Toplantı Teknikleri

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Toplantı Teknikleri

İş hayatında, düşüncelerin en az yanlış anlama ile karşı tarafa aktarılması ve hayata geçirilmesinde, gerçekleştirilen toplantıların rolü büyüktür.

Verimli toplantılarla, planlanan işler kısa sürede ve sistemli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Yapılan toplantılardan verim alabilmek için bilinmesi ve uygulanması gereken birtakım teknikler vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

Hazırlık

Toplantı gerçekleşmeden önce etkili bir gündem hazırlanmalıdır. Gündem, toplantıda görüşülecek
konuların bütünü demektir. Bir konu ya da bir problem üzerine oluşturulur. Toplantıda görüşülecek konuların sırasını ve toplantı süresini kapsar. Gündem, toplantıya katılan kişilere rehber olur.

Toplantı hazırlıklarından birisi de yer ayarlamaktır. Toplantı yeri katılımcıların kendilerini rahat hissetmeleri açısından önemlidir. Toplantı yapılacak mekan çok genişse katılımcıların konsantre olmaları güçleşebilir.

Yine, toplantı yapılacak mekanda dikkat dağıtacak nesneler (çok renkli tablolar, ilginç şekilli duvar kağıtları gibi) varsa toplantıya yoğunlaşmak vakit alabilir. Toplantı yeri bazen işletmelerde bulunan ve toplantı için kullanılan toplantı salonları olurken, bazen de yöneticilerin odaları olabilmektedir. Bazı işletmeler ise toplantılar için açık alanları tercih etmektedirler.

Toplantı yeri seçildikten sonra, toplantıda kullanılacak araç ve gereçler hazır hale getirilmelidir. Bunlar, toplantının içeriğine göre beyaz tahta, tahta kalemi, barkovizyon (video dahil, bilgisayardan aldığı tüm sinyalleri perdeye yansıtabilen bir projeksiyon sistemi) ya da katılımcılara dağıtılacak kağıt ve kalem olabilir.

Toplantı için gereken hazırlıklar tamamlandıktan sonra ise sırada toplantı yeri ve tarihini katılımcılara bildirmek vardır. Planlanan toplantı tarihini katılımcılara önceden bildirmek, oluşabilecek eksik katılımcı sayısını en aza indirger.

Amaçlar

Toplantılarda belirlenen amaçlar, işletmenin gerçekleştirdiği işlere aykırı olmamalıdır. Bu amaçlar sadece işletmenin geleceğini ve faaliyetlerini gözeterek belirlenmelidir. Kişisel amaç ve hırslardan uzak olmalıdır.

Zaman Yönetimi

Toplantıda dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri zaman yönetimidir. Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerinin belli olmasına ve süre aşımı olmamasına özen gösterilmelidir. Gündemde yer alan konulardan hangisine ne kadar zaman ayrılacağı önceden belirlenmeli ve plana mümkün olduğunca sadık kalınmalıdır. Uzun sürecek toplantılarda katılımcıların dikkatlerini toplamaları için kısa süreli molalar verilmelidir.

Çatışma Yönetimi

Toplantıdaki katılımcılar bazen ortak amaçlar için hareket ederler. Ancak durum her zaman böyle değildir. Bazı toplantılarda karşıt fikirlerin yüz yüze gelmesinden kaynaklanan çatışmalar (iki veya daha fazla kişi ya da grup arasındaki çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlık) doğabilir. Bu gibi durumlarda toplantıyı yöneten kişi etkin bir çatışma yönetimi uygulamalıdır. Her iki tarafın da karşı tarafa saldırmadan fikrini beyan etmesini sağlamalı ve tarafların birbirini dinlediğinden emin olmalıdır. Her iki tarafı da tatmin edecek çözüm üretme amacı güdülmelidir.

Değerlendirme

Toplantıda, işletmenin şimdiye kadar yürüttüğü faaliyetler değerlendirilmelidir. Toplantı bitiminde ise, yapılan toplantının verimliliği üzerine bir değerlendirme çalışması yapılmalıdır. Toplantıda alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilmeli, varsa eksikler giderilmelidir.

Yukarıdaki maddeler dışında, etkin ve verimli bir toplantı ortamı elde etmek ve sonrasında yapılan toplantıdan en yüksek faydayı almak için her katılımcının toplantı sırasında fikir beyan etmesi önemlidir. Toplantı dayanışma ve işbirliği içerisinde yapılmalıdır ve her toplantı sonrasında geri bildirim alınmalıdır.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
17429 kere okundu

Etiketler: toplantı fikir

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Teknolojik değişim ve yeni ofis düzeni
Ev Ofis Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları
Çalışanlarda Performans Düşüklüğü
Hedef Belirleme ve Hedeflerinizi Hayata Geçirmenin 8 Adımı
Hayal Kurmanın Önemi, Hayal Etmenin Gücü ve Motivasyonu
Kağıtsız ofise geçiş: Elektronik Doküman Yönetimi
Ofis çalışma verimliliğini etkileyen faktörler
Ayaküstü Sohbet Etme Sanatı
İşkolik Olmak, İşkolizm ve İşkolizmden Kurtulmanın Yolları
Dijital baskı kalıcı olacak
Ofis ortamında bilgisayar ağı kurulumu
Ofisiniz için bilgisayar sistemlerinin seçimi
Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?
Monitör ve masa yerleşimi
Ergonomi nedir?

DIŞ TİCARET

İthalatta Gözetim Uygulanmasına İlişkin Tebliğ (No: 2012/1) yayınlandı.

İthalatta Gözetim Uygulanmasına İlişkin Tebliğ (No: 2012/1) yayınlandı.

10 Ocak 2012 tarihli ve 28169 sayılı Resmi Gazetede Yayınlanan Tebliğ ile ;

OFİS VE İNSAN

Ev Ofis Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları

Ev Ofis Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları

Günlük koşuşturma, stress, iletişim zorlukları, trafik, türlü mobing uygulamaları, kaprisler, toplantılar, çıkar savaşları gibi bir dizi yıldırıcı portresi var iş dünyasının...

Ergonomi nedir?

Ergonomi nedir?

Ergonomiye kısaca fiziksel çevrenin insana uyumlaştırılması süreci diyebiliriz. Günümüz endüstri çağında makine-insan arasındaki artan ilişkiler, insana uyumlu çevre, eşya, makine, ofis vs. gibi fiziksel çevre birimlerinin yaratılması çabalarını zorunlu kılıyor.

İŞ DÜNYASI

Etkili İletişim Teknikleri: İletişim Becerileri ve Yapılan Hatalar

Etkili İletişim Teknikleri: İletişim Becerileri ve Yapılan Hatalar

İletişimin amacı, kısaca sorunlarımızı çözmek, gereksinimlerimizi karşılamaktır. Etkili iletişim nasıl kurulur ve hangi davranışlarımız etkili iletişim olarak tanımlanabilir?

HUKUK / MUHASEBE

Rakibinize Karşı Dava Açmak İster misiniz?

Rakibinize Karşı Dava Açmak İster misiniz?

Faaliyet alanlarımız ve sektörlerimiz farklı olsa da, büyük çoğunluğumuz rakiplerimizin ya fiyat kırarak, ya saldırgan satış üslupları benimseyerek, ya da aldatıcı reklamlar ile piyasada öne çıkmaya çalıştığını ve serbest rekabet hakkını kötüye kullandığını düşünmekte ve bundan dolayı şikayet etmekteyiz.

KOBİMOBİL

Krizde Satış Geliştirme

Faruk Şener ile Ekonomik Kriz Yönetimi

Tufan KARACA ile YÖNETİM VİZYONU

Tufan Karaca

ARKAM YOK MARKAM VAR

  • Marka Bilinirliği Neden Önemlidir?

    Pazarlamanın en yaygın kullanılan kavramlarından biridir marka bilinirliği. Özellikle satış ekipleri ve bayiler satış hedeflerini neden tutturamadıklarını sayarken önde gelen bir maddedir. “Markamızı kimse bilmiyor o yüzden……..”. Ya da “ah marka bilinirliğimiz olsaydı bak nasıl olurdu satışlar”. Ancak marka bilinirliği de diğer marka kavramları gibi ülkemizde tam anlaşılamamıştır. Konuyu iki bölümde alacağız. Önce önemi sonra nasıl sağlanacağı.