İşletmelerde Süreç Yönetimi

Süreç yönetimi, verimliliği artırmak, maliyetleri düşürmek ve organizasyonun hedeflerine ulaşmasını sağlamak amacıyla yapılan sistematik bir yaklaşımdır.

Özetle süreç yönetimi; girdileri, çıktılara dönüştürmek amacıyla yürütülen bir dizi içsel ve dışsal faaliyetlerin bütünüdür.

Burada temel amaç; girdilerinizin belirlenen süre içerisinde, işletmeye katma değer sağlayan çıktılara dönüşmesi ve talep eden tüketiciler tarafından değer ifade etmesi sonucu ile süreklilik arz etmesidir.

Süreç yönetiminde odak karşılıklı Kazan-Kazan paydasında birleşme olmalıdır.

İşletmelerin sürdürülebilirliği; tüketicilerin satın alma alışkanlıklarındaki değişiklere uyumla doğru orantılıdır.

Sürekliliğin temeli güven inşa etmek, güvende devamlılığı sağlamak ve sonucunda müşteri sadakatine ulaşmaktır. Süreçlerinizi müşteri sadakati odağı ile kurgulamamız; işletmenizin sürdürülebilir karlılığa ulaşmasını sağlayacaktır.

Süreç yönetiminde başarılı olabilmeniz için süreçleriniz;

1. Tanımlanan

2. Ölçülen

3. Kontrol edilen

4. Yinelenebilen

5. Karşılıklı değer üreten

özelliklere sahip olmalıdır.

1- Tanımlanabilen Özelliği

Sürecin temel unsurlarının belirlenmesi özelliğinde girdilerinizin ve talep edilen hedef çıktılarınız tanımlanması gerekir.

Girdileriniz; süreç içerisinde neyi değiştirip, neyi işleyip, neyi farklılaştıracağınızdır. Bilgi, müşteri talebi, metot, hammadde vb. olabilir.

Çıktılarınız ise; süreç sonucunda neye ulaşacağınızın tanımıdır. Hizmet, ürün, rapor, bilgi vb.dir.

Girdilerin ve çıktıların tanımlanması ile birlikte sürecinizin sonunda;

• Kime ulaşacaksınız?

• Nasıl ulaşacaksınız?

• Ne zaman ulaşacaksınız?

• Nerede ulaşacaksınız?

• Sürecinizin performansını nasıl ölçeceksiniz?

• Müşterilerinizin geri bildirimlerini nasıl değerlendireceksiniz?

• Sürecinizi nasıl raporlayacaksınız?

ve en önemlisi de sürecimiz içersin de;

• Kim?

• Nerede?

• Ne zaman?

• Nasıl?

aksiyon alacak sorularını tanımlamanız gerekir.

Sürecinizi tanımlarsanız;

• Herkesin süreci aynı şekilde katılımını sağlayarak iş yapış şekillerinde tutarlılığı sağlayabilirsiniz.

• Hatalar önlenerek zaman ve maliyet tasarrufu ile iş süreçleri hızlanır.

• Görev ve sorumlulukları netleşerek her aşamanın sorumluları belirlenir. Bu hesap verilebilirlik için önemlidir.

• Çalışanlar arasında koordinasyon ve iş birliği güçlenir.

• Sürecin performans göstergeleri belirlenerek; iyileştirme fırsatları kolaylıkla tespit edilebilir.

• Sürecin net ve anlaşılır olması belirsizlikleri ortadan kaldırarak işin sürekliliğini sağlar.

Sürecin tanımlanması, işletmelerin daha hızlı, hatasız, ölçülebilir ve optimize edilebilir süreçler oluşturmasını sağlar.

Bu sayede rekabet avantajı sağlanır, müşteri memnuniyeti artar ve maliyetler düşer.

2- Ölçülebilen Özelliği

Süreçlerin etkin bir şekilde yönetilebilmesi ve iyileştirilebilmesi için ölçülebilir olması gerekir.

Ölçülebilirlik, bir sürecin performansının belirli göstergeler ile analiz edilmesini ve sürekli geliştirilmesini sağlar.

Sürecinizi Ölçerseniz;

• Sürecinizin verimliliğini anlayabilir sürecinizdeki darboğazları veya hatalar belirleyerek iyileştirmeler yapabilirsiniz.

• Sürecinizi istatistiksel verilerle ölçerseniz sürecin sahibi olarak daha bilinçli kararlar alabilirsiniz.

• Süreç yönetimi; zaman insan finans gibi kaynakların kullanılması ile gerçekleşir . Doğru ölçümleme bu kaynaklarınızı etkin ve verimli kullanmanızı sağlar.

Ölçülebilirlik, süreç yönetiminin temel taşlarından biridir. Ölçülemeyen bir süreç, iyileştirilemez ve kontrol edilemez.

Bu nedenle, süreçleri analiz etmek ve geliştirmek için belirli metrikler ve yöntemler kullanmak ölçmeniz kritik bir faktördür.

3- Kontrol Edilebilen Özelliği

Süreçlerin etkili bir şekilde yönetilebilmesi için kontrol edilebilir olması gereklidir. Kontrol edilebilirlik, bir sürecin belirli kriterler doğrultusunda izlenebilmesini, sapmaların tespit edilmesini ve gerekli düzeltici önlemlerin alınmasını sağlar.

Başarılı bir süreç yönetimi için sürecin planlanan hedefler doğrultusunda ilerleyip ilerlemediğinin kontrol edilmesi gerekir.

Süreci yönetenler, sürecin sahipleri; sürecin performansını düzenli olarak kontrol etmeli geri bildirimler almalı, geri bildirimler vermeli, süreçteki aksaklıklara müdahale ederek düzeltici önlemler almalıdır.

Sürecin sahiplerinin iyileştirme odaklı müdahalelerde bulunmaları için işin bütününe hâkim olmaları gerekir. Süreç sahibinin süreçle ilgili donanımlı olması burada çok önemlidir.

Sürecinizi kontrol ederseniz;

• Süreç hedeflerinden sapmalar erkenden fark ederek aksaklıklara müdahale edebilirsiniz.

• Sürecin düzenli kontrol edilmesi sürecin çıktısının ayni kalitede olmasını ve sürecin verimliliğini artırır.

• Kontrol; sürecinizle ilgili olası riskleri önceden belirlemenizi ve risklerin etkilerini ortadan kaldırmanızı sağlar.

• Zaman, insan gücü ve finans gibi kaynakların verimli kullanılması sağlanır.

• Sürecin her aşaması kontrol edilmesi iyileştirme için bir fırsattır.

Sürecin kontrol edilebilir olması, organizasyonların daha istikrarlı, verimli ve kaliteli çıktılar elde etmesini sağlar.

Etkin bir süreç kontrol mekanizması, hataları ve verimsizlikleri ortadan kaldırır.

4- Yinelenebilen Özelliği

Sürecin tekrarlanabilir olması sürecin her defasında benzer koşullar altında aynı şekilde uygulanabilmesini ifade eder. Bu özellik, süreçlerin standartlaştırılmasını, güvenilirliğini ve verimliliğini artırarak organizasyonların tutarlı sonuçlar elde etmesini sağlar.

Sürecinizin yinelenebilir olması için; sürecinizi standart hale getirerek süreçle ilgili kurallar ve talimatları belirlemeniz sürecinizi izleyerek her çıktının ayni sonuçları verip vermediğini analiz etmeniz ayni yöntemlerle ayni çıktıya ulaşmanız için analiz ve geri bildirimleri dikkate alarak iyileştirmeler yapmanız gerekir.

Sürecinizin yinelenebilirliğini sağladığınızda;

• Sürecin her uygulandığında aynı kalite ve verimlilikte sonuç vermesini sağlayabilirsiniz.

• Sürecin sonunda elde edilen çıktının hedeflenen çıktı olmasını sağlar riskleri minimize edersiniz.

• Yinelenebilir süreçler, analiz edilerek sürekli geliştirilebilir ve gerektiğinde otomatik hale getirilebilir.

• Tekrar edilebilir süreçler sayesinde daha hızlı ve düşük maliyetli çıktılar elde edebilirisiniz.

Bir sürecin yinelenebilir olması, organizasyonlar için sürdürülebilirlik, kalite, verimlilik ve öngörülebilirlik açısından büyük bir avantaj sağlar.

5- Karşılıklı Değer Oluşturabilen Özelliği

Süreç yönetiminde en önemli unsurlardan biri elde edilen çıktının değer üretebilme kapasitesidir.

Bir sürecin başarılı olup olmadığını belirleyen temel faktörlerden biri, üretilen çıktının müşterilere, işletmeye veya diğer paydaşlara sağladığı katma değerdir.

Değer üreten süreçler, işletmelerin rekabet avantajı elde etmesine ve sürdürülebilir başarıya ulaşmasına önemli bir dayanaktır.

Sürecin çıktılarının değerli çıktı olabilmesi için;

• Çıktının müşteri beklenti ve ihtiyaçlarını tam olarak karşılaması gerekir.

• Üretilen mal veya hizmetin belirli kalite standartlarına uygun olması, müşteri güveni ve sadakati için önemlidir.

• Yeni teknolojilerin, otomasyonun, entegrasyonu, süreçlerin değer üretme kapasitesini artırır.

• Süreçlerin etkili olup olmadığı ölçülmelidir. Veri analizi sayesinde geliştirme fırsatları belirlenebilir ve süreçler daha verimli hale getirilebilir.

Özetle süreç yönetimi yolculuğunuzda; vizyon, misyon ve hedefler doğrultusunda süreçler tanımlanır, sürece sahip atanır, sürecin performans göstergeleri belirlenir, sürecin performans göstergeleri için hedefler belirlenir, süreç dokümante edilerek belgelenir ve bu belgelere süreçteki tüm paydaşların ulaşımı sağlanır, sürecin performansını ölçmek ve kontrol etmek için ölçüm sistemleri kurulur ve sonucunda sürecin performansının hedeflenen sonuçlara ulaşmaması durumunda iyileştirme ve geliştirme çalışmaları yapılır .