;

• Ekibini geliştirmesi,
• Çalışanlarına güven vermesi,
• Kriz anında sakin kalması,
• Farklı departmanlarla iş birliği yapması,
• Yeni çalışanları yetiştirmesi

her zaman kolayca rakama dönüşmeyebilir.

Bu nedenle performans sistemi yalnızca sonuçları değil, davranışları ve yetkinlikleri de değerlendirmelidir. Çünkü bazen hedefini tutturmuş bir yönetici, arkasında mutsuz ve tükenmiş bir ekip bırakmış olabilir.

Bu gerçekten yüksek performans mıdır? Bence tartışılması gereken nokta tam olarak budur.

Sonuç Aldı Ama Nasıl Aldı?

Bir satış yöneticisi hedefini yüzde 120 gerçekleştirmiş olsun.

Kâğıt üzerinde mükemmel. Ama aynı dönemde ekibindeki 8 kişiden 5'i istifa etmiş. Müşteri şikâyetleri artmış. Ekip içindeki iletişim bozulmuş. Yeni çalışan yetişmemiş.

Şimdi bu yöneticinin performansına yalnızca satış rakamından bakabilir miyiz?

İşte bu nedenle modern performans yönetiminde yalnızca “Ne başardı?” değil, “Nasıl başardı?” sorusu da önemlidir. Sonuç kadar yöntem de önemlidir.

Geri Bildirim Yılda Bir Kez Verilirse Geç Kalınmış Olabilir

Performans değerlendirmelerinin en büyük problemlerinden biri de geri bildirimin çok geç verilmesidir.

Bir çalışan mart ayında hata yaptı. Yönetici hiçbir şey söylemedi. Haziranda başka bir hata oldu. Yine konuşulmadı.

Aralık ayında performans görüşmesinde yönetici şöyle dedi; “Bu yıl birkaç kez aynı konuda problem yaşadık.”

Çalışan şaşırdı; “Neden o zaman söylemediniz?”

İşte iyi geri bildirimin temel şartlarından biri zamanında verilmesidir.

Bir davranışın üzerinden aylar geçtikten sonra konuşmak, davranışı değiştirmek açısından çok daha zor olabilir.

Bu nedenle performans yönetimi yıl sonunda yapılan bir toplantı değil, yıl boyunca devam eden bir iletişim süreci olmalıdır.

Çalışan Performansından Önce Yönetici Performansına Bakmak Gerekmez Mi?

Bazen bir çalışanın performansı düşüktür. Ama hemen çalışanı suçlamak yerine şu soruları da sormak gerekir;

Hedefi net miydi?

Beklentiyi biliyor muydu?

Gerekli kaynaklara sahip miydi?

Eğitim aldı mı?

Yöneticisi düzenli geri bildirim verdi mi?

İş yükü makul müydü?

Yetkisi ile sorumluluğu birbirine denk miydi?

Çünkü bir çalışandan sonuç bekleyip ona sonucu yaratacak yetkiyi, kaynağı veya desteği vermemek adil bir performans sistemi değildir.

Performans Görüşmesi Bir Hesaplaşma Değil, Konuşma Olmalı

Performans görüşmelerinin atmosferi çok önemlidir. Çalışan odaya girdiğinde kendisini yargılanacakmış gibi hissediyorsa, gerçek bir görüşme yapmak zorlaşır.

Oysa iyi bir performans görüşmesinde yönetici de konuşmalı, çalışan da konuşmalıdır.

Örneğin;

• Bu yıl kendin açısından en başarılı olduğun konu neydi?
• En çok zorlandığın konu ne oldu?
• Senden kaynaklanmayan hangi engeller performansını etkiledi?
• Benden hangi desteği daha fazla bekliyorsun?
• Önümüzdeki dönem hangi konuda gelişmek istiyorsun?

Bu sorular, yalnızca performansı değil, çalışanın şirketteki deneyimini de anlamaya yardımcı olur.

Performans Sistemi Ücret Artışına İndirgendiğinde

Bazı şirketlerde performans değerlendirmesi neredeyse tamamen ücret artışı dönemine dönüşüyor.

Çalışan görüşmeye giriyor ve aklındaki tek soru;

• Ne kadar zam alacağım?

Yönetici de puanı buna göre değerlendiriyor. Böyle olduğunda performans sisteminin gelişim boyutu geri planda kalıyor. Oysa ücret elbette önemli.

Fakat performans görüşmesi aynı zamanda çalışanın;

• Kariyerini,
• Yetkinliklerini,
• Eğitim ihtiyaçlarını,
• Yeni sorumluluklarını,
• Gelişim alanlarını

konuşabileceği bir fırsat olmalı. Performans görüşmesinden sadece zam oranıyla çıkıyorsak, aslında büyük bir fırsatı kaçırıyoruz.

Peki İyi Bir Performans Sistemi Nasıl Olmalı?

Bence iyi bir performans sisteminin çok karmaşık olması gerekmiyor.

Öncelikle herkes şunu bilmeli;

1. Benden ne bekleniyor?
   Görev ve hedefler net olmalı.
2. Başarımı nasıl ölçeceğiz?
   Ölçülebilir kriterler belirlenmeli.
3. Hedefe ulaşmak için neye ihtiyacım var?
   Kaynak, eğitim ve yetki ihtiyacı ortaya konmalı.
4. Nerede olduğumu nasıl bileceğim?
   Yıl içinde düzenli ara değerlendirmeler yapılmalı.
5. Daha iyi olmak için ne yapmalıyım?
   Gelişim planı oluşturulmalı.

Ve en önemlisi; yönetici ile çalışan arasında açık bir iletişim kurulmalı.

Asıl Amaç İnsanları Sıralamak Değil, Geliştirmek

Performans sistemlerinin amacı çalışanları;

1 numara,

2 numara,

3 numara

diye sıralamak olmamalıdır. Asıl amaç organizasyonun toplam performansını yükseltmektir. Bir çalışan bugün beklenen seviyede olabilir. Ancak doğru eğitim, doğru yönetici desteği ve doğru hedeflerle bir yıl sonra çok daha yüksek bir performans gösterebilir. İşte performans yönetiminin gerçek değeri burada ortaya çıkar.

Performans değerlendirmek geçmişi ölçer. Performans yönetmek geleceği geliştirir.

Son Söz

Şirketinizde performans değerlendirme sistemi varsa, bugün kendinize şu soruları sorun;

Çalışanlarımız hedeflerini gerçekten biliyor mu?

Yöneticilerimiz düzenli geri bildirim veriyor mu?

Performans görüşmeleri açık ve dürüst bir iletişim ortamı yaratıyor mu?

Değerlendirme sonuçları gelişim planlarına dönüşüyor mu?

Performans sonuçları şirket hedefleriyle bağlantılı mı?

Ve belki de en önemli soru;

Çalışanlarımız performans görüşmesinden çıktığında neyi daha iyi yapacağını biliyor mu?

Eğer cevabınız “Hayır” ise, elinizde bir performans değerlendirme sistemi olabilir.

Ama henüz gerçek anlamda bir performans yönetim sisteminiz olmayabilir. Çünkü iyi bir performans görüşmesinin sonunda çalışan sadece “Benden memnunlar mı?” sorusunun cevabını almamalı.

Şunu da bilmelidir;

“Benden ne bekleniyor, ben neredeyim ve bir sonraki adımım ne?”

İşte o zaman yılda bir kez yapılan bir değerlendirme, şirketin ve çalışanın birlikte geliştiği bir yönetim aracına dönüşür.