ERP Yazılımı Neye Göre Seçilmeli?

ERP Nedir? Ne işe Yarar?

İşletmelerin iş boyutları arttıkça, hacimler büyüdükçe artık el ile, tablo yaparak, çizelgelerle işleyişi takip etmek nerede ise imkansız hale gelir. Aslen var olan sistemin (ERP- Enterprise Requirement Planning-Kurum Kaynak Planlaması) artık bir bütün olarak, entegre bir şekilde yürümesi gerekir.

ERP mantığı, sistemin canlı olarak her kayıt veya değişikliği paydaş ve izin verilen kullanıcıların eş zamanlı görerek, aksiyon almasına izin vermesidir. ERP’ye geçmemiş kuruluşlar, ERP programı alamazlar, almamalıdırlar, çünkü var olan bir sistemi ancak yazılımla akar ve kolay hale getirebilirsiniz. Büyük sistemsizlik yazılımlaştırılamaz.

ERP programını almalı mı? Yazdırmalı mı?

ERP yazılımına geçmek isteyen kuruluşları belki de en çok yoran konu, “Yazılımı kuruma özel yazdırmalı mı? Yoksa hazır bir yazılımı devşirmeli mi? “ dir. Geçmişte, hem uluslararası büyük yazılım firmalarından alınan ve tatbik edilen yazılıma geçişlerde bulundum, hem de kurum gereksinimlerine özel yazılımların uygulamasına geçişlerde bulundum. Bana sorarsanız, herhangi birisi için “şu iyidir” diyemem. Buna kurumun ihtiyaç ve bütçesi ile karar vermeniz lazım gelir. Gelin, her iki opsiyon için artılara ve eksilere bakalım:

Yazılımı hazır alırsak, denenmiş, kendini kanıtlamış bir yazılıma sahip oluruz. Uluslararası olanlar astronomik rakamlara çıkabilir. Yerli yazılımlar da kurumların tercih ettiği ürünlerdir. Standart yazılımlar sektör ve uygulama detaylarınıza göre modifiye edilip modüller eklenebilir. Özelleştirilebilir. Eksisi, standart olmasıdır. Test bitip canlı kullanıma geçildiğinde destek hizmeti önemlidir.

Yazılımı özel olarak yazdıracaksak, yazılım firması gelip sistemi, iş süreçlerimizi inceleyecektir. Zaman alabilir, maliyetli olabilir. En büyük artısı size özel olduğu için ihtiyaçları fazlası ile karşılayacaktır.

Dikkat edilmesi gereken nokta yazılım firmasının deneyimi ve kullanıma başlandığında vereceği destek hizmetidir. Bazı firmalar yazılımı alıp kurdurmakta, ancak personel yeteri kadar eğitilmediği ve kurulum sonrası destek sağlanmadığı için personel, programı kullanmaktan geri durmakta, eski usul manuel takibe devam etmektedir. Haliyle tam olarak verim alınamamakta, ve ödenen meblağlar boşa gitmektedir.

İster yazdırın ister hazır alın, yazılım firması ile çok detaylı bir sözleşme yapılmalı,süreçte yoksa bir IT departmanı kurmalı ve işe dahil etmeli, merkezi planlama ise IT ile beraber süreci yönetmelidir, başka kullanıcı kurumlardan referanslar alınmalıdır.

Bir başka önemli konu da yazılımın entegrasyonudur. Bazı yazılımlar devletin kurumları ile entegre olmayıp açıkta çalışır. Mesela İK modülünüzün SGK ile online entegre olması gerekir ki mahsuplaşma ve bildirimler sağlanabilsin. Muhasebeniz Maliye, vergi daireleri vb ile işlemlerini online çözebilsin.

Ayrıca bir sektör için özel olarak yazılmış yazılımın size de uyacağı anlamı çıkmasın. Aynı sektörde olsanız bile satış ve planlamalar farklı olabilir. Örnek verirsek, perakendede aynı sektördeki iki firmanın aynı veya benzer ürünü üretseler bile satış kanalları ve üretim metotları farklı olabilir.

Neyi istediğimizi iyi bilir isek, yazılım firmalarının bize sunacağı opsiyonlar o kadar doğru olacaktır.