Çalışanların ihlal etmeyi sevdiği 7 güvenlik kuralı!

Şirketinizde bilgi gizliliği esas ama yine de bazı şirket bilgilerinin nasıl dışarıya sızdığını anlayamıyor musunuz? Türkiye’nin ilk elektronik sertifika ve mobil hizmet sağlayıcısı E-GÜVEN, çalışanlardan kaynaklanan güvenlik sorunlarına dikkat çekiyor. Çözüm olarak da gizlilik gerektiren belgelerin güvenli bir biçimde alışverişini sağlayan Brainloop uygulamasını öneriyor.

Şirketinizin bilgi güvenliğini tehdit edenin, çalışanlarınızın masum görünen birtakım alışkanlıkları olabileceğini biliyor musunuz? Ponemon Institute tarafından yapılan araştırma çalışanların ihlal etme eğilimi gösterdikleri davranış biçimlerini ortaya koyuyor.Türkiye’de kurumların ve bireylerin internet ve ilgili uygulamalardan daha etkin ve güvenilir bir şekilde yararlanmaları için çözümler sunan E-GÜVEN, şirketteki bilgi gizliliğinin karşısındaki en büyük engel olan çalışanların alışkanlıklarını masaya yatırıyor ve çözüm sunuyor.

İşte çalışanların ihlal etmeyi sevdikleri 7 güvenlik kuralı:

1. Şirketin gizli bilgilerini USB belleğe kopyalamak

Çalışanların yüzde 87’si bu davranışın şirket sözleşmesine uymadığını düşünüyor ama yüzde 51’i yine de yaptıklarını belirtiyor.

Çözüm: E-GÜVEN tarafından Türkiye’ye getirilen web tabanlı Brainloop uygulamasında belgeyi gönderen eğer dilerse kaydedilmesiyle ilgili sınırlama getirebiliyor. Böylece gizlilik içeren belgelerin USB belleğe ya da bilgisayara kaydedilerek dışarı sızdırılmasının önüne geçiliyor.

2. Web tabanlı e-posta adresine iş yerindeki bilgisayardan ulaşmak

Araştırmaya katılan çalışanların yüzde 45’i iş yerinde web tabanlı bir mail adresi kullanıyor ve yüzde 74’ü de şirketle yaptıkları sözleşmede bunu yasaklayan bir ifade yer almadığını belirtiyor.

Çözüm: Web tabanlı mailler erişim kolaylığı nedeni ile tercih ediliyor ancak bu maillerin kullanımı şirket politikalarının ihlaline neden oluyor. Web tabanlı mailler aracılığı ile gönderilen eklentiler de oldukça güvensiz bir hal alıyor. Brainloop Secure Dataroom Çözümü ise web tabanlı bir çözüm olduğundan aynı erişim kolaylığını sağlıyor. Fakat web tabanlı olmasına karşın sağladığı yüksek güvenlik ile paylaşılan belgelerin güvenliği yüzde yüz korunuyor.

3. Taşınabilir veri depolama cihazını kaybetmek

Araştırmaya katılanların yüzde 39’u zamanında bu tür bir cihazı kaybettiklerini ya da yanlış yere koyduklarını belirtiyor ve kaybedenlerin yüzde 72’si de cihazı kaybettiklerinde hemen bildirmediklerini itiraf ediyor.

Çözüm: Güvenli bilgi alışverişinin yanı sıra elektronik ortamda güvenilir bilgi depolama imkanı da sağlayan Brainloop, web tabanlı bir uygulama olduğu için ayrı bir cihazda bilgilerin saklanması söz konusu değil. Her çalışan, yetkisi dahilinde olan belgelere istediği yerden ulaşabiliyor.

4. Şirket bilgisayarına kişisel program yüklemek

Çalışanların yüzde 60’ı bu uygulamanın şirket politikasına aykırı olmadığını düşünüyor ve yüzde 45’i de şirketteki bilgisayarına kişisel program yüklediğini belirtiyor. Yüklenen bu programlar ise virüs içeren uygulamaların bilgisayara ve belgelere erişimini kolaylaştırıyor.

Çözüm: Belgeler Brainloop Secure Dataroom içerisinde saklandığında bilgisayara hangi program yüklenirse yüklensin, dataroom içindeki belgeler yüksek güvenlikle korunmaya devam ediyor ve herhangi bir sorun yaşanmıyor.

5. İş ile ilgili dökümanları e-postada ek olarak göndermek

Çalışanların yüzde 33’ü iş ile ilgili dokümanları ek olarak gönderdiğini belirtiyor ve yüzde 48’i bunun şirket politikasına aykırı olup olmadığının bile farkında değil.

Çözüm: Güvenli bilgi alışverişi sağlayan Brainloop sayesinde dokümanın kendisi yerine dokümana ulaşılabilecek link gönderiliyor ve bu sorunun önüne geçiliyor.

6. Bilgisayarın güvenlik ayarlarını devre dışı bırakmak

Çalışanların yüzde 80’i bunun şirket politikasına aykırı olup olmadığını bilmediğini söylerken, yüzde 17’si de bilgisayarı yavaşlattığı gibi gerekçelerle bilgisayarın güvenlik ayarlarını devre dışı bıraktığını itiraf ediyor.

Çözüm: Bilgisayarın güvenlik ayarlarının devre dışı bırakılması da yine virüs programlarının erişimini kolaylaştıran bir unsur olarak görülüyor. Brainloop Secure Dataroom bu durumda da içerisindeki belgelerin güvenliğini sorunsuz bir şekilde koruyor. Dataroom içerisindeki kişilerin yetkileri de sınırlanabildiğinden kişilerin diledikleri gibi ayar değişikliği yapmalarının da öne geçiliyor.

7. Çalışma arkadaşlarıyla şifre paylaşmak

Çalışanların yüzde 67’si şirket politikasının şifre paylaşımını yasakladığını belirtiyor. Ancak yüzde 46’sı yine de çalışma arkadaşlarıyla şifresini paylaşmaktan geri durmuyor.
Çözüm: Elektronik imza ile giriş yapılan Brainloop ile çalışanların arasında şifre paylaşımından kaynaklanan güvenlik sorunlarının da önüne geçiliyor.

Konuyla ilgili olarak E-GÜVEN İş Geliştirme ve Pazarlama Müdürü Ayşegül Tüzün şunları söylüyor: “Elektronik ortamda maksimum güvenli bilgi alışverişinin sağlanabilmesi için insandan kaynaklanan hataları en aza indiren bir sistem gerekiyordu. Türkiye’ye getirdiğimiz web tabanlı Brainloop uygulaması sayesinde tüm bunların önüne geçilerek şirket içinde ya da iş ortaklarıyla, müşterilerle güvenli bilgi alışverişi sağlanabiliyor. E-GÜVEN olarak bilgi gizliliğine önem veren bütün kuruluşların Brainloop’tan çok memnun kalacağına inanıyoruz.”