Liderlik ve Yöneticilikte Soru Sorma Sanatı

Hedeflerimize ulaşmada, iş hayatında da; aynen, liderlik ve yöneticilikte olduğu gibi!..

Bu konu; HBR Harvard Business Review Türkiye de okuduğum bir makaleden sonra, aklıma geldi. Daha önce de bazı yazılarımda doğru soru sormak adına değişik yaklaşımlarım olmuştu.

Bakalım beğenecek misiniz?

Bildiğiniz gibi liderlik ve yöneticilikte “soru sormak” herhangi bir sorunu veya problemi teşhis etmenin ve çözümü bulmanın, daha sonra da karar vermenin ilk amacıdır. Kurum içi, ikili veya çoklu iletişimde; karşınızdaki kişi veya kişileri anlamanın ilk şartı da, soru sormaktır!

Bir lider veya üst düzey yönetici, zamanının önemli bir bölümünü; çalışanları ile bilgi alışverişi içinde geçirir. Ancak; az sayıda yönetici, soru sorma sanatının, önemli bir beceri olduğunu, ya da sorularına aldıkları cevapların, çalışmalarını daha verimli hale getirebileceğini düşünür.

Soru sormak, öğrenmeyi ve fikir alışverişini teşvik eder. Güzel sorulara alınan doğru cevaplar, yaratıcılığı ve performans gelişimini destekler. Grup üyeleri arasında, hedeflerle ilgili uyum ve güveni oluşturur. Öngörülemeyen negatiflikleri açığa çıkararak, riskleri minimuma indirir.

Bir lider veya yönetici olarak; karşılıklı görüşmelerde amacınıza ulaşmak için, ilk akla gelen, abartıya kaçmadan daha fazla soru sormaktır. Ancak diyaloğun kalitesi açısından, soruların; tipi, sorma şekli, sırası ve çerçevesi de, ön plana çıkmaktadır.

Çalışma hayatında “soru sormak” ile ilgili çeşitli kaynaklardan yaptığımız araştırmalarda genel olarak karşımıza; Giriş (Merhaba / Nasılsın?) + Gelişme (O konuda gelişmeler nasıl gidiyor?) + Tamamlayıcı Bilgi Talebi + Sonuç (Olumlu veya olumsuz netice?) şeklinde bir sıralama çıkıyor!

Tabii. Sonuç bölümü “olumsuz” ise karşınızdaki kişi veya kişilere, ayrıca konu ile ilgili herhangi bir çözüm önerilerinin olup olmadığını da, sormakta fayda var.

Bu sıralamada “Tamamlayıcı Bilgi Talebi” sorularının daha özel bir gücü vardır. Bu tür sorular, karşınızdaki kişi veya kişileri; dinlediğiniz, dikkat ettiğiniz, ona veya onlara önem verdiğiniz ve daha fazlasını öğrenmek istediğiniz, izlenimini verir ve de size duyulan güveni arttırır.

Soru şekillerine baktığımızda, yerlerine göre genellikle; “Kapalı (Evet / Hayır) veya Açık (Ne? Nerede? Nasıl? Ne Zaman? Neden? Kim?) Uçlu + Uzman Görüşü Destekli (Yurt dışında Yapılan Bir Araştırmaya Göre, Diye Başlayan... ;-))” Sorular ile karşılaşıyoruz.

Kapalı uçlu sorular; karşınızdakileri sadece evet ya da hayır demeye zorlar. Açık uçlu sorular ise bunun önüne geçebilir ve bilgiyi açığa çıkarmak veya yeni bir şey öğrenmek için özellikle faydalı olabilir.

Ancak, açık uçlu soruları ne zaman sormanız gerektiğini bilmekte fayda var. Bu tür sorular, her zaman için en uygun seçenek olmayabilir. Eğer, gergin bir tartışmadaysanız, açık uçlu sorularla gereğinden fazla esneklik yaratabilir ve karşınızdakileri bilerek veya bilmeyerek yanlış bilgi vermeye yönlendirebilirsiniz.

Aslında, mümkünse; sinirliyken %100 haklı olsanız bile, görüşmelerinizde sert tartışmalardan kaçının. Çünkü tartıştığınız kişi veya kişiler size bağlı yönetim kadronuzdan bile olsa, sorunuza cevap vermekten kaçınır. O an için yenilgiyi kabul etmiş görünürler, ama biraz haklılık payları varsa, ilk fırsatta acısını fazlasıyla çıkartabilirler! :-)

Tabii aynı durum, toplantı sırasında karşınızdakilerden birini eleştirmeniz veya onu ters köşe bir soru ile sıkıştırmanız içinde geçerli. Eleştiriler, mutlaka yalnız ve sandviç şeklinde olmalı!..

Ayrıca; sorularınızı sert bir dilden ziyade, normal bir tonla sorduğunuzda karşınızdakiler daha açık sözlü olurlar. Aşırı sert bir ton, insanların bilgi paylaşma isteğini, ciddi anlamda önler!

Yani, soru sorma şeklinizle; karşılıklı güveni ve bilgi paylaşımını, kolaylaştırabilirsiniz!..

Sorularınıza alacağınız cevapların avantajlarını artırmak ve riskleri en aza indirmek için; bir görüşmeden önce, paylaşmak istediğiniz bilgilerin ne olduğuna ve neyin özel / gizli kalması gerektiğine karar vermeniz de, önemli bir faktördür.

Bu çerçeveden baktığımızda, alt kadrolarınızla yaptığınız görüşmelerde, sorularınız mümkün olduğunca; net ve kısa olmalı, olumsuz yorum ve peşin hüküm içermemelidir. Bunun içinde;

• Önce, ne öğrenmek istediğinize karar verin.
• Konuya, sorgulama edasından ziyade sohbet havasıyla başlayın.
• Eğer yoksa - Sorularınızla ilgili ön bilgi sahibi olmak için araştırma yapın.
• Aldığınız yanıtlar olumlu yönde değilse, bunun alt nedenlerine inin.
• Doğru soruyu sorduğunuzdan ve karşınızdakinin de bunu doğru anladığından emin olun.
• Ortak akıl ve işbirliği ile hedefleriniz doğrultusunda yeni sorular planlayın.
• Pozitif yaklaşımlı, sakin ve çok iyi bir dinleyici olun. Empatiyi de unutmayın.
• Olumsuzluklara karşı, soru sorduğunuz kişi veya kişilerin önerilerini isteyin.
• Söz verdiyseniz, unutmayın. Kişisel çatışmalara girmeyin. (Ya “Ben” / Ya “O” demeyin!)
• Sorunlara karşı, mobbing başta olmak üzere, olumsuz yan faktörlere dikkat edin.
• Rakamsal değerleri ve istatistikleri göz önünde bulundurun.
• Elde ettiğiniz neticeleri değerlendirin ve bir sonraki görüşme için raporlayın.
• Gerekiyorsa, yeniden yapılanmaya gidin. Çözüm ve sonuç odaklı olun.
• Kişisel show ve çıkar peşinde olanlara da, aman dikkat edin.
• Sorunlara yaklaşım tarzınızı, yeni sorularla geliştirin.
• Sorunlar devam ediyorsa, dış destek almaktan kaçınmayın.
• Büyük resmi görecek şekilde, bakış açılarınızı değiştirin.
• Alt kadrolarınızın önündeki engelleri açın ve sizinle rahat konuşmalarını sağlayın.
• Sonuçlar hala negatifse ve çözüm üretemiyorsanız, hatayı kendinizde arayın.
• Her konuda gençlere fırsat vererek, iş veya sosyal yaşamınızda güzel bir “İz” bırakın.
• Gerekli hallerde ortamı yumuşatmak ve gerginliği azaltmak için, insanların cevaplamaktan mutlu olabileceği sorular da sorun. Nelerden mutlu oluyorlar? Nelere sinir oluyorlar? Hayal kırıklıkları yaşıyorlar mı? Ve hoşunuza giden bir cevap aldığınızda da, beğeninizi ifade edin!

Soru sorma şeklinin en büyük yanlışı “ön yargılı ve bağnaz kararlı” olmaktır. Sonunda kavga çıkar. Ayrılıklar ve pişmanlıklar yaşanır. Gereksiz telafi maliyetleri de, bütçelerimizi zorlar!..

Yazının sonlarına doğru soru sorma sanatı üzerine sizinle bir sırrı paylaşmak istiyordum. Ama!

Görüşmelerin netleşmesi açısından, 1990 lı yıllardan bu yana; genellikle iş dünyası veya sivil toplum çalışmalarımda, yaptığım görüşmelerin veya yönettiğim toplantıların sonlarına doğru katılımcı veya katılımcılara; “Ya. Keşke! Bu konu ile ilgili şöyle bir soru sorsaydı / sorsaydınız da, şunları da söyleyebilseydim!..” diyebileceğiniz bir şey / söylemek istedikleriniz var mı?” diye sorardım.

Aynı soruyu; değerli iletişim uzmanı Sayın Yaprak Özer’in Youtube kanalı için yaptığı, çok özel röportajlarda kullanması, konuyu sır olmaktan çıkıp tavsiye durumuna getiriyor. Benim, işime yarıyor. Sizin de aklınızda bulunsun!.. :-)

Liderlik veya yöneticilik yaşamınızda “doğru yerde, doğru zamanda, doğru şekilde ve doğru içerikli” sorularla, yolunuza devam ederken... Daha mutlu bir gelecek için sevgiyle kalın!