Toplantı Teknikleri

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
Toplantı Teknikleri

İş hayatında, düşüncelerin en az yanlış anlama ile karşı tarafa aktarılması ve hayata geçirilmesinde, gerçekleştirilen toplantıların rolü büyüktür.

Verimli toplantılarla, planlanan işler kısa sürede ve sistemli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

Yapılan toplantılardan verim alabilmek için bilinmesi ve uygulanması gereken birtakım teknikler vardır. Bunları şu şekilde sıralayabiliriz:

Hazırlık

Toplantı gerçekleşmeden önce etkili bir gündem hazırlanmalıdır. Gündem, toplantıda görüşülecek
konuların bütünü demektir. Bir konu ya da bir problem üzerine oluşturulur. Toplantıda görüşülecek konuların sırasını ve toplantı süresini kapsar. Gündem, toplantıya katılan kişilere rehber olur.

Toplantı hazırlıklarından birisi de yer ayarlamaktır. Toplantı yeri katılımcıların kendilerini rahat hissetmeleri açısından önemlidir. Toplantı yapılacak mekan çok genişse katılımcıların konsantre olmaları güçleşebilir.

Yine, toplantı yapılacak mekanda dikkat dağıtacak nesneler (çok renkli tablolar, ilginç şekilli duvar kağıtları gibi) varsa toplantıya yoğunlaşmak vakit alabilir. Toplantı yeri bazen işletmelerde bulunan ve toplantı için kullanılan toplantı salonları olurken, bazen de yöneticilerin odaları olabilmektedir. Bazı işletmeler ise toplantılar için açık alanları tercih etmektedirler.

Toplantı yeri seçildikten sonra, toplantıda kullanılacak araç ve gereçler hazır hale getirilmelidir. Bunlar, toplantının içeriğine göre beyaz tahta, tahta kalemi, barkovizyon (video dahil, bilgisayardan aldığı tüm sinyalleri perdeye yansıtabilen bir projeksiyon sistemi) ya da katılımcılara dağıtılacak kağıt ve kalem olabilir.

Toplantı için gereken hazırlıklar tamamlandıktan sonra ise sırada toplantı yeri ve tarihini katılımcılara bildirmek vardır. Planlanan toplantı tarihini katılımcılara önceden bildirmek, oluşabilecek eksik katılımcı sayısını en aza indirger.

Amaçlar

Toplantılarda belirlenen amaçlar, işletmenin gerçekleştirdiği işlere aykırı olmamalıdır. Bu amaçlar sadece işletmenin geleceğini ve faaliyetlerini gözeterek belirlenmelidir. Kişisel amaç ve hırslardan uzak olmalıdır.

Zaman Yönetimi

Toplantıda dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri zaman yönetimidir. Toplantının başlangıç ve bitiş saatlerinin belli olmasına ve süre aşımı olmamasına özen gösterilmelidir. Gündemde yer alan konulardan hangisine ne kadar zaman ayrılacağı önceden belirlenmeli ve plana mümkün olduğunca sadık kalınmalıdır. Uzun sürecek toplantılarda katılımcıların dikkatlerini toplamaları için kısa süreli molalar verilmelidir.

Çatışma Yönetimi

Toplantıdaki katılımcılar bazen ortak amaçlar için hareket ederler. Ancak durum her zaman böyle değildir. Bazı toplantılarda karşıt fikirlerin yüz yüze gelmesinden kaynaklanan çatışmalar (iki veya daha fazla kişi ya da grup arasındaki çeşitli kaynaklardan doğan anlaşmazlık) doğabilir. Bu gibi durumlarda toplantıyı yöneten kişi etkin bir çatışma yönetimi uygulamalıdır. Her iki tarafın da karşı tarafa saldırmadan fikrini beyan etmesini sağlamalı ve tarafların birbirini dinlediğinden emin olmalıdır. Her iki tarafı da tatmin edecek çözüm üretme amacı güdülmelidir.

Değerlendirme

Toplantıda, işletmenin şimdiye kadar yürüttüğü faaliyetler değerlendirilmelidir. Toplantı bitiminde ise, yapılan toplantının verimliliği üzerine bir değerlendirme çalışması yapılmalıdır. Toplantıda alınan kararların uygulanıp uygulanmadığı kontrol edilmeli, varsa eksikler giderilmelidir.

Yukarıdaki maddeler dışında, etkin ve verimli bir toplantı ortamı elde etmek ve sonrasında yapılan toplantıdan en yüksek faydayı almak için her katılımcının toplantı sırasında fikir beyan etmesi önemlidir. Toplantı dayanışma ve işbirliği içerisinde yapılmalıdır ve her toplantı sonrasında geri bildirim alınmalıdır.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
16716 kere okundu

Etiketler: toplantı fikir

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Ergonomi nedir?
Vakit Nakit midir? Vaktin Önemi Nedir?
Ergonomik Kullanım: Klavye ve Mouse
Doğa Dostu Yeşil Binalar
İşkolik Olmak, İşkolizm ve İşkolizmden Kurtulmanın Yolları
Hayal Kurmanın Önemi, Hayal Etmenin Gücü ve Motivasyonu
Zor İnsanlarla Nasıl Başa Çıkılır?
Yeni Nesil Ofisler
Hedef Belirleme ve Hedeflerinizi Hayata Geçirmenin 8 Adımı
Kendini Tanımak ve Kendini Geliştirmenin Önemi
Ev Ofis Çalışmanın Avantaj ve Dezavantajları
Sanal Ofis Nedir, Ne İşe Yarar?
Ofiste Ergonomi
Etkili İletişim Teknikleri: İletişim Becerileri ve Yapılan Hatalar_2
Ofis ortamında bilgisayar ağı kurulumu

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

KOBI Teşvik Belgesi

KOBI Teşvik Belgesi

KOBİ kalkınma planları ve yıllık programlarda öngörülen hedefler ile Avrupa Birliği normlarına ve uluslararası anlaşmalara uygun olarak desteklenmelerini, uluslararası düzeyde rekabet edebilmelerini teminen üretim, kalite ve standartlarını artırmalarını, istihdam yaratmalarını sağlamak amacıyla hazırlanmıştır.

OFİS VE İNSAN

Ayaküstü Sohbet Etme Sanatı

Ayaküstü Sohbet Etme Sanatı

İş hayatında bazen bir toplantı öncesinde, bazen de asansörde ya da koridorda karşılaştığımız insanlarla yapabileceğiniz küçük sohbetler size hiç beklemediğiniz değerler kazandırabilir.

Hayatı Ertelemeden Yaşamak, Zamanın Öneminin Farkına Varmak

Hayatı Ertelemeden Yaşamak, Zamanın Öneminin Farkına Varmak

Toplum olarak işlerimizi en son ana bırakmaya yatkınız. Ya Hayat? Onu yaşamayı niye son ana bırakıyoruz. Gülmeyi bile öteleyen ve taksitlendiren bir hayat yaşıyoruz. Her sabah 24 saati peşin alıyoruz ama taksit taksit gülüyor ve mutluluğu da aylarca erteliyoruz.

İŞ DÜNYASI

Yöneticilere Acil Kriz Rehberi

Yöneticilere Acil Kriz Rehberi

Dünyanın önde gelen yönetim danışmanlığı firmalarından Deloitte, kriz döneminde kritik kararlar almak zorunda olan yöneticiler için rehber niteliği taşıyan bir çalışma yayınladı.

HUKUK / MUHASEBE

Değişen Türk Ticaret Kanununda Önemli Konular: Teknoloji

Değişen Türk Ticaret Kanununda Önemli Konular: Teknoloji

Yeni Türk Ticaret Kanunun getirdiği değişiklikleri Nevzat Erdağ, bir yazı dizisi olarak sunuyor. İlk başlık: Teknoloji

KOBİMOBİL

Krizde Satış Geliştirme

Faruk Şener ile Ekonomik Kriz Yönetimi