İş yaşamında E-posta ile iletişimde dikkat edilmesi gerekenler

Bu yazıyı paylaş

Tweet It! Facebook
Kobitek Takip Servisi
İş yaşamında E-posta ile iletişimde dikkat edilmesi gerekenler

E-posta iletişimin vazgeçilmez formlarından birisi. Pek çok e-posta gönderiyor ve alıyoruz. Peki e-postalarımızı hazırlarken kurallardan ve teamüllerden haberdar mıyız?

Giriş

E-posta ile iletişim; ekonomiklik, arşivlenebilirlik, birçok kişiye aynı anda iletilebilirlik ve etkinlik açılarından tercih sebebi olmaktadır.

E-posta ile yazışmalarda dil, konu, kişi, zamanlama, yapılması gerekenler, içerik ve şekil gibi bazı önemli noktaların işlendiği bu yazıda, hem yurtdışı yazışmaların, hem kurumiçi yazışmaların incelikleri ele alınmaktadır.

Dil

Yazışmada kullanılan dil sizin anadiliniz olup olmadığı, karşıdakinin anadili olup olmadığı açılarından önemlidir. Anadiliniz haricinde yazarken, mutlaka en az bir kere daha kontrol etmekte, kelimelerin akla ilk gelen anlamlarının kullanılmasına dikkat etmekte fayda vardır. Karşıdaki(lerin)nin anadili olmaması, veya o kişinin kültürel ortamında kullanılan bağlamların dışında kullanılması durumunda; bulunduğu ülkeye, yabancı dili öğrendiği yer, konuşma, yazma ve anlama seviyesine göre daha dikkatli olmak gerekir.

Alıcı ve alıcıların iletide kullanılan kelimelerden, terimlerden veya kısaltmalardan anlayamacaklarını veya bilmediklerini varsaydıklarınız için küçük açıklamalarda bulunmak veya parantez içinde açık hallerini veya açıklamalarını yazmak gerekir.

Konu

İletişim konusuna göre e-postanın işlevini belirlemek gerekir. Tek başına yeterli olmayacağı durumlar iyice belirlenmeli ve öncesinde veya sonrasında telefonda görüşme, yüz yüze görüşme ile e-postanın bu beklenen işlevi yerine getirmesinden emin olmakta fayda vardır. Tek başına e-postanın yeterli olacağı, olduğu düşünülen durumlarda bile, e-postanın ilgiliye ulaşmasında bir sorun olabileceği şüphesini taşımak, iletilmiş olmasından, doğru anlaşılmış olmasından emin olmakta fayda var.

İletişimde her durumda e-posta kullanılabileceği gibi bazı durumlarda, bazı konularda kullanılamayacağı da görülmektedir. Bu durumları iyi belirlemekte ve ona göre iletiyi oluşturmakta fayda vardır.

Mektubun veya yüz yüze görüşmenin yerini tutamayacağı durumlarda, konularda sadece e-posta iletisine güvenmemek gerekir.

E-postanın arşivden kolaylıkla aranıp bulunabilirliği açısından uygun konu (subject) yazmak gerekir.

Kişi

Kişilerle olan ikili ilişkiler, e-posta içeriğini doğrudan etkilemektedir. Duygular, sezgiler, içgörüler, beklentiler gibi algılama farklılığı yaratabilen psikolojik durumlar, kişilere özgü ayrık nitelikli öğelerdir ve çoğunlukla yazı ile ifade edilmesi güçtür. Bu yüzden iletinin alıcısı kişi veya kişilerin kim olduklarına göre e-posta metni işlevsel olabilmesi açısından gözden geçirilmelidir.

Her iletişimde mesajı ileten ile alıcı söz konusu olduğu için, sadece bir taraf için kolaylık sağlayan iletişim yöntemi kullanılması kesinlikle ortak fayda sağlamayacağı unutulmamalıdır. Her ne kadar e-posta çağı hız çağı olsa bile iletişimde kolaylık sağlayabilmesi açısından alıcının da en az aynı tarzda ve seviyede e-posta okuyor, bu sistemi kullanıyor olması gerekir. E-posta kullanımı konusunda bilgi sahibi olduğunuz kişilere göre e-posta iletisinin işlevini belirlemekte ve ona göre hareket etmekte fayda var.

Kurum içinde patron veya müdür veya başka birim müdürüne göndermeyi düşündüğünüz iletilerin mutlaka e-posta ile olması gerekliliğini göndermeden önce gözden geçirmeniz tavsiye olunur.

Zamanlama

“Kullanılmayan bilgi ekşir” sözüne dayanılarak, zamanında gönderilmeyen e-postanın değerinin azalacağı unutulmamalıdır. Bununla birlikte, posta kutusunda okunmayan tüm iletileri gözden geçirmeden bir iletiye cevap yazmamak gerekir. En fazla 5 dakika sonra cevap vermeye başlamış olmak geç kalmış demek değildir, tersine sonrasında gelmiş bir başka ilgili iletinin göz ardı edilmesi, boşa zaman ve emek harcamak olacağı için, hızlıca tüm okunmamış postaları gözden geçirmek gerekir.

Yapılması Gerekenler

E-posta içinde iletinin işlevine uygun olarak, yapılması gerekenin ne olduğu, ne istendiği, hangi bilginin verildiği mümkün olduğunca açık ve net olarak ifade edilmelidir.

Birden fazla alıcıya gönderilmiş e-postaların içeriğinde yine farklı alıcılardan özellikle farklı istekler ve farklı yapılması gereken işler ve hareketler sözkonusu ise bunların net olarak belirtilmesi gerekir.

Alınan bir e-posta yanıtlanırken, “sadece gönderene” mi yoksa “bilgi (CC) bölümündeki bütün kişilere” mi gönderileceğine karar verebilmek için, “hangi” yanıtlama tuşuna basılacağını iyi bilmek gerekir. Yanıtlamadan önce “YANITLA” veya “REPLY”; “TÜMÜNÜ YANITLA” veya “REPLY TO ALL” seçeneklerine bakmayı alışkanlık haline getirmekte yarar var.

İçerik

E-posta metni veya içeriği mümkün olduğunca öz olmalıdır. Uzun cümle kullanmaktan - mecbur kalınmadıkça - kaçınılmalıdır.

Genelde sorunları, hataları “ben”, diğer işleri “biz” öznesiyle ifade etmek; ancak nedeni belli olmayan, belirsiz durumlarda edilgen cümleler kurmakta fayda vardır.

Şekil

* Konu başlığı : Konu bölümüne yazılacak özet cümlenin, başlığın veya kelimenin, bütün metni temsil etme özelliği taşıması son derece önemlidir.

* İmza : Kullanılan e-posta yazılım programının imkanlarına göre veya ayrı “text” dosyalar içinde, yazışmalarda kullanılan dillerde tüm iletişim bilgilerinin olduğu imza satırları hazırlanmalıdır. Özellikle ilk defa yazışma yapılan kişi ve kurumlara tüm iletişim bilgilerinin eksiksiz olarak gönderilmesine dikkat edilmelidir.

İç yazışmalarda ve arka arkaya yazılmış e-posta iletilerinin her birine eklenmesine gerek yoktur.

İmza satırlarında “Saygılarımla”, “İyi çalışmalar” gibi bitiş kelimeleri olmamalıdır.

* Ek: E-posta ile ilişik ek dosya ve dosyalar var ise iletinin metin kısmında da bu ekli dosyaları açıklayıcı ve birden fazla dosya varsa bilgilerinin kısaca belirtilmesinde fayda vardır.

* Yazı Biçimi, Büyük-Küçük Harfler : E-posta metni içinde özellikle yurtdışına gönderilenlerde Türkçe karakterlerin (ç, ğ, ı, ö, ş, ü, Ç, Ğ, İ, Ö, Ş, Ü) gözükmeyeceğinden, kullanılmaması gerekmektedir. Yurtiçinde de kullanılan programa göre Türkçe karakterlerin tam olarak görünmemesi ile karşılaşıldığında bu e-posta adreslerine gönderirken dikkat etmekte fayda var.

E-posta içinde tümünde BÜYÜK harflerin kullanılmaması gerekir. Zira BÜYÜK harfler duruma göre “bağırmak”, “kızgınlık” anlamına gelmektedir. Her alıcının bu şekilde algılamama ihtimali olsa da buna dikkat etmek, metin içerisinde önemli olduğunu vurgulamak istenen kelimeler ve cümlelerin haricinde tümünde BÜYÜK harf kullanmamaya özen gösterilmelidir.

Farklı yazı biçimleri, farklı renkler, koyu, italik yazılar duruma göre görülemeyebileceği düşünülerek iletinin etkinliğinin tüm dayanağının bu görsel yazı biçimi ve boyutu olmamasına dikkat etmek gerekir.

* Hitap, Selamlama : Ciddi ve resmi bir hitap şekli her zaman gereklidir. İş yazışmalarında -iç yazışmalar dahil- “Bey”, “Hanım” kelimeleri ile hitap etmek, cinsiyetini bilemediğiniz isimlerde ise “Sayın İsim Soyisim” şeklinde hitap kullanmak gerekir. İngilizce olarak da “Dear Name Surname” belirsiz durumları kurtaracak bir hitap olduğundan tercih edilmelidir.

Birden fazla kişiye gönderilen iletilerde dahi uygun hitap cümlesi veya bir başlık kullanılmasında fayda vardır.

* Bitiş : Önceden hazırlanmış imza dosyalarında bu bitiş kelimelerinin veya cümleleri olmamalıdır. Her iletide otomatik olarak aynı bitişi ve imzayı kullanmak yerine, iletinin içeriğine, yazıldığı kişisine veya beklenen işlevine uygun şekilde kısa ve öz bir bitiş cümlesi yazmakta fayda vardır. Çok resmi olmayan bir iletinin sonunda otomatik “Saygılarımla” demek veya resmi bir iletinin sonunda sadece “İyi çalışmalar” demek, çoğul ifadeler ile yazılmış bir iletinin sonunda tekil “Saygılarımla” demek uygun düşmeyecektir.

Özetle dil, konu, kişi, zamanlama, yapılması gerekenler, içerik, şekil olarak iletinin sonuçlandırıldığı son kelimelerin bunlara uyumlu ve işlevsel olması iletinin bütün olarak etkinliğini sağlayacaktır.

Sonuç

Bilgi teknolojisindeki gelişmeler, İnternet ve e-posta sayesinde hızlı ve kolay iletişim imkanları oluşmuştur. Bu hız ve kolaylığı daha işlevsel hale getirmek ancak bazı önemli noktalara dikkat etmekle mümkündür.

Üzerinde durduğumuz bu önemli noktalar izlenirse, iş yaşamında e-posta yoluyla yapılan iletişimde etkili, faydalı ve işleri kolaylaştırıcı sonuçlar elde edilebileceği gibi, daha sağlıklı iş ilişkilerinin geliştirilmesi de sağlanmış olur.

ücretsiz hizmetlerimizden faydalanmak için üye olun
304666 kere okundu

Etiketler: e-posta e-mail iletişim

Cihan Ürtiş

ODTÜ İşletme Mezunu olan Cihan ÜRTİŞ, iş deneyimi olarak büyük bölümünü Hazır Giyim sektöründe çeşitli pozisyonlarda çalışarak ve son olarak Tedarik Zinciri – Dış Ticaret Direktörlüğü ile İthalat, İhracat, Satınalma, Dış Ticaret, Gümrük, TURQUALITY gibi alanlarda yöneticilik yapmıştır.

Eskişehir ve Çevresi ODTÜ Mezunları Derneği Yönetim Kurulu üyesidir.

2012 itibariyle serbest çalışan Cihan Ürtiş, siyaset ve ekonomi konularında araştırmalar yapmakta bazıları çeşitli gazete, dergi ve internet sitelerinde yayınlanmış yazılarının yanında yayınlanmaya hazırlanan öykü, deneme ve şiir çalışmaları da bulunmaktadır.

cihan.urtis.net

yazarın diğer yazıları için tıklayın

Bu Kategorideki Diğer Yazılar

Trend Micro'dan KOBİ'lere güvenlik önerileri
Sosyal ağlarda siber suçlulara hedef olmamak için yapılması gerekenler
Siteniz Yeterince Konforlu mu?
Az sermaye ile web trafiğini arttırmak
Ticari Yazılımlar
Teknoloji şirketlerinin güvenlik yatırımları azaldı!
Saha Satış Ekiplerinde El Terminalleri ve Tablet Kullanımı
CD-R ve CD-RW
Elektronik Haberleşme Kanunu
Sosyal Medyada 8S
E-ticaret, Veriler ve Müşteri Odaklı Pazarlama
Linkedln Nasıl Kullanılmalı?
Her SMS “spam” değildir!
Dünyanın yarını şirketlerin bugünü için yeşil BT
Türkiye'de Internet

BİLİŞİM VE TEKNOLOJİ

DIŞ TİCARET

İhracat, Firmalar için Önemli ve Stratejik Bir Karardır

İhracat, Firmalar için Önemli ve Stratejik Bir Karardır

2016 yılı Ocak ayı itibarı ile Türkiye’de yaklaşık 63 bin firma ihracat yapmaktadır. İhracat yapmak, bir ülkenin ve firmalarının büyümesi ve rekabet gücünü artırması bakımından önemlidir.

OFİS VE İNSAN

Ofis Aydınlatması

Ofis Aydınlatması

Ofis aydınlatması ya da işyeri ışıklandırma düzeni, hem sağlık hem de çalışma verimliği açılarından üzerinde durulması gereken konular. İşyerinin her şeyden önce personelin huzurlu çalışmasına olanak verecek bir atmosfere sahip olması hepimizin kabul ettiği bir gerçektir.

Dünyada ve Türkiye’de geleceğin iş modeli: Esnek işgücü

Dünyada ve Türkiye’de geleceğin iş modeli: Esnek işgücü

Esnek işgücü çalışma modeli, daha genel bir ifadeyle ‘talep üzerine’ (‘on demand’) devrimin iş dünyasına geçişi olarak düşünebilirsiniz. On-demand devrimi artık hayatımızın bir çok alanını etkiliyor; çalışma hayatımızı da etkilemesi kaçınılmaz.

İŞ DÜNYASI

İş Hayatında Pozitif Düşünce

İş Hayatında Pozitif Düşünce

Şimdiye kadar "pozitif düşünce" ve "polyannacılık" (her şeyin iyi tarafını görmek) üzerine bir çok söz söylendi, birçok makale ve kitap yazıldı. Peki pozitif düşünce nedir ve iş hayatında çalışanlara ne gibi yararlar sağlar?

HUKUK / MUHASEBE

Aile Anayasası ile Hem Şirketinizi Hem Ailenizi Koruyun

Aile Anayasası ile Hem Şirketinizi Hem Ailenizi Koruyun

Aile Anayasası sözünü hiç duymadı iseniz bunun eşler arasındaki mal paylaşımını belirleyen kurallar bütünü olduğunu düşünüyor olabilirsiniz, ancak yanılıyorsunuz.

KOBİMOBİL

Krizde Satış Geliştirme

Faruk Şener ile Ekonomik Kriz Yönetimi