Bütçe Nedir?

Özellikle yeni kurulan ya da uzun seneler yaşamını sürdürdüğü halde kurum kültürü oturmamış şirketler için. Bu iki modelde de tahminler/öngörüler eldeki verilerin azlığından dolayı daha zor olacaktır.

Bu yazımda, detaylara girmeden öncelikle Bütçe Nedir ? konusuna bir açıklık getirmek gerektiğine inanıyorum. Sonrasında ise bütçeleme yaklaşımları nelerdir ve bütçe hazırlanırken neleri göz önünde bulundurmak gerekir bunladan bahsedeceğim.

Bütçe : İşletmelerin gelecek dönemleri adına yol gösterici olan eylem planlarıdır. Kurumlar/departmanlar hedefleri doğrultusunda bu eylem planını gerçekleştirirler ve finansal sonuçlarına göre aksiyon alırlar. Bütçe eylemlerin topluluğudur ancak iş planları ile karıştırılmamalıdır. İş planları, onaylanmış bütçelerin yönetiminin gerçekleşmesi aşamasında devreye giren aksiyonlardır.

Neden Bütçe Yapmalıyız ?

Bütçe, her şeyden önce sizin yol haritanızdır. Yola çıkmadan öncesinde karşılaşabileceğiniz riskleri ön görmenizi sağlar, olabildiğince kontrollü gitmenize yardımcı olur.

Finansal büyüme hedeflerinizi önünüze net olarak çıkartır. Bu hedeflere ulaşmak için kurumunuzu detaylı incelemenize sebep olur. Böylelikle hedefe ulaşmak için eksiklerinizi görür ve bu doğrultuda geliştirmeler yaparsınız. Örneğin amacınız doğrultusunda tekni alt yapınızı geliştirmeniz gerekiyorsa yatırımını bu yönde yaparsınız. Buna paralel olarak o alt yapıyı yönetebilecek ve kullanacak personel yatırımı veya personelinize bu yönde eğitim yatırımı yaparsınız.

Kurumlar, departmanlar bazında bütçeleme yaparlar ve sonrasında ana hedefleri doğrultusunda tüm bu bütçeyi tek bir çatı altında birleştirirler. Bu sayede departmanların her biri kurumun ana hedefini özümsemiş olur. Böylelikle daha düzenli bir organizasyon işleyişi sağlayacaklardır.

Bütçe hazırlıkları aşamasında her departman hedeflerine ulaşmanın bir çok yolunu sorgular. Böylelikle strateji anlamında kendilerini geliştirirler. Bütçe dönemi içerisinde sapmalar gerçekleşirse hızlıca müdahale edip alternatif strateji üretmeleri daha kolay olacaktır.

Bütçe Hangi Bileşenlerden Oluşur ?

Her işin başında olduğu/olması gerektiği gibi öncelikle hedef belirlenmelidir. Nereye gidileceği bilmeden gitmek anlamlı değildir, her şeyden önce ölçümlenemez. Ortada başarı kriterinden söz edilemez.

Hedefler doğrultusunda hazırlanan bütçe yönetimden onay almalıdır. Sonrasında en üst yönetimden departmanlara hatta bireylere kadar benimsetilmeli. Süre gelen bütçe dönemi içerisinde yönetim en başta çizgiden çok uzaklaşmamalı. Elbette sektörün dinamiklerine göre hızlı aksiyon almalı.

Bütçe kesinlikle alternatifsiz olmaması gereken bir yapı. Mutlaka karar verilene kadar birden çok alternatif bütçe yapılmalı. Yazımın başında da belirttiğim gibi alternatif hazırlamak sizleri ve departmanınızı geliştirecek bir unsur.

Bütçeler yapılan iş planları doğrultusunda harcanır ve kontrol edilirler. Yani bütçenizi yaparken iş planlarınızı da hazırlamanız gerekir. İş planları bir nevi bütçenin sağlamasıdır.

Bütçe Çeşitleri

Temel olarak bakıldığında 4 farklı bütçe türünden söz edebiliriz. Bunlardan ilki İşletme Bütçesidir. Dönem olarak genelde yıllık yapılır. Günlük giderler ve dönem içerisindeki harcamaları baz alarak hazırlanır. Genelde hedef üst yönetimce belirlenip departmanlara dağıtılır.

Yatırım bütçeleri ise çok daha uzun zaman dilimlerini kapsar. Kurumun hedefleri doğrultusunda büyüme sürecinde ön gördüğü alımlara yöneliktir. Alınacak olan demirbaş, hizmet v. Yatırımların geri dönüşlerine göre hesaplanır.

Cari bütçeler hali hazırda faaliyetlerini sürdüren firmaların kendi yatırım ve büyüme verilerine göre hazırlanan bütçelerdir. Kurumun elinde bulunan finansal değerlen incelenir. Sonrasında büyüme için ön gördüğü harcamalar ile karşılaştırılır. Ne kadarını şirket kendi sermayesince karşılayabiliyor ne kadarını farklı finansal araçlarla ve risksiz olarak karşılayabilir bu kriterler incelenir. Aslında şirketin nakit döngüsünü de ortaya koyacak bütçelemedir.

Ana bütçe olarak tanımlanan bütçe aslen tüm departmanların kendi bütçelerini yaptıktan sonrasında kurumun tüm bu bütçeleri hedefleri doğrultusunda tek bir çatıda toplamasına verilen isimdir.

Bütçe türümüze karar verdikten sonrasında gerçekleştirmek için önümüzde bir aşama daha var o da bütçeleme hazırlıkları.

Bütçeleme Çeşitleri

En çok kullanılan bütçeleme çeşidi özellikle de ülkemiz için Geleneksel Bütçelemedir. Bir yıllık bir süreyi kapsar ve genelden departmanlara göre dağılır. Bir önceki yılın finansal verileri üzerinden öngörüler yapılarak hazırlanır. Tercih edilmesinin en büyük nedeni de aslında departmanlar ve ana bütçe ile arasında kolayca koordinasyon sağlanmasıdır. Ancak yeni ekonominin getirdiği dinamikler doğrultusunda bir yıl çok uzun bir süre ve kurumlar alternatif bütçeleme modelleri kullanmaya başlıyorlar. Gerek global ekonomik krizler gerekse politik değişimler bütçelerinde bu dinamizme uymasını gerektiriyor.

Sıfır tabanlı bütçeleme ise bir önceki yıl verilerini tamamen göz ardı ederek gelecek bütçe dönemi hedefleri doğrultusunda hazırlanan bütçeleme modelidir. Bu tür bütçelemeyi firmalar maliyetlerini çok sıkı kontrol etmek istedikleri dönemlerde devreye alırlar.

Faaliyet bazlı bütçeler ise finansal faaliyetlerin öngörüleri üzerine hazırlanan bütçeleme metotlarıdır. Baz alınan faaliyettir. Bu çerçevede ön görülen gelirler ve bunlara ulaşmak için harcanacak giderler incelenir.

Aslına bakarsanız daha bir çok bütçeleme modeli var. Yazıyı yazarken yaptığım araştırmada karşıma çıkan modellerden birinden daha söz etmek istiyorum. Aslında belli dönemlerden benzer bir mantığı uyguladığım olsa da adını ve detaylarını bilmiyormuşum onu gördüm : Kaizen metodolojisi. 70?lerin başında Japonlar tarafından geliştirilen bütçeleme metodolojisi. ?Kai? ve ?Zen? köklerinden türetilmiş ve iyiye doğru değişim anlamına gelen bir kelime. Gelen itibariyle bütçeyi tek ve büyük bir parça görmek yerine daha küçük birimler halinde ele alıyor. Sorunu parçalayıp çözmekte ve sonrasında bütüne yaymakta buluyor. Adından da anlaşılacağı üzere sürekli iyileştirmeyi ön gören bir bütçeleme modeli. İyileştirme yaparken hep daha az maliyetle nasıl daha iyiyi verebilirim konusuna odaklanıyor. Bu nedenle de diğer alternatiflere göre çok daha dinamik.

Bütçe Hazırlık Süreçleri

Öncelikli olarak bütçenin hedefi saptanmalıdır. Bütçe hedefinden kastettiğim dönemi sonucunda ulaşılacak finansal hedefler ve büyüme oranları.

Öngörülerde bulunulması gerekiyor. Tabi ki tüm bu öngörüleri de bir takım deneyimler ve raporlarla desteklemeniz lazım.

Satış tahminlerinde bulunun. Gerek geçmiş dönem verilerini baz alın gerekse sektörünüzün gelecek dönemde ne kadar büyüyeceğine göre pazar payı tahminleriniz olsun. Tüm bunların yanı sıra kurum olarak ne kadar büyümeyi ön gördüğünüzü belirleyin. Buna paralel olarak personel/dış hizmet alımlarınızdaki artışları saptayın. Potansiyel müşteri ve pazarları araştırın.

En önemsediğim ve yazımda bir iki kere bahsettiğim şey; alternatif bütçeler üzerinde çalışın. Bu çalışmalarınızı olabildiğince farklı departmandaki yöneticilerle paylaşıp fikir alışverişinde bulunun. Bu size çok fazla yönetim becerisi ve sorunlarla mücadele yetisi katacaktır. Bununda ötesinde karar verme yolunda olduğunuz bütçeniz üzerinde optimizasyon yapmanıza da yardımcı olur.

Alternatifler arasından kısa listenizi oluşturun bunu üst yönetimle paylaşın. Eğer farklı sektörlerde benzer sorumluluklar taşıyan yönetici arkadaşlarınız varsa kesinlikle paylaşmaktan, fikirlerini almaktan çekinmeyin. Tüm bunları yaptıktan sonra en doğru bütçeye karar verin. Ama asla değişime karşı gelmeyin.

Tüm bu hazırlıklar sonrasında bütçenizi üst yönetime sunup onayınızı alın. Süreç bunla bitmiyor aslında tam da bundan sonrasında başlıyor. Hazırlamış olduğunuz bütçeyi kontrol etmek ve planla doğru orantılı harcamak önemli olan kısım. Bütçeyi yönetme aşamasında önerim Balanced Scorecard (Kurumsal Karne) metodolojisini tercih etmeniz olacaktır.