Geleneksel Toplantılar Çin İşkencesidir(mi)

“Tartışacağımız acil bir konu var mı?”

Bir toplantı bu soru ile başlıyorsa, tamamen gereksizdir. Zaman kaybıdır.

İnsanların oflayıp puflayarak katıldığı ve daha ilk saniyede sıkılmaya başladığı toplantılar aslında enerjiyi sömürür. Üretkenliği törpüler.

Elbette geleneksel toplantı modelini kastediyoruz.

Gündemler belirsizdir. Hedef odaklı değildir.

Konular arasında sörf yapılır.

Süre uzadıkça uzar.

Sonuç?

Devasa bir zaman kaybı.

Çevrenizde hiç "toplantıları seviyorum" diyeni gördünüz mü?

Ama kapsayıcı, kısa ve verimli, güncel bir gündemi olan toplantılar farklıdır.

Yönetici Takvimi vs. Üretici Takvimi

Yöneticilerin bir günü saatlik dilimlere bölünmüştür. Bu uygulama onlara koordinasyon sağlama fırsatı sağlar. Hızlı kararlar almasına yardımcı olur.

Ama üretim hattında çalışanlar için durum farklıdır. (Yazılımcı, tasarımcı, yazar vb.)

Onlar için derin odaklanma hâli şarttır.

Bu nedenle bölünmemiş blok zamanlara ihtiyaç duyarlar.

Üretici için gün ortasına planlanan bir toplantı bütün üretim akışını aksatabilir.

Açıkçası böyle bir toplantı zaman gaspıdır. Bir yöneticinin odak noktası, ekip arkadaşlarının ekran başında geçirdiği süre değil, üretilen sonuç olmalıdır.

Kalabalık Toplantılar Çin İşkencesidir

Toplantıların verimliliği katılımcı sayısı ile ters orantılıdır.

Kişi sayısı arttıkça verimlilik düşer.

Design Sprint gibi metodolojiler katılımcı sayısını 7 kişi ile sınırlı tutar. Bunun nedeni, 5 kişiyi aşan toplantıların verimli tartışmalar için uygun olmamasıdır.

Dahası, 10 kişi ve üzeri katılımcılı toplantılarda insanların gündeme odaklanmaları neredeyse olanaksızdır. İş bitirmek için insan kalabalığı değil, özel bir görev ekibi kurun.

O hâlde neden herkes davet ediliyor?

Cevap bellidir. Ofis politikaları.

Bu politikaların neden olduğu şartlanmalar ilginçtir.

Örneğin, çalışanlar için toplantı daveti bir statü sembolüdür. Bu daveti geri çevirmek ise kabalık olarak kabul edilir.

Yöneticiler ise kimseyi dışlamış gibi algılanmak istemez.

Sonuç?

İnsanların nezaketen, ama ayaklarını sürüyerek katıldığı toplantılar.

Tam da bu noktada Abilene Paradoksu'nu araştırmanızı tavsiye ederim.

Abilene Paradoksu, bir grubun tüm üyelerinin aslında içten içe karşı olduğu veya istemediği bir karara, uyum sağlama kaygısıyla veya başkalarının bunu istediğini varsayarak onay vermesidir.

Sonuçta tüm grubun mutsuz olduğu, yanlış bir eylemin ortaklaşa gerçekleştirildiği kolektif bir iletişim hatasıdır. (Jerry B. Harvey)

Toplantı Canavarını Uysallaştıracak Öneriler

Asenkron iletişimi tercih edin.

Bunun için tek bir soru yeterlidir. Bu toplantı şart mı?

Soruyu geliştirin.

"Bu konuyu yazılı çözümleyebilir miyim?"

E-postalar ya da WhatsApp mesajları çok daha etkilidir.

Bilgi paylaşım toplantıları yerine anlık iletişim daha çabuk çözüm üretir.

Gündem Başlıklarını Soru Olarak Hazırlayın

Klasik konu başlıkları yerine hedef odaklı sorular belirleyin. Örneğin, gündeme "Pazar payını büyütmek" yazmak yerine şunu sorun:

• Genç kuşaklara ulaşmak ve onları kazanmak için hangi dijital kanalları daha çok kullanalım?

Bu soru herkesi katılımcı olmaya yöneltir.

Her Toplantıyı Bir Atölye Çalışması Gibi Planlayın

Geleneksel toplantılarda akış tek taraflıdır. Genellikle yönetici konuşur.

O soru sorar. Hatta bazen cevabı da o verir.

Zira bilgeliğini ve bilgisini kanıtlamak zorunda hisseder.

Atölye çalışması herkesin katılımını gerektirir. Ama burada da açık uçlu ve uzayacak tartışmaları önlemek gerekir.

Bunun için Lightning Decision Jam gibi yapılandırılmış egzersizlere başvurmak gerekir. Bu formatta fazla konuşulmaz. Maddeler tahtaya yazılır, oylanır ve hızla aksiyona geçilir.

Komite Yok! Görev Ekipleri Var

Katılımcı listesi hazırlarken net ve kararlı olmak gerekir. Liste hazırlarken kişilerin ne katkı vereceklerini sormak yanlış olabilir. Zira herkesin söyleyeceği bir şeyler vardır.

Asıl soru şu olmalıdır; "Bu toplantı o kişi olmadan gerçekleşebilir mi?" Yanıt hayırsa davet edin, evet ise kararları sonradan yazılı olarak iletin.

Hayır Demek Çoğu Zaman Gereklidir

Profesyonellerin değeri katıldıkları toplantı sayısına bağlı değildir.

Önemli olan ürettikleri çıktılardır.

Eğer bireysel ve kurumsal hedeflerinize katkısı olmayacak davetler alırsanız, kibarca ama kararlılıkla reddetme cesaretini gösterin.

Zamanınız ve enerjiniz çok değerlidir.

Koruyun.

"Eğer insanlığın potansiyeline ulaşamama sebebini tek bir kelimeyle açıklamak gerekirse, o kelime 'toplantılar' olurdu." — Dave Barry