Ön Muhasebede Veri Girişini Yapay Zekâ Devralıyor: Qolay.App

EQLEM Yazılım tarafından geliştirilen Qolay.App, KOBİ'ler, esnaf ve serbest meslek sahipleri için tasarlanmış bulut tabanlı bir ön muhasebe platformu olarak kullanıma sunuluyor. Platform; satış ve alış faturası, e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye gönderimi, cari hesap takibi, stok ve depo yönetimi, kasa-banka hareketleri, masraf fişi tarama, tahsilat ve ödeme takibi ile belge tasarımı işlevlerini tek arayüzde birleştiriyor.

Uygulama web tarayıcısı, iOS ve Android üzerinden 12 dilde kullanılabiliyor. Web Sitesi: https://qolay.app

KOBİ'nin asıl darboğazı: kaydın kendisi

Küçük işletmelerde ön muhasebe yazılımlarının terk edilme nedeni çoğu zaman rapor yetersizliği değil, veri girişinin yarattığı yük oluyor. Fatura kesmek, fiş yazmak ve tahsilat işlemek günün sonuna bırakılıyor; ertelenen kayıt bir süre sonra hiç yapılmıyor.

Kayıtlar güncel olmayınca sonuç zincirleme ilerliyor: hangi müşterinin ne kadar borcu olduğu bilinmiyor, stok bakiyesi gerçeği göstermiyor, dönem sonunda mali müşavire eksik belge gidiyor.

Qolay.App bu noktada klasik yaklaşımdan ayrışıyor. Platform, kullanıcıdan kayıt tutmasını beklemek yerine kaydın önemli bir bölümünü kendisi oluşturuyor; kullanıcıya düşen görev veri girmek değil, hazırlanan kaydı onaylamak oluyor.

Fişi fotoğraflayın, gider kaydı hazır olsun

Platformun masraf fişi tarama özelliği, telefonla çekilen ya da galeriden yüklenen fiş görselinden tutarı, tarihi ve satırları otomatik olarak çıkarıyor. Sistem ilgili hizmet hesabını da öneriyor; kullanıcı onayladığında gider kaydı ve ödeme aynı adımda deftere işleniyor, kasa ve banka hareketi kendiliğinden oluşuyor.

Çok satırlı fişler destekleniyor ve kayıt oluştuğu anda gider raporlarına yansıyor. Böylece torbada biriken fişlerin ay sonunda tek seferde yazılması gereği ortadan kalkıyor.

Finansal sorular sohbetle yanıtlanıyor

Qolay Asistan adı verilen sohbet tabanlı finans asistanı, kullanıcıların "bu ay KDV'm ne kadar?" gibi sorularını canlı kayıtlara dayanarak yanıtlıyor. Asistan ayrıca fatura taslağı hazırlayabiliyor ve vadesi geçen alacaklar için hatırlatma e-postası oluşturabiliyor.

Kritik işlemlerde son söz kullanıcıda kalıyor: e-belge gönderimi de dahil olmak üzere hiçbir işlem onay verilmeden tamamlanmıyor. Şirket, muhasebede geri alınması güç adımlar bulunduğu için asistanın taslak üretip kullanıcının onaylaması esasına dayalı bir akış tasarladığını belirtiyor.

e-Belge kutudan çıkıyor: e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye

E-dönüşüm zorunluluğu kapıya dayandığında çoğu işletmeyi ikinci bir program, ikinci bir abonelik ve ikinci bir öğrenme süreci bekliyor. Qolay.App bu ayrımı baştan ortadan kaldırıyor: e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye ayrı bir modül değil, faturayı kestiğiniz ekranın doğal parçası.

Hangi belgeyi keseceğinizi artık düşünmüyorsunuz. Cariyi seçtiğiniz anda belge tipi kendiliğinden belirleniyor: alıcı e-fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv. Yanlış tip seçme ihtimali akıştan tamamen çıkıyor — ve reddedilen fatura, iptal telaşı, yeniden düzenleme yükü ortadan kalkıyor.

Sevkiyat da aynı zincirin içinde. Mal çıkışında e-İrsaliye düzenleniyor; irsaliye ile fatura ayrı programlarda değil, aynı kayıt akışında birbirine bağlı duruyor.

Belgeleriniz her seferinde eksiksiz gidiyor. Cari bakiye, IBAN veya vade uyarısı gibi sabit satırlar bir kez tanımlanıyor; sonra her e-belgenin altında otomatik olarak yazdırılıyor. Aynı notu her faturaya elle eklemek diye bir iş kalmıyor.

Platform; MySoft, KolaySoft, NES, Doğan, Trendyol e-Faturam ve Hızlı Teknoloji entegratörlerini destekliyor. İşletmeler hâlihazırda çalıştıkları e-belge sağlayıcısını değiştirmek zorunda kalmıyor, mevcut kurulumlarıyla devam ediyor.

Pazaryeri siparişi faturaya dönüşüyor

E-ticaret yapan işletmeler için Trendyol, Hepsiburada, n11, Pazarama, PTT AVM ve Amazon TR entegrasyonları bulunuyor. Pazaryerinden düşen siparişte müşteri ve ürün kaydı otomatik oluşuyor, sipariş faturaya dönüştürülüyor ve kargo etiketi aynı ekrandan yazdırılabiliyor.

Vadesi gelen alacak ve borçlar giriş ekranında

Nakit akışı tarafında platform, kullanıcı giriş yaptığı anda o dönem tahsil edilecek alacakları ve ödenecek borçları panoda gösteriyor. Yapılacak Tahsilatlar ve Ödemeler raporu üzerinden vade bazlı planlama yapılabiliyor.

Satış ve alış faturaları aya bölünerek taksitlendirilebiliyor; her taksitin vadesi ve tahsilatı ayrı izleniyor. Böylece toplam bakiye normal görünürken gecikmiş bir taksitin gözden kaçması önleniyor.

Belge çıktıları markaya göre tasarlanabiliyor

Fatura, sipariş ve finans belgelerinin çıktıları sürükle-bırak tasarım aracı ya da HTML şablon editörü ile özelleştirilebiliyor. Tahsilat, ödeme, transfer ve gider fişleri de aynı şekilde tasarlanabiliyor, listeden tek adımda PDF olarak alınabiliyor.

E-belgelerin altına cari bakiye veya IBAN gibi sabit bilgiler bir kez tanımlanıp her belgede otomatik yazdırılabiliyor.

Belgeler de aynı çatı altında: ücretsiz dosya arşivi

Sözleşmeler, tedarikçi faturaları, banka dekontları ve e-belge yedekleri çoğu işletmede masaüstünde, e-postada ve telefonda dağınık duruyor. Qolay.App bunların hepsini firmanın kendi arşivinde topluyor.

Dosya Yönetimi ücretsiz bir modül olarak sunuluyor; her firma 512 MB saklama alanıyla başlıyor ve ihtiyaç halinde kota yükseltilebiliyor. Belgeler web panelinden ya da mobil uygulamadan yükleniyor — sahadayken çekilen bir dekont, ofise dönmeden arşive giriyor.

Kritik ayrıntı: her firmanın dosya arşivi diğerlerinden yalıtık. Bir şirketin belgesi yanlışlıkla başka bir şirketin klasöründe görünmüyor.

Sınırsız firma: birden fazla işletme ve müşavir portföyü tek panelde

Qolay.App'in en ayırt edici tarafı, firma sayısını ücretlendirmemesi. Temel pakette firma sayısı sınırsız; ikinci, beşinci ya da yirminci şirketi eklemek için ek lisans satın alınmıyor.

Bu yapı iki kesim için doğrudan karşılık üretiyor:

Birden fazla işletmesi olan girişimciler. İkinci bir dükkân, yeni açılan bir şahıs işletmesi ya da eşiyle ortak yürütülen ayrı bir şirket — hepsi aynı hesaptan yönetiliyor. Her işletmenin cari, fatura, stok ve dosya arşivi birbirinden izole kalıyor; yanlış firmaya işlem yapma riski en aza iniyor. İşletmeler arası geçiş tek tıkla yapılıyor ve web ile mobil arasında anında senkronize oluyor.

Mali müşavirler ve muhasebeciler. Portföydeki tüm mükellefler tek hesap altında toplanabiliyor. Her firma kendi 500 fatura/yıl kotasıyla ve kendi 100 Qolay Kredi cüzdanıyla bağımsız çalışıyor; bir müşteri büyürken diğerleri ücretsiz katmanda devam edebiliyor. Müşterisinin kayıtlarını güncel görmek isteyen müşavir, ay sonunu beklemek yerine veriye kaynağında ulaşıyor.

Şirket, firma başına lisans ücreti almama tercihini "işletmelerin bütçesini lisans sayımına değil büyümeye ayırabilmesi" gerekçesiyle açıklıyor.

Ücretsiz katman bir deneme değil

Qolay.App'in Temel paketi, takvim yılında 500 satış ve alış faturasına kadar ücretsiz kullanılabiliyor. Kredi kartı bilgisi istenmiyor. Her yeni firmaya 512 MB dosya saklama alanı ve yapay zekâ özelliklerinde kullanılmak üzere 100 Qolay Kredi tanımlanıyor.

Şirket, ücretsiz katmanı kısıtlı bir deneme sürümü olarak değil, küçük ölçekli bir işletmenin gerçekten yürütebileceği tam bir ürün olarak konumlandırdığını belirtiyor.

Şirketten değerlendirme

"Ön muhasebe programlarının çoğu, kullanabilmek için muhasebe bilmenizi bekler. Biz tersini denedik: Qolay.App'i ilk kez açan bir esnaf, kimseye sormadan ilk faturasını kesebilsin istedik. Ama ekranı sadeleştirmek tek başına yetmiyordu; işin asıl yorucu kısmını yapay zekâya devrettik. Masraf fişini fotoğraflıyorsunuz, tutarı ve satırları sistem okuyup kaydı hazırlıyor, siz yalnızca onaylıyorsunuz. Aklınıza takılan bir şey olduğunda asistana yazıyorsunuz; cevap kendi kayıtlarınızdan geliyor."

"Bizim için bir diğer önemli nokta, işe nereden devam ettiğinizin fark etmemesi. Sabah ofiste bilgisayardan başladığınız faturayı öğleden sonra sahada telefondan tamamlıyorsunuz. Web, iOS ve Android'de aynı veriyi görüyorsunuz — ayrı bir program, ayrı bir kurulum, ayrı bir öğrenme süreci yok."

Aziz Kazdal, Qolay.App

EQLEM Yazılım Hakkında

EQLEM Yazılım, kendi SaaS ürünlerini geliştiren bir yazılım şirketidir. Ön muhasebe alanındaki Qolay.App'in yanı sıra; kişisel finans, portföy ve nakit akışı takibi için Biriqim, B2B fuar ve etkinlik operasyonları için QEMENT, iç ve dış mekân dijital haritalama için DrawMap360 şirketin ürün portföyünde yer alır. Lojistik yönetimi için Qarehouse ve şirket kuruluş süreçleri için KolayİŞ ürünleri geliştirme aşamasındadır.

Şirket, kendi ürünlerini geliştirirken edindiği deneyimi işletmelere özel yazılım, mobil ve web geliştirme ile teknoloji danışmanlığı hizmetleri üzerinden de aktarıyor.