Stratejik Planlamada Paydaş Analizinin Değerlendirilmesi

Kurumsallaşma denildiği zaman aklınıza hemen, katma değerler üretmesi arzu edilen, tüm kurum ve kuruluşlarda; tarihsel gelişim itibarıyla, misyondan - vizyona giden yolda, kişilerden bağımsız olarak, kuralların belirlenmesi, çalışma standartlarının saptanması ve prosedürlerin oluşturulması ile insan kaynakları destekli çalışmaların başlatılması şeklindeki açıklamaların geldiğinden, hiç şüphem yok!

Bu tanımlamadan yola çıkarak, kurumsallaşmanın olmazsa - olmazı... “Stratejik Planlama”ya (Yani! Marka olmanın yol haritasına!) yakından baktığımızda; “Bir kurumun veya bir şirketin var olma nedenini ve de kimler için var olduğunu ortaya koyan “Misyon”, gelecekte ulaşmak istediği yerleri ifade eden “Vizyon”, tüm bunları yapmaya çalışırken - içtenlikle bağlı kalmaya söz verdiği “İlkeler ve Değerler”, kısa + orta + uzun vadede gerçekleştirmek istediği “Amaç ve Hedefler” ile birlikte “Bütçe ve Kaynak Yönetimi”... lojistik proje planlama hamleleri ve proje döngüsü olarak karşımıza çıkmakta!..

Bu hamleler arasında dikkat edilmesi ve netleştirilmesi gereken, anahtar nokta; o şirket veya kurumun var olma nedeni ve kimler için var olduğunu belirten Misyon - yani 1. Şık / Stratejik planda, yola çıkış noktası! Ve bu açıklamadaki “kimler” ifadesi de zaten yazımızın ana konusu.

Kimler? Tabii ki; Paydaşlar!..

Yani; ortaklar + yöneticiler + çalışanlar + tedarik zinciri + satıcılar + müşteriler + sosyal çevre + ilgili kamu kurumları (odalar, borsalar, birlikler, sendikalar, vergi daireleri...) + özel kuruluşlar (bankalar v.s.) + sektörel sivil toplum kuruluşları + ortaya konulacak ürün ve hizmetlerle ilgili sürdürülebilir bir şekilde - dolaylı veya dolaysız - maddi veya manevi - gelir elde edenler...

Kısaca stratejik planlamada yapılan tüm çalışmaların; artısıyla eksisiyle iç ve dış paydaşlarımız için olduğunu belirtmekte fayda var. Zaten tüm değerlendirmelerin kahramanı da onlar!..

Elbette ki paydaş listesinde yer alan değişik kişi - grup ve kuruluşların bu çalışmalarda taşıdığı anlamlar eşdeğer değil. Ayrıca; tüm paydaşların her zaman, eşdeğer bir öneme haiz oldukları da pek söylenemez. Yani, bazı paydaşlar; şirketin veya kurumun yönetimiyle direkt / dolaysız olarak ilgilidir. Kuruluşun faaliyetleri ve elde edeceği sonuçlarla doğrudan etkilenirler. Diğer paydaşlar ise konumlarına göre endirekt / dolaylı olarak etki alanı içinde yerlerini alırlar.

Hangi kurum veya kuruluş için yapılırsa yapılsın stratejik planlama da izlenecek yollar bellidir.

Bu yolları 5 ana başlıkta toplamak mümkün!

1) Hazırlık Çalışmaları; Konuya olan inanç ve yapılacak çalışma planın başta en üst yönetim olmak üzere tüm çalışanlar tarafından sahiplenilmesi, proje organizasyon ekibinin alt ve üst kadrolarının oluşturulması, kurum ihtiyaçların tespiti, iş planının oluşturulması ve program

5 N & 1 K ... Ne - Konu + Neden - Amaç + Nerede - Yer + Nasıl - Yöntem + Ne Zaman - Süreç & Kimler

2) Durum Analizi; Kurumun tarihsel gelişimi, yasalar ve mevzuat analizi, faaliyet alanları, ürün veya hizmetlerin detaylandırılması, paydaş analizi, çevre analizi ve ileriye dönük beklentiler...

3) Geleceğe Bakış; Misyon, vizyon, ilkeler ve değerler, amaçlar, hedefler, swot / tows / pest / rekabet / analizleri, stratejik planlama detayları, Organizasyonel İnsan Kaynakları, Kurumsal Eğitimler, Yeniden Yapılanma, Deneme Süreçleri ve Performans Göstergeleri...

4) Zamanlama ve Maddi Konular; Maliyet tabloları, kaynaklar ve bütçeleme çalışmaları...

5) Proje İzleme; Denetim ve değerlendirme...

Bu izlenecek yollar arasında, dikkatinizi 2. Maddede yer alan “Paydaş Analizi”ne çekmek istiyorum! Çünkü paydaş analizinin önemi; stratejik planlamanın değerli uzmanlarından Sayın Orhan Alkan’ın da belirttiği gibi... Organizasyonların; paydaşlarını, kuruluşlarının faaliyetleri ve elde ettikleri sonuçlara etkisi açısından değerlendirmeleri, önem sıralamasına sokmaları ve daha sonra da paydaşlardan geribildirim alacak sistemleri kurmaları gerekmektedir. Tüm paydaşlardan elde edilen geri bildirimler, organizasyon süreçlerinin iyileştirilmesinde (sürekli iyileştirme) kullanılacak ve böylelikle paydaşların beklenti ve gereksinimlerinin karşılanması, tatmini ve dengelenmesi mümkün olabilecektir... şeklinde her zaman karşımıza çıkmakta!..

Stratejik planda paydaş analizinin bu kadar önemli olmasının nedeni; kurum veya şirketlerden dolaylı veya dolaysız olarak etkilenen herkesin beklentilerini tespit etmek ve onlarıda mutlaka çalışmaların içine çekerek, düşüncelerine ve önerilerine değer verildiğini göstermektir!

Neticede stratejik planlama sürecinin başlarında, bu konunun önemli uzmanlarından Sayın Dr. Yüksel Vardar’ın sunumlarında belirttiği gibi paydaş analizi’nde yapılması gerekenler, sırasıyla;

• Paydaşların net bir şekilde belirlenmesi,
• Paydaşların direkt ve endirekt kategorilerde önceliklendirilmesi,
• Paydaşlarla etkili iletişim tarzının belirlenmesi (1/1 görüşme + anket + mail + toplantı)
• Paydaşların ilgisinin çalışmalara çekilmesi + katılım ve katkılarının sağlanması,
• Paydaşlara sorulacak soruların ve görüşülecek konuların saptanması,
• Paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınması ile kuvvetli ve zayıf yönlerin tespiti,
• Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının izlenmesi,
• Paydaş analizinin raporlanması + istatistik verilerin değerlendirilmesi,
• Paydaşların görüş öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dâhil edilmesi,

şeklinde olabileceği gibi, bu standart maddelerin dışında - kurum veya şirketlerin amaç ve hedefleri doğrultusunda, gerekli olan bazı değişik maddelere de - mutlaka yer verilmelidir!..

Neticede; ilk paragrafta belirttiğim gibi kurumsallaşmayı, yani kurumlaşma ve marka olmayı bir proje olarak değerlendirdiğimizde (Ki mutlaka, bir proje olarak değerlendirmek ve stratejik planlamaya da bu projenin yol haritası olarak bakmak gerekiyor.) stratejik planlamanın tüm önemli mihenk taşlarında iç ve dış paydaşların yer aldığını görüyoruz.

Sayın Neşe Marmara YK nın da belirttiği gibi, paydaşların; bu projeye olan ilgileri, beğenileri, heyecan ve motivasyonları da kurumların vizyonuna ulaşma yolundaki, en önemli faktörler!..

Yani kısaca; paydaşlarında heyecan yaratmayan bir projenin başarılı olma şansı da, pek yok!

O nedenle yola çıkmadan önce, tüm paydaşları yanımıza almamız ve onlara verdiğimiz değeri göstermemiz gerekiyor. Tabii ki tüm paydaşlarımız derken, kamuoyu oluşturmak adına hedef kitlemiz olarak onları önceliklendirmemiz ve “Yaş + Cinsiyet + Eğitim + Gelir Düzeyi + Sosyal Statü + Vs.” durumlarına göre kategorize etmemiz de çok önemli!..

Başka bir açıdan konuya “Proje Yönetimi” olarak bakmakta mümkün!

(Bu noktada eğer arzu ederseniz sizlere; 2007 - 2010 yıllarında ilk yazdığım e-kitaplardan olan “Proje Yönetimi ve Sosyal Sorumluluk Projeleri - Afedersiniz Bi’şey Sorabilir miyim?” yardımcı olacaktır. https://tr.scribd.com/doc/273496424/Proje-Yonetimi-Sosyal-Sorumluluk-Projeleri-Afedersiniz-Bi-Sey-Sorabilir-Miyim-E-kitap-Ali-Riza-DEGER-1 diye düşünüyorum. Ücretsiz. :-))

Bu arada bu projeye değerli katkılarından dolayı da çok değerli; İbrahim ve Neslişah Erdem’e, Teoman Samurçay ve Ertan Cillov’a, Sevim ve Eser Teker’e, Yasemin ve Ersin Eren’e, Gülören Özdemir ve Çevik Uraz’a, Demir Kurdoğlu ve Ahmet Kırgil’e, Ümit Çeliker ve Selahattin Recai Budak’a, Antonia Taksim ve Ertan Anapa’ya, Güler Sesigür ve İsmet Atam’a, Zahide Göletli ve İsmail Zafer Yalçın’a, Ziya Demiralp ve Hikmet Menekşe’ye, Nursel Emanlar ve Necla Güler’e, Resmiye ve Neşe Yeniyol’a, Aydemir Akçun ve Cem Bingöl’e, Bahadır Silifke ve Hüseyin Işın’a, Necla Aylin’e, Mümine Sapıtmaz’a, Munise Yeten’e Alper Han’a, Tamer Ergün’e İnci Otman’a, Dekay Başarel Cuma Halazoğlu’na ve Dede Ticaret Seyhan’a, en içten saygılarımı sunuyorum!

Tüm paydaşlarınızla birlikte, hedeflerinize ulaşmanız dileğiyle...

Daha mutlu bir gelecek için sevgiyle kalın!..