Ölümcül Kısır Döngü: Verimsiz Toplantılar ve Sürekli Ertelenen Son Deadlinelar

“Fikir ve/veya sonuç üretmeyen toplantılar” vakit kaybıdır ve “deadline”ların ertelenmeye başlanmasıyla aslında projenin büyük ölçüde ölmeye yüz tutmuştur

Verimsiz Toplantıların Anatomisi

Patrick Lencioni, “Death by Meeting” (Toplantı ile Gelen Ölüm) adlı kitabında verimsiz toplantıların “kurumsal körlük” yarattığını söyler. Yani insanlar bir konu üzerine konuşuyor gibi görünürler fakat kimse asıl problemin ne olduğunu dile getiremediğinden, esas çözüme de ulaşamazlar. Harvard Business Review’da yayımlanan bir makaleye göreyse yöneticilerin büyük bir kısmı, haftanın ortalama yüzde 15-20’sini toplantılarda geçirmekte, ancak bu toplantıların önemli bir kısmı katılımcıların “nitelikli katkı” sağlamadığı ortamlar olarak kalmaktadır.

Özellikle büyük kurumlarda, “toplantı yapmak” iş yapmanın, iş bitirmenin veya strateji geliştirmenin yerine geçebiliyor. Yani “iş yapıyoruz” algısı yaratmanın kolay bir yolu gibi görünüyor. Ancak gerçekte, doğru planlanmamış veya doğru yönetilmeyen toplantılar, şirketin kaynaklarını (zaman, enerji ve para) boşa harcayabiliyor. Daha kötüsü, sürekli tekrar edilen bu verimsiz toplantı kültürü, çalışanlarda “nasıl olsa bir sonrakine kalır” rahatlığı yaratarak sorumluluk hissini ve motivasyonu düşürüyor.

Deadline’lar ve Proje Yönetiminin Ruhuna El Fatiha

Projelerde belirlenen deadline’ların (teslim tarihi ya da zaman çizelgesi) eğer sürekli ertelenmesi gibi bir durum yaşanıyorsa, çoğu zaman bu proje ya ölmüştür ya da ağır hasta diyebiliriz. “Zombi proje” diye bir kavram vardır. Zombi projeler, aslında çoktan başarısız olmuş ama kimse net bir karar vermeye cesaret edemediği için “bir ihtimal daha var” diye sürüncemede kalan projelerdir. Sürekli ertelenen deadline’lar, işte bu “zombi proje” durumunun en kritik göstergelerinden biridir.

Bir projede deadline’ların ertelenmesi elbette bazen kaçınılmaz olabilir. Örneğin, harici bir tedarik sorunuyla veya beklenmedik bir krizle karşılaşılabilir. Ancak ertelenmeler sürekli hale geldiğinde, bu çoğunlukla planlama hatası, iletişim eksikliği veya fikir ayrılıkları yüzünden olur. Sonuçta, “kervan yolda düzülür” mantığıyla yola çıkan ekip ne yazık ki yol boyunca hiçbir şey düzeltmez, sadece var olan hatalara yenilerini ekler. Proje yönetiminin en önemli belkemiği: “Başta gerçekçi bir hedef belirleyip ve ondan sapmamaya özen göstermektir. Eğer sapmak zorunda kalıyorsanız da sebepleri ve sonuçları açıkça paylaşın.”

Ertelenen her yeni tarih, motivasyon kaybı yaratır ve ekibin “nasıl olsa yine ertelenir” diyerek sorumluluk alma gayretini kırar. Örneğin, projenin ilk deadline’ı 1 Nisan’dır, sonra 1 Mayıs’a ertelenir, sonra da “Bu sefer kesin” diyerek 1 Haziran denir. Gerçekte ne yaşanır? 31 Mayıs’a kadar kimse parmağını kıpırdatmaz, 1 Haziran’a yakın yine bir şeyler son dakika yapılır ve muhtemelen bir kez daha ertelenme gündeme gelir. Böylece proje ya “ölür” ya da “sürünmeye” devam eder.

Peki Neden Bu Kadar Çok Verimsiz Toplantı ve Zombi Proje Görüyoruz?

a) Yanlış Toplantı Kültürü

Şirketlerde, kurum içi iletişimin “toplantı yapma” üzerinden yürütülmesi alışkanlık haline gelebiliyor. “Mail atmak yerine toplantı yapalım, iki dakikada konuşuruz” kültürü, uzun vadede karmaşık bir ajanda ve başı sonu belli olmayan görüşmelere sebep oluyor. Özellikle de amaç net konulmadığında herkes konuya farklı bir yerden bakıyor, sonuçta “Ne karar aldık biz şimdi?” sorusu havada kalıyor.

b) Misyonu Belirsiz Toplantılar

​Harvard Business Review makaleleri, toplantıların %25’inde net bir hedef konulmadığını, katılımcıların toplantının amacı hakkında net bir fikir sahibi olmadığını söylüyor. Hedefi belirsiz bir toplantı, zihinlerde “Katılalım da ne olacaksa olsun” düşüncesine yol açar. Kimse etkin katkı yapmaz, sonunda da herkeste “Bir saat boşa gitti” duygusu hakim olur.

c) Sorumluluk Sahiplerinin Belirlenmemesi

Toplantılarda “Kim ne yapacak, ne zaman yapacak ve nasıl raporlayacak?” soruları cevapsız kalırsa, doğal olarak hiçbir iş ilerlemez. Toplantı sonrası beklenen aksiyonlar net olmadığı için, kimse takip de etmez. Sonraki toplantıda aynı konular tekrar açılır ve bu döngü kısır bir şekilde sürer gider.

d) Gerçekçi Olmayan Deadline’lar

​İş dünyasında bazen “Yapalım da nasıl olursa olsun” gibi, planlama yerine “hızlıca” bitirme telaşı hakim olur. Başta konulan abartılı kısa süreli ya da tam tersi, aşırı uzun, gevşek deadline’lar projeyi zora sokar. Hem özgüven kırılır hem de işin ciddiyeti kaybolur. Deadline gerçekçi değilse, ekibin de inancı zayıflar ve proje kaçınılmaz bir şekilde sürüncemede kalır.

Çözüm: Daha Az, Daha Net, Daha Sonuç Odaklı Toplantılar ve Gerçekçi Deadline’lar

Peki, bu kısır döngüden nasıl kurtulabiliriz?

1. Toplantıdan Önce Ajanda ve Hedefleri Belirleyin
   Katılımcılara davet gönderirken, toplantının ne hakkında olacağını, hangi kararların alınmasının hedeflendiğini ve sürenin ne kadar olduğunu açıkça paylaşın. Harvard Business Review, ajanda paylaşılarak yapılan toplantıların %80 daha verimli geçtiğini gösteren araştırmalardan bahsediyor.
2. Doğru Katılımcıları Davet Edin
   Herkesi davet etmek yerine, gerçekten katkı sağlayacak ve karar mekanizmasında etkisi olan kişileri toplayın. Büyük kalabalıklar yerine, “Kararı kim veriyor? Kim etkilenecek?” sorularını cevaplayan çekirdek gruplar daha verimli sonuçlar üretiyor.
3. Zaman Yönetimine Sadık Kalın
   Toplantı başlangıcında, “Bu konuyu 30 dakikada çözmeyi hedefliyoruz” diyerek net bir sınır koyun. Süre dolduğunda konuyu toparlayın ve o anda bir sonuca varılamamışsa ek bir çalışma planı belirleyin. “Sonsuza kadar toplantı” hissi, yaratıcılığı öldürür ve konuyu uzattıkça uzatır.
4. Kararların Kayıt Altına Alınması ve Sorumluluk Tanımları
   Toplantının sonunda, kim hangi işi yapacak, ne zaman bitirecek ve raporlayacak gibi detayları mutlaka kaydedin ve tüm katılımcılara gönderin. Böylece herkes hem kendi görevini bilir hem de başkalarının sorumluluklarını takip edebilir.
5. Gerçekçi Deadline’lar Belirleyin ve Süreci Şeffaf Yönetin
   Görev dağıtımı yaparken “Yetişmez ama sonra erteleme yaparız” yaklaşımından kaçının. Ekip üyeleriyle konuşarak, işin gerçekten ne kadar zaman alacağını tartışın ve makul süreler belirleyin. Bir kez deadline belirlendikten sonra da sorumluları sık sık bilgilendirin, gerekirse kısmi teslim ve ara raporlarla süreci izleyin. Eğer mutlaka erteleme gerekiyorsa, herkesin anlayacağı net sebepler ve yeni hedefler belirleyin.
6. Toplantıları Değil, Sonuçları Ölçün
   Kaç toplantı yapıldığına göre değil, toplantıdan kaç somut karar ve eylem çıktığına göre ilerlemeyi değerlendirin. Bu bakış açısı, gereksiz toplantıların kendiliğinden azalmasını da sağlayacaktır.

Toplantı Kültürünü Değiştirmek Zor mu?

Modern iş dünyasında toplantıların sayısını azaltmak ve sürekli ertelenen deadline’ların önüne geçmek kolay olmayabilir, çünkü pek çok kurumda bu kültür yılların alışkanlığı olarak yerleşmiş durumda. Ancak hem yöneticiler hem de çalışanlar küçük adımlarla da olsa bu döngüyü kırabilir., “Verimli toplantılarla kazanılacak zaman, aynı işi iki kere yapma zorunluluğunu ortadan kaldırır. Yani bu sadece bir zaman tasarrufu meselesi değil, aynı zamanda iş kalitesini ve motivasyonu yükselten bir değişimdir.

Toplantıların gerçekten işe yaraması için herkesin rolü önemlidir: Yöneticiler toplantılara gereğinden fazla kişi çağırmamalı, konuyu açık bir şekilde belirlemeli ve kararları kaydetmeli. Çalışanlar ise toplantılara hazırlıklı gelmeli, fikrini özgürce ifade etmeli ve sorumluluklarının bilincinde olmalı. Deadline’lar konusunda ise aynı şekilde, yöneticilerin ekiple birlikte gerçekçi zaman çizelgeleri oluşturması, aksayan durumlarda açık ve net iletişim kurması şarttır.

Eğer bir proje sürekli ertelenen deadline’ların pençesine düştüyse ya da bir toplantı “Artık bu konuyu konuşmaktan bıktık” dedirtecek kadar verimsiz bir hale geldiyse, belki de yapılacak en iyi şey, o projeyi veya o toplantı düzenini yeniden tasarlamaktır. Gerekirse projeyi rafa kaldırmak da bir opsiyondur; hiç ilerlemeyecek bir projeye çok fazla enerji harcamak yerine, yepyeni ve daha umut vaat eden bir girişime odaklanmak daha mantıklı olabilir.

Sonuç olarak, “fikir ve/veya sonuç üretmeyen” toplantılar ve tekrar tekrar ertelenen deadline’lar, iş dünyasının en görünmez verimlilik katillerinden biridir. Hem çalışan motivasyonunu düşürür hem de projelerin başarısızlığa uğramasına zemin hazırlar. Toplantı yapmak tek başına bir amaç değil, hedefe giden bir araç olmalı; deadline ise ekibi disipline etmeli, onları boğmamalı. Bu denge sağlandığında, kurum içinde yaratıcı fikirlerin ortaya çıktığı ve projelerin zamanında hayata geçtiği bir çalışma kültürü filizlenebilir.

Özetle, toplantıları yalnızca “toplandık işte, konuşuyoruz” diye değil, “Gerçekten ne çözeceğiz? Hangi kararı alacağız?” diye tasarlarsak çok daha fazla verim alırız. Sürekli ertelenen deadline’lar ise erken işaretler vermeye başlayan bir projeyi iyice çıkmaza sürükler. Önemli olan, bu işaretleri erkenden fark edip proje yönetiminde gerekli düzeltmeleri yapmak veya o projeyi tamamen sonlandırarak enerjimizi daha verimli alanlara yönlendirmektir.