Neden Proje Yönetimi?

Çoğu şey gibi planlama da bir ihtiyaçtan ortaya çıkmıştır. Bu ihtiyacı, istenen hedefin, sonucun, ürünün bazı kısıtlar çerçevesinde başarılması olarak tanımlayabiliriz. “Kısıtlar nedir?” dersek; zaman, bütçe, kapsam, kalite birer kısıt olarak sayılabilir. Çoğu zaman daha işe başlarken bu kısıtlar tanımlıdır ve bu kısıtlara uymamız istenir. Hele günümüz dünyasında, rekabetin had safhada olduğu bu dönemde kısıtlar daha da sıkılaşmıştır. Ve hiçbir kaynak sınırsız değildir.

Dolayısıyla bu kısıtlara uygun bir şekilde işin başarılması için iyi bir planlamaya ve bu planlamayı hem yapacak hem de gerçekleştirecek iyi bir proje yönetimine ihtiyaç her zamankinden çok daha fazladır.

Peki, proje yönetimi ile bu planlamayı ve planın gerçekleştirilmesini nasıl sağlarız? Bu sorunun cevabı; yıllar içerisinde denenmiş, bilimsel çalışmalara dayalı modellerin, araçların, tekniklerin doğru zamanda doğru şekilde kullanımı olacaktır.

Örneğin; aktivitelerin sıralanması sırasında kritik yol analizinin yapılması, riskler belirlenmeden önce SWOT analizi yapılarak organizasyonun zayıf ve güçlü yönlerinin belirlenmesi, ekip üyelerini motive ederken onları nelerin daha iyi motive edebileceğini bilmek adına ihtiyaçlar teorisinden yararlanmak kullanılan araçlara, modellere örnek gösterilebilir.

Zaman içerisinde kimi projeler başarısız olmuştur. Başarısız olan projeler incelendiğinde bu projelerin aşağıdaki özelliklerden bir ya da birçoğuna sahip oldukları görülmektedir:

• Kaçırılan son teslim tarihleri,

• Kötü kalite,

• Mutsuz paydaşlar,

• Maliyet aşımları,

• Baştan yapma,

• Projenin kontrolsüz genişlemesi.

Genel olarak tüm bu maddeleri kötü proje yönetiminin sonuçları olarak özetleyebiliriz. Başarısız projeler, firmaların itibar kaybına neden olabilir; bu durum firmalara ekonomik zararlar verebilir.

Proje yönetiminin önemi arttıkça PMI (Project Management Institute) gibi kuruluşlar proje yönetim esaslarını belirleyip bu işin profesyonelce yapılması konusunda standartlar ortaya koymuşlardır.

Bu kapsamda PMI, PMBOK denilen Proje Bilgi Birikim Kılavuzunu yayınlamış; proje yönetim dünyasındaki yenilikleri göz önüne alarak bu kılavuzun yeni yeni versiyonlarını ortaya çıkarmıştır.

PMBOK 7 versiyonuna kadar PMI, süreç tabanlı ve geleneksel proje yönetimi dediğimiz öngörücü bir yaklaşımı benimserken, PMBOK 7 ile bu yaklaşımını terk etmiş ve prensip tabanlı bir yaklaşıma geçmiştir.

Bu geçişin en önemli sebebi, yazılım projelerinde uygulanmaya başlayan ve gün geçtikçe diğer sektörlere de yayılan çevik yöntemlerin, öngörücü yaklaşımdan farklı olmasıdır.

Dolayısıyla PMI, projelerin başarılı olabilmesi için şartlara en uygun geliştirme yaklaşımının belirlenmesi, prensiplerin performans alanlarına uygulanması şeklinde yaklaşımını güncellemiştir.

Bundan sonra proje yönetiminde nasıl bir değişim bizi bekliyor dersek, bu sorunun yanıtı olarak yapay zekâyı verebiliriz. Yapay zekâ, tüm alanlarda olduğu gibi proje yönetimi alanında da hem yardımcı (asistan) rolünü yerine getirmeye başlamış hem de insan onayını beklemeden kendi kararlarını verebilme noktasına gelmiştir.

Proje ekipleri için yapay zekâ birçok analizi yapabilir ve istenirse gerekli eylemlerin hayata geçmesi için hem insanları hem de diğer araçları otomatik olarak tetikleyebilir.

Uzun lafın kısası, günümüz rekabetçi dünyasında “azla çok yapmak isteyen” tüm kuruluşların hem iş yapış şekillerini profesyonel proje yönetimi mantığına göre dizayn etmeleri hem de yapay zekânın nimetlerinden olabildiğince faydalanmaları gerekmektedir.