Ekibi Bunaltmadan Çalışan Verimliliği Nasıl Ölçülür?

Meta’nın çalışan verimliliğini tam olarak nasıl değerlendirdiğini bilmiyoruz. Ancak şu bir gerçek ki, şirketler çalışan performansını izlemeye yönelik araçları giderek daha aktif şekilde kullanıyor.

Yapay Zekâ Geliyor, İnsanlar Mola Veriyor

Kuruluşların bu tür yazılımlara olan ilgisinin ciddi biçimde artmasının nedenlerinden biri, yapay zekânın inanılmaz bir hızla gelişmesidir. Kahve molasına ihtiyaç duymayan, hiç hasta olmayan, özel hayatı bulunmayan bir sistem; işverenlerin gözünde adeta ideal çalışan. Böylesine "mükemmel" bir personel ortaya çıkmışken, şirketlerin, ekiplerin verimliliğini yapay zekâyı ölçüt alarak değerlendirmek istemesi pek şaşırtıcı değil.

Elbette yapay zekâ paranoyasını bir kenara bırakırsak, makul düzeyde kontrol zaten yönetimin bir parçasıdır. Çalışan verimliliği takip sistemleri, ekip içinde disiplin sağlar; işlerin plana uygun ilerlemesine ve teslim tarihlerinin kaçırılmamasına yardımcı olur. Ayrıca psikolojide “Hawthorne etkisi” olarak bilinen bir gerçek de var: İnsanlar, izlendiğini bildiklerinde davranışlarını daha olumlu yönde değiştirir.

Fakat takip sistemlerinin uygulanması, izlenenler tarafından her zaman hoş karşılanmaz. İster basit bir EMS (Employee Monitoring Software), ister daha karmaşık bir DLP (Data Loss Prevention) sistemi olsun, bu tür uygulamaların şirkette kullanılmaya başlanması çalışanlarda rahatsızlık ve memnuniyetsizlik yaratabilir. Eğer Ryanair CEO’su Michael O’Leary gibi, “şirketlerin arka tarafına tekme atarak çalıştırılması gereken tembel heriflerle” dolu olduğunu düşünüyorsanız, bu yazı size hitap etmeyebilir. Ancak hem verimliliği artırmak hem de ekibi kaybetmemek istiyorsanız, aşağıdaki önerilere bir göz atmanızda fayda var.

Verimlilik Takibinde Dengede Kalmak İçin 5 Öneri

1- Açık ve Dürüst Olun

Verimlilik takibi yapacaksanız, işe dürüstlükle başlayın. Hangi çözümü kullanacağınızı, sistemin hangi bilgileri toplayacağını ve neden böyle bir yazılımın kurulacağını ekibinizle şeffaf bir şekilde paylaşın.

Uygulama sonrasında ise aracın grafik arayüzünü (GUI) açık şekilde kullanın. Böylece çalışanlar da hangi işlemlerin izlendiğini ve sınırların nerede başladığını doğrudan görebilir. Bu sayede hem yanlışlıkla yapılan hatalar azalır — çünkü sistem önceden uyarır — hem de çalışanlar güvenlik sürecine dahil edilir. Sonuç olarak, şirket içinde bilgi güvenliği kültürü gelişir.

Böyle şeffaf ve açık bir yaklaşım benimsendiğinde, kimse de kendini rahatsız hissetmez. Zaten dünya genelinde kabul gören bir gerçek var: Çalışanlar mesai saatlerinde ve şirket kaynaklarıyla işlerini yapar; kişisel işlerini ise kendi zamanlarında ve kendi araçlarıyla yürütür.

2- İnsan Olduğumuzu Unutmayın

Kimse, günün her dakikasında süper üretken olamaz. Çalışanlarınızı saniye saniye izleyip "neden 6 dakikadır aktif değil?" diye sorgulamaya başlarsanız, kendinizi bir anda mikroyönetici rolünde bulur, ekibin motivasyonunu da sıfıra indirebilirsiniz. Belki de o kişi sadece düşünüyordu. Düşünmek de çalışmanın bir parçasıdır sonuçta.

Fakat şunu da atlamayalım: Eğer biri sürekli iş dışında her şeyle meşgulse, orada bir “dur bakalım” deme zamanı gelmiştir. Belki görev tanımı net değildir, belki de iletişim kopukluğu vardır. Hatta ihtiyacı olan ama bir türlü kullanamadığı yıllık iznini hatırlatmak bile çözüm olabilir.

Bir de “acaba bu gerçekten mi oluyor?” dedirtecek durumlar var. Kendi tecrübemden bir örnek: World of Tanks oyunu popülerliğini zirveye taşırken, güvenlik analistlerimiz bir şirkette üç ayrı satış ekibinden tam 18 çalışanın mesai saatlerinde şirket içi ağ üzerinden kendi aralarında “tank turnuvası” düzenlediğini tespit etti. Günde üç saate varan süreyi “tanklara” ayırmışlardı.

Şimdi bir düşünün: Hangi satış uzmanının görev tanımında “günde 3 saate kadar oyun oynamak serbesttir” yazıyor? Biz görmedik.

3- Takip Verilerini Akıllıca Kullanın

Takip sistemlerinden gelen veriler sadece kim ne kadar çalışmışı göstermekle kalmaz; aslında oldukça kıymetli ipuçları barındırır. Kim yorgunluktan bayılmak üzere, kim yardıma muhtaç, hangi süreç tıkanmış — hepsi bu veriler sayesinde ortaya çıkar. Hangi işler gereğinden fazla zaman alıyor, nerede iş yükü dengesiz? Buyurun size operasyonel iyileştirme fırsatları.

Üstelik bu veriler sadece günlük işler için değil, daha büyük kararlar için de işe yarar. Örneğin, terfi zamanı geldiğinde. Kendi tecrübemden bir örnek: Uluslararası bir şirkette bölüm yöneticisi, benzer yetenek ve deneyime sahip iki çalışan arasında seçim yapmak zorundaydı. Çalışan verimliliği takip sisteminin sunduğu analitik raporlara göre en üretken olan terfi ettirildi ve departman yöneticisi oldu. Kararın arkasında somut veri olduğu için ne kıskançlık çıktı, ne küslük.

4- Geri Bildirimi İhmal Etmeyin

Verileri toplayıp bir kenara atmayın. Çalışanlarla düzenli görüşmeler yapın, sonuçları paylaşın. Neler iyi gidiyor, neler geliştirilebilir, birlikte konuşun. Bu yaklaşım şirkette güven ve şeffaflık kültürü oluşturur.

5- Verimlilik Takip Sistemini Gelişim Aracına Dönüştürün

Elde edilen verilerden yola çıkarak çalışanlara uygun eğitimler, zaman yönetimi atölyeleri ya da beceri geliştirme fırsatları sunabilirsiniz.

Unutmayın:

Verimlilik takip sistemleri ceza kesme aracı değildir — tabii siz illa öyle kullanmak istemiyorsanız. Bu araçların etkisi tamamen yöneticinin yaklaşımına bağlı. Akıllıca kullanıldığında hem çalışanlar kendini daha iyi hisseder hem de ekip genel olarak daha verimli çalışır.