Kurumsal Denetim ve Denetim Taktikleri

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Kurumsal Denetim ve Denetim Taktikleri

Denetim, kuruluşların yapmış oldukları faaliyetlerinin uygunluğunun ya da uygunsuzluğunun araştırılmasıdır.

Denetim, kuruluşların yapmış oldukları faaliyetlerinin uygunluğunun ya da uygunsuzluğunun araştırılmasıdır. Denetim, başarılı olmak isteyen her kuruluşun yapmakta olduğu bir faaliyettir.
Denetimler kuruluşlarda her departmanda gerçekleşebilmektedir. Çalışanların denetimi, mali denetim, müşteri ile ilgili denetimler, süreç denetimleri, ürün ya da hizmetin uygunluk denetimi, performans denetimi vb denetimlerin çok çeşitli kuruluşlarda farklı metodlarla gerçekleştirildiği görmekteyiz. Üst yönetim tüm bu denetimlerin sonuçlarına sahip çıkmadığı sürece denetimlerin hiçbir faydası görülemeyecektir.

Denetim yapmak isteyen kuruluşlar ilk olarak hangi konu başlığında denetleme yapacağına karar vermelidir. Sürekli ve büyük problemlere sebep olan bir konu başlığında denetim yapılacaksa acemi, konusunda uzman olmayan, denetimi bilmeyen kişilere görev verilmemelidir.
Denetim aşamasına gelindiğinde ise denetim sorumlularının belirlenmesi ve duyurulması, denetim süreç haritasının hazırlanması, denetim yapılacak konu başlıkları belirledikten sonra denetlenecek alanlara denetimin konusunu, tarihini, denetim şekli denetim ve denetim prosedürü tüm personele ve birimlere duyurulmalıdır.

Denetim prosedürü çeşitli başlıklar altında toplanır. Bu başlıklar; amaç, kapsam, referanslar, tanımlar, sorumlular, uygulama vb. başlıklar altında denetimin neyi amaçladığı, neleri kapsadığı, nelerin referans alındığı, (yasalar, yönetim sistemleri veya kendi standart referansları vb.) anlaşılması gereken kelimelerin anlamları, denetimde sorumluların kim olduğunun belirlenmesi ve denetimin nasıl gerçekleşeceğini uygulama başlığı altında en ince detayına kadar belirtmek gerekmektedir. Bu konu başlıklarının içeriğinde yapılan değişikleri revize ederek tüm personele ve birimlere duyurmak gerekmektedir.

Denetim öncesinde mutlaka denetim kontrol listeleri, işin uzmanları tarafından hazırlanmalıdır. Denetim kontrol listelerinde yorum bölümü olmalı ve denetim esnasında göze çarpan noktalar bu yorum köşesine eklenmelidir.

Denetimlerde temel amaç kusurlu ve işlemeyen alanların tespit edilmesi olsa da, denetimler daha iyiye ulaşmak amacıyla yapılmalıdır. Denetimlerde düzeltici faaliyetlerden çok önleyici faaliyetler göz önünde bulundurulmalıdır.

Denetimlerde çalışanlarla birebir görüşülmelidir. Önerileri ve düşünceleri alınmalıdır. Gözlemlerinin ne olduğu belirlenmelidir. Zira bir işi en iyi bilen, o işi yapandır. Başka bir bölümden gelen denetçinin kontrol listelerini düzenlemesi denetim sonrası faaliyetlerin iyileştirilmesinde yeterli olmayacaktır.
Günümüzde pek çok kuruluş çeşitli yönetim sistemlerini uygulamak için belgelendirme denetimleri yapmaktadır. Bu kuruluşlara belge denetimi için gelen denetçilerin büyük çoğunluğunun sektör deneyimi olmadığını ve denetimde neyin önemli neyin önemsiz olduğunu sadece ellerine verilen kontrol listelerine göre karar verdikleri de görmekteyiz. Her kuruluşun yapısı farklıdır ve denetçilerin bu yapıyı anlamaları gerekmektedir. Özellikle ISO sistem belgelendirme denetimlerinde denetçilerin şirketlerin mevcut yapılarını anlayamadıklarını gözlemliyoruz. ISO maddelerini yorumlamakta zorlanan ve sadece dokümantasyon eksikliklerini denetleyen bu denetçilerin günümüzde bu sistemlerin başarısızlığında en önemli faktörler biri olduğunu unutmamak gerekir.

Kuruluşlar gerçek ve başarılı bir denetim yapmak istiyorlarsa, tüm sistemlerini, tüm çalışanlarını, tüm birimlerini, tüm materyallerini denetlemelidirler. Bir bölümü veya bir depoyu denetlemek denetim açısından başarılı gözükse de yeterli olmayacaktır. Bir bölüm çok başarılı olsa da, diğer bölümlerin denetimsizlik sebebiyle başarısız olması sebebiyle başarısız duruma gelecektir.
Dünyada ve Türkiye’de pek çok kuruluşun her çeşit faaliyeti çeşitli sistemlerle yönetmelerine rağmen kendilerine has denetim sistemlerini bir türlü kuramadıkları ve yönetemedikleri gözlemlenmektedir. Bunun çok çeşitli sebepleri bulunmaktadır.

  • Bunlardan başlıcaları şunlardır;
  • Yapılan iç denetimlerde şirket içinde beraber çalışan personelin birbirlerini denetlemesi ve samimiyetlerinin denetim sonuçlarını büyük ölçüde etkilemesi,
  • Denetim yapan personelin yetersizliği,
  • Hiyerarşik açıdan kendinden üste bulunan yöneticilerin denetlenmesi,
  • Denetim ciddiyetsizliği,
  • Üst yönetimin yetersiz desteği,
  • Cezalandırma ve ödüllendirme tekniklerinin yeterli olmaması,
  • Denetime ayrılan zamanın yetersizliği,
  • Denetim şeffaflığının sağlanamaması vb. konular denetimleri başarısız kılmakta ve denetimlerin verimini düşürmektedir.

Çalışan sayısı 50 den fazla olan kuruluşlar mutlaka denetim ekipleri oluşturmalıdır. Bu ekipler kendi yapmış oldukları işin dışında periyodik olarak denetim faaliyetlerini yürütebilmelidir. Denetim ekipleri en az 3 kişi olmalı ve çalışan sayısına göre artırılmalıdır. Mümkünse denetim faaliyetleri ve sonuçları en üst birime bağlanmalıdır. Orta kademe yöneticiler denetim sonuçlarını değerlendirmek ve karar almak konusunda yetersiz kalacaktır.

Kamu kuruluşlarında denetçilerinde mutlaka denetlenmesi gerekir. Denetçilerin görevlerini yerine getirip getirmediklerini bu üst denetim ekibi denetlemeli ve devletin üst birimlerine bildirerek gereğinin yapılmasını sağlamalıdır. Kamu kuruluşları, özellikle çalışanların verimini ve uygun çalışıp çalışmadığını tespit etmek istiyorsa mutlaka vatandaşla çalışan arasına bir set çekebilmelidir. Devleti yönetenlerin mutlaka başvuru, cezalandırma, denetim vb. faaliyetlerinde kamusal çıkarı göz önüne alarak yeni düzenlemelere gitmeli ve bilgi teknolojilerini bu konuda daha fazla kullanmalıdır. Devletin birimlerinin denetimi şirket denetimlerin oldukça farklıdır.

Denetçiler denetim konusunda eğitilmelidirler. Denetimin ne olduğunu ve amacının ne olduğunu kavramalıdırlar. Kusur bulmak temelinde hareket etmek yerine kusurları oluşmadan önlemek ve düzeltmek yönünde hareket etmelidirler. Denetçiler tüm birimlerle irtibatlarını eksiksiz gerçekleştirmelidirler.

  • Denetçiler
  • Araştırmacı,
  • Kolay iletişim kurabilen,
  • Disiplinli,
  • Kuruluş misyonuna uygun,
  • Sektörü yakından bilen,
  • Teknolojiye ilgi duyan
  • Empati yapabilen kişilerden seçilmelidir.

Başarılı denetçilerin kuruluşlarına değer katacağı unutulmamalıdır.
Denetimde en önemli nokta yasaları uygulamak olmalıdır. Denetçi, denetleyeceği kuruluşun faaliyetlerine göre yasal mevzuatı takip etmeli ve uygulanmasına yardımcı olmalıdır. Türkiye’de pek çok kuruluş iş güvenliği, çevre sağlığı, bireysel ve sosyal haklar vb. konularında yasalara uygun çalışmamaktadır. Kuruluşların ilk denetim faaliyetleri yasal mevzuata ne kadar uyumlu olup olmadıkları konusunda olmalıdır. Bulunan eksikler derhal düzeltilmelidir.

Denetimler, periyodik denetimler dışında olağanüstü şekilde de gerçekleştirilmelidir. Zamanı belli olmayan bu denetim şekli kuruluşun mevcut yapısını daha net görmemizi sağlayacaktır. Çalışanları daha düzenli çalışmaya teşvik edecektir.

Denetim sonuçları kuruluş üst yönetimleri tarafından değerlendirilmelidir ve alınan kararlar uygulanırken tüm bölüm ve çalışanlara duyurulmalıdır. Uygulama sonuçları bir sonraki denetimde gündeme gelmelidir ve başarı ya da başarısızlık değerlendirilmelidir.
Sürekli gelişme ve kaliteli yönetim için denetim şarttır.


Fevzi KOSTAK
ETİKA Danışmanlık ve Eğitim Ltd. Şti.
Genel Müdür

www.etikadanismanlik.com

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
20064 kere okundu

Etiketler: denetim

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Yönetim Stratejilerinde Kişisel Problemlere Bakış Açısı ve Yaklaşım Tarzı
Günümüz İşçi Sınıfı, Bağlılık ve Yönetim
Gizli Müşteri Çalışması ile İşinize Müşterinin Gözünden Bakın
Mavi Okyanus Stratejisi Nedir?
Etkili İletişim Teknikleri: İletişim Becerileri ve Yapılan Hatalar
Yalın İş Planı (Lean Business Plan)
'Brief' Vermek - 5N - 1K / İşimizin Özü
KOBİ'lerde Yönetimde İnovasyon ve Yönetim Rönesansı
Mükemmel bir sistemin 3 Temel Unsuru
Algı Yönetimi (Algıda Seçicilik & Algıda Iskalama)
Artık Büyük Balık Küçük Balığı değil, Hızlı Balık Yavaş Balığı yutuyor
PARETO Prensibi ve Referans Mallar
Doğru Kişiyi İşe Almak İçin On Öneri
Yönetim Kurulu Üyeleri Kriz Ortamında Risk Yönetimine Ağırlık Verecek
Online Eğitimler ve Kurumsal Gelişim

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

Dış Ticaret Verilerine Göre Nereye Gidiyoruz?

Dış Ticaret Verilerine Göre Nereye Gidiyoruz?

Türkiye İstatistik Kurumu ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı işbirliğiyle oluşturulan geçici dış ticaret verilerine göre; ihracat 2015 yılı Eylül ayında, 2014 yılının aynı ayına göre %14,2 azalarak 11 milyar 659 milyon dolar, ithalat %25,2 azalarak 15 milyar 401 milyon dolar olarak gerçekleşti.

OFİS VE İNSAN

Yeni Nesil Ofisler

Yeni Nesil Ofisler

Uykuda geçirdiğimiz zamanları çıkardığımızda günümüzün büyük bir kısmını çalışarak geçirdiğimizi görüyoruz. Ofis binaları da bu yoğun tempoya ayak uyduruyor ve değişim gösteriyor.

Etkili Dinleme Teknikleri

Etkili Dinleme Teknikleri

Dinleme konuşmanın algılanma boyutunu oluşturmaktadır. Bireyin söylenenleri algılayıp anlamlandırmasıdır. Birey, okul öncesine ait bütün bilgi, duygu ve düşünce evrenini dinleme yoluyla oluşturur.

İŞ DÜNYASI

Leasing (Finansal kiralama)

Leasing (Finansal kiralama)

Leasing (okunuşu: lizing), kelime anlamı "Finansal Kiralama" olan, yatırımcının ihtiyaç duyup, tercih ettiği, fiyat ve kullanım süresi konusunda pazarlığını yapıp, kendi faaliyetleri için tüm teknik özelliklerini uygun gördüğü makine, teçhizat, ekipman, yatırım malı veya diğer malların, leasing şirketi tarafından yatırımcının (yani kiracının) anlaştığı 3. şahıslardan kiralanarak, kiracıya malın kullanım hakkını veren bir sistemdir.

HUKUK / MUHASEBE

Kişisel Verilerin Korunması Hakkındaki Kanun ile Getirilen Yükümlülükler

Kişisel Verilerin Korunması Hakkındaki Kanun ile Getirilen Yükümlülükler

Kişisel verilerin korunması konusu 80’li yıllardan itibaren uluslararası belgelerde yer almaya başlamıştır.