Yurtdışı Bayi Yönetimi Nasıl Olmalıdır?

Bayilik, bir firmanın ürünlerini geniş bir müşteri kitlesinde ulaştırabilmek için diğer aracı firmalarla yaptığı ticari iş birliğidir. Bayilik sistemi, ana firmanın çalışılan ülkenin iş yapma biçimine daha çabuk adapte olmasını ve ülkeye daha hızlı hâkim olmasını sağlayacaktır. Yurtdışı bayilik ağları, dış pazarlardaki istihbarat merkezlerimiz gibi çalışırlar. Onlardan gelecek bilgiler çok kıymetli ve önemlidir. Yurtdışı bayilik sistemindeki en önemli noktalardan biri, bayilerimizin iş ortaklarımız olması yanında farklı markalarla çalıştıkları için de aynı zamanda rakiplerimiz olmasıdır. Bu nokta gözden kaçırılmamalı ve dikkatli bir şekilde yönetilmelidir.

Bayilik oluşturmak kadar oluşturulan bayilik sistemini yönetmek de ayrı bir özen ve ilgi gerektirir. Bayiyi kaderine bırakmamak, belirli aralıklarla denetlemek ve satışları birlikte arttırmak gerekmektedir. Kontrol edilmeyen, destek olunmayan, birlikte hareket edilmeyen ve performansı ölçülmeyen bayiler zamanla firmamıza olan ilgisini kaybedecektir. Bu nokta da satışlara olumsuz olarak yansıyacaktır.

Bu nedenle;

• Bayilerimizle ilişkilerimiz güçlü olmalı,
• Empati kurulabilmeli,
• Sorunlar birlikte aşılmalı,
• Bayilere yıllık satış hedefi planları anlatılmalı ve hedefler birlikte konulmalı,
• Eksiklikleri veya hataları yapıcı şekilde anlatılmalı,
• İkna için istatistiksel verilerden yararlanılmalı,
• Bayilerimizin performansları düzenli olarak ölçülerek kendilerine de geri bildirim verilmelidir.

Yurtdışı pazarlarda bayilerimizi yönetebilmek için ilgili ülkenin;

• Çalışma koşulları,
• İş yapma biçimleri,
• Sosyal ve kültürel yapısı,
• Ekonomik ve demografik yapısı,
• Mevzuatları,
• Lojistik alt yapısı gibi konulara hâkim olmamız gerekir. Bunlara sadece hakim olmak değil belirli aralıkla takip etmek ve güncellenen bilgiler olursa bunları da dikkat almak önemlidir.

Sonrasında iki aşama üzerinden çalışma yapılmalı ve yol haritası çıkarılmalıdır. Bunlar; masabaşı pazar araştırması ve saha araştırmasıdır. Yurtdışı yapılanma masada başlar, sahada devam eder.

Masa başı araştırmasında Trademap başta olmak üzere birçok siteden yararlanabiliriz. Trademap’ten üç aylık ihracat verileri ile bayilerin bulunduğu ülkelerdeki satış miktarları ve pazarın dünya çapındaki gelişimi analiz edilebilir ve izlenebilir. Bu bilgiler, bayiler ile de paylaşılarak cironun nasıl büyütüleceğine ilişkin çalışmalar birlikte yapılmalıdır. Bu şekilde pazarın da büyük fotoğrafı özet veriye dönüştürülmüş olur.

İkinci önemli konu ise saha istihbaratıdır. Sahada, özellikle rakip firmaların bayileri de araştırılmalı ve kontrol edilmelidir. Bayi ile birlikte ülkelerindeki fuarlara katılarak, hedef ülkelerde düzenlenen fuarları ziyaret ederek, fuar sırasında rakipler gözlemlenerek sahadan taze bilgiler edinilmelidir. Çalışılan ülkeler için masa başı pazar araştırması ile potansiyel müşteri bilgileri toplanmalı ve bayiler ile paylaşılmalıdır. Aynı zamanda bayinin bu müşterilere dönük çalışması da takip edilmeli ve gerekli noktalarda destek sağlanmalıdır.

Masa başı ve sahadan elde ettiğimiz bilgileri SWOT ve PEST analizleri ile destekleyerek pazarın genel bir tablosunu çıkarmalı ve sonuçlar bayimiz ile birlikte değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmeyle, ilgili ülkedeki pazarlama ve tanıtım faaliyetlerine yön verilmelidir.

Bayinin anlaşmadaki şartlarda işleri yürütüp yürütmediğini belirli aralıkla kontrol etmek gerekir. Bayiler için KPI’lar oluşturulmalı ve takip edilmelidir. KPI sonucuna göre güçlü ya da zayıf olduğu noktalar konusunda geri bildirim verilmeli varsa zayıf noktalara bayinin odaklanması sağlanmalı ve birlikte geliştirilmelidir. Rakiplerden üstün olduğu noktalarda fırsat olarak pazarlama ve satış çalışmalarında kullanılmalıdır.

Bayiler ürünlerinizi bilse de onlara hatırlatma yapmalı ve bilgi tazeleme eğitimi verilmelidir. Özellikle yeni ürünler için bayilere eğitim ve pazar bilgisi verilmesi gerekir. Sadece teknik eğitimler değil, pazarlama ve satış eğitimleri ile de bayilerin yetkinlikleri desteklenmeli ve arttırılmalıdır.

Yurtdışı pazarlar, global düşünüp yerel hareket etmeyi gerektirir. Mutlaka bayinin bulunduğu ülkenin koşullarına özgü strateji ve teknikler birlikte geliştirilmelidir. Ülkeye özgü stratejiler ile daha hızlı ilerleme ve verimlilik sağlanacaktır. Ülkeye özgü pazarlama ve satış teknikleri pazarda daha hızlı ilerlemeyi de beraberinde getirecektir.

Dijital Pazarlama çalışmalarında bayiyle birlikte hareket edilmeli, bayinin ve firmamızın yer aldığı sosyal medya hesapları aktif olarak işletilmelidir. Bu şekilde ilgili ülkede daha fazla müşteriye ulaşılıp marka tanıtılabilir. Aynı zamanda bayinin de tanınırlığı artmış olacaktır. Ancak dijitalleşmenin yaygın olmadığı ülkelerde ayrı olarak değerlendirilmeli, bu ülkelerde de bayi adına hazırlanmış ilgili ülke dilinde ya da İngilizce olarak katalog, broşür ve promosyon ürünleriyle pazarlama çalışmalarına yön verilmelidir.

Ülkeye yapılan saha ziyaretinde bayi müşterileri birlikte ziyaret edilmelidir. Ana firmanın bayi ile birlikte müşteriyi ziyaret etmesi bayiye ayrı bir güven ve güç verecektir. Bayi ziyaretlerinde bayilerin satış yetkisi verdiği alt bayiler de ziyaret edilmelidir.

Bayiden düzenli aralıklarla aşağıdaki başlıklarda rapor istenmelidir;

• Pazardaki statüsü,
• Markamızın pazardaki statüsü,
• Rakiplerin durumu,
• Satışların seyri,
• Müşteri geri bildirimleri,
• Pazardaki değişim trendleri gibi

Raporlarla birlikte önerileri alınmalı, birlikte değerlendirilmeli ve aksaklıklar varsa çözüm bulunmalıdır. Performansı düzenli takip edilen bayilerin başarıları belirli zamanlarda ödüllendirilmelidir.

Bayilere pazarlama desteği verilmeli, reklam, fuar, promosyon desteklerinde bulunulmalıdır. Ayrıca kurumsallık açısından bayinin mağazasında markanın stantlarının bulundurulması sağlanmalıdır. Bayilerin ülkelerinde sektörel dergilerde ve platformlarda reklam verilmesi de markanın tanıtımı ve satışlar için önemli bir destek unsuru olacaktır.

Bayi ziyaretleriniz yanında bayilerin de firmanızı ziyaret etmesi sağlanmalıdır. Bu şekilde firmadaki değişim görmeleri ve firmanın gücünü hissetmeleri onlar için ayrı bir motivasyon konusu olacaktır. Bu şekilde kendilerini de firmanın bir parçası olarak hissedecekler ve biz bir aileyiz bilinci oluşacaktır.

Bayilik sistemi, uzun vadeli ticari ortaklıktır. Taraflar rol ve sorumluluklarını yerine getirip, bir ekip olarak hareket ettiğinde verimlilik artarak devam edecek ve satışların büyümesi süreklilik kazanacaktır.