Saha Ziyaretleri Nasıl Yapılır, Nelere Dikkat Edilmeli?

Saha ziyaretleri ayrıca iş ve araştırma süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası olarak da kabul etmek gerekir. Yurtiçi saha ziyaretlerini, aşağıdaki nedenlerden dolayı yapmamız gerekir:

1. Pazar araştırması,
2. Müşteri etkileşimi ve denetimi,
3. Bayi etkileşimi ve denetimi,
4. Operasyonel denetim,
5. Rekabet analizi,
6. Pazar dinamiklerini anlama,
7. Yerel kültürü ve çalışma koşullarını anlama,
8. Doğrudan geri bildirim alma,
9. Sorunları ve fırsatları tespit etme,
10. Güven ve şeffaflık sağlama,
11. Stratejik kararlar için veri toplamadır.

Bu ziyaretler hem işletme stratejilerinin belirlenmesi hem de araştırma projelerinin doğruluğu ve güvenilirliği açısından da büyük önem taşır. Saha ziyaretlerinin kaliteli sonuçlar getirmesi için stratejik bir plan çerçevesinde ilerlememiz ve değerlendirilmemiz gerekir.

Bunu şu şekilde örnekleyebiliriz; Türkiye haritasını önümüze alıp, il il, ilçe ilçe analiz yapmamız ve sonuçlarını ciddi olarak değerlendirmemiz konuya farklı bir bakış açısı getirecektir. SWOT ve PEST analizleri birlikte aşağıdaki soruları kendimize sorarak; kısa, orta ve uzun vadeli bir yol haritası belirlemeliyiz. Bu yol haritası esnek ve günün koşullarına göre değişebilir olmalıdır.

Başlıca sorular;

1. Coğrafi alanlara göre ürünümüz için satış kapasitesi nedir?
2. Mevcut çalıştığımız coğrafi alandaki satış kapasitemiz nedir?
3. Hangi coğrafi alanda güçlüyüz?
4. Hangi coğrafi alanda zayıfız?
5. Rakiplerimiz hangi coğrafi alanda güçlüler?
6. Rakiplerimiz hangi coğrafi alanda zayıflar?
7. Güçlü olduğumuz yerlerde neden güçlüyüz?
8. Zayıf olduğumuz yerlerde neden zayıfız?
9. Bizim zayıf olduğumuz alanda rakipler neden güçlü?
10. Bizim güçlü olduğumuz alanda rakipler neden zayıf?
11. Dağıtım kanalındaki gücümüz nedir?
12. Rakipler hangi kanalları kullanıyor?
13. Bayilerimizin satış gücünü artırmak için ne gibi çalışmalar yapabiliriz?
14. Bayilerimizin olmadığı alanlarda nasıl bir kanal stratejisi ile büyüyebiliriz?
15. Kanaldaki potansiyel müşterilerin durumu nedir?
16. Rakibi tercih eden müşteri veya bayiler neden bizi tercih etmiyorlar?
17. Bizi tercih eden müşteri veya bayiler neden bizi tercih ediyorlar?
18. Stratejik pazarlama planımız nedir?

"Sahadayım öyleyse varım" ifadesi, saha çalışmalarının önemini vurgulayan bir sözdür. Bu ifade, sahada bulunmamızın, yerinde gözlem ve inceleme ve analiz yapmamızın, sadece teorik bilgiye dayalı çalışmalara kıyasla daha derinlemesine ve doğru anlayışlar geliştirebileceğini bize anlatır. Yurtiçi saha ziyaretleri, firmamızın yerel pazarlarındaki varlığını güçlendirmek, operasyonel verimliliği artırmak ve müşteri memnuniyetini sağlamak için kritik bir araçtır.

Saha ziyaretlerinin başarılı olabilmesi için izlenmesi gereken yol

1. Ön Hazırlık

Araştırma: Ziyaret edilecek yerler hakkında ön bilgi toplanmalıyız. Bölgedeki pazar dinamikleri, hedef müşteriler, kültürel özellikler, rakipler ve yerel yasal düzenlemeler hakkında bilgi sahibi olmamız gerekir.

Planlama: Ziyaret programı detaylı bir şekilde planlanmalı, kimlerle görüşüleceği, hangi yerlere gidileceği, zaman çizelgesi ve lojistik detayları belirlemiş olmalıyız.

Hedef Belirleme: Her ziyaret için belirli hedefler koymalı, bu hedefleri; yeni bir ürün tanıtımı, müşteri sorunlarını çözme, bayi eğitimleri veya satış kapama vb. şeklinde sıralamalıyız.

Materyal Hazırlığı: Broşürler, örnek ürünler, promosyonlar, sunum materyalleri gibi gerekli malzemelerin hazır olmasını sağlamalıyız.

2. İletişim ve Koordinasyon

Randevu Ayarlanması: Görüşülecek kişilerle önceden iletişime geçilmeli ve randevuları ayarlanmalıyız. Alınan randevuları mail aracılığıyla da ilgili kişiye iletilmeliyiz. Randevuya gidilmen birkaç gün öncesinde de hatırlatma yapmamızda fayda vardır. Randevusuz gidilecek yerler varsa, buraları da ziyaret listemize almalıyız.

Yerel Temsilciler: Yerel rehberler veya temsilcilerle çalışmak, saha ziyaretlerinin daha verimli geçmesini sağlayacaktır.

Dinleme: Müşterinin ihtiyaçlarını ve endişelerini etkin ve empatik olarak dikkatlice dinlemeli ve gerekli notları tutmalıyız.

Etkili İletişim: Ürün veya hizmetinizin müşterinin sorunlarına nasıl çözüm getireceğini açık ve anlaşılır bir şekilde anlatmamız gerekir. Yeni ziyaret edilecek potansiyel müşterilerle de etkin ve empatik bir iletişim kurmalıyız.

3. Ziyaret Sırasında

Gözlem ve İnceleme: Belirlenen hedefler doğrultusunda gözlem yapmalı ve notları dikkatlice tutmalıyız. Mümkünse fotoğraf ve video kaydı da tutabiliriz. Profesyonel duruş ve düzgün kılık kıyafet de ayrıca önemlidir.

Görüşmeler: Ziyaret edilen yerlerdeki yetkililerle ve çalışanlarla yüz yüze görüşmeler yapılmalıyız. Sorular açık ve net bir şekilde yöneltmeliyiz. Görüşmeler sırasında müşteriyle ve bayiyle güven inşa etmeli ve ilişkiler güçlendirmeliyiz. Görüşmeyi yapacak olan saha personelinin derin bir ürün ve rekabet bilgisinin de olması gerektiğini unutmamalıyız.

Veri Toplama: Gözlemler ve görüşmeler sırasında elde edilen verileri düzenli bir şekilde kayıt etmeliyiz. Rakiplere ilişkin verileri de toplayarak bunları da kayıtlar arasına almalıyız.

4. Değerlendirme ve Raporlama

Veri Analizi: Toplanan verileri tek tek analiz etmeli ve ziyaretin hedefleri doğrultusunda değerlendirmeliyiz.

Rapor Hazırlama: Elde edilen bulguları bir rapor halinde sunmalı, bu rapora gözlemlerimizi, analizlerimizi ve önerilerimizi eklemeliyiz. Geliştirilmesi gereken süreçler için de önerileri rapor içerisine yazılmalıyız.

5. Geri Bildirim ve İzleme

Geri Bildirim: Ziyaret edilen yerlerdeki yetkililere geri bildirimde bulunmalıyız.

İzleme: Yapılan önerilerin ve alınan aksiyonların takibini yapılmalı, gerektiğinde ek ziyaretleri de planlanmalıyız.

Saha ziyaretlerinin iki noktada incelememiz gerekir.

Satış saha ziyaretleri ve Pazarlama saha ziyaretleri

Satış saha ziyaretleri, satış ekiplerinin mevcut ve potansiyel müşterilerle ve bayilerle yüz yüze etkileşim kurarak satış hedeflerine ulaşma amacıyla gerçekleştirdiği ziyaretlerdir. Bu ziyaretleri, müşteri ve bayi ilişkilerini güçlendirmek, müşteri ve bayi ihtiyaçlarını anlamak, satışları artırmak ve rekabet analizi yapmak için gerçekleştiririz.

Satış saha ziyaretlerinin başlıca unsurları;

1. Amaçlar

• Satış potansiyelini artırma,
• Müşteri / bayilerle satışı artırıcı planlar,
• Geri bildirim toplama

2. Planlama

• Hedef belirleme,
• Ziyaret edilecek yerleri seçme,
• Randevu ve görüşme ayarlamaları,
• Satış teklifleri ve kampanyalar,

3. Uygulama

• Müşteri ziyaretleri,
• İkna ve iletişim,
• Satış teknikleri,
• Geri bildirim alma,

4. Takip ve Değerlendirme

• Raporlama,
• Geri bildirim analizi,
• İletişim ve takip,

Satış saha ziyaretleri, satış ekiplerinin başarısını artırmada önemli bir rol oynar ve stratejik planlama, etkili uygulama ve düzenli takip gerektiren bir konudur.

Pazarlama saha ziyaretleri; bir şirketin pazarlama ekibinin, ürün veya hizmetlerini tanıtmak, müşteri geri bildirimlerini toplamak ve rekabeti kontrol etmek amacıyla sahada yaptığı ziyaretlerdir. Bu ziyaretler, pazar araştırmalarının yanı sıra müşteri ve tüketici ilişkilerini güçlendirmek için de bizlere katkılar sağlar.

Pazarlama saha ziyaretlerinin başlıca unsurları

1.Amaçlar

• Müşteri / bayi ilişkileri kurma ve güçlendirme,
• Pazar araştırması ve analiz,
• Ürün ve hizmet tanıtımı,
• Geri bildirim toplama,

2. Planlama

• Hedef belirleme,
• Ziyaret edilecek yerleri seçme,
• Randevu ve görüşme ayarlamaları,
• Malzeme hazırlığı,

3. Uygulama

• Müşteri ziyaretleri,
• Ürün ve hizmet sunumları,
• Pazar gözlemi ve veri toplama,
• Geri bildirim alma,

4. Takip ve Değerlendirme

• Raporlama,
• Geri bildirim analizi,
• İletişim ve takip,

Pazarlama saha ziyaretleri, şirketlerin pazarlama stratejilerini daha etkili hale getirmelerine yardımcı olur ve müşteri ile doğrudan etkileşim kurarak değerli bilgiler toplamamızı sağlar.

Saha ziyaretlerini plansız ve programsız yapmak bu ziyaretlerden çok etkili sonuçlar alınmamasını sağlayacaktır. Plansız yapılan saha ziyaretlerinde saha ezbere gezilmiş olur. Zaman ve kaynaklar iyi kullanılamaz, risk iyi yönetilemez, veriler yeterli toplamaz, iletişim ve koordinasyon azalır. Planlama süreci, saha ziyaretlerimizin başarısı için kritik bir rol oynar. Unutmayalım ki başarıya giden yolda, planlama, hedef, disiplinli ve verimli çalışma her zaman bizlere kazandıracaktır.