Kurumsal Bilgiyi Yönetebilmek

Kurumsal bilgiyi yönetebilen şirketler birçok açıdan önemli faydalar sağlıyorlar.

Öncelikle, bilgi maliyetleri azaltmayı sağlar. Örneğin, yapılan hatalar konusundaki bilginin kurumsallaştırılması hataların tekrarını önleyerek önemli maliyet avantajı sağlayabilir. Bilginin kurumsallaştırılması için öncelikle hataların saklanması değil, kabullenilmesi, nedenlerinin araştırılması ve bu bilginin kurum içerisinde paylaşılması gerekir. Daha sonra tespit edilen nedenleri sistematik olarak giderecek uygulamaları hayata geçirmekgerekiyor.

Maliyetleri azaltmak sadece hataları paylaşarak değil, aynı zamanda başarıları da paylaşarak sağlanabiliyor. Örneğin, bilgi ve deneyimleri kurumsal standartlar haline getirerek şirket içinde yaygın olarak paylaşmak, her seferinde tekerleği yeniden keşfetmeyi gereksiz kılarak maliyet azaltılması sağlayabilir. Deneyimlerin çalışma arkadaşları ile paylaşılması aynı zamanda sürekli gelişmeyi teikleyerek eğitim giderlerinin de azaltılmasına katkıda bulunur.

Bilginin belgelenerek paylaşılması, her yeni durumda yenilenmesini ve paylaşılmasını sağlar. Özellikle elektronik dokümantasyon paylaşmayı ve güncellemeyi kolaylaştırdığından, sorunlaın çözümü için gerekli olabilecek seyahat masraflarının da azaltılmasını sağlar.

Bilgi, sadece maliyetlerde değil, zaman kullanımında da verimlilik sağlar. Örneğin, bilgi sayesinde azaltılan hatalar, bir taraftan da hatalı üretimi düzeltmek için gerekecek zamandan tasarruf sağlamış olur. Bilginin kurumsallaşması aynı zamanda kurum içindeki uzmanlara dah kolay ulaşılmasını ve yeni işe girenlerin işe daha hızlı adapte olmalarını da sağlar. Bilginin kurumsallaştığı şirketlerde hiyerarşi de azalır, çünkü bilgiyi saklama ve tercüme etme görevi sistematik hale geldiği şirketlerde bilgi ara kademelerin silahı olmaktan çıkar.

Bilginin faydaları kendisini kalite iyileştirmelerinde de gösterir. En iyi uygulamaların kıyaslama çalışmalarıyla paylaşılması kalite çalışmalarının temelidir. Bu çalışmalar şirketin farklı bölümleri arasındaki bilgi yetersizliklerinin de tespit edilerek iyileştirilmesi için bir altyapı oluşturur. Bilginin ve standartların akışkanlığı şirketin tek bir kurum olarak hareket etmesine destek olur. Böylelikle, şirket içinde rotasyon fırsatları da artmış olur.

Müşteri istekleri konusundaki bilginin iyi yönetilmesi, müşteriye özgün üretim ve hizmet sunabilmeyi de sağlayarak karlılığı da artırır.

Bilgiyi kurumsallaştırarak yönetebilen şirketler, aynı zamanda yaratıcılık ve yenilikçilik konusunda da ilerleme kaydederler. Müşteri istekleri yeni gelişme alanlarının belirlenmesine yardımcı olur. Müşteriyi iyi tanımak ve bu bilgiyi paylaşmak, şirketin farklı birimlerinin ürettiği ürünlerin çapraz satışını kolaylaştırır. Karlılığı artıran en önemli unsurlardan birisi de satılan ürünün bilgi içeriğini geliştirmektir. Bu nedenle, kurumsal bilgi yönetiminde başarılı olan şirketler, ürünlerinin katma değerlerinin de artmasını sağlarlar.

Böylesine öenmli avantajlar sağlama potansiyeline sahip olmasına rağmen, birçok şirket bilginin kurumsallaştırılması ve yönetilmesi süreçlerini başarılı bir şekilde yürütemiyorlar. Bunun nedeni de bilgi yönetim sistemlerinin tasarımına ve ardından da disiplinli bir şekilde uygulanmasına öncelik ve önem verilmemesidir. Şirketlerin bilgi verlıklarını yönetebilmeleri ve bilgiden değer üretebilmeleri için bilgiyi kurumsallaştırma ve yönetme sürecini öncelikli görevlerden birisi olarak ele almaları gerekiyor.

Dr. Yılmaz Argüden
ARGE Danışmanlık A.Ş.
www.arge.com

Kaynak: Dünya Gazetesi - 22.10.2004