Organizasyon Şeması Nasıl Olur?

Organizasyon şemaları, her kurumda hiyerarşik yapıyı göstermek ve koordinasyonu sağlamak için mutlaka yapılıyor. Ancak büyük bir çoğunluğu işlevsel değil ve kuruma uygun değil.

Kurumlardaki sorunlara bakıldığında şemaların güncel olmadığı ya da çok detaylı veya yetersiz olduğu hemen göze çarpıyor. Bunun altında yatan en önemli nedenin ise, amaç ve hedef odaklı düşünülmeden sadece kurum kültürünü dikkate alarak çizilen sürdürülebilir olmayan ve kağıt üzerinde kalan organizasyon şemalarının olması dikkat çekiyor.

Organizasyon şeması, bir firmadaki pozisyonları, pozisyonlara düşen rolleri, bunlara ait sorumlulukları ve ilişkileri özetleyen, kurumun iç yapısını anlatan bir resimdir. Başka bir ifadeyle, bir organizasyon şeması, bir kuruluşun yapısını tasarım olarak ifade eder ve şirket çalışanlarını birbirine ve yönetim ekibine bağlayan farklı işleri, sorumlulukları ve departmanları gösterir. Ekip üyelerinin fiziksel mesafe nedeniyle organizasyon yapısını anlamakta zorlanabileceği durumlarda da bir bilgi kaynağı olarak işlev görür.

Organizasyondaki yetki, sorumluluk ve iletişim zincirinin net olarak ortaya konmasında kritik bir öneme sahiptir. Kuruma uygun organizasyon şeması, kurum içindeki koordinasyonun ve organizasyonun da verimliliğini arttıran değerli bir araçtır. Bir firmanın büyüklüğü ve yapısı ne olursa olsun çalışanların rollerini şeffaf bir şekilde resmeder. Ayrıca organizasyon şemaları, hangi görevlerden, bölümlerden, departmanlardan veya bölgelerden hangi rollerin ve kimlerin sorumlu olduğunu gösteren anahtar bir tablodur. Bu durum firmanın profesyonelliğini, yönetimin kalitesini, belirsizliklerin ortadan kaldırılmasını güçlü bir iletişimi ve organizasyonu destekler.

Bir organizasyon şeması temelinde şu sorulara yanıt arar?

• Kim hangi işten sorumlu?
• Kim kime rapor veriyor ?
• Birbirine bağlı ya da bağımsız birimler hangileri?

Organizasyon şeması yapılırken kurumlar farklı türdeki şemalardan ya da dijital programlardan yararlanabilirler. Ancak şu da bir gerçektir ki, hangi araç kullanılırsa kullanılsın sadece mevcut akışı yönetmesi hedeflenen şemalar artık günümüzde geçerliliğini yitirmiş olup, gelecek odaklı ve sürdürülebilir aynı zamanda kurum vizyona hizmet eden şemalar kurumlarda birer rekabet avantajına dönüşmeye başlamıştır.

Genel anlamda kullanılan bazı şema türleri ise şunlardır:

1- Hiyerarşik (İşlevsel)

Hiyerarşik bir şema en geleneksel organizasyon yapısını yansıtır. Her çalışanın doğrudan bir amiri vardır bu da yetki sorumluluk çizgisinin anlaşılmasını kolaylaştırır.

2- Bölüm

Bölüm organizasyon şeması, çalışanları ürünlere, hizmetlere veya coğrafi bölgelere göre bölümlere ayırdığı bir şirketin yapısını temsil eder. Her bölüm kendi liderliğinde ve bir ekip lideriyle bağımsız olarak çalışır. Bu, ekiplerin her segmentte hesap verebilirliğini korur.

3- Matris

Matris organizasyon şeması, çalışanların hem işlevsel yöneticilere hem de proje veya ürün yöneticilerine rapor verdiği ikili bir raporlama sisteminin olduğu bir yapıyı ifade eder. Bu yapı, farklı roller, işlevler ve proje ekipleri arasındaki ilişkileri görselleştirirken departmanlar arasında işbirliğini de teşvik eder.

4- Düz

Düz bir organizasyon şeması, daha az yönetim düzeyine sahip şirketler için uygundur. Düz organizasyon şeması, çalışanların ve liderlerin doğrudan birlikte çalışmasına olanak tanıyan, orta yönetim katmanının az olduğu veya hiç olmadığı bir yapıyı tasvir eder. Bürokratik engelleri azaltarak açık iletişime, daha hızlı karar vermeye değer veren bir organizasyonu vurgular.

Bir organizasyon şeması oluşturmak sürdürülebilir kurumsal süreçler ve hedefler için son derece faydalıdır. Bu nedenle bu şemalar oluşturulurken bazı hususlara özellikle dikkat edilmelidir:

• Açık ve net hedefler belirlemek
• Gelecek odaklı ve sürdürülebilir odaklı düşünmek
• Kurumun yapısına uygun bir şema türünü seçmek
• Sade, net ve şeffaf bir yapılandırma yapmak
• Şemayı güncel tutmak
• Şemayı isimlerle değil pozisyon bazında düzenlemek (sisteme bağlı)

Organizasyon şemaları kurumlarda İnsan Kaynakları Departmanları tarafından, yönetim ve diğer birim görüşleriyle birlikte danışmanlık desteği alınarak (kurum dışından farklı bir gözle) da hazırlanmalı, doğru bir temsil ve sunumla üst yönetimin onayına sunulmalıdır.

Organizasyon şeması olmayan veya organizasyon şeması doğru olmayan firmalarda, toksik bir kültürün yayılması kolaylaşır, sorumlulukların dağınık bir hal almasıyla kurumda çatışma ortamı hızlıca yayılır, iletişim hatları kopar, bağlılık azalır, yetenek açığı büyür. Yaşanacak benzeri sorunlardan dolayı verimlilik ve kalite son derece azalır.